Staff office adalah posisi yang sangat vital dalam mendukung kelancaran operasional sebuah perusahaan. Sebagai ujung tombak administrasi kantor, seorang staff office bertanggung jawab atas berbagai tugas penting, mulai dari pengelolaan dokumen hingga pengaturan jadwal.
Meskipun sering dianggap sebagai pekerjaan belakang layar, peran staff office sangat memengaruhi efisiensi dan produktivitas di tempat kerja, lho.
Jika kamu tertarik untuk memahami lebih dalam mengenai apa itu staff office, tugas dan tanggung jawabnya, serta bagaimana menjadi seorang profesional di bidang ini, simak penjelasan di artikel ini, yuk!
Apa Itu Staff Office?
Staff office adalah karyawan yang bekerja di lingkungan perkantoran dengan tugas utama mengelola administrasi dan operasional perusahaan. Mereka berperan penting dalam memastikan berbagai aktivitas bisnis berjalan lancar dengan mendukung tim dan manajemen.
Tugas utama staff office meliputi pengelolaan dokumen, koordinasi antar departemen, pengaturan jadwal, serta mendukung komunikasi internal. Dalam struktur organisasi, posisi ini membantu memastikan proses administratif berjalan dengan baik sehingga tim lain dapat fokus pada pekerjaan inti mereka.
Struktur organisasi posisi staff office | Sumber: Blog
Peran staff office berbeda dengan manajer atau supervisor, yang lebih berfokus pada pengambilan keputusan strategis. Sebagai bagian dari tim operasional, staff office bertanggung jawab langsung kepada manajer atau atasan mereka.
Selain itu, istilah “staff office” juga bisa merujuk pada semua karyawan yang bekerja di kantor, terlepas dari job title atau tanggung jawab spesifik mereka.
Beberapa posisi yang termasuk dalam kategori staff office antara lain:
- staff administrasi;
- staff HRD (human resource development);
- staff keuangan;
- staff customer service.
Karena tugas staff office berkaitan dengan administrasi dan operasional kantor, maka kemampuan mengoperasikan komputer serta software pendukung seperti Microsoft Office menjadi keterampilan dasar yang wajib dimiliki.
Baca Juga: Apa Itu Kerja Kantoran? Kenali Plus Minus dan Jenis Pekerjaannya
Tugas dan Tanggung Jawab Staff Office
Staff office memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari di kantor. Tugas mereka beragam, mulai dari administrasi hingga koordinasi antar tim. Berikut adalah beberapa tugas utama seorang staff office dilansir dari ZipRecruiter.
1. Mengelola Dokumen dan Arsip
Salah satu tugas utama staff office adalah mengelola dokumen dan arsip perusahaan. Mereka memastikan semua dokumen, seperti surat masuk, surat keluar, dan laporan penting, tersimpan dengan baik.
2. Menyusun Laporan
Staff office juga bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang berkaitan dengan kegiatan administratif, keuangan, atau operasional kantor. Laporan ini biasanya dibutuhkan oleh manajer atau pimpinan untuk memantau aktivitas kantor. Mereka harus memastikan laporan yang disusun akurat dan tepat waktu.
3. Koordinasi Antar Departemen
Sebagai penghubung antar departemen, staff office memastikan komunikasi dan koordinasi yang baik antar tim.
Mereka membantu memastikan setiap departemen mendapatkan informasi yang tepat dan mendukung penyelesaian tugas atau proyek dengan lancar.
4. Mengatur Jadwal dan Agenda Rapat
Tugas lain yang tak kalah penting adalah mengatur jadwal dan agenda rapat. Staff office harus memastikan tidak ada bentrok antara rapat satu dengan lainnya.
Mereka juga mengingatkan peserta rapat tentang jadwal dan mengatur tempat serta kebutuhan logistik yang diperlukan.
5. Menangani Administrasi Perjalanan Dinas
Staff office juga mengatur perjalanan dinas bagi karyawan perusahaan. Tugas mereka meliputi pemesanan tiket pesawat, hotel, serta transportasi lainnya. Mereka juga memastikan semua dokumen perjalanan lengkap dan siap digunakan.
6. Mengelola Pengadaan Peralatan Kantor
Pengadaan barang atau peralatan kantor, seperti alat tulis kantor (ATK), komputer, atau perlengkapan lainnya, juga menjadi tanggung jawab staff office. Mereka harus memastikan bahwa kebutuhan kantor selalu tersedia dan tidak kekurangan.
Contoh Jenis Staff Office
Staff office memiliki berbagai jenis posisi yang bisa ditemukan di berbagai perusahaan, tergantung pada kebutuhan organisasi dan struktur kerja. Berikut beberapa jenis staff office yang umum ditemui.
1. Staff Administrasi
Contoh pertama adalah staf administrasi. Tugas utama dari staff administrasi adalah menangani kebutuhan administratif perusahaan. Misalnya, menyiapkan dokumen, mengkoordinasikan antar departemen, serta memastikan kebutuhan operasional kantor, seperti perlengkapan kantor atau alat tulis tersedia.
Staff administrasi juga sering kali menjadi penghubung antar divisi, memfasilitasi komunikasi dan memastikan proses kerja berjalan lancar.
2. Staff Pemasaran (Marketing)
Staff pemasaran bertugas merancang dan menjalankan marketing campaign untuk meningkatkan visibilitas dan penjualan produk atau jasa perusahaan.
Mereka bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan kegiatan promosi, seperti iklan, pameran, atau event, agar target penjualan yang telah ditentukan tercapai. Pekerjaan mereka juga mencakup riset pasar untuk memahami tren dan kebutuhan konsumen.
Baca Juga: Marketing Associate: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab, Skill, dan Jenjang Karier
3. Staff Keuangan (Finance)
Staff keuangan mengelola semua aspek yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Tugas mereka meliputi pengelolaan pembayaran, menyusun laporan keuangan, menganalisis anggaran perusahaan, serta melakukan perencanaan dan pengawasan keuangan.
Selain itu, mereka harus memastikan bahwa pengeluaran dan pemasukan tercatat dengan baik serta sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Staff Penjualan (Sales)
Staff penjualan bertugas mengelola transaksi jual beli, mulai dari mencari pelanggan baru hingga memastikan transaksi dengan pelanggan berjalan lancar. Mereka juga bertanggung jawab menyiapkan faktur dan dokumen terkait penjualan.
Tak hanya itu, mereka juga perlu menjaga hubungan baik dengan pelanggan agar tetap tertarik dan setia membeli produk atau menggunakan layanan perusahaan.
Baca Juga: Mulai Karier sebagai Sales Assistant: Ini Tugas dan Gajinya
5. Staff Pembelian (Purchasing)
Staff pembelian bertugas mengurus pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Mereka memesan barang atau jasa, bernegosiasi dengan pemasok atau vendor untuk mendapatkan harga terbaik, dan memastikan barang atau jasa tersebut tiba tepat waktu.
Baca Juga: Apa Itu Staff Purchasing? Tugas, Tanggung Jawab, dan Gajinya
6. Sekretaris
Sekretaris memiliki peran penting dalam mengelola kebutuhan administratif eksekutif atau manajer tingkat atas. Tugas mereka antara lain adalah mengatur jadwal pertemuan, menyiapkan dokumen penting, serta mempersiapkan laporan atau presentasi.
Mereka juga sering berperan sebagai penghubung antara manajer dengan staff atau klien eksternal.
Baca Juga: Ini 16 Tugas Sekretaris yang Jarang Diketahui Banyak Orang
7. Resepsionis
Resepsionis adalah orang pertama yang ditemui tamu atau pengunjung perusahaan. Mereka bertugas menyambut tamu, mengelola telepon dan korespondensi, serta memberikan informasi umum tentang perusahaan.
Resepsionis juga mengatur jadwal pertemuan dan memastikan alur komunikasi yang efisien di kantor.
8. Customer Service
Staff customer service bertugas memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, menangani keluhan, serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi pelanggan. Mereka berperan penting dalam menjaga kepuasan pelanggan dan memastikan hubungan yang baik antara perusahaan dan konsumennya.
Selain itu, mereka juga dapat memberikan informasi tentang produk atau layanan perusahaan yang sedang diperkenalkan.
Perbedaan Staff Office dan Staff Administrasi
Meskipun sering disamakan, staff office dan staff administrasi memiliki perbedaan dalam tugas dan tanggung jawab mereka.
Staff office memiliki peran yang lebih luas, mencakup berbagai aspek di kantor, seperti mengatur waktu, berkoordinasi antar departemen, serta mendukung kelancaran operasional secara keseluruhan. Mereka juga bisa terlibat dalam berbagai bidang, seperti keuangan, HR, dan IT.
Sementara itu, staff administrasi dilansir dari UCD, lebih fokus pada tugas administratif sehari-hari, seperti mengelola dokumen, mengarsipkan data, membuat jadwal, dan menyusun laporan rutin. Staff administrasi termasuk dalam kategori staff office, tetapi tugasnya terbatas pada bagian administratif saja.
Secara sederhana, staff office berperan lebih strategis dan koordinatif, sementara staff administrasi lebih berfokus pada pekerjaan administratif yang mendukung kelancaran operasional kantor.
Skill yang Harus Dimiliki Staff Office
Seorang staff office memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional kantor. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh staff office.
1. Keterampilan Administrasi
Skill administrasi adalah keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh staff office. Ini mencakup kemampuan untuk mengelola dokumen, menyusun laporan, dan mengorganisir arsip dengan baik.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Staff office sering menjadi komunikator atau penghubung antar departemen dalam organisasi. Kemampuan komunikasi yang baik, entah lisan maupun tertulis, sangat penting agar informasi dapat disampaikan dengan jelas dan efektif.
3. Keterampilan Manajemen Waktu
Kemampuan untuk mengelola waktu adalah hal yang sangat penting bagi staff office, mengingat banyaknya tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Staff office yang baik mampu mengatur prioritas dan menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.
4. Keterampilan Komputer dan Teknologi
Di era digital, keterampilan dalam menggunakan berbagai software komputer sangat dibutuhkan. Staff office harus menguasai aplikasi pengolah kata (seperti Microsoft Word), spreadsheet (seperti Microsoft Excel), dan software manajemen lainnya untuk mendukung pekerjaan mereka.
5. Kemampuan Multitasking
Tugas yang banyak dan beragam menuntut staff office untuk dapat mengerjakan beberapa hal sekaligus. Kemampuan multitasking ini membantu mereka mengelola berbagai tugas tanpa mengabaikan satu pun yang penting.
6. Keterampilan Problem Solving
Terkadang, staff office dihadapkan pada masalah yang membutuhkan solusi cepat. Keterampilan dalam memecahkan masalah secara kreatif dan cepat akan sangat membantu dalam menghadapi situasi tidak terduga.
7. Keterampilan Interpersonal
Kemampuan untuk bekerja sama dengan rekan kerja dan berinteraksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan, adalah keterampilan yang sangat penting.
Staff office yang baik harus mampu bekerja dalam tim dan memiliki sikap yang ramah serta profesional.
8. Ketelitian dan Perhatian terhadap Detail
Staff office sering kali menangani tugas-tugas yang membutuhkan ketelitian, seperti mengelola data, mengoreksi laporan, atau memastikan dokumen yang disiapkan bebas dari kesalahan. Kemampuan untuk fokus pada detail sangat dibutuhkan dalam pekerjaan ini.
9. Kemampuan Organisasi
Kemampuan untuk mengorganisir pekerjaan dengan baik juga sangat penting. Staff office harus mampu menyusun jadwal, merencanakan pertemuan, serta menjaga alur atau flow pekerjaan agar tetap teratur dan efisien.
10. Etika Kerja yang Baik
Selain keterampilan teknis, staff office juga harus memiliki etika kerja yang baik, seperti disiplin, tanggung jawab, dan integritas.
Etika kerja yang kuat memastikan staff office dapat dipercaya dan memberikan kontribusi yang signifikan dalam tim.
Baca Juga: Etika di Tempat Kerja: 10 Panduan untuk Karier yang Gemilang
Cara Menjadi Staff Office
Menjadi seorang staff office memerlukan keterampilan administrasi yang baik, kemampuan komunikasi yang efektif, dan keahlian organisasi yang solid. Berikut langkah-langkah untuk menjadi staff office.
1. Kualifikasi Pendidikan
Untuk memulai karier sebagai staff office, umumnya dibutuhkan pendidikan formal di bidang yang relevan. Beberapa jurusan yang cocok untuk posisi ini antara lain:
- administrasi perkantoran;
- manajemen;
- sistem informasi;
- keuangan;
- jurusan lain yang mendukung tugas administratif dan operasional kantor.
2. Kembangkan Skill yang Dibutuhkan
Staff office memerlukan berbagai keterampilan untuk mendukung pekerjaan di kantor, seperti:
- kemampuan komunikasi;
- kemampuan multitasking;
- penguasaan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint);
- manajemen waktu;
- Ketelitian.
Kamu juga bisa mengembangan skill dengan mengikuti sertifikasi tambahan, seperti:
- Sertifikat Administrasi Perkantoran
- Sertifikat Keahlian Komputer
- Sertifikat Keuangan (jika terlibat dalam pengelolaan anggaran atau keuangan kantor)
3. Dapatkan Pengalaman Kerja
Untuk memulai karier sebagai staff office, memiliki pengalaman kerja sebelumnya sangat penting.
Berikut beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk mendapatkan pengalaman kerja:
- Bekerja sebagai admin atau asisten di sebuah perusahaan dapat memberimu pengalaman langsung dalam menangani tugas administratif seperti pengelolaan dokumen, penjadwalan, dan komunikasi antar departemen.
- Jika kamu belum memiliki pengalaman profesional, pertimbangkan untuk mencari peluang magang atau pekerjaan relawan yang berkaitan dengan pengelolaan kantor.
- Pekerjaan sampingan yang melibatkan pengolahan data, mengorganisir acara, atau berinteraksi dengan klien juga dapat memberikan pengalaman yang sangat relevan.
Pengalaman ini tidak hanya membantu kamu memahami alur kerja kantor, tetapi juga memperkuat keterampilan yang diperlukan untuk menjadi staff office yang kompeten, seperti manajemen waktu, komunikasi yang efektif, dan pengorganisasian.
4. Melamar ke Posisi Staff Office
Setelah memenuhi kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah melamar untuk posisi staff office. Pastikan kamu menyiapkan hal-hal berikut.
- CV yang jelas dan profesional, mencantumkan pengalaman dan keterampilan yang relevan dengan posisi staff office.
- Surat lamaran yang menarik, yang menunjukkan minat dan kemampuanmu dalam posisi tersebut.
Setelah itu, kamu bisa mulai melamar pekerjaan staff office di Dealls, yang menawarkan banyak lowongan untuk entry level dan fresh graduate, di antaranya:
- Lowongan kerja administrasi & operasional
- Lowongan kerja marketing
- Lowongan kerja sales
- Lowongan kerja customer service
Jangan ragu untuk mengecek lowongan yang ada dan melamar sesuai dengan kualifikasimu.
6. Terus Belajar dan Beradaptasi
Peran staff office selalu berkembang seiring dengan perubahan teknologi dan cara kerja perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk terus belajar dan beradaptasi dengan alat baru, perangkat lunak terbaru, serta metode yang lebih efisien untuk menjalankan tugas-tugas kantor.
Gaji Staff Office
Gaji seorang staff office bervariasi tergantung lokasi, pengalaman, dan industri tempat bekerja. Di kota besar seperti Jakarta, gaji untuk staff office entry-level biasanya berkisar antara Rp4.000.000–Rp7.000.000 per bulan. Di daerah lain, gaji bisa lebih rendah, antara Rp3.000.000–Rp5.000.000.
Untuk staff office dengan pengalaman 3-5 tahun, gaji bisa mencapai Rp5.000.000–Rp7.000.000. Sementara itu, untuk posisi senior dengan pengalaman lebih dari 5 tahun, gaji bisa lebih dari Rp7.000.000, tergantung tanggung jawab dan perusahaan.
Perusahaan besar atau multinasional biasanya menawarkan gaji yang lebih tinggi, bahkan bisa mencapai Rp10.000.000 per bulan, sementara perusahaan kecil dan menengah memiliki kisaran gaji antara Rp3.000.000–Rp6.000.000.
Faktor lain yang mempengaruhi gaji termasuk tingkat pendidikan, sertifikasi tambahan, dan tanggung jawab yang diemban dalam pekerjaan.
Demikian penjelasan mengenai staff office, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, hingga kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan.
Jika kamu tertarik untuk mengejar karier di bidang administrasi atau posisi lainnya, Dealls menyediakan lebih dari 2.000 lowongan kerja terbaru dari berbagai perusahaan ternama di Indonesia.
Selain itu, kamu juga bisa mendapatkan arahan karier langsung dari career mentor profesional melalui program mentoring di Dealls.
Pastikan CV-mu sudah optimal menggunakan CV ATS Checker dari Dealls agar sesuai dengan posisi yang kamu incar.
Jangan lewatkan kesempatan untuk memulai karier impianmu dengan langkah terbaik bersama Dealls!
Sumber:
