Istilah vendor mungkin sudah sering terdengar, tetapi sayangnya tidak semua orang memahami apa sebenarnya vendor itu dan peran pentingnya dalam rantai pasokan, lho.
Vendor adalah pihak yang menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan lain. Ia menjadi kunci utama dalam memastikan kelancaran operasi bisnis dan memenuhi kebutuhan konsumen akhir.
Mulai dari produsen, distributor, hingga penyedia layanan khusus, setiap jenis vendor memiliki perannya masing-masing dalam mendukung kegiatan bisnis.
Nah, di artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai pengertian vendor, perbedaan vendor dengan supplier, jenis-jenis vendor, hingga proses seleksi dan kriteria yang perlu diperhatikan dalam memilih vendor yang tepat untuk mendukung kesuksesan bisnis.
Ayo, kita pahami lebih dalam bagaimana peran vendor dapat mempengaruhi efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan!
Apa Itu Vendor?
Vendor adalah pihak yang menyediakan barang atau jasa untuk kebutuhan bisnis atau organisasi lainnya.
Dalam dunia bisnis, vendor berperan penting dalam mendukung rantai pasok, dengan menyediakan bahan baku, komponen, atau produk jadi yang diperlukan untuk operasional dan produksi. Vendor bisa berupa produsen, distributor, atau penyedia jasa yang bekerja sama dengan perusahaan lain.
Menurut The Economic Times, vendor adalah pihak yang menawarkan barang atau jasa kepada pelanggan berikutnya dalam rantai ekonomi.
Mereka bisa berperan sebagai pemasok atau produsen. Istilah ini biasanya digunakan untuk menyebut pihak yang menyediakan atau menjual barang di dalam suatu rantai pasok.
Baca Juga: Apa Itu Stakeholder? Pelajari Jenis dan Contoh Stakeholder
Mengapa Vendor Penting dalam Bisnis?
Disadur dari Indeed, vendor itu penting karena mereka memasok bisnis dengan barang-barang yang dibutuhkan, baik untuk operasional maupun untuk dijual ke konsumen.
Banyak perusahaan besar bekerja sama dengan berbagai vendor yang berbeda.
Karena ada jenis vendor yang punya peran berbeda dalam rantai pasok, perusahaan perlu tahu siapa saja vendor mereka dan menjaga hubungan baik dengan mereka.
Hubungan yang kuat dengan vendor bisa membantu perusahaan sukses dengan membuat proses rantai pasok lebih efisien dan hemat biaya bagi pembeli.
Fungsi Vendor
Fungsi vendor dalam bisnis sangat penting karena mereka menjadi penyedia utama barang atau jasa yang dibutuhkan dalam operasional bisnis dan penjualan. Berikut adalah beberapa fungsi utama vendor:
1. Memenuhi Kebutuhan Pasokan
Vendor berperan dalam menyediakan bahan baku atau barang jadi yang dibutuhkan bisnis.
Misalnya, mereka bisa menyediakan bahan mentah untuk produksi atau barang yang akan langsung dijual kepada konsumen.
2. Menjaga Ketersediaan Produk
Vendor memastikan produk selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis, sehingga proses produksi atau penjualan dapat berjalan tanpa hambatan.
Ini membantu mengurangi risiko kekurangan stok.
3. Mengoptimalkan Efisiensi Rantai Pasok
Dengan berperan sebagai penghubung antara produsen dan penjual, vendor membuat rantai pasok lebih efisien.
Hubungan yang baik dengan vendor bisa mengurangi biaya dan waktu pengiriman.
4. Menyediakan Jasa Pendukung
Selain barang, ada juga vendor yang menyediakan jasa pendukung seperti pengiriman, perawatan, atau layanan teknis lainnya. Jasa ini membantu bisnis beroperasi lebih lancar.
5. Membantu Bisnis Menjaga Kualitas Produk
Vendor yang berkompeten biasanya memiliki standar kualitas yang baik, sehingga dapat membantu bisnis menjaga kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan kepada pelanggan.
Tugas Vendor
Tugas vendor dalam suatu bisnis sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan pemenuhan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas utama vendor:
1. Penyedia Barang atau Jasa
Vendor bertanggung jawab untuk menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh bisnis.
Ini bisa berupa bahan baku untuk proses produksi atau produk jadi yang akan dijual langsung ke konsumen.
2. Memenuhi Pesanan Sesuai Spesifikasi
Vendor harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dikirim sesuai dengan pesanan yang diajukan oleh perusahaan.
Mereka harus memperhatikan spesifikasi produk, kualitas, dan kuantitas yang disepakati.
3. Menjaga Kualitas Produk
Salah satu tugas utama vendor adalah menjaga kualitas barang atau jasa yang mereka tawarkan.
Vendor harus memastikan produk yang diterima oleh perusahaan memenuhi standar kualitas yang telah disepakati.
4. Mengatur Pengiriman dan Distribusi
Vendor bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman produk sesuai dengan waktu yang telah disepakati dalam kontrak atau pesanan.
Pengiriman yang tepat waktu dan sesuai rencana sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.
5. Memberikan Dukungan Layanan Purna Jual
Beberapa vendor juga menyediakan layanan purna jual, seperti dukungan teknis atau pemeliharaan produk, untuk memastikan produk tetap berfungsi dengan baik setelah diterima.
6. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Vendor harus menjaga komunikasi yang baik dengan perusahaan, memberikan update terkait status pesanan, dan siap menangani masalah atau permintaan tambahan yang mungkin muncul.
7. Menyesuaikan Harga dan Penawaran
Tugas vendor juga mencakup penyesuaian harga berdasarkan perubahan pasar atau kebutuhan khusus perusahaan.
Vendor perlu menawarkan harga yang kompetitif agar bisa menjaga keberlanjutan hubungan kerja sama.
Jenis-Jenis Vendor
Vendor memiliki peran penting dalam rantai pasok dengan berbagai jenis dan fungsi. Berikut lima jenis vendor yang sering ditemui dilansir dari Indeed:
1. Produsen
Produsen adalah pihak yang membuat barang dari bahan mentah hingga menjadi produk jadi.
Mereka mengembangkan dan menghasilkan produk yang biasanya dijual ke grosir atau pengecer sebelum akhirnya sampai ke konsumen akhir.
2. Grosir
Grosir membeli barang dalam jumlah besar langsung dari produsen dan menjualnya ke pengecer dengan harga yang lebih murah.
Mereka menyimpan barang dalam gudang sebelum menjualnya ke pengecer, yang kemudian mendistribusikan produk kepada konsumen.
Baca Juga: Apa Itu Wholesale? Fungsi, Jenis, dan Keuntungannya untuk Bisnis
3. Pengecer
Pengecer adalah pihak yang menjual barang langsung kepada konsumen akhir.
Mereka bisa membeli produk langsung dari produsen atau melalui grosir, lalu menambah harga agar mendapatkan keuntungan dari penjualan kepada konsumen.
4. Penyedia Layanan dan Perawatan
Penyedia layanan menyediakan jasa yang mendukung aktivitas operasional bisnis, seperti kebersihan, perbankan, akuntansi, konsultasi, hingga layanan transportasi.
Mereka membantu bisnis agar tetap berjalan dengan baik melalui layanan-layanan pendukung.
5. Vendor Independen dan Perwakilan Pameran
Vendor independen menjual produk langsung ke konsumen, sementara perwakilan pameran menjual produk di acara pameran dagang.
Pameran ini adalah kesempatan bagi pembuat produk untuk memperkenalkan dan menjual langsung barang kepada pengunjung.
Perbedaan Vendor dengan Supplier
Meskipun sering digunakan bergantian, vendor dan supplier memiliki perbedaan yang mendasar.
Vendor adalah pihak yang menjual barang atau jasa kepada bisnis lain atau langsung kepada konsumen akhir. Mereka berfokus pada distribusi barang jadi atau jasa yang siap digunakan. Contoh vendor bisa berupa pengecer atau distributor produk.
Sedangkan supplier lebih berfokus pada penyediaan bahan baku atau komponen yang digunakan oleh perusahaan dalam proses produksi. Supplier menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk pembuatan produk jadi, seperti bahan mentah atau komponen elektronik.
Jadi, intinya, vendor menjual barang atau jasa yang sudah jadi, sementara supplier menyediakan bahan yang digunakan dalam pembuatan produk. Kedua peran ini sangat penting dalam rantai pasokan, tetapi mereka berada di tahap yang berbeda dalam proses distribusi dan produksi barang.
Cara Kerja Vendor
Vendor memiliki peran yang beragam dalam rantai pasok, sehingga cara kerjanya bisa berbeda tergantung jenis vendor tersebut. Berikut adalah proses umum yang terjadi antara vendor produsen atau grosir, pembeli seperti pengecer, dan konsumen individu dilansir dari Indeed:
1. Pembeli Mengirimkan Pesanan Pembelian
Langkah pertama adalah pembeli mengirimkan pesanan pembelian ke vendor.
Pesanan pembelian ini mencakup detail barang atau jasa yang dibutuhkan, harga, informasi pengiriman, tanggal pengiriman, dan syarat pembelian lainnya.
Biasanya, pesanan ini dikirim melalui telepon, faks, atau internet.
2. Vendor Mengirimkan Pesanan dan Invoice
Setelah menerima pesanan, vendor menyiapkan barang sesuai pesanan dan mengirimkannya kepada pembeli sesuai syarat yang disepakati.
Vendor biasanya juga mengirimkan faktur (invoice) bersamaan dengan barang atau jasa yang dipesan.
3. Pembeli Mengecek dan Membayar Invoice
Setelah menerima barang atau jasa, pembeli membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
Jika semua informasi sudah sesuai, pembeli akan membayar faktur tersebut.
Invoice ini biasanya mencantumkan rincian barang yang dipesan, jumlah, dan harga.
4. Pembeli Menggunakan atau Menjual Barang atau Jasa
Setelah menerima barang atau jasa, pembeli bisa menggunakan produk tersebut untuk kebutuhan bisnisnya atau menjualnya kembali kepada konsumen akhir.
Misalnya, seorang pengecer mungkin membeli peralatan kantor untuk digunakan di tokonya, namun juga membeli barang untuk dijual kembali kepada konsumen.
Proses Seleksi dan Kriteria Pemilihan Vendor
Proses seleksi vendor merupakan tahap penting bagi perusahaan dalam memastikan bahwa mereka bekerja dengan pihak yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Berikut adalah langkah-langkah dalam proses seleksi dan kriteria yang biasanya dipertimbangkan saat memilih vendor:
1. Identifikasi Kebutuhan
Tahap pertama adalah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis.
Perusahaan perlu mengetahui produk atau layanan apa yang mereka butuhkan dari vendor.
Ini termasuk spesifikasi teknis, kualitas produk, dan waktu pengiriman.
2. Pencarian Vendor
Setelah kebutuhan jelas, perusahaan akan mencari vendor yang menawarkan produk atau layanan yang relevan.
Pencarian ini dapat dilakukan melalui riset pasar, rekomendasi dari pihak lain, atau melalui platform pemasok yang ada.
3. Evaluasi dan Penyaringan Vendor
Setelah menemukan beberapa vendor potensial, perusahaan akan melakukan evaluasi berdasarkan sejumlah kriteria. Penyaringan ini mencakup:
- Reputasi dan Pengalaman
- Kualitas Produk/Jasa
- Harga dan Biaya
- Kemampuan Pengiriman
- Ketersediaan Layanan Purna Jual
4. Negosiasi Kontrak
Setelah memilih vendor yang sesuai, langkah berikutnya adalah negosiasi kontrak.
Hal ini mencakup kesepakatan mengenai harga, waktu pengiriman, kualitas produk, syarat pembayaran, dan ketentuan lain yang relevan.
Negosiasi ini penting untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
5. Pemantauan Kinerja Vendor
Setelah kontrak ditandatangani dan pengiriman dimulai, penting untuk memantau kinerja vendor secara berkala.
Hal ini termasuk mengevaluasi kualitas barang atau jasa yang diterima, ketepatan waktu pengiriman, dan responsivitas terhadap masalah yang muncul.
Contoh Vendor
Berikut adalah beberapa contoh jenis vendor yang biasa dijumpai dalam berbagai industri:
1. Vendor Bahan Baku (Manufacturers)
Vendor jenis ini menyediakan bahan baku atau produk setengah jadi yang digunakan oleh perusahaan lain untuk memproduksi barang atau jasa.
Misalnya, sebuah pabrik mobil mungkin membeli komponen seperti mesin atau kaca dari vendor bahan baku untuk merakit mobil.
2. Vendor Peralatan Kantor (Retailers)
Vendor ini menyediakan peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan oleh perusahaan atau individu, seperti meja, kursi, komputer, printer, dan barang-barang kantor lainnya.
Contohnya, perusahaan yang membeli perlengkapan kantor dari toko peralatan kantor atau distributor.
3. Vendor Teknologi (IT Service Providers)
Vendor ini menawarkan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan terkait teknologi, seperti sistem jaringan, perangkat komputer, atau layanan cloud.
Misalnya, Microsoft yang menyediakan perangkat lunak Office untuk perusahaan.
4. Vendor Layanan Jasa (Service Providers)
Vendor jenis ini tidak menjual barang, melainkan menawarkan layanan yang mendukung operasi bisnis.
Contohnya adalah perusahaan outsourcing yang menyediakan layanan HR atau perusahaan kebersihan yang menjaga kebersihan kantor.
Baca Juga: Apa Itu Outsourcing? Sistem Kerja, Kelebihan, dan Regulasinya
5. Vendor Transportasi (Logistics Vendors)
Vendor ini bertanggung jawab untuk mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain.
Misalnya, perusahaan ekspedisi atau kurir seperti JNE yang mengantarkan paket dari vendor ke konsumen atau antar perusahaan.
Sekian pembahasan dari Dealls mengenai vendor, mulai dari pengertian, jenis, fungsi, hingga kriteria pemilihan yang tepat. Semoga artikel ini bermanfaat dalam membantu kamu memahami peran penting vendor dalam bisnis dan pengambilan keputusan yang tepat untuk mendukung operasional perusahaan, ya.
Sambil memahami ini, kamu juga bisa mengeksplor peluang karier di perusahaan ternama di Indonesia melalui lowongan kerja terbaru setiap harinya di Dealls.
Selain itu, kamu dapat melakukan mentoring bersama career mentor profesional untuk membahas rencana karier dan pengembangan diri.
Ada juga AI CV Reviewer, CV ATS Checker yang bisa menganalisis apakah CV kamu sudah sesuai dengan posisi yang kamu incar. Kamu bahkan bisa mengikuti tes kepribadian secara gratis!
Yuk, optimalkan perjalanan kariermu dengan Dealls!
Sumber:
What Is a Vendor? Definition, Types, and Example
What Is a Vendor? (With Definition, Types and Examples) | Indeed.com
What is Vendor? Definition of Vendor, Vendor Meaning - The Economic Times
