Mengenal lebih dalam tentang profesi resepsionis, mulai dari peran, tugas, hingga keterampilan yang dibutuhkan, penting untuk kamu yang tertarik berkarier di bidang ini.
Resepsionis merupakan garda depan suatu perusahaan atau organisasi, yang bertanggung jawab untuk menciptakan kesan pertama yang baik bagi para pengunjung atau pelanggan.
Selain itu, pekerjaan ini juga melibatkan berbagai tugas administratif yang mendukung kelancaran operasional sehari-hari.
Dalam artikel ini, Dealls membahas secara lengkap tentang apa itu resepsionis, tugas yang harus dijalankan, serta skill yang harus dimiliki agar sukses menjalani profesi ini.
Jika kamu sedang mempertimbangkan untuk menjadi resepsionis, atau ingin tahu lebih banyak tentang profesi ini, terus simak artikel berikut ini, ya!
Baca Juga: Apa Itu Frontliner? Tugas, Skill, dan Gaji Frontliner
Apa Itu Resepsionis?
Resepsionis adalah seorang profesional yang bertugas menyambut tamu, pengunjung, atau klien yang datang ke suatu perusahaan atau instansi.
Mereka adalah wajah pertama yang dilihat orang saat memasuki kantor, sehingga peran mereka sangat penting dalam menciptakan kesan pertama yang baik.
Selain itu, resepsionis juga berperan dalam menjalankan tugas administratif dasar, seperti menjawab telepon, mengatur jadwal, dan mengelola surat-menyurat.
Resepsionis biasanya bekerja di berbagai jenis industri, mulai dari perkantoran, hotel, rumah sakit, hingga perusahaan besar. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran komunikasi dan pengaturan jadwal, serta memberikan layanan informasi dasar kepada pengunjung.
Menurut Indeed, resepsionis, yang juga kadang disebut sebagai asisten administratif (administrative assistant) atau petugas meja depan (front office clerks), memiliki peran penting dalam menjalankan tugas administratif dan mengelola area meja depan perusahaan atau organisasi.
Mereka bertanggung jawab menciptakan kesan pertama yang ramah karena biasanya menjadi titik kontak pertama bagi pengunjung atau pelanggan. Dengan peran ini, resepsionis menjadi representasi dari citra organisasi tersebut.
Baca Juga: 10 Tugas Assistant Manager yang Wajib Kamu Tahu!
Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis
Seorang resepsionis memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab utama resepsionis:
1. Menyambut Pengunjung
Resepsionis adalah orang pertama yang ditemui oleh tamu atau pengunjung.
Mereka bertanggung jawab untuk menyambut dengan ramah dan profesional, serta memastikan tamu merasa dihargai dan nyaman saat berada di perusahaan.
2. Mengelola Telepon dan Email
Sebagai penghubung utama antara perusahaan dan dunia luar, resepsionis bertanggung jawab untuk menjawab telepon dan email masuk, memberikan informasi yang diperlukan, serta meneruskan pesan atau mengarahkan panggilan ke pihak yang tepat.
3. Mengatur Penjadwalan dan Pemesanan
Resepsionis sering kali bertugas untuk mengatur jadwal pertemuan, rapat, atau janji temu antara tamu dan staf perusahaan.
Mereka juga mengelola kalender dan memastikan semua pertemuan terjadwal dengan baik dan tidak ada yang tertunda.
4. Pengelolaan Dokumen dan Surat Menyurat
Resepsionis juga bertanggung jawab untuk menerima dan mendistribusikan surat masuk, serta memastikan bahwa dokumen atau paket dikirim ke pihak yang tepat di dalam perusahaan.
Mereka juga harus menjaga kerahasiaan informasi penting yang dikelola.
5. Menyediakan Informasi dan Bantuan
Salah satu tanggung jawab resepsionis adalah memberikan informasi dasar mengenai perusahaan atau arah ke ruangan tertentu.
Mereka juga membantu pengunjung atau karyawan dengan pertanyaan atau permintaan lainnya yang mungkin muncul.
6. Mengelola Ruang Tunggu dan Area Publik
Resepsionis perlu memastikan ruang tunggu tetap rapi dan nyaman, serta mengelola segala sesuatu yang ada di area publik, termasuk fasilitas seperti majalah, air minum, dan kursi.
7. Koordinasi dengan Staf Lainnya
Resepsionis berfungsi sebagai penghubung antara pengunjung dan staf perusahaan.
Mereka mengkoordinasikan waktu pertemuan, mengingatkan pihak yang bersangkutan tentang kedatangan tamu, dan menjaga komunikasi yang efisien antar departemen.
8. Menangani Tugas Administratif Lainnya
Selain tugas utama tersebut, resepsionis juga dapat diberi tugas administratif tambahan, seperti mengelola sistem arsip, memproses faktur, atau menangani kebutuhan logistik sederhana untuk staf dan pengunjung.
Tipe-Tipe Resepsionis
Dilansir dari Indeed, berikut adalah beberapa contoh jenis resepsionis beserta tugas-tugas yang relevan dengan masing-masing posisi.
1. Resepsionis Hotel
Bertugas mengelola meja depan hotel, termasuk memesan kamar, memperbarui catatan hotel, dan membantu proses check-out tamu.
Baca Juga: 20 Jenis Pekerjaan di Hotel dan Tugasnya yang Wajib Diketahui
2. Resepsionis Perusahaan
Mengelola meja depan kantor dengan tugas utama seperti menyaring panggilan, menerima pesan, dan melakukan entri data.
3. Resepsionis Dealer Mobil
Bekerja di meja depan dealer mobil, bertindak sebagai konsultan untuk pelanggan.
Tugas utama mereka adalah memberikan layanan pelanggan, seperti menyambut, menangani keluhan, dan menjawab telepon.
4. Resepsionis Bank
Mengelola meja depan di bank, mengarahkan pelanggan ke staf yang relevan, memberikan informasi tentang layanan bank, dan menjawab pertanyaan pelanggan.
5. Resepsionis Gym
Bertugas mengelola meja depan di gym, menyambut tamu, mendaftarkan anggota baru, serta memberikan informasi tentang biaya dan penawaran gym.
6. Resepsionis Medis
Bekerja di fasilitas kesehatan, seperti rumah sakit atau klinik pribadi.
Tugas utama mereka adalah mengoordinasikan administrasi harian tempat kerja, termasuk menjadwalkan janji temu dan menangani keadaan darurat pasien.
Skill yang Dibutuhkan sebagai Resepsionis
Resepsionis yang baik adalah orang yang ramah, energik, dan selalu siap membantu. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki:
1. Keterampilan Mengetik
Kemampuan mengetik dengan cepat sangat penting bagi resepsionis.
Dengan kecepatan yang baik, mereka bisa mencatat atau memasukkan data dengan cepat dan efisien.
Jadi, mencantumkan rata-rata kata per menit di CV akan menjadi nilai tambah.
2. Keterampilan Teknis
Karena pekerjaan resepsionis melibatkan banyak teknologi, mereka perlu menguasai beberapa alat dan perangkat lunak (software).
Mulai dari mengelola email, media sosial, hingga menggunakan mesin fotokopi, printer, dan telepon kantor. Familiaritas dengan program seperti Microsoft Office juga sangat dibutuhkan.
3. Layanan Pelanggan
Sebagai orang pertama yang bertemu dengan pelanggan, resepsionis harus memiliki kemampuan layanan pelanggan yang baik.
Mereka harus bisa menciptakan kesan pertama yang positif sehingga pelanggan merasa diterima dan dihargai.
Sikap ramah dan perhatian sangat penting untuk menciptakan suasana yang menyenangkan.
4. Keterampilan Interpersonal
Resepsionis sering berinteraksi dengan banyak orang, baik pelanggan, tamu, atau rekan kerja.
Oleh karena itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat penting.
Resepsionis yang bisa berbicara dengan sopan, mendengarkan dengan aktif, dan menyelesaikan masalah dengan tenang akan lebih dihargai oleh perusahaan.
5. Kemampuan Pemecahan Masalah
Seringkali, resepsionis menjadi orang pertama yang dihubungi jika ada masalah.
Maka dari itu, mereka harus siap menghadapi berbagai situasi dan menemukan solusi dengan cepat.
Misalnya, saat menghadapi keluhan pelanggan atau masalah operasional lainnya, resepsionis perlu tetap tenang dan profesional.
6. Keterampilan Organisasi
Resepsionis bertanggung jawab atas banyak tugas, seperti menjawab telepon, mengatur jadwal, dan menyambut tamu.
Oleh karena itu, mereka harus sangat terorganisir dan bisa mengatur waktu dengan baik.
Keterampilan multitasking juga sangat dibutuhkan agar pekerjaan dapat berjalan lancar tanpa hambatan.
Pendidikan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan sebagai Resepsionis
Untuk menjadi resepsionis, ada beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi. Berikut adalah beberapa hal yang umumnya dibutuhkan:
1. Pendidikan
Persyaratan pendidikan untuk resepsionis bisa berbeda-beda. Untuk posisi entry-level, umumnya cukup dengan ijazah SMA atau setara.
Namun, untuk posisi yang lebih senior, biasanya dibutuhkan gelar sarjana di bidang manajemen bisnis atau disiplin terkait.
Selain itu, mengikuti kursus terkait seperti layanan pelanggan, manajemen kantor, atau akuntansi dapat menambah keahlian dan kredibilitas kamu.
2. Pelatihan
Banyak perusahaan yang menyediakan pelatihan langsung di tempat kerja untuk resepsionis baru, yang mencakup prosedur dan kebijakan perusahaan.
Walaupun pengalaman sebelumnya tidak selalu diwajibkan, memiliki pengalaman kerja sebelumnya atau magang di posisi resepsionis akan sangat membantu.
Ini memberi kesempatan untuk belajar bagaimana menggunakan peralatan kantor standar, seperti printer atau sistem telepon.
3. Sertifikasi
Meski tidak wajib, sertifikasi profesional, seperti Sertifikat Operasi Front Office, bisa menjadi nilai tambah.
Sertifikasi ini menunjukkan komitmen kamu terhadap profesi dan dapat meningkatkan keterampilan serta pengetahuan praktis.
Selain itu, sertifikasi ini juga membuka peluang untuk memperluas jaringan profesional.
Gaji Resepsionis
Menurut data dari Indeed, gaji pokok seorang resepsionis di Indonesia adalah sekitar Rp3.558.632 per bulan.
Namun, angka ini bisa bervariasi tergantung pada lokasi, pengalaman, dan jenis perusahaan tempat mereka bekerja.
Sebagai perbandingan, JobStreet melaporkan gaji bulanan resepsionis di Indonesia biasanya berkisar antara Rp3.150.000–Rp5.050.000.
Gaji ini juga dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti tanggung jawab pekerjaan, ukuran perusahaan, serta kualifikasi dan pengalaman yang dimiliki oleh resepsionis tersebut.
Demikian pembahasan dari Dealls mengenai apa itu resepsionis, tugas dan tanggung jawabnya, serta keterampilan yang diperlukan untuk sukses dalam profesi ini. Semoga informasi ini memberikan gambaran yang jelas tentang profesi resepsionis dan membantu kamu mempersiapkan karier di bidang ini.
Masih bingung atau butuh arahan lebih lanjut untuk merencanakan langkah kariermu? Jangan khawatir, Dealls punya program mentoring dengan career mentor profesional yang siap membantumu, GRATIS! Mentor dari berbagai industri siap membantu kamu menemukan tujuan karier dan mengembangkan potensi diri.
Selain itu, kamu juga bisa menjelajahi lebih dari 2.000 lowongan kerja terbaru di Dealls dan menemukan peluang karier impianmu!
Jangan lupa, manfaatkan AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk memastikan CV kamu sesuai dengan posisi yang kamu tuju.
Wujudkan karier impianmu bersama Dealls sekarang!
Sumber:
What Is a Receptionist? (Definition, Duties and Skills) | Indeed.com Singapore