Mungkin kamu sudah sering mendengar istilah staff purchasing, tapi apa sebenarnya peran dan tanggung jawab dari posisi ini?
Staff purchasing adalah bagian penting dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk mengatur pembelian barang dan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Nah, jika kamu tertarik dengan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan ingin tahu lebih dalam mengenai tugas, gaji, dan keterampilan yang dibutuhkan, artikel dari Dealls kali ini akan memberikan informasi lengkap yang kamu butuhkan. Yuk, simak selengkapnya!
Apa Itu Purchasing Staff?
Menurut Indeed, purchasing staff adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencari dan membeli barang atau bahan baku yang akan dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional bisnis.
Untuk perusahaan ritel, purchasing staff berfokus pada pengadaan produk yang nantinya dijual untuk menghasilkan keuntungan.
Sementara itu, dalam perusahaan yang memproduksi barang sendiri, purchasing staff bertugas mencari bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
Jadi, peran purchasing officer atau purchasing staff lebih dari sekadar membeli barang.
Mereka punya peran penting untuk memastikan barang atau bahan baku yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik dari segi kualitas, harga, maupun ketepatan waktu pengiriman.
Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Tugas dan tanggung jawab purchasing staff menurut Indeed dapat bervariasi, tergantung pada ukuran organisasi. Berikut adalah tugas utama seorang purchasing staff:
1. Menyusun Produk
Tahap pertama dalam proses pembelian adalah mencari sumber produk.
Purchasing staff bekerja sama dengan tim penjualan, pemasaran, pengembangan produk, manufaktur, dan gudang untuk menentukan kebutuhan pembelian mereka.
Kemudian, mereka meneliti dan mengevaluasi vendor untuk menemukan produk dan harga yang paling sesuai.
Proses ini terkadang melibatkan kunjungan ke kantor atau gudang vendor potensial.
Baca Juga: Staff Data Entry: Pengertian, Jenis, Tanggung Jawab, Skill dan Gaji
2. Menegosiasikan Syarat Pembelian
Setelah menemukan inventaris yang sesuai, purchasing staff akan bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan syarat terbaik.
Biasanya, mereka dapat bernegosiasi untuk potongan harga dan diskon pembelian dalam jumlah besar, namun aspek seperti waktu pengiriman dan kebijakan retur juga memainkan peran penting dalam negosiasi ini.
Setelah mencapai kesepakatan, mereka akan menyiapkan kontrak dan melakukan pembelian secara resmi.
3. Menerima Produk
Purchasing staff juga bertanggung jawab untuk melacak pesanan dan memantau pengiriman agar barang diterima dengan benar oleh perusahaan.
Mereka memeriksa kualitas barang atau bahan yang diterima dan berkomunikasi dengan vendor jika terjadi masalah.
Selain itu, mereka memperbarui basis data stok setelah menerima barang dan berkoordinasi dengan staf gudang untuk memastikan barang disimpan dengan benar.
4. Memantau Stok dan Biaya
Banyak purchasing staff yang memantau tingkat persediaan agar mereka bisa melakukan pesanan dengan cepat jika diperlukan di masa depan.
Kadang-kadang, mereka menyiapkan laporan untuk memahami pergerakan stok masuk dan keluar guna mengoptimalkan ukuran dan frekuensi pesanan.
Selain itu, mereka melakukan analisis biaya rutin untuk membantu perusahaan menghitung margin keuntungan dan membuat perbaikan yang diperlukan.
Cara Menjadi Purchasing Staff
Ingin berkarir sebagai purchasing staff? Berikut adalah beberapa langkah yang bisa kamu tempuh masih dilansir dari laman Indeed:
1. Mendapatkan Gelar yang Relevan
Sebagian besar purchasing staff memiliki gelar yang berkaitan dengan bisnis, manajemen, pembelian, atau logistik.
Jika gelarmu di bidang yang berbeda namun relevan dengan industri tempatmu bekerja, itu tetap bisa menjadi nilai tambah.
Misalnya, gelar dalam bidang fashion design bisa bermanfaat jika kamu bekerja di perusahaan ritel pakaian.
2. Mengikuti Program Magang (Apprenticeship)
Untuk yang lebih suka jalur praktis, program magang adalah alternatif yang bagus.
Magang memungkinkanmu bekerja sambil belajar, mengasah keterampilan teknis, dan menambah pengalaman lapangan.
Program magang biasanya berlangsung satu hingga tiga tahun, dengan jadwal belajar beberapa hari dalam seminggu.
Bahkan, banyak perusahaan menawarkan posisi tetap bagi peserta magang yang berhasil menyelesaikan program.
Baca Juga: Apa Itu PKL (Praktik Kerja Lapangan)? Ini Bedanya dengan Magang
3. Mencari Pekerjaan Awal untuk Mengasah Pengalaman
Banyak purchasing staff memulai dari peran administratif atau logistik dasar di departemen pembelian dan naik ke posisi purchasing officer seiring bertambahnya pengalaman.
Kamu juga bisa memulai sebagai petugas gudang atau staf inventaris, kemudian mengambil peran tambahan di bidang pembelian dan manajemen stok.
Manfaatkan kesempatan untuk belajar langsung dari rekan kerja yang lebih berpengalaman agar dapat mengembangkan keterampilan yang relevan.
Baca Juga: Apa Itu Supply Chain dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Skill yang Dibutuhkan seorang Purchasing Staff
Purchasing staff membutuhkan sejumlah keterampilan untuk menjalankan tugasnya, di antaranya:
1. Komunikasi
Setiap hari, purchasing staff menggunakan keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat untuk berhubungan dengan berbagai departemen internal dan vendor.
Mereka mampu berkomunikasi dalam berbagai cara—secara langsung, melalui telepon, atau email.
Karena kesalahan pembelian bisa sangat mahal, kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas dan tegas sangat penting untuk mengurangi risiko kesalahpahaman dan kesalahan yang mungkin terjadi.
2. Negosiasi
Tugas utama dalam pembelian adalah mendapatkan harga terbaik untuk memaksimalkan keuntungan.
Karena itu, kemampuan negosiasi sangat penting dalam peran ini. Negosiator yang baik biasanya bersikap strategis, persuasif, dan terampil dalam membangun hubungan.
Mereka dapat memahami kebutuhan pihak lain sambil tetap melindungi kepentingan perusahaan mereka.
3. Keterampilan Analitis
Saat menilai produk atau pemasok, purchasing staff mempertimbangkan berbagai faktor untuk menilai manfaat keseluruhan bagi perusahaan.
Mereka bekerja dengan berbagai jenis data dan sering menganalisis angka keuangan untuk menentukan profitabilitas, sehingga kemampuan analitis sangat dibutuhkan.
4. Organisasi
Purchasing staff menangani beragam tugas sekaligus dan mengelola hubungan dengan berbagai pemasok serta pesanan yang sedang berlangsung.
Karena itu, keterampilan organisasi yang kuat sangat penting untuk mengelola beban kerja yang kompleks dan menjaga sistem yang tertib dalam pengelolaan dokumen.
5. Sikap Tenang dan Sabar
Karier dalam pembelian melibatkan lingkungan kerja yang dinamis dengan banyak komunikasi, beragam tugas, dan masalah tak terduga.
Purchasing staff yang sukses mampu tetap tenang dan sabar saat menghadapi kendala atau kesalahan.
6. Kemampuan Mengoperasikan Komputer
Hampir semua tugas purchasing staff dilakukan dengan bantuan komputer.
Mulai dari manajemen inventaris, komunikasi, hingga pembuatan pesanan dan pelaporan, semua dilakukan melalui perangkat lunak yang kompleks.
Kemampuan dalam menggunakan teknologi dan belajar perangkat baru sangat diperlukan.
7. Kemampuan Numerik
Purchasing staff bekerja dengan angka setiap hari, sehingga keterampilan numerik yang baik sangat membantu.
Meski perangkat lunak atau kalkulator dapat membantu perhitungan, keterampilan matematika dasar akan memudahkan mendeteksi kesalahan atau inkonsistensi dan menyelesaikan tugas lebih cepat, memungkinkan fokus pada tanggung jawab lainnya.
Gaji Purchasing Staff
Berapa penghasilan rata-rata untuk posisi staff purchasing di Indonesia? Berdasarkan data dari Indeed, rata-rata gaji pokok staff purchasing mencapai sekitar Rp3.954.817 per bulan.
Sementara itu, menurut JobStreet, gaji bulanan rata-rata untuk posisi ini berkisar antara Rp5.280.000 hingga Rp6.690.000.
Gaji staff purchasing di setiap kota bisa bervariasi. Wilayah dengan biaya hidup yang lebih tinggi, seperti Jakarta, cenderung menawarkan gaji yang lebih besar dibandingkan daerah lainnya.
Sekian pembahasan dari Dealls mengenai tugas, tanggung jawab, gaji, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi staff purchasing. Semoga artikel ini memberikan gambaran yang jelas tentang peran ini dan membantu kamu dalam merencanakan karier di bidang pengadaan.
Sambil menunggu kesempatan untuk mendapatkan panggilan interview pekerjaan, kamu bisa mengeksplor peluang karier lainnya di berbagai perusahaan ternama di Indonesia dengan melamar ke lowongan kerja terbaru setiap harinya di Dealls.
Selain itu, kamu juga bisa mengikuti mentoring dengan career mentor profesional untuk berdiskusi seputar rencana karir dan pendidikan.
Jangan lupa memanfaatkan AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk mengevaluasi apakah CV kamu sudah sesuai dengan posisi yang dilamar, serta melakukan lakukan kepribadian secara GRATIS!
Kamu akan mendapatkan laporan mendetail tentang skor CV kamu dan mengetahui bagian mana yang mesti diperbaiki.
Yuk, segera optimalkan CV kamu sekarang juga dan buat HRD terkesan!
Sumber:
Gaji Staf Pembelian di Indonesia (November, 2024) – Jobstreet
Gaji Staff purchasing di Indonesia
What is a purchasing officer? (And how to become one) | Indeed.com UK.
