Tak sedikit orang beranggapan bahwa tugas sekretaris terbilang mudah karena hanya berkutat pada kepengurusan dokumen. Padahal, faktanya tidak begitu.
Tugas seorang sekretaris ternyata cukup kompleks sehingga bukan hal yang mengherankan jika dibutuhkan berbagai skill penunjang. Lantas, apa saja tugas sekretaris? Simak rangkumannya berikut ini.
Apa Itu Sekretaris?
Dilansir laman Indeed, sekretaris adalah pemegang peranan penting dalam urusan administrasi suatu bisnis atau lingkungan organisasi. Secara umum, sekretaris bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon, mengatur dokumen, memelihara sistem pengarsipan, dan membantu tugas perusahaan.
Selain itu, sekretaris juga kerap melaksanakan administratif tambahan. Hal ini tergantung pada industri dan perusahaan tempat mereka bekerja.
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant
Menurut Clockster, sekretaris dan personal assistant sering dianggap sebagai pekerjaan yang sama. Padahal jika ditelaah lagi, dua pekerjaan ini memiliki banyak perbedaan. Mulai dari lingkup pekerjaan, tanggung jawab, hingga tantangan yang dihadapi.
Seorang sekretaris umumnya memiliki lingkup pekerjaan yang lebih terbatas pada pekerjaan administrasi perkantoran. Hal tersebut meliputi mengelola kas, mengirim surat, pengarsipan, dan lain-lain. Selain itu, sekretaris juga tidak memiliki tanggung jawab langsung dengan atasannya. Ini berbeda dengan tugas seorang asisten.
Pasalnya, personal assistant akan lebih banyak bekerja sama secara langsung kepada atasan. Oleh karena itu, tugas administratif yang dikerjakan asisten biasanya memiliki cakupan yang lebih luas karena harus mengurus keperluan atasannya, seperti memantau rekening pribadi, membalas email, mengatur rapat, mengurus tiket serta hotel, dan lain-lain.
Tugas Sekretaris
Kamu tertarik untuk menyelami karier sebagai sekretaris? Itu artinya kamu perlu memahami lebih dalam terkait tugas-tugas sekretaris. Setidaknya berikut 16 tugas sekretaris yang wajib diketahui.
1. Korespondensi
Tugas sekretaris pasti tak jauh dari persoalan korespondensi seperti dilansir laman Chron. Sebab, tugas utama sekretaris adalah sebagai penghubung umum untuk korespondensi telepon dan surat dari sebuah perusahaan.
Mereka menerima panggilan dari klien, mitra bisnis, atau bahkan masyarakat yang nantinya akan disalurkan kepada pemangku kepantingan. Sekretaris juga akan menyaring segala surat yang masuk.
2. Manajemen Dokumen
Selain persuratan, sekretaris turut dituntut untuk memiliki ketelitian terhadap manajemen dokumen. Pekerjaan ini berkaitan dengan menyusun sebuah dokumen atau email. Sekretaris umumnya memanfaatkan Word dan Excel untuk merancang dokumen yang nantinya didistribusikan kepada karyawan atau pelanggan.
3. Mengelola Jadwal Perusahaan
Seperti yang sudah banyak orang tahu, mengelola jadwal perusahaan menjadi tugas sekretaris. Dilansir laman Indeed, sekretaris bertanggung jawab sebagai pengingat untuk konferensi atau rapat di suatu perusahaan.
Pasalnya, mereka lah yang mengatur jadwal serta agenda dari perusahaan tersebut. Mulai dari jadwal rapat rutin setiap departemen, agenda para eksekutif, serta janji temu dengan klien, vendor, hingga rapat pemegang saham.
4. Menyambut Klien dan Tamu Bisnis
Di beberapa perusahaan, sekretaris juga dapat mengambil tugas resepsionis sehingga mereka akan menyambut klien yang datang. Tugas ini memungkinkan mereka untuk bekerja untuk mengarahkan para tamu, membawakan minuman, mencatat selama rapat, dan menjaga profesionalisme yang berkaitan erat dengan citra perusahaan.
5. Mengelola Invoice Keuangan
Tugas sekretaris yang tak kalah penting adalah berhubungan dengan invoice keuangan. Mereka akan memastikan akurasi dokumentasi pengeluaran, pendapatan, dan informasi keuangan lainnya. Meski begitu, jangan khawatir! Sebab, pekerjaan ini nantinya dikerjakan secara bersama-sama dengan tim keuangan.
Baca juga: 8 Pertanyaan Interview Finance Staff dan Jawabannya
6. Memesan Perlengkapan Kantor
Sekretaris turut menjadi orang yang bertanggung jawab untuk teliti terhadap catatan inventaris dan perlengkapan kantor. Persediaan perlengkapan yang hampir habis nantinya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk memesannya. Namun, tugas ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris karena sebagian perusahaan memiliki karyawan khusus yang berkaitan dengan urusan peralatan kantor.
7. Mengatur dan Melaksanakan Rapat
Selain menjadwalkan rapat, sekretaris ternyata dapat mengemban tanggung jawab untuk mengatur dan melaksanakan rapat. Ini disebabkan oleh padatnya jadwal atasan sehingga tidak memungkinkan mereka untuk menghadiri suatu rapat.
Sebagai gantinya, sekretaris lah yang kemudian memimpin dan membahas poin-poin penting dari meeting tersebut. Mereka kemudian menyusun catatan hasil rapat yang akan disampaikan kepada atasan.
8. Membantu Atasan dengan Tugas Proyek
Tak jarang bagi para atasan meminta bantuan sekretaris untuk mengerjakan tugas dari sebuah proyek yang sedang berjalan. Umumnya, sekretaris akan bertanggung jawab dalam persoalan laporan, mencetak dokumen, atau menyiapkan presentasi.
9. Berkoordinasi dengan Organisasi Lain
Sekretaris juga bekerja untuk berkoordinasi dan menjalin hubungan dengan pihak lain. Sebagai contoh, mereka akan menjadi penghubung antara perusahaan dengan organisasi lain untuk kepentingan atau proyek dari perusahaan tersebut.
10. Melakukan Supervisi Terhadap Staf Baru
Pada tugas ini, sekretaris bekerja sama dengan pimpinan staf untuk menerapkan prosedur bagi karyawan baru untuk mengembangkan keterampilan, mengikuti protokol perusahaan, dan mempelajari lingkungan perusahaan secara keseluruhan.
11. Menjawab dan Mengarahkan Panggilan Telepon
Sekretaris sering kali orang pertama yang menerima panggilan telepon, baik dari klien maupun sesama karyawan. Pada panggilan ini, mereka akan menangani panggilan yang masuk untuk kemudian diarahkan kepada orang yang bersangkutan. Selain itu, sekretaris juga harus mampu membedakan antara panggilan mendesak dan yang tidak.
12. Menegakkan Peraturan Perusahaan
Sebuah perusahaan pasti memiliki peraturannya masing-masing. Ternyata, ada peran sekretaris dalam menegakkannya. Mereka umumnya bertindak untuk memastikan segala hal berjalan sesuai peraturan, seperti memeriksa kuorum dalam rapat, memastikan prosedur yang ditetapkan, hingga menjaga dokumen terkait tata kelola perusahaan.
13. Mencatat Hasil Rapat
Seorang sekretaris kerap kali terlibat dalam rapat yang diadakan oleh berbagai departmen perusahaan. Fungsinya utamanya untuk menyusun minutes of meeting atau MOM. Dokumen ini berisi catatan yang merekam poin-poin penting dari suatu rapat. Nantinya, MOM akan disebarkan kepada seluruh anggota yang telah mengikuti pertemuan tersebut.
14. Menjaga Kerahasiaan Suatu Informasi
Sekretaris juga dituntut untuk menjaga informasi sensitif. Biasanya, informasi itu terdapat dalam sebuah berkas rahasia perusahaan. Menangani informasi sensitif merupakan bentuk profesionalisme yang ditunjukkan sebagai seorang sekretaris.
15. Mengelola Agenda
Tugas sekretaris biasanya lekat dengan pengelolaan agenda dari tiap staf, departmen, atau organisasi. Mereka biasanya menjadi contact person untuk permintaan rapat. Setelah menerima permintaan itu, sekretaris akan mengatur waktu yang sesuai untuk semua peserta.
16. Melaksanakan Tugas Khusus Tertentu
Tak menutup kemungkinan apabila sekretaris akan mendapat suatu tugas khusus tergantung pada industri tempat mereka bekerja. Hal ini disebabkan oleh protokol khusus yang dimiliki oleh suatu bidang sehingga sekretaris harus menanganinya dengan benar.
Kemampuan yang Harus Dimiliki Sekretaris
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat diketahui bahwa sekretaris mengemban tugas yang cukup variatif. Dengan begitu, seorang sekretaris harus memiliki skills untuk mendukung pekerjaannya. Berdasarkan Target Jobs, berikut beberapa keahlian yang perlu dipelajari sebagai sekretaris.
- Keterampilan komunikasi untuk membangun hubungan yang baik dengan berbagai pihak
- Kemampuan kerja tim dan individu
- Keahlian organisasi dan manajemen waktu
- Teliti terhadap detail
- Keterampilan negosiasi
- Ketegasan
- Fleksibilitas untuk menghadapi adanya suatu perubahan
- Kebijaksanaan dalam hal diplomasi
- Kemampuan bersikap proaktif dan inisiatif
- Keahlian menggunakan perangkat lunak sebagai penunjang pekerjaan, contohnya Microsoft Office
Baca juga: 9 Cara Membalas Email Panggilan Interview yang Baik dan Benar
Demikianlah penjelasan seputar tugas sekretaris. Tertarik untuk mendalami karier ini? Kamu bisa langsung mencari ribuan lowongan kerja terbaru di bidang sekretaris hanya di Dealls #1 Job Portal Indonesia. Tunggu apalagi? Ayo, segera raih karier impianmu!
Sumber
What Does a Secretary Do? 12 Essential Secretary Duties
Personal Assistant: Who and What Exactly Are They Doing?
