Tidak jarang kita terkadang bingung ketika mendapatkan undangan interview lalu bagaimana caranya membalasnya? Karena takut salah kirim balasan yang bisa berujung ditolak di perusahaan tempat kamu melamar.
Tenang saja disini Dealls akan memberikanmu cara membalas email panggilan interview dengan baik dan benar sehingga memberikan kesan yang positif dan profesional di mata HRD.
Bagaimana cara membalas email panggilan interview?
Kenali terlebih dahulu hal-hal yang perlu kamu perhatikan ketika akan membalas email panggilan interview berikut ini:
Balas Sesegera Mungkin
Segera balas setiap email panggilan interview yang kamu terima. Hal ini memberikan kesan yang sangat positif terhadap HRD, karena kamu akan terlihat sangat serius dan antusias pada posisi yang kamu lamar tersebut. Dan menjadi kandidat yang fast-respon lebih disukai HRD karena mempermudah pekerjaan mereka.
Isi Subjek Email
Jangan lupa untuk mengisi subjek supaya memudahkan HRD menemukan email kamu. Kamu bisa mengisi subjek dengan contoh:
“Konfirmasi Kehadiran Interview (Nama Kandidat), (Posisi)”
Apabila kamu langsung membalas email undangannya dengan me-reply. Kamu tidak perlu menuliskan kembali subjek email-nya.
Ucapkan Salam Pembuka
Berikan salam pembuka pada HRD dengan resmi dan sopan. Kamu bisa menyebutkan nama lengkap perekrut beserta posisinya, atau bisa langsung posisi jabatannya apabila tidak mengetahui nama pengirim email tersebut. Sebagai contoh:
“Yth. Bapak/Ibu (Nama Perekrut & Posisi)”
“Dear, Mr/Ms/Mrs (Nama Perekrut & Posisi)”
“Yth. Bapak/Ibu HRD (Nama Perusahaan)”
“Dear, Mr/Ms/Mrs HRD (Nama Perusahaan)”
Ucapkan Terimakasih Terlebih Dahulu
Setelah salam pembuka, ucapkan terimakasih kepada HRD karena sudah diundang ke tahap interview. Kamu bisa tuliskan kalimat ucapan terimakasih dengan ditambahkan menyebutkan posisi dan perusahaan yang kamu lamar. Seperti contoh:
“Pertama-tama saya ingin mengucapkan terimakasih kepada bapak/ibu HRD karena telah mempertimbangkan lamaran saya pada posisi Marketing di PT. XYZ untuk diproses lebih lanjut ke tahap wawancara”
Berikan Konfirmasi Kehadiran
Agar tidak berkesan bertele-tele, kamu bisa langsung berikan konfirmasi bahwa kamu bisa menghadiri sesi interview tersebut. Seperti contoh:
“...Saya bisa menghadiri sesi interview untuk posisi Marketing di PT. XYZ. Pada jadwal yang sudah diberikan.”
Ajukan Reschedule Jika dirasa Jadwal Kurang Pas
Tidak perlu khawatir kalau jadwal interview yang diberikan tidak pas, kamu bisa mengajukan jadwal alternatif yang bisa didiskusikan kembali dengan HRD. Akan sebelum mengajukan jadwal alternatif kamu perlu mengucapkan permohonan maaf terlebih dahulu karena tidak bisa menghadiri sesi interview pada jadwal yang sudah diberikan. Seperti contoh:
“...Mohon maaf sebelumnya, sangat disayangkan saya tidak bisa hadir di sesi interview pada jadwal yang sudah diberikan, dikarenakan (sebutkan alasan bila perlu). Jika berkenan saya ingin mengajukan jadwal alternatif pada (ajukan jadwal baru), atau bisa mendiskusikannya kembali dan menyesuaikannya dengan ketersediaan waktu Bapak/Ibu. Besar harapan saya bisa menghadiri sesi interview tersebut, semoga Bapak/Ibu berkenan untuk mempertimbangkan jadwal interview kembali.”
Tetap Balas Email Walaupun Tidak Bisa Menghadiri Interview
Tidak jarang ketika mendapatkan email undangan interview, kamu sudah diterima pada perusahaan yang lain. Walaupun kamu tidak bisa atau bahkan tidak ingin menghadiri interview tersebut, kamu tetap perlu membalas email tersebut. Hal ini memberikan kesan bahwa kamu sangat profesional, sopan dan mempermudah pekerjaan HRD karena sudah mengkonfirmasi. Dan tidak menutup kemungkinan di masa yang akan datang kamu akan melamar kembali pada perusahaan tersebut. Seperti contoh:
“...Mohon maaf yang sebesar-besarnya Bapak/Ibu, saya tidak bisa menghadiri sesi interview tersebut dikarenakan (sebutkan alasan kamu bila perlu). Semoga di masa yang akan datang kita bisa melakukan sesi interview lebih lanjut dan mungkin bisa bekerja sama pada PT. XYZ.”
Ucapkan Salam Penutup
Tutup balasan email kamu dengan sopan dan profesional. Kamu juga bisa mengucapkan terimakasih kembali pada bagian ini dan menunjukkan rasa antusias kamu untuk segera melakukan interview dengan perusahaan tersebut.
Jangan Lupa Nama dan Informasi Kontak Di Akhir Email
Walaupun HRD sudah memiliki informasi kontak kamu, dengan mencantumkannya kembali di akhir email akan mempermudah HRD untuk menghubungimu kembali. Kamu bisa menuliskan informasi kontak kamu seperti alamat email, nomor yang terkoneksi ke whatsapp dan nama lengkap kamu
Baca juga: 7 Tips Cara Meminta Reschedule Interview dengan Sopan
Contoh Balasan Email Panggilan Interview
Setelah mengetahui tips dan cara membalasnya, berikut beberapa contoh balasan email panggilan interview yang bisa jadi referensi kamu bahkan bisa kamu copy paste langsung.
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Konfirmasi Kehadiran
Subject: Konfirmasi Kehadiran untuk Wawancara (Nama) (Posisi)
Kepada Yth. [Nama Penanggung Jawab Wawancara],
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan untuk menghadiri wawancara yang telah Anda berikan kepada saya. Saya dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya akan hadir pada wawancara pada [tanggal] pukul [jam] di [lokasi]. Saya sangat antusias untuk bertemu dengan Anda dan tim Anda.
Saya ingin memastikan bahwa saya telah memahami persyaratan yang terkait dengan wawancara ini. Apakah ada dokumen atau informasi tambahan yang harus saya bawa pada hari wawancara?
Sekali lagi, saya ingin menyampaikan apresiasi saya atas kesempatan ini dan saya berharap dapat berkontribusi secara positif pada perbincangan kami.
Saya berharap Anda memiliki hari yang menyenangkan dan saya sangat menantikan pertemuan kami.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Informasi Kontak Anda]
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Konfirmasi Kehadiran Bahasa Inggris
Subject: Confirmation of Attendance for Job Interview (Name) (Posistion)
Dear [HRD Name],
Thank you very much for offering me the opportunity to attend the interview. I am pleased to confirm my attendance for the interview on [date] at [time] at [location]. I am eagerly looking forward to meeting you and your team.
I want to ensure that I have understood any requirements related to this interview. Are there any documents or additional information I should bring on the interview day?
Once again, I would like to express my appreciation for this opportunity and I am hopeful to contribute positively to our conversation.
I hope you have a great day, and I am eagerly looking forward to our meeting.
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Meminta Penjadwalan Ulang
Subject: Permohonan Penjadwalan Ulang Wawancara Kerja
Kepada [Nama Penanggung Jawab Wawancara],
Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini, saya ingin meminta penjadwalan ulang untuk wawancara kerja yang telah direncanakan pada [tanggal] pukul [jam] di [lokasi].
Saya sangat menghargai kesempatan ini namun karena adanya keadaan yang tidak terduga, saya mengalami konflik jadwal yang menghalangi saya untuk menghadiri wawancara pada tanggal yang telah ditetapkan. Saya sungguh memohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan saya harap kita bisa menemukan waktu yang lain yang dapat cocok bagi kedua belah pihak.
Apakah memungkinkan untuk menjadwalkan ulang wawancara untuk tanggal dan waktu yang berbeda? Saya tersedia pada [berikan beberapa tanggal dan jam alternatif yang Anda tersedia].
Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan saya menghargai pengertian dan fleksibilitas Anda dalam mengakomodasi permohonan ini.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangannya. Saya menantikan jawaban dari Anda.
Hormat saya,
[Name]
[Informasi Kontak Anda]
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Meminta Penjadwalan Ulang Bahasa Inggris
Subject: Request for Rescheduling Job Interview (Name) (Position)
Dear [HRD Name],
I hope this email finds you well. I am writing to request a rescheduling of the job interview that was scheduled for [date] at [time] at [location].
Unfortunately, due to unforeseen circumstances, I have encountered a scheduling conflict that conflicts with the previously arranged interview time. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause and I hope we can find an alternative time that works for both parties.
Would it be possible to reschedule the interview for a different date and time? I am available on [provide a few alternative dates and times that you are available].
Once again, I apologize for any inconvenience this may cause and I appreciate your understanding and flexibility in accommodating this request.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Konfirmasi Tidak Bisa Hadir
Subject: Pemberitahuan Ketidakhadiran pada Wawancara Kerja
Kepada [Nama Penanggung Jawab Wawancara],
Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini, namun saya ingin memberitahu bahwa saya tidak akan dapat hadir pada wawancara kerja yang telah direncanakan pada [tanggal] pukul [jam] di [lokasi].
Saya menghargai kesempatan ini, namun karena alasan yang tak terduga, saya tidak dapat memenuhi janji wawancara pada tanggal yang telah ditentukan. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan ini dan memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Terima kasih atas pemahaman Anda. Saya harap Anda dapat menemukan kandidat yang sesuai untuk posisi tersebut. Saya berharap, di masa yang akan datang, akan ada kesempatan lain untuk bisa bekerja sama.
Hormat saya,
[Nama]
[Informasi Kontak Anda]
Contoh Balasan Email Panggilan Interview untuk Konfirmasi Tidak Bisa Hadir Bahasa Inggris
Subject: Notification of Absence for Job Interview
Dear [Interviewer's Name],
I regret to inform you that I will not be able to attend the job interview scheduled for [date] at [time] at [location].
I appreciate the opportunity extended to me, but due to unforeseen circumstances, I am unable to honor the interview appointment as planned. I would like to express my gratitude for the opportunity and apologize for any inconvenience caused.
Thank you for your understanding. I hope you are able to find a suitable candidate for the position. I look forward to the possibility of working together in the future.
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
Itulah tadi 9 tips dan cara membalas email panggilan interview yang bisa langsung kamu praktekan ketika mendapatkan undangan interview. Untuk memperbesar peluang kamu mendapatkan kerja kamu bisa melamar ke 1500+ lowongan kerja terbaru setiap harinya di Dealls Job Portal #1 Indonesia. Tersedia lowongan kerja untuk semua jurusan, fresh graduate dan yang sudah berpengalaman. Yuk lamar sekarang!
