Bayangkan kamu baru saja diterima bekerja di sebuah perusahaan. Saat proses onboarding berlangsung, pihak HR meminta ijazah aslimu untuk disimpan oleh perusahaan selama masa kerja.
Situasi seperti ini sering membuat banyak calon pekerja bertanya-tanya: apakah perusahaan boleh menahan ijazah karyawan?
Pasalnya, praktik penahanan ijazah oleh perusahaan memang sudah lama menjadi isu di dunia kerja Indonesia. Namun, banyak pekerja, terutama fresh graduate, belum memahami apakah hal ini legal, kapan boleh terjadi, dan apa yang bisa dilakukan jika sudah terlanjur.
Nah, lewat artikel ini kamu akan memahami aturan terbaru terkait penahanan ijazah, risiko yang perlu diperhatikan, hingga langkah yang bisa dilakukan jika ijazahmu ditahan oleh perusahaan.
Yuk, simak sampai selesai!
Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan?
Secara umum, perusahaan tidak diperbolehkan menahan ijazah asli maupun dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan kerja.
Pemerintah telah mempertegas aturan tersebut melalui Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja.
Melalui SE Menaker tersebut, pemerintah menegaskan bahwa ijazah merupakan dokumen pribadi milik pekerja sehingga tidak boleh dijadikan alat kontrol maupun jaminan selama hubungan kerja berlangsung.
Beberapa poin penting yang perlu kamu ketahui adalah sebagai berikut:
- Perusahaan tidak boleh mensyaratkan penyerahan ijazah asli sebagai jaminan untuk bekerja.
- Perusahaan tidak boleh menahan ijazah, KTP, paspor, sertifikat kompetensi, akta kelahiran, maupun dokumen pribadi lainnya milik pekerja.
- Ijazah merupakan hak pribadi pekerja yang harus tetap berada dalam penguasaan pemiliknya.
- Praktik penahanan ijazah dapat membatasi kesempatan seseorang untuk mencari pekerjaan lain atau mengurus kebutuhan administrasi yang memerlukan dokumen asli.
- Tidak ada ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 maupun perubahannya (UU Cipta Kerja) yang secara khusus mengizinkan perusahaan menahan ijazah karyawan.
Selain itu, penahanan ijazah juga dinilai bertentangan dengan hak setiap warga negara untuk memperoleh pekerjaan dan penghidupan yang layak sebagaimana diatur dalam Pasal 27 ayat (2) UUD 1945.
Karena itu, jika kamu bertanya apakah perusahaan boleh menahan ijazah, maka jawabannya pada prinsipnya adalah tidak boleh, kecuali dalam kondisi tertentu yang disepakati kedua belah pihak dan memenuhi ketentuan yang berlaku.
Baca Juga: 15 Ciri-Ciri Lowongan Kerja Asli agar Pencari Kerja Tidak Tertipu
Kenapa Perusahaan Menahan Ijazah?
Meski pemerintah telah mengatur larangan tersebut, kasus penahanan ijazah oleh perusahaan masih ditemukan di sejumlah tempat kerja.
Biasanya, ada beberapa alasan yang digunakan perusahaan untuk meminta atau menahan ijazah asli karyawan. Berikut di antaranya:
1. Sebagai Jaminan Agar Karyawan Tidak Resign Lebih Cepat
Beberapa perusahaan menganggap ijazah dapat menjadi alat untuk memastikan karyawan tetap bekerja dalam jangka waktu tertentu.
Mereka khawatir karyawan akan mengundurkan diri setelah mendapatkan pelatihan atau pengalaman kerja.
2. Mengurangi Risiko Pelanggaran Kontrak Kerja
Ada perusahaan yang beranggapan bahwa penahanan ijazah dapat mencegah karyawan melanggar kesepakatan kerja yang telah dibuat.
Padahal, kontrak kerja dan perjanjian yang sah sebenarnya sudah cukup untuk mengatur hubungan kerja antara kedua pihak.
3. Melindungi Aset atau Tanggung Jawab Perusahaan
Pada posisi tertentu, perusahaan terkadang beralasan bahwa pekerja memiliki akses terhadap aset bernilai tinggi.
Karena itu, mereka meminta dokumen pribadi sebagai bentuk jaminan tambahan.
4. Kebiasaan yang Sudah Berlangsung Lama
Tidak sedikit perusahaan yang masih menerapkan kebijakan lama tanpa menyesuaikannya dengan perkembangan regulasi ketenagakerjaan.
Akibatnya, praktik penahanan ijazah terus berlanjut meskipun sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru pemerintah.
Baca Juga: 2 Cara Melaporkan Perusahaan yang Melanggar Aturan, Mudah!
YUK, CARI LOKER YANG LEBIH AMAN DAN TRANSPARAN DI DEALLS!
Apakah Ada Kondisi Tertentu yang Membuat Penahanan Ijazah Diperbolehkan?
Dalam praktik ketenagakerjaan, penahanan atau penyimpanan ijazah hanya dapat terjadi dalam kondisi yang sangat terbatas dan harus memenuhi syarat hukum serta kesepakatan yang jelas antara pekerja dan perusahaan.
Dengan kata lain, hal ini tidak bisa dilakukan secara sepihak atau dijadikan kebijakan umum perusahaan.
Beberapa kondisi yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Jika Ijazah atau Sertifikat Diperoleh dari Pembiayaan Perusahaan
Dalam beberapa kasus, perusahaan membiayai pendidikan, pelatihan, atau sertifikasi karyawan.
Karena ada investasi dari perusahaan, biasanya dibuat kesepakatan khusus terkait ikatan dinas atau kewajiban bekerja dalam jangka waktu tertentu.
Kesepakatan ini bertujuan untuk memastikan adanya keseimbangan antara manfaat yang diberikan perusahaan dan kewajiban yang dijalankan pekerja.
2. Harus Ada Perjanjian Kerja Tertulis yang Disepakati Bersama
Segala bentuk kesepakatan terkait penyerahan atau penyimpanan dokumen hanya dapat dilakukan jika tercantum dalam perjanjian kerja tertulis yang disetujui kedua belah pihak.
Hal ini merujuk pada prinsip kebebasan berkontrak dalam Pasal 1338 KUH Perdata, yang menyatakan bahwa perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak.
3. Bersifat Timbal Balik, Bukan Pemaksaan Sepihak
Kesepakatan tersebut tidak boleh dibuat dalam posisi yang memaksa atau merugikan salah satu pihak.
Artinya, pekerja harus memahami isi perjanjian secara jelas, termasuk hak, kewajiban, serta konsekuensi yang menyertainya sebelum menyetujui.
4. Perusahaan Wajib Menjamin Keamanan Dokumen
Jika dokumen benar-benar disimpan oleh perusahaan berdasarkan kesepakatan yang sah, maka perusahaan memiliki tanggung jawab penuh untuk menjaga keamanannya.
Termasuk memberikan ganti rugi apabila terjadi kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan dokumen.
Meski demikian, penting untuk dipahami bahwa berdasarkan SE Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025, pemerintah tetap menegaskan larangan penahanan ijazah sebagai jaminan kerja dalam kondisi umum.
Artinya, pengecualian di atas bukanlah bentuk kebolehan bebas, melainkan situasi sangat terbatas yang harus benar-benar didasari perjanjian yang sah dan tidak merugikan pekerja.
Baca Juga: Awas Tertipu! Ini Ciri-ciri Penipuan Lowongan Kerja Online
Risiko Menyerahkan Ijazah Asli Kepada Perusahaan
Sebelum menyerahkan ijazah asli kepada perusahaan, penting untuk memahami berbagai risiko yang bisa muncul dalam praktiknya.
Berikut beberapa risiko yang perlu kamu ketahui:
1. Mobilitas Karier Menjadi Terbatas
Salah satu risiko utama adalah kamu akan kesulitan melamar pekerjaan lain jika ijazah masih berada di perusahaan.
Banyak proses rekrutmen yang tetap meminta ijazah asli sebagai dokumen verifikasi. Akibatnya, kamu bisa kehilangan peluang kerja baru meskipun ada kesempatan yang lebih baik.
2. Terjebak di Pekerjaan yang Tidak Sehat
Dalam beberapa kasus, penahanan ijazah membuat pekerja merasa “tidak punya pilihan” selain bertahan.
Bahkan ketika lingkungan kerja tidak ideal atau tidak sesuai ekspektasi, mereka tetap memilih bertahan karena khawatir tidak bisa mengambil ijazahnya kembali.
Situasi ini menciptakan ketidakseimbangan posisi antara perusahaan dan pekerja.
Baca Juga: Apa Itu Job Hugging? Ciri, Penyebab, & Cara Menghindarinya
3. Sulit Melanjutkan Pendidikan atau Pengembangan Diri
Ijazah asli sering dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan, mendaftar beasiswa, atau mengikuti sertifikasi profesi.
Jika dokumen tersebut ditahan, maka akses untuk mengembangkan karier dan pendidikan bisa ikut terhambat.
4. Risiko Kehilangan atau Kerusakan Dokumen
Setiap dokumen fisik memiliki risiko rusak atau hilang, termasuk saat berada di pihak perusahaan.
Walaupun perusahaan bertanggung jawab, proses penggantian dokumen tetap membutuhkan waktu dan prosedur yang tidak sederhana.
5. Tekanan Psikologis dalam Bekerja
Penahanan ijazah juga dapat menimbulkan tekanan psikologis bagi pekerja.
Kekhawatiran terhadap dokumen pribadi yang tidak berada dalam kendali penuh dapat memengaruhi kenyamanan, fokus, dan performa kerja sehari-hari.
6. Potensi Ketentuan Denda atau Penalti yang Memberatkan
Pada beberapa kasus, perusahaan menerapkan aturan internal berupa denda jika karyawan resign sebelum masa tertentu berakhir.
Ketentuan seperti ini dapat semakin memperkuat posisi pekerja yang sulit untuk keluar dari perusahaan.
Baca Juga: Apakah Gaji Pokok Bisa Dipotong? Cek Aturan & Ketentuannya di Sini!
Apa Sanksi bagi Perusahaan yang Menahan Ijazah?
Jika perusahaan tetap menahan ijazah atau menolak mengembalikannya kepada karyawan, ada beberapa sanksi yang dapat dikenakan, di antaranya:
1. Sanksi Pidana Penggelapan (Pasal 374 KUHP)
Perusahaan dapat dikenakan sanksi pidana jika terbukti menahan atau tidak mengembalikan ijazah karyawan tanpa hak, terutama setelah hubungan kerja berakhir.
Tindakan ini dapat dikategorikan sebagai penggelapan dengan ancaman pidana penjara hingga 5 tahun sesuai ketentuan dalam KUHP.
2. Sanksi Administratif dari Pemerintah
Selain jalur pidana, perusahaan juga dapat dikenakan sanksi administratif oleh Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker).
Sanksi ini dapat berupa teguran, pembinaan, hingga tindakan pengawasan lebih lanjut terhadap perusahaan yang melanggar ketentuan ketenagakerjaan.
3. Potensi Perjanjian Kerja Dianggap Tidak Sah
Jika penahanan ijazah dilakukan tanpa dasar hukum yang jelas atau mengandung unsur paksaan, maka klausul dalam perjanjian kerja yang mengatur hal tersebut dapat dianggap tidak sah secara hukum perdata.
Hal ini dapat melemahkan posisi perusahaan dalam sengketa ketenagakerjaan.
Baca Juga: Compliance: Pengertian, Tujuan, & Contohnya di Perusahaan
Apa yang Harus Dilakukan Jika Perusahaan Menahan Ijazah?
Jika kamu mengalami situasi di mana ijazah ditahan oleh perusahaan, penting untuk tetap tenang dan menangani masalah ini melalui langkah yang sesuai prosedur.
Tujuannya adalah agar penyelesaian bisa dilakukan secara jelas, terdokumentasi, dan memiliki dasar yang kuat jika diperlukan tindak lanjut lebih jauh.
Berikut beberapa langkah yang bisa kamu lakukan:
1. Periksa Kembali Kontrak Kerja
Langkah pertama adalah membaca kembali perjanjian kerja yang sudah kamu tanda tangani.
Periksa apakah ada klausul yang menyebutkan tentang penyerahan atau penyimpanan dokumen pribadi, termasuk ijazah.
Hal ini penting untuk mengetahui posisi kamu secara hukum sejak awal.
2. Minta Penjelasan Secara Resmi Kepada HR
Setelah memahami isi kontrak, kamu bisa menghubungi pihak HR atau manajemen perusahaan secara langsung.
Tanyakan alasan ijazah ditahan serta dasar kebijakan yang digunakan perusahaan.
Usahakan komunikasi dilakukan secara profesional agar tetap terdokumentasi dengan baik.
3. Ajukan Permintaan Pengembalian Secara Tertulis
Jika penahanan ijazah tidak memiliki dasar yang jelas, kamu dapat mengajukan permintaan pengembalian dokumen secara tertulis.
Surat atau email resmi akan menjadi bukti penting apabila kasus ini perlu ditindaklanjuti ke tahap berikutnya.
4. Simpan Seluruh Bukti Komunikasi
Pastikan kamu menyimpan semua bentuk komunikasi yang berkaitan dengan penahanan ijazah, seperti email, pesan, atau surat resmi.
Dokumen ini dapat digunakan sebagai bukti jika kamu perlu mengajukan pengaduan atau mediasi ke pihak berwenang.
5. Lapor ke Dinas Ketenagakerjaan
Jika tidak ada respons atau perusahaan tetap menolak, langkah selanjutnya adalah melapor ke Disnaker setempat. Siapkan dokumen pendukung seperti kontrak kerja, bukti komunikasi, dan identitas diri.
Baca Juga: Apa Itu Disnaker? Ini Tujuan, Fungsi, Tugas, dan Layanannya!
Cara Melaporkan Perusahaan yang Menahan Ijazah
Jika upaya komunikasi dengan perusahaan tidak membuahkan hasil, kamu bisa menempuh jalur pelaporan resmi.
Berikut beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk melaporkan perusahaan yang menahan ijazah:
1. Melapor melalui Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker)
Kemnaker menyediakan kanal pengaduan resmi yang bisa diakses secara cepat oleh pekerja.
- WhatsApp resmi Kemnaker: 0811-2424-0808
- Website Lapor Menaker: melalui portal resmi SIAPKERJA Kemnaker
- Call center: (021) 50816000
Kamu bisa menyampaikan kronologi kasus, nama perusahaan, serta bukti pendukung agar laporan dapat segera diproses.
2. Melapor ke Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) setempat
Selain Kemnaker, kamu juga bisa langsung datang ke Disnaker di wilayah perusahaan beroperasi.
- Bawa bukti seperti kontrak kerja, bukti penyerahan ijazah, atau komunikasi dengan HR
- Disnaker dapat memfasilitasi mediasi antara pekerja dan perusahaan
- Dalam beberapa kasus, Disnaker juga dapat melakukan inspeksi ke perusahaan terkait
3. Menggunakan kanal pengaduan nasional (LAPOR!)
Kamu juga bisa memanfaatkan sistem pengaduan publik terintegrasi melalui LAPOR!.
- Akses melalui situs resmi LAPOR!
- Pilih kategori pengaduan “Ketenagakerjaan”
- Masukkan detail kasus dan lampirkan bukti pendukung
Laporan ini akan diteruskan ke instansi yang berwenang untuk ditindaklanjuti.
4. Melapor ke Kepolisian jika ada unsur pidana
Jika ijazah tidak dikembalikan setelah hubungan kerja berakhir, tindakan tersebut dapat berpotensi masuk ke ranah pidana penggelapan.
- Dasar hukum: Pasal 372 KUHP tentang Penggelapan
- Laporan dapat dibuat di Polres atau Polda terdekat melalui SPKT (Sentra Pelayanan Kepolisian Terpadu)
- Sertakan bukti yang menunjukkan adanya penahanan atau penguasaan ijazah tanpa hak
5. Melapor ke Ombudsman RI
Jika pengaduan ke instansi ketenagakerjaan tidak ditindaklanjuti dengan baik, kamu bisa mengajukan laporan ke Ombudsman RI sebagai pengawas pelayanan publik.
- Laporan dapat disampaikan melalui kanal pengaduan resmi Ombudsman
- Sertakan bukti bahwa laporan sebelumnya tidak direspons atau tidak ditangani dengan semestinya
Baca Juga: Apa Itu Bipartit dan Tripartit? Ini Pengertian, Perbedaan, & Contohnya
Tips Memilih Perusahaan yang Profesional dan Tidak Menahan Ijazah
Nah, agar kamu bisa terhindar dari kasus penahanan ijazah oleh perusahaan, penting untuk lebih cermat dalam memilih tempat kerja sejak tahap rekrutmen.
Dengan memahami tanda-tanda perusahaan yang profesional, kamu bisa mengurangi risiko menghadapi praktik yang tidak sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.
Berikut beberapa tips yang bisa kamu perhatikan:
1. Perhatikan Reputasi Perusahaan
Sebelum melamar atau menerima tawaran kerja, cari informasi mengenai reputasi perusahaan terlebih dahulu.
Kamu bisa melihat ulasan karyawan di berbagai platform atau mendengar pengalaman orang yang pernah bekerja di sana.
Reputasi yang baik biasanya mencerminkan budaya kerja yang lebih transparan dan profesional.
2. Cermati Proses Rekrutmen yang Dijalankan
Perusahaan yang profesional umumnya memiliki proses rekrutmen yang jelas, mulai dari tahapan seleksi hingga penawaran kerja.
Jika sejak awal sudah ada permintaan yang tidak wajar, seperti penyerahan dokumen asli tanpa penjelasan yang jelas, kamu perlu lebih berhati-hati.
3. Baca Kontrak Kerja dengan Teliti
Jangan terburu-buru menandatangani kontrak kerja. Pastikan kamu memahami setiap klausul, termasuk yang berkaitan dengan dokumen pribadi, masa kerja, dan konsekuensi jika resign.
Hal ini penting agar kamu tidak terikat pada ketentuan yang merugikan di kemudian hari.
4. Waspadai Permintaan Ijazah Asli Tanpa Dasar Jelas
Jika perusahaan langsung meminta ijazah asli di awal tanpa penjelasan yang transparan, ini bisa menjadi tanda yang perlu diwaspadai.
Perusahaan yang profesional biasanya hanya meminta fotokopi atau verifikasi dokumen, bukan menahan dokumen asli.
5. Pilih Sumber Lowongan Kerja yang Terpercaya
Mencari pekerjaan melalui platform yang kredibel seperti Dealls dapat membantu kamu mendapatkan informasi perusahaan yang lebih jelas.
Hal ini juga membantu meminimalkan risiko bertemu dengan perusahaan yang memiliki praktik tidak transparan.
FAQ Seputar Penahanan Ijazah Karyawan
Setelah memahami aturan, risiko, hingga cara melaporkan penahanan ijazah, mungkin kamu masih punya beberapa pertanyaan yang sering muncul dalam praktiknya. Berikut rangkuman jawaban dari pertanyaan yang paling umum ditanyakan.
1. Apakah perusahaan yang menahan ijazah aman?
Tidak selalu aman. Perusahaan yang menahan ijazah dapat menjadi tanda adanya kebijakan yang tidak sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan, terutama jika tidak ada dasar hukum atau perjanjian tertulis yang jelas.
Sebaiknya kamu tetap berhati-hati dan memastikan kembali isi kontrak kerja sebelum menyetujui penyerahan dokumen pribadi.
2. Bagaimana cara melaporkan perusahaan yang menahan ijazah?
Kamu bisa melaporkan kasus ini melalui beberapa jalur resmi, seperti:
- Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker) melalui WhatsApp atau portal Lapor Menaker
- Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) di wilayah perusahaan
- Kanal pengaduan nasional LAPOR!
- Kepolisian jika terdapat unsur penggelapan
- Ombudsman RI jika pengaduan tidak ditindaklanjuti
Setiap laporan sebaiknya disertai bukti pendukung seperti kontrak kerja atau bukti penyerahan ijazah.
3. Apa sanksi perusahaan yang menahan ijazah?
Perusahaan yang terbukti menahan ijazah tanpa dasar hukum yang sah dapat dikenakan beberapa konsekuensi, seperti:
- Sanksi pidana penggelapan sesuai Pasal 374 KUHP, dengan ancaman pidana penjara
- Sanksi administratif dari Kementerian Ketenagakerjaan berupa teguran hingga pembinaan
- Potensi perjanjian kerja dianggap tidak sah jika terdapat unsur paksaan atau pelanggaran hukum
Dengan demikian, penahanan ijazah dapat berisiko serius bagi perusahaan secara hukum maupun reputasi.
Cari Lowongan Kerja yang Transparan dan Profesional di Dealls!
Setelah memahami aturan terkait penahanan ijazah, kamu jadi tahu bahwa dunia kerja bukan hanya soal mendapatkan pekerjaan, tetapi juga tentang memilih perusahaan yang menjalankan proses rekrutmen secara transparan dan sesuai aturan.
Karena itu, memilih sumber pencarian kerja yang tepat menjadi langkah awal yang tidak kalah penting dalam perjalanan kariermu.
Melalui Dealls, kamu bisa menemukan 100.000+ lowongan kerja terbaru dari 7.000+ perusahaan ternama di berbagai industri di Indonesia.
Platform ini membantu kamu menjelajahi berbagai peluang kerja secara lebih mudah, baik untuk fresh graduate maupun profesional berpengalaman.
Dengan sistem yang terkurasi, kamu bisa mencari lowongan berdasarkan posisi, lokasi, hingga tingkat pengalaman, sehingga proses pencarian kerja menjadi lebih efisien dan relevan dengan kebutuhanmu.
Kamu juga bisa mengakses berbagai fitur pendukung untuk mempersiapkan diri sebelum melamar kerja. Salah satunya adalah AI CV Reviewer, yang membantu kamu mengevaluasi CV agar lebih sesuai dengan standar rekruter dan sistem ATS.
Setelah CV kamu siap, kamu bisa langsung melamar ke berbagai lowongan kerja terbaru dengan lebih percaya diri melalui satu platform yang praktis dan terpercaya.
Yuk, mulai langkah kariermu sekarang. Temukan info loker terdekat, akses berbagai job vacancy, dan persiapkan CV terbaikmu bersama Dealls untuk membuka lebih banyak peluang kerja ke depannya!
Referensi
Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja
UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003
Undang-undang (UU) Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang