Dalam kondisi tertentu, ada kalanya karyawan membutuhkan waktu jeda di luar hak cuti berbayar.
Biasanya ini dilakukan atas alasan pribadi yang mendesak, tetapi jatah cuti tahunannya sudah habis.
Di sinilah konsep unpaid leave atau cuti di luar tanggungan perusahaan sering digunakan di perusahaan.
Namun, sebelum mengajukan cuti ini, kamu perlu memahami hak dan kewajiban yang melekat agar keputusan yang diambil tidak berdampak buruk pada karier.
Untuk itu, mari pahami apa arti unpaid leave, bagaimana prosedur pengajuan, hingga apa saja hak dan kewajiban karyawan selama masa tersebut.
Apa itu Unpaid Leave?
Unpaid leave artinya jenis cuti di mana karyawan mengambil waktu libur dari pekerjaan tanpa menerima gaji selama periode tersebut.
Sebagaimana diketahui, dalam dunia kerja terdapat dua kategori cuti, yaitu paid leave (cuti berbayar) dan unpaid leave (cuti tidak dibayar). Sekilas, berikut perbedaan keduanya:
- Paid leave: Diberikan untuk kondisi tertentu yang telah diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2003, seperti pernikahan anggota keluarga, kematian keluarga inti, cuti melahirkan, dan lainnya. Selama cuti tersebut, karyawan tetap berhak menerima upah.
- Unpaid leave: Berlaku untuk kondisi di luar kategori cuti berbayar tersebut. Jika perusahaan menyetujuinya, maka karyawan tidak mendapat gaji selama periode itu.
Jadi, sebetulnya perusahaan tidak berkewajiban memberikan unpaid leave sebagai cuti di luar cuti tahunan. Namun cuti ini biasanya dapat diajukan jika karyawan telah memenuhi masa kerja tertentu, misalnya telah bekerja setidaknya satu tahun.
Terkait durasi, unpaid leave tidak memiliki batas waktu baku. Lamanya cuti bersifat tentatif dan sangat bergantung pada kesepakatan antara karyawan dan HR.
Dalam banyak kasus, durasinya bisa lebih panjang dari cuti tahunan, selama kedua belah pihak mencapai persetujuan yang jelas sejak awal.
Baca Juga: Peraturan Cuti Bersama bagi Karyawan Swasta sesuai UU Terbaru
Aturan Unpaid Leave
Pada dasarnya, tidak ada undang-undang yang spesifik mengatur tentang unpaid leave di Indonesia.
Meski begitu, bukan berarti cuti ini tidak memiliki dasar hukum sama sekali. Terdapat beberapa ketentuan ketenagakerjaan yang menjadi rujukan terkait aturan unpaid leave, yaitu:
1. Perusahaan Tidak Membayar Cuti
Sesuai prinsip no work, no pay dalam Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan, upah tidak dibayarkan apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan.
Unpaid leave merupakan penerapan resmi dari prinsip ini, di mana karyawan tidak bekerja untuk jangka waktu tertentu dan perusahaan tidak memiliki kewajiban membayar gaji selama periode tersebut.
2. Terdapat Perlindungan dari PHK
Meski bersifat cuti tambahan, karyawan yang sedang menjalani unpaid leave tetap memiliki perlindungan dari PHK sepihak, selama cuti tersebut telah disetujui secara resmi.
Hal ini merujuk pada Pasal 153 ayat (1) huruf g UU Ketenagakerjaan yang melarang pengusaha melakukan PHK dengan alasan pekerja sedang menjalankan hak cuti.
3. Potensi THR Dibayarkan Secara Prorata
Karyawan dengan status PKWTT (karyawan tetap) yang masih memiliki hubungan kerja aktif tetap berhak atas THR meskipun sedang menjalani unpaid leave, sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2016.
Sementara itu, bagi karyawan dengan status PKWT (karyawan kontrak), hak atas THR tetap ada selama masa perjanjian kerja masih berlaku dan belum berakhir.
Namun, apabila unpaid leave menyebabkan upah tidak dibayarkan, maka baik pada PKWTT maupun PKWT, besaran THR dapat dihitung secara prorata, bergantung pada kebijakan perusahaan serta lamanya cuti tidak dibayar yang diambil.
4. Tidak Ada Batasan Durasi Unpaid Leave
Unpaid leave tidak memiliki batasan durasi yang diatur undang-undang. Lamanya cuti sepenuhnya bergantung pada kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.
Namun perlu dicatat, jika durasi unpaid leave terlalu lama, perusahaan memiliki hak untuk menjaga keberlangsungan operasional.
Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat mencari pengganti sementara atau bahkan permanen jika karyawan tidak kembali bekerja sesuai waktu yang disepakati.
5. Iuran BPJS Berpotensi Tidak Dibayarkan
Selama unpaid leave, karyawan tidak menerima gaji sehingga perusahaan pada umumnya tidak wajib membayarkan iuran BPJS, baik BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan.
Agar kepesertaan tetap aktif, karyawan biasanya diminta membayar iuran secara mandiri selama masa cuti.
Ketentuan ini perlu dikonfirmasi sejak awal agar tidak menimbulkan kendala administrasi di kemudian hari.
6. Harus Terdapat Kesepakatan Kedua Belah Pihak
Unpaid leave hanya dapat dijalankan apabila kedua belah pihak mencapai persetujuan yang disepakati bersama.
Kesepakatan ini biasanya mencakup hal seperti alasan pengajuan unpaid leave, durasi cuti yang disetujui, tanggal mulai dan berakhirnya cuti, hingga dampak terhadap gaji, tunjangan, dan fasilitas lainnya.
Persetujuan tersebut sebaiknya dituangkan secara tertulis, karena berfungsi sebagai dasar hukum agar ketidakhadiran karyawan tidak dianggap mangkir.
Baca Juga: 12 Contoh Surat Cuti Kerja untuk Berbagai Situasi & Alasan
Cara Menghitung Unpaid Leave
Hingga saat ini, tidak ada aturan UU yang secara khusus menetapkan rumus perhitungan unpaid leave, sehingga perusahaan memiliki kewenangan untuk menentukan kebijakannya sendiri.
Namun, umumnya cara menghitung unpaid leave adalah:
Gaji Diterima = Gaji Pokok – (Gaji per Hari* × Jumlah Hari Unpaid Leave)
*Keterangan: Gaji per hari biasanya dihitung dari pembagian gaji bulanan dengan jumlah hari kerja dalam satu bulan sesuai kebijakan perusahaan.
Contoh Perhitungan Unpaid Leave
Supaya tidak bingung, mari simak juga contoh perhitungan unpaid leave untuk kasus karyawan berikut:
Seorang karyawan memiliki gaji pokok bulanan sebesar Rp6.000.000. Normalnya, perusahaan tempat ia bekerja menetapkan jumlah hari kerja dalam sebulan sebanyak 20 hari. Ia mengambil unpaid leave selama 3 hari.
Maka:
Gaji per hari = Rp6.000.000 ÷ 20 = Rp300.000
Potongan unpaid leave = 3 × Rp300.000 = Rp900.000
Gaji yang diterima = Rp6.000.000 – Rp900.000 = Rp5.100.000
Artinya, karyawan tersebut hanya menerima gaji sebesar Rp5.100.000 di bulan tersebut akibat mengambil unpaid leave selama 3 hari.
Prosedur Pengajuan Unpaid Leave
Sebelum membahas langkah-langkahnya, perlu dipahami bahwa unpaid leave memiliki risiko, seperti perusahaan berpotensi mencari pengganti jika cuti melewati batas waktu yang disepakati.
Oleh karena itu, agar cuti tetap sah, ada baiknya mengikuti prosedur berikut:
1. Baca Aturan Unpaid Leave di Perusahaan
Pertama, pahami kebijakan unpaid leave yang berlaku, termasuk siapa yang berhak mengajukan, alasan yang diperbolehkan, dan durasi maksimal cuti. Informasi ini biasanya tercantum dalam PP, PKB, atau dapat ditanyakan langsung ke HR.
2. Isi Form Cuti Tertulis Perusahaan
Pengajuan cuti ini wajib dilakukan secara tertulis, baik melalui form yang diisi manual maupun form unpaid leave online melalui sistem HRIS seperti KantorKu HRIS.
Jika melalui KantorKu HRIS, karyawan cukup mengajukan cuti secara online melalui ponsel pribadi. HR tidak perlu menyiapkan formulir cetak atau input dua kali ke sistem.
Sebagai HR, kamu hanya perlu beberapa klik untuk persetujuan cuti. Lebih praktis dan saldo cuti otomatis terpotong.
Pengajuan tertulis ini berfungsi sebagai bukti administratif bahwa ketidakhadiran karyawan dilakukan secara sah.
3. Pilih Waktu yang Tepat
Pastikan cuti unpaid leave diajukan pada waktu yang tidak mengganggu operasional, misalnya saat tidak ada proyek besar atau tanggung jawab krusial yang sedang berjalan.
4. Ajukan dan Dapatkan Persetujuan dari Atasan
Pengajuan unpaid leave harus mendapatkan persetujuan atasan dan HR. Tanpa persetujuan resmi, ketidakhadiran kamu berisiko dianggap mangkir dan dapat berdampak pada status hubungan kerja.
5. Handover Pekerjaan
Sebelum cuti dimulai, lakukan handover pekerjaan kepada rekan tim atau pengganti sementara. Langkah ini berguna memastikan pekerjaan tetap berjalan dan menunjukkan tanggung jawab profesional selama menjalani unpaid leave.
Baca Juga: Cuti Menikah Berapa Lama? Simak Aturan Lengkapnya!
Hak dan Kewajiban Karyawan selama Unpaid Leave
Pelaksanaan unpaid leave karyawan tidak hanya berkaitan dengan penghentian sementara pembayaran gaji, tetapi juga membawa konsekuensi hukum dan administratif bagi karyawan.
Selama masa cuti tidak dibayar, terdapat hak yang tetap melekat serta kewajiban yang harus dipenuhi, seperti:
1. Hak Karyawan selama Unpaid Leave
Meskipun tidak menerima upah selama periode cuti, karyawan tetap memiliki sejumlah hak yang dilindungi selama unpaid leave telah disetujui, yaitu:
- Status Kepegawaian Tetap Berlaku: Selama cuti telah disetujui secara tertulis, ketidakhadiran kamu tidak dapat dianggap sebagai mangkir.
- Perlindungan dari PHK Sepihak: Karyawan berhak mendapatkan perlindungan dari PHK yang dilakukan semata-mata karena menjalankan cuti yang telah diizinkan. Perlindungan ini sejalan dengan larangan PHK karena alasan karyawan sedang cuti.
- Hak atas Tunjangan Hari Raya (THR): Hak atas THR tetap ada selama hubungan kerja belum putus. Namun, besaran THR dapat dihitung secara prorata, tergantung lamanya periode unpaid leave yang diambil.
- Hak untuk Kembali Bekerja: Setelah masa unpaid leave berakhir, kamu berhak kembali bekerja pada posisi semula atau posisi lain yang setara, sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan sejak awal pengajuan cuti.
2. Kewajiban Karyawan selama Unpaid Leave
Selain hak, karyawan juga memiliki kewajiban yang harus dipenuhi agar pelaksanaan unpaid leave tidak menimbulkan risiko hukum maupun gangguan operasional bagi perusahaan, seperti:
- Mengajukan Izin secara Tertulis: Karyawan wajib mengajukan permohonan unpaid leave secara tertulis, biasanya minimal satu bulan sebelum tanggal pelaksanaan.
- Melakukan Handover Pekerjaan: Sebelum cuti dimulai, kamu berkewajiban melakukan serah terima pekerjaan kepada atasan atau rekan kerja yang ditunjuk. Proses handover bertujuan memastikan pekerjaan tetap berjalan dan target tim tidak terganggu.
- Membayar Iuran BPJS secara Mandiri (Jika Diperlukan): Karena selama unpaid leave gaji tidak dibayarkan, umumnya pembayaran BPJS menjadi tanggung jawab pribadi selama masa cuti.
- Mematuhi Ketentuan yang Berlaku: Karyawan wajib mematuhi durasi maksimal unpaid leave dan kembali bekerja tepat waktu.
FAQ Seputar Unpaid Leave
Dalam praktiknya, unpaid leave sering menimbulkan pertanyaan, baik dari sisi karyawan maupun HR. Berikut jawaban dari beberapa pertanyaan yang kerap muncul:
1. Apakah unpaid leave potong gaji?
Ya, unpaid leave akan memotong gajimu. Hal ini karena kamu tidak menjalankan kewajiban kerja, sehingga perusahaan juga tidak memiliki kewajiban untuk membayarkan upah.
2. Apakah perusahaan berhak menolak permohonan unpaid leave?
Ya. Perusahaan memiliki wewenang untuk menolak jika alasan yang diberikan tidak mendesak atau jika ketidakhadiran karyawan tersebut akan sangat mengganggu operasional bisnis perusahaan.
3. Bagaimana status BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan saat menjalani unpaid leave?
Hal ini tergantung kebijakan perusahaan. Namun, karena tidak ada gaji, perusahaan biasanya tidak memotong iuran. Karyawan mungkin diminta membayar iuran secara mandiri atau kepesertaan akan ditangguhkan sementara.
4. Berapa lama durasi maksimal unpaid leave yang bisa diambil?
Tidak ada aturan baku dari pemerintah. Durasi maksimal sepenuhnya ditentukan oleh kebijakan masing-masing perusahaan yang tertuang dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
5. Apakah bisa dipecat saat sedang menjalani unpaid leave?
Selama cuti telah disetujui secara tertulis, perusahaan tidak bisa melakukan PHK sepihak hanya karena kamu mengambil cuti.
Hal ini sesuai dengan Pasal 153 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 yang melarang pengusaha melakukan PHK kepada pekerja dengan alasan tertentu, seperti karena menjalankan hak cuti.
Khawatir Operasional Terganggu karena Understaffed? Saatnya Pasang Loker Gratis untuk Rekrut Tenaga Baru!
Setiap karyawan memiliki hak untuk mengajukan cuti, termasuk unpaid leave. Namun jika kamu khawatir operasional terganggu akibat kekurangan tenaga kerja, ini saatnya rekrut tenaga baru,
Kamu bisa mulai pasang loker gratis di Dealls untuk merekrut tenaga baru. Kenapa di Dealls? Nantinya, loker yang kamu pasang akan otomatis ditampilkan juga di LinkedIn dan Google Job Posts.
Keunikan Dealls ada pada fitur AI ranking system dan built-in ATS. Dengan begitu, setiap CV yang masuk akan otomatis diekstrak datanya, disortir, dan diurutkan sesuai kecocokan dengan kebutuhan posisi.
Jadi, kamu tidak perlu lagi membuka CV satu per satu secara manual. Proses screening menjadi jauh lebih hemat waktu dan tenaga. Tidak heran kalau fitur ini telah dipercaya oleh 7.000+ perusahaan ternama di Indonesia hingga hari ini.
Mau coba pasang loker gratis sekarang? Silakan isi formulir berikut untuk mulai mengunggah lokermu!
Referensi:
What is Unpaid Leave? Definition and Legal Obligation | Clockster