Pernah dengar istilah hand over? Dalam dunia kerja, hand over atau serah terima adalah salah satu proses penting yang sering terjadi, terutama saat ada pergantian peran atau ketika kamu harus meninggalkan pekerjaan sementara waktu.
Namun, banyak yang masih bingung tentang apa itu sebenarnya hand over dan mengapa hal ini begitu penting. Yuk, kita bahas lebih lengkapnya di sini!
Apa Itu Hand Over dalam Pekerjaan?
Dilansir dari Reed, hand over adalah proses serah terima yang dilakukan ketika seorang karyawan akan meninggalkan posisi mereka, baik secara permanen atau sementara.
Umumnya, proses hand over dilakukan dengan mentransfer informasi dan berkas-berkas penting yang selama ini berkaitan dengan posisi yang ditinggalkan tersebut.
Tujuan utama dari hand over adalah memastikan transisi pekerjaan berjalan lancar.
Bayangkan jika kamu harus memulai pekerjaan baru tanpa panduan sama sekali, tentu akan sangat membingungkan, kan?
Dengan hand over, karyawan baru dapat merasa lebih percaya diri karena sudah memiliki panduan yang jelas tentang apa yang harus mereka lakukan.
Selain itu, proses hand over juga membantu menjaga produktivitas tim. Ketika tugas-tugas disampaikan dengan baik, tidak akan ada celah besar yang membuat pekerjaan tim terganggu. Jadi, hand over adalah prosedur yang dilakukan untuk memastikan keberlanjutan kerja tim tetap terjaga.
Baca Juga: Contoh Surat Resign One Month Notice yang Profesional dan Efektif
Mengapa Hand Over Itu Penting?
Dilansir dari Go1, hand over yang baik sering disebut sebagai bagian dari proses offboarding.
Proses ini membantu karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi dengan posisi mereka dan merasa nyaman dengan tugas-tugas yang harus mereka jalankan. Dengan panduan yang lengkap, transisi pekerjaan menjadi lebih mulus.
Tidak hanya membantu karyawan baru, hand over juga memberikan manfaat besar bagi anggota tim lainnya.
Bayangkan jika pekerjaan kamu tiba-tiba dialihkan tanpa informasi yang jelas, seluruh tim bisa terhambat karena waktu dan tenaga harus dihabiskan untuk memahami tugas baru. Dengan hand over yang detail, alur kerja tim akan tetap lancar dan produktivitas pun tetap terjaga.
Selain itu, hand over juga mencerminkan profesionalisme kamu. Ketika kamu meninggalkan posisi dengan memberikan dokumen yang lengkap dan jelas, ini menunjukkan bahwa kamu peduli pada kelangsungan pekerjaan dan rekan-rekan kerja kamu. Ini bisa menjadi nilai tambah untuk reputasi profesional kamu.
Tujuan Hand Over
Berikut adalah beberapa tujuan penting dari hand over yang perlu kamu ketahui:
1. Memastikan Kelangsungan Pekerjaan
Dalam dunia kerja, kelangsungan tugas adalah prioritas utama. Dengan adanya hand over, pekerjaan yang kamu tinggalkan tetap bisa berjalan lancar meskipun sudah ada pergantian peran.
Misalnya, jika kamu sedang mengelola proyek besar, hand over yang baik akan memastikan bahwa proyek tersebut tetap berjalan sesuai rencana tanpa ada kendala yang disebabkan oleh kurangnya informasi.
2. Membantu Adaptasi Karyawan Baru
Hand over membantu karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka lebih cepat. Hal ini sangat penting karena sering kali karyawan baru membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja dan sistem yang digunakan.
Dengan panduan yang jelas, mereka dapat mengurangi waktu adaptasi dan mulai bekerja dengan lebih percaya diri.
3. Menghindari Kesalahan
Kesalahan dalam pekerjaan sering kali terjadi karena kurangnya informasi yang jelas.
Dengan menyusun hand over yang lengkap, kamu membantu mengurangi risiko kesalahan, terutama pada tugas-tugas teknis atau yang melibatkan detail penting. Ini juga memberikan penggantimu panduan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa kebingungan.
4. Menjaga Produktivitas Tim
Ketika tugas-tugas disampaikan dengan jelas, tim tetap bisa bekerja secara efisien tanpa hambatan berarti.
Hand over membantu memastikan bahwa tidak ada jeda dalam alur kerja yang dapat mengganggu produktivitas tim secara keseluruhan. Selain itu, tim juga tidak perlu menghabiskan waktu mencari tahu tugas yang seharusnya sudah diserahkan dengan rapi.
5. Meningkatkan Reputasi Profesional
Menyelesaikan hand over dengan baik menunjukkan bahwa kamu adalah karyawan yang bertanggung jawab dan peduli pada keberlangsungan pekerjaan.
Hal ini memberikan kesan positif pada rekan kerja dan atasan, yang nantinya bisa menjadi nilai tambah jika kamu membutuhkan rekomendasi atau referensi di masa depan.
Baca Juga: 10 Template Email Pamitan Resign Kerja dan Cara Penulisannya
Cara Melakukan Hand Over Pekerjaan
Melakukan hand over yang baik membutuhkan perencanaan dan perhatian pada detail. Dilansir dari Randstad, berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
1. Buat Daftar Tugas Harian
Langkah pertama dalam membuat hand over adalah mencatat semua tugas yang kamu lakukan secara rutin. Jangan lupa untuk menambahkan detail kecil, seperti laporan mingguan atau pengaturan jadwal rapat.
Tugas-tugas kecil ini sering kali dianggap sepele, tetapi sebenarnya sangat penting untuk memastikan alur kerja tetap teratur.
2. Identifikasi Proyek Penting
Selain tugas rutin, pastikan kamu mencantumkan semua proyek besar yang sedang berjalan. Jelaskan prosesnya, siapa saja yang terlibat, serta target berikutnya yang harus dicapai.
Informasi ini akan membantu penggantimu untuk segera mengambil alih proyek tanpa harus memulai dari nol.
3. Siapkan Dokumen Pendukung
Kumpulkan semua file, template, atau dokumen penting yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugasmu. Pastikan dokumen-dokumen ini terorganisir dengan baik, misalnya dalam folder digital yang diberi nama sesuai proyek. Jangan lupa tambahkan panduan penggunaan software atau tools yang biasa kamu gunakan.
4. Jelaskan Alur Kerja
Berikan penjelasan mendetail tentang bagaimana pekerjaan sehari-hari harus dilakukan.
Misalnya, jika kamu sering menggunakan platform tertentu untuk komunikasi tim, jelaskan cara mengakses dan memaksimalkannya. Sertakan juga daftar kontak penting yang sering berhubungan dengan pekerjaanmu, seperti klien atau vendor.
5. Adakan Sesi Diskusi
Jika memungkinkan, jadwalkan waktu untuk bertemu langsung dengan penggantimu. Dalam sesi ini, kamu bisa menjelaskan tugas-tugas secara langsung, menjawab pertanyaan, dan memberikan tips tambahan.
Percakapan langsung seperti ini sering kali lebih efektif daripada hanya memberikan dokumen tertulis karena memberikan kesempatan untuk berdiskusi lebih mendalam.
Contoh Surat Hand Over
Berikut adalah beberapa contoh surat hand over yang dapat kamu jadikan panduan saat kamu berencana resign dan perlu menyerahkan tanggung jawab pekerjaan kepada penggantimu.
Contoh 1
Contoh 2
Hand over adalah proses penting yang memastikan transisi pekerjaan berjalan lancar, baik untuk karyawan baru maupun tim secara keseluruhan.
Dengan dokumen yang lengkap dan jelas, kamu bisa meningkatkan reputasi profesional kamu sebelum meninggalkan pekerjaanmu yang sebelumnya.
Untuk kamu yang sedang mempertimbangkan resign atau beralih ke pekerjaan baru, hand over adalah langkah penting untuk memastikan transisi berjalan lancar.
Kalau kamu sedang mencari peluang baru, yuk gunakan Dealls! Temukan lebih dari 10.000+ lowongan kerja terbaru dari 2000+ perusahaan ternama, atau dapatkan bantuan dari career mentor untuk mempercepat langkahmu meraih karier impian.
Sumber:
The Importance of Handovers for Exiting Employees
Executive Series: How to Prepare a Proper and Smooth Handover
