Contoh improvement di tempat kerja yang berhasil selalu berawal dari kesadaran bahwa stagnasi adalah musuh utama pertumbuhan bisnis.
Kamu pasti tahu bahwa di tengah dinamika bisnis yang serba cepat, improvement atau perbaikan berkelanjutan adalah sebuah kebutuhan esensial agar perusahaan tetap kompetitif.
Oleh karena itu, artikel ini akan memandumu secara mendalam, dari konsep hingga implementasi nyata, dengan fokus khusus pada peningkatan efisiensi proses rekrutmen yang menjadi jantung pertumbuhan perusahaanmu.
Seperti apa penjelasan lengkapnya? Yuk simak sampai akhir.
Apa Itu Improvement di Tempat Kerja?
Secara sederhana, improvement di tempat kerja adalah upaya sistematis dan berkelanjutan yang dilakukan oleh individu, tim, atau organisasi secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja, efisiensi, kualitas, dan/atau kepuasan kerja.
Konsep ini melampaui berakar pada filosofi seperti Kaizen (Jepang: perubahan baik) atau Six Sigma, yang menuntut organisasi untuk selalu mencari dan menghilangkan pemborosan (waste) dan variasi dalam proses bisnis.
Bagi divisi HR, ini berarti perbaikan pada pelatihan atau manajemen kinerja, sekaligus mencakup peningkatan Employee Experience (EX) dan Candidate Experience (CX).
Ketika proses diperbaiki, produktivitas karyawan bisa meningkat 10-25%, angka yang signifikan dalam menekan cost per hire dan meningkatkan Return on Investment (ROI) karyawan.
Langkah Melakukan Improvement di Tempat Kerja
Berikut beberapa langkah melakukan improvement di tempat kerja yang bisa diterapkan agar proses kerja lebih efisien, produktif, dan nyaman:
1. Identifikasi Masalah
Lakukan observasi langsung di lapangan dan kumpulkan feedback jujur dari karyawan mengenai kendala kerja sehari-hari.
Gunakan data konkret (misalnya laporan absensi, output kerja, atau keluhan pelanggan) untuk menemukan akar masalah. Ini memastikan inisiatif improvement berbasis fakta, bukan asumsi.
2. Analisis Proses yang Ada
Pahami alur kerja (workflow) saat ini. Petakan proses menggunakan flowchart atau metode process mapping untuk visualisasi yang jelas.
Identifikasi titik bottleneck, pemborosan (waktu, biaya, tenaga), dan potensi perbaikan. Bagi HR, ini seringkali terjadi di proses screening CV manual atau onboarding yang bertele-tele.
3. Tentukan Prioritas Improvement
Gunakan metode seperti Pareto Analysis (80/20 rule) atau Impact vs Effort Matrix untuk menentukan prioritas. Utamakan perbaikan yang memberikan dampak tertinggi dengan usaha yang paling realistis.
4. Cari Solusi dan Ide Perbaikan
Adakan brainstorming dengan tim lintas fungsi untuk mendapatkan ide segar. Benchmark dengan praktik terbaik di industri sejenis untuk solusi yang teruji.
Gunakan pendekatan Kaizen (perbaikan kecil dan berkelanjutan) atau Lean Six Sigma untuk mencapai efisiensi maksimal dengan menghilangkan variasi dan pemborosan.
5. Implementasi Perubahan
Mulai dari perbaikan kecil yang cepat terlihat hasilnya (quick wins). Komunikasikan perubahan dengan jelas kepada semua karyawan dan pastikan mereka memahami alasannya.
Berikan pelatihan yang terfokus jika perubahan melibatkan tools atau prosedur baru (misalnya, pelatihan penggunaan sistem ATS baru).
6. Monitoring & Evaluasi
Tetapkan KPI (Key Performance Indicator) yang spesifik (misalnya, penurunan Time-to-Hire sebesar 20%) untuk mengukur efektivitas improvement.
Lakukan review secara berkala untuk memastikan perbaikan berjalan sesuai target. Catat apa yang berhasil dan apa yang perlu disesuaikan (iterasi).
Baca Juga: Perbedaan OKR vs KPI dan Contoh Penerapannya di Dunia Kerja
7. Standardisasi
Jika improvement terbukti berhasil dan berkelanjutan, segera buatlah SOP (Standard Operating Procedure) baru yang tertulis dan mudah diakses.
Pastikan seluruh tim mengikuti prosedur yang diperbarui secara konsisten untuk menjaga kualitas dan efisiensi.
8. Budayakan Continuous Improvement
Dorong karyawan untuk aktif memberi ide perbaikan dan melaporkan bottleneck baru. Bangun budaya kerja yang terbuka terhadap perubahan dan gunakan sistem penghargaan untuk ide terbaik agar motivasi Continuous Improvement terus terjaga.
Contoh Improvement di Tempat Kerja yang Detail dan Analitis
Peningkatan di tempat kerja yang efektif haruslah strategis, terukur, dan berdampak langsung pada metrik bisnis.
Berikut adalah 10 contoh improvement di tempat kerja, dengan penekanan pada implementasi praktis dan dampaknya bagi HR:
1. Otomasi Proses Screening Kandidat dengan Applicant Tracking System (ATS)
Saat ini, HR profesional sering kali kewalahan menerima ratusan lamaran per posisi. Tanpa ATS, recruiter mungkin menghabiskan hingga 70% waktu screening mereka pada kandidat yang underqualified. Ini adalah pemborosan waktu yang mahal (waste).
- Pilih ATS yang memiliki fitur AI Parsing yang mampu mengekstrak data dari CV (bukan sekadar keyword matching).
- Integrasikan ATS dengan assessment tools pihak ketiga (misalnya, tes kognitif atau kemampuan teknis). Jika kandidat gagal di tes tahap awal ini, mereka otomatis didiskualifikasi.
Penggunaan ATS Recruitment seperti menggunakan Dealls, dapat mengurangi waktu screening per batch lamaran dari 8 jam menjadi 1-2 jam, serta meningkatkan validitas penilaian awal hingga 40%.
Dengan mengurangi waktu administrasi yang terbuang, tim HR-mu bisa fokus pada aktivitas bernilai tambah tinggi, seperti talent nurturing dan stakeholder management.
Baca Juga: SOP Rekrutmen Karyawan: Contoh & Cara Menyusunnya
2. Peningkatan Employer Branding (EB) Berbasis Nilai Jual Unik (Employee Value Proposition/EVP)
Employer Branding yang kuat dapat memastikan kamu menarik kandidat tepat yang align dengan budaya perusahaan.
Jika perusahaanmu unggul dalam pengembangan karir, cobalah membuat konten tentang kurva pembelajaran (misalnya, infografik career path 2 tahun untuk posisi Associate ke Senior).
Bisa juga untuk mengambil kutipan dari karyawan senior yang bercerita tentang investasi pelatihan yang diterima.
Misalnya,
"Tahun ini, perusahaan mendanai sertifikasi Cloud Architect senilai Rp 20 Juta."
Menurut Gartner yang dikutip dari KPMG, memperkirakan bahwa Employee Value Proposition (EVP) yang kuat memungkinkan organisasi mengurangi premi kompensasi yang diperlukan untuk menarik dan mempertahankan karyawan hingga 50% serta mengurangi tingkat turnover hingga 69%.
Hal ini karena kandidat dan karyawan bersedia menerima gaji sedikit lebih rendah demi nilai dan benefit non-moneter yang ditawarkan oleh perusahaan yang memiliki EVP kuat, seperti keseimbangan kerja-hidup, budaya perusahaan, perkembangan karir, dan lingkungan kerja yang mendukung.
3. Menggunakan Job Platform Spesialis dan Targeted
Job board generalis adalah mass-marketing. Ketika HR mencari talenta spesialis (misalnya, Data Scientist atau Growth Marketing Manager), mass-marketing menghasilkan noise (banyak pelamar tidak relevan).
Dalam hal ini, Dealls menyediakan kanal yang sangat tersegmentasi untuk kamu memposting lowongan kerja dan mencari kandidat terbaik di bidangnya.
Saat pasang loker gratis, kamu akan mendapatkan akses ke pool kandidat yang secara aktif mencari pekerjaan di segmen fresh graduate hingga profesional dan sering kali sudah aware dengan tren industri.
Menggunakan Dealls adalah salah satu improvement di tempat kerja yang memindahkan budget rekrutmenmu dari volume-based ke value-based sourcing.
4. Transformasi Pengalaman Kandidat (Candidate Experience/CX) Pasca-Wawancara
Dalam banyak kasus, sering kali kandidat yang ditolak dibiarkan 'menggantung' tanpa feedback, namun hal ini juga kerap menjadi boomerang sendiri sehingga merusak citra perusahaan.
Dengan mengimplementasikan SLA (Service Level Agreement) internal, nantinya setiap kandidat harus menerima update status dalam 48 jam setelah wawancara.
Bagi kandidat top-tier yang ditolak, kamu bisa coba sediakan brief feedback penolakan yang relevan dan profesional seperti:
"Keahlian teknis Anda kuat, namun kami memilih kandidat dengan pengalaman leadership yang lebih mendalam".
Di pasar rekrutmen yang kompetitif, CX yang buruk dapat menyebabkan kandidat berkualitas tinggi menolak tawaran atau bahkan memposting ulasan negatif di Glassdoor. Peningkatan CX membantu mempertahankan talent pool yang positif.
5. Standardisasi dan Kalibrasi Wawancara Menggunakan Model Wawancara Perilaku Terstruktur
Studi literatur dan riset empiris oleh Huffcutt dan Arthur (1994) yang dikutip ulang dalam artikel recruitingtoolbox, menyatakan bahwa wawancara terstruktur memiliki validitas prediktif yang jauh lebih tinggi dibanding wawancara tidak terstruktur, khususnya dengan pertanyaan situasional dan perilaku (behavioral), yang mencakup metode STAR
Langkah Detail Improvement:
- Buat Rubrik Penilaian untuk setiap kompetensi inti posisi. Rubrik ini harus memiliki skala (misal: 1 = Di bawah Harapan, 5 = Melampaui Harapan) dengan deskripsi yang jelas.
- Wajibkan setiap interviewer mencatat jawaban kandidat dan skor mereka sebelum bertemu tim lain (unconscious bias).
- Lakukan Sesi Kalibrasi antar interviewer setelah serangkaian wawancara untuk menyamakan persepsi skor.
6. Implementasi Analisis Prediktif (Predictive Analytics) untuk Mitigasi Turnover
Kemudian, contoh improvement di tempat kerja yang lainnya adalah dengan membuat model regresi logistik sederhana menggunakan data HRIS untuk memprediksi probabilitas turnover.
Beberapa contoh variabel yang dianalisis di antaranya:
- Kesenjangan gaji dibandingkan rata-rata pasar.
- Skor eNPS terakhir.
- Jarak tempuh ke kantor (jika on-site).
- Durasi tidak adanya promosi/kenaikan gaji (stagnasi).
Contoh Kasus: Jika model memprediksi 30 karyawan di divisi Sales memiliki probabilitas resign >75% dalam 6 bulan ke depan, HR dapat:
- Melakukan Check-in 1-on-1 yang lebih sering.
- Menawarkan paket retensi spesifik (misal: Retention Bonus atau Fast-Track Training).
Mencegah turnover seorang mid-level engineer bisa menghemat biaya rekrutmen dan pelatihan ulang yang setara 6-9 bulan gaji karyawan tersebut.
7. Integrasi Microlearning dan On-Demand Training
Pelatihan 3 hari yang padat sering kali memiliki retention rate yang rendah. Oleh karena itu, alihkan materi training ke Microlearning (video pendek 5-10 menit) yang dapat diakses melalui LMS (Learning Management System) kapan saja (on-demand).
Mengutip dari eLearning Industry, mereka menyebutkan bahwa microlearning dapat meningkatkan retensi pengetahuan sebesar 18% sampai 22% dalam beberapa studi internasional, serta meningkatkan keterlibatan peserta pelatihan hingga 50% dibanding metode tradisional
8. Peningkatan Operational Excellence Paperless
Contoh improvement di tempat kerja yang lainnya adalah meningkatkan operational excellence seperti prosedur paperless sebagai suatu bentuk efisiensi.
Beberapa hal yang bisa dicapai dari dijalankannya prosedur paperless yaitu:
- Mengurus dokumen fisik (kontrak, cuti, klaim) memakan waktu dan rentan hilang (waste).
- Solusi Digital Spesifik:
- Terapkan Tanda Tangan Digital Tersertifikasi (e-Signature) untuk semua kontrak kerja dan dokumen internal.
- Gunakan HRIS seperti KantorKu HRIS untuk pengajuan cuti dan klaim reimburse.
Dalam sebuah penjelasan di Ask, menyebutkan bahwa perusahaan yang beralih ke dokumentasi digital dapat mengurangi penggunaan kertas hingga 90%, menghemat biaya operasional yang signifikan, serta mempercepat alur kerja dokumen sehingga proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari bisa dipangkas menjadi menit.
9. Desain Ulang Ruang Kerja dan Kebijakan WFH Berdasarkan Data Utilization
Selanjutnya adalah memastikan bahwa investasi pada kantor memberikan ROI yang optimal. Sebab, banyak kantor kini kelebihan kapasitas di hari tertentu dan kosong di hari lain.
Cara Improvement Berbasis Data:
- Gunakan sensor utilization untuk memetakan hari dan jam tersibuk di kantor.
- Jika data menunjukkan hari Rabu adalah hari paling ramai (80% kehadiran), sedangkan hari Jumat hanya 20%, maka: tetapkan hari Rabu sebagai hari wajib on-site dan hari Jumat sebagai hari opsional remote.
Bentuk peraturan ruang kerja seperti ini dapat mengurangi biaya sewa/operasional, sekaligus memberikan fleksibilitas terstruktur kepada karyawan.
Dengan begitu, perusahaan secara langsung dapat meningkatkan Employee Experience dan potensi mendapatkan kandidat terbaik yang mencari work-life balance.
Baca Juga: Apa Itu WFH? Ini 8 Tips Bekerja dari Rumah
10. Menerapkan Skema Gaji dan Benefit Kompetitif
Gaji yang outdated sering kali adalah penyebab turnover yang melambung tinggi. Dalam hal ini, HR harus lebih proaktif untuk membandingkan kompensasi (total reward) secara rutin.
Langkah Konkret Improvement:
- Berlangganan laporan survei gaji industri (misalnya, Mercer atau Korn Ferry) dan refresh data benchmarking setidaknya dua kali setahun.
- Improve pada benefit kesehatan (misal, coverage yang lebih luas), kesejahteraan mental (akses ke psikolog), atau dana pengembangan karir.
Baca Juga: Human Capital Management (HCM): Arti, Fungsi, & Tugasnya
Ingin Tingkatkan Proses Rekrutmen Karyawan agar Lebih Efisien? Pasang Loker di Dealls!
Setelah kamu merencanakan semua improvement di atas, langkah selanjutnya yang paling berdampak dan mudah diimplementasikan adalah memilih mitra sourcing yang tepat.
Dealls adalah improvement tool yang wajib kamu adopsi dan manfaatkan dalam perekrutan kandidatmu.
Dealls hadir sebagai solusi all-in-one untuk merevolusi rekrutmen dan pengelolaan karyawanmu, terbukti dipercaya oleh 2.000+ Perusahaan Ternama Indonesia.
Dealls dapat menghilangkan noise dan memberikanmu akses langsung ke talent pool yang sudah terfilter dan siap kerja, mulai dari fresh graduate berpotensi hingga profesional yang expert di bidangnya.
Improvement yang Dealls tawarkan secara langsung:
- Peningkatan Relevancy Rate: Kamu tak perlu lagi membuang waktu menyaring lamaran yang tidak memenuhi kualifikasi dasar.
- Penurunan Time-to-Fill: Karena kandidat kami aktif mencari peluang dan fit dengan kualifikasi, proses rekrutmenmu jadi lebih cepat.
- Penguatan EB yang Spesifik: Job posting di Dealls menjangkau kandidat yang menghargai peluang di perusahaan yang pro-pertumbuhan.
Ini adalah improvement paling strategis yang bisa kamu lakukan untuk proses rekrutmen. Dealls menjamin harga murah se-Indonesia!
- Screening CV Otomatis Menggunakan AI: Filter kandidat 4.7x lebih cepat dan 2x lebih cepat dengan fitur AI Matching.
- Akses Unlimited Talent Search: Temukan dan kelola kandidat dari talent pool yang berfokus pada fresh graduate hingga profesional.
- Integrasi Otomatis ke LinkedIn: Nikmati unlimited free job post ke LinkedIn untuk memperluas jangkauan sourcing tanpa biaya tambahan.
- Built-in ATS: Kelola funnel rekrutmen, kirim email & test otomatis, dan dapatkan Laporan Analisis Rekrutmen Lengkap untuk pengambilan keputusan berbasis data.
Klaim 12 hari free trial untuk akses ke fitur premium, tanpa komitmen. Sudah siap merevolusi proses HR perusahaanmu?
Pasang Loker Gratis Sekarang!
Sumber:
Ask. The Shift to a Paperless Office: Essential Statistics You Need to Know.
eLearning Industry. Microlearning Statistics, Facts And Trends For 2025.
KPMG. An EVP that Delivers is Vital for Human Capital Management.
Recruitingtoolbox. Validity of Interviewing and Selection Methods.
