Inventaris merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen bisnis, baik itu untuk perusahaan besar maupun usaha kecil.
Mengelola inventaris dengan efektif dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh kekurangan atau kelebihan stok.
Dalam artikel ini, Dealls membahas apa itu inventaris, jenis-jenisnya, serta cara efektif mengelola dan menghindari kesalahan umum dalam pengelolaannya. Dengan memahami hal-hal ini, kamu bisa menjaga kelancaran operasional dan mengoptimalkan sumber daya yang ada di perusahaanmu, lho. Yuk, simak!
Baca Juga: Apa Itu Wholesale? Fungsi, Jenis, dan Keuntungannya untuk Bisnis
Apa Itu Inventaris?
Inventaris adalah daftar atau catatan yang mencakup semua aset, barang, atau peralatan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, organisasi, atau individu.
Inventaris biasanya digunakan untuk mengelola, mengawasi, dan memastikan bahwa barang atau aset tersebut tersedia, terawat, dan berfungsi sesuai kebutuhan.
Menurut Investopedia, inventaris (inventory) mengacu pada bahan mentah yang digunakan dalam produksi, barang setengah jadi (work-in-progress), dan barang jadi yang siap untuk dijual.
Inventaris merupakan salah satu aset terpenting bagi sebuah perusahaan karena perputaran inventaris menjadi sumber utama pendapatan dan laba bagi para pemegang saham. Inventaris juga termasuk dalam kategori aset lancar pada neraca perusahaan.
Dalam konteks bisnis, inventaris meliputi berbagai item seperti peralatan kantor, bahan baku, produk jadi, atau aset tetap lainnya. Inventaris memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan, mengelola anggaran dengan efisien, serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi aset.
Baca Juga: Apa Itu Vendor? Pahami Jenis dan Bedanya dengan Supplier
Tujuan dan Manfaat Inventaris
Dengan inventaris yang dikelola secara sistematis, perusahaan dapat memastikan operasional berjalan lancar, menghindari kerugian, dan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah beberapa tujuan dan manfaat inventaris.
Tujuan Inventaris
1. Pengelolaan Aset yang Efektif
Inventaris bertujuan untuk memantau dan mengatur penggunaan barang atau aset secara efisien agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok.
2. Mendukung Proses Produksi
Dalam dunia bisnis, inventaris memastikan bahwa bahan baku dan barang setengah jadi selalu tersedia untuk kelancaran proses produksi.
3. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Data inventaris membantu perusahaan membuat keputusan strategis, seperti penyesuaian produksi, pembelian barang, atau penjualan stok.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi
Inventaris membantu memastikan perusahaan mematuhi aturan terkait pelaporan aset dan pengelolaan keuangan sesuai standar akuntansi.
Manfaat Inventaris
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan inventaris yang terkelola baik, perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu dalam proses produksi atau pengiriman barang kepada pelanggan.
2. Meminimalkan Risiko Kehilangan
Inventarisasi membantu perusahaan melacak barang atau aset sehingga dapat mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan.
3. Mendukung Perencanaan Anggaran
Data inventaris memberikan gambaran jelas tentang kebutuhan perusahaan, sehingga mempermudah dalam menyusun anggaran yang tepat.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manajemen inventaris yang baik memastikan ketersediaan produk bagi pelanggan, sehingga dapat meningkatkan pengalaman mereka dan membangun loyalitas.
5. Mengurangi Biaya Operasional
Dengan memantau jumlah stok secara optimal, perusahaan dapat menghindari biaya tambahan akibat penyimpanan barang berlebih atau kekurangan bahan baku.
Jenis-Jenis Inventaris
Pengelolaan inventaris merupakan aspek penting dalam operasional bisnis. Dengan memahami jenis-jenis inventaris, perusahaan dapat merancang strategi penyimpanan dan distribusi yang efektif. Berikut adalah penjelasan berbagai jenis inventaris dilansir dari Zoro.
1. Bahan Baku (Raw Materials)
Bahan baku adalah material dasar yang digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan produk akhir.
Di sektor manufaktur, bahan baku bisa berasal dari pemasok eksternal atau hasil sampingan dari proses produksi. Misalnya, pabrik roti menggunakan tepung, gula, dan telur sebagai bahan baku untuk membuat adonan.
Manajemen bahan baku yang baik memastikan produksi tidak terhenti karena kekurangan material. Selain itu, bahan baku juga memengaruhi kualitas akhir produk yang dihasilkan.
2. Barang Setengah Jadi (Work in Progress)
Barang setengah jadi adalah produk yang berada di tengah proses produksi. Ini mencakup barang yang telah melalui beberapa tahap pengolahan tetapi belum sepenuhnya siap untuk dijual.
Contohnya, di pabrik kue, adonan yang telah dibentuk, tetapi belum dipanggang dianggap sebagai barang setengah jadi. Tahap ini sering melibatkan pemeriksaan kualitas untuk memastikan produk dapat diproses lebih lanjut.
3. Barang Jadi (Finished Goods)
Barang jadi adalah produk akhir yang telah melewati semua tahap produksi dan pemeriksaan kualitas, siap untuk dijual atau didistribusikan ke konsumen.
Contoh barang jadi adalah paket kue yang sudah dikemas dan siap dipasarkan di toko. Stok barang jadi harus dikelola dengan baik untuk memastikan ketersediaannya sesuai permintaan pasar tanpa menumpuk terlalu banyak di gudang.
4. Inventaris Pemeliharaan dan Operasional (MRO – Maintenance, Repair, and Operating Supplies)
Jenis inventaris ini meliputi barang-barang yang mendukung aktivitas produksi secara tidak langsung. Meskipun tidak menjadi bagian dari produk akhir, inventaris ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional.
Contoh MRO adalah seragam pekerja, atau alat pemadam api. Pengelolaan MRO yang baik memastikan peralatan dan mesin tetap berfungsi optimal, sehingga mengurangi risiko gangguan produksi.
5. Inventaris Cadangan (Buffer Inventory)
Inventaris cadangan disimpan sebagai antisipasi terhadap gangguan tak terduga, seperti lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman.
Misalnya, pabrik elektronik menyimpan komponen tambahan untuk menghadapi peningkatan pesanan saat musim liburan. Dengan adanya buffer inventory, perusahaan dapat menjaga operasional tetap berjalan meskipun ada perubahan mendadak di pasar.
6. Inventaris Siklus (Cycle Inventory)
Inventaris siklus adalah stok barang yang dipesan secara rutin dalam jumlah tertentu untuk mendukung produksi atau operasional.
Sebagai contoh, restoran memesan sayuran segar setiap hari untuk kebutuhan masakan. Pola pemesanan yang teratur ini mempermudah perusahaan dalam merencanakan pengadaan dan penyimpanan.
7. Inventaris Pengganti (Decoupling Inventory)
Inventaris pengganti digunakan untuk mengantisipasi gangguan dalam proses produksi. Ketika salah satu mesin mengalami kerusakan, stok ini dapat digunakan untuk menjaga kelancaran proses.
Contohnya, di pabrik kue, cetakan adonan disimpan sebagai cadangan jika mesin pembentuk mengalami masalah. Dengan cara ini, produksi tidak terhenti meskipun ada kendala teknis.
8. Inventaris Transit (Transit Inventory)
Transit inventory mencakup barang yang sedang dalam perjalanan dari satu lokasi ke lokasi lain. Ini bisa berupa bahan baku yang dikirim ke pabrik atau barang jadi yang dikirim ke toko.
Sebagai contoh, produk elektronik yang dikirim dari gudang pusat ke toko-toko cabang termasuk dalam inventaris transit. Manajemen yang baik memastikan pengiriman tepat waktu sehingga tidak mengganggu rantai pasokan.
Baca Juga: Apa Itu Staff Purchasing? Tugas, Tanggung Jawab, dan Gajinya
Perbedaan Inventaris dan Stok
Inventaris dan stok sering kali dianggap sama, tetapi keduanya sebenarnya memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Meskipun keduanya terkait dengan barang yang dimiliki oleh perusahaan, mereka memiliki fungsi dan sifat yang berbeda.
Inventaris merujuk pada semua aset yang dimiliki perusahaan yang digunakan dalam operasional, seperti peralatan kantor, kendaraan, atau mesin produksi. Barang-barang ini lebih bersifat jangka panjang dan tidak cepat habis pakai.
Misalnya, komputer yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan administratif atau mesin yang digunakan untuk memproduksi barang. Dalam laporan keuangan, inventaris termasuk sebagai aset tetap yang digunakan dalam jangka panjang.
Di sisi lain, stok lebih merujuk pada barang yang disimpan dengan tujuan dijual atau digunakan dalam proses produksi.
Contohnya adalah bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang siap dijual. Stok memiliki sifat yang lebih jangka pendek karena barang-barang ini akan habis digunakan atau dijual dalam waktu tertentu. Dalam laporan keuangan, stok tercatat sebagai aset lancar, karena nilainya akan segera berputar melalui proses produksi atau penjualan.
Secara singkat, perbedaan utama antara inventaris dan stok terletak pada fokus, sifat, dan fungsinya. Inventaris lebih terkait dengan alat dan fasilitas yang digunakan untuk mendukung operasional bisnis, sementara stok berhubungan langsung dengan kegiatan produksi dan penjualan.
Baca Juga: Service Crew Adalah: Tugas, Gaji, dan Skill yang Wajib Dimiliki
Langkah-Langkah Membuat Inventaris
Membuat inventaris adalah proses penting untuk mencatat, mengelola, dan memantau aset perusahaan secara efektif. Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Identifikasi Barang yang Akan Dicatat
Langkah pertama adalah menentukan barang atau aset yang perlu dimasukkan dalam inventaris.
Ini bisa mencakup barang-barang fisik seperti peralatan kerja, stok bahan baku, barang jadi, atau bahkan barang operasional seperti alat tulis kantor.
2. Lakukan Pendataan Barang
Setiap barang yang akan diinventarisasi perlu didata secara rinci. Informasi yang biasanya dicatat meliputi:
- nama barang
- jumlah barang
- kondisi barang (baik, rusak, atau usang)
- lokasi penyimpanan
- tanggal pembelian atau pengadaan
3. Gunakan Sistem Penomoran atau Kode Barang
Untuk mempermudah identifikasi, berikan nomor unik atau kode pada setiap barang. Sistem ini membantu dalam pencarian dan pengelolaan barang, terutama untuk aset dalam jumlah besar.
Contoh:
- kode “BM001” untuk barang berupa bahan baku jenis gula.
- kode “PT100” untuk peralatan teknis seperti printer.
4. Pilih Alat atau Sistem Pengelolaan Inventaris
Inventaris dapat dikelola secara manual menggunakan buku catatan atau spreadsheet. Namun, untuk jumlah barang yang lebih besar, sebaiknya gunakan software manajemen inventaris.
Keuntungan menggunakan software:
- proses pencatatan dan pencarian lebih cepat.
- dapat memantau stok secara real-time.
- mengurangi risiko kesalahan manusia (human error).
5. Lakukan Pengecekan dan Verifikasi Barang
Setelah semua barang tercatat, lakukan pengecekan fisik untuk memastikan data sesuai dengan kondisi barang sebenarnya.
Langkah ini juga berguna untuk mengidentifikasi barang yang hilang, rusak, atau tidak layak digunakan.
6. Tetapkan Jadwal Pemeliharaan Inventaris
Untuk menjaga keakuratan inventaris, jadwalkan pemeliharaan rutin. Pemeliharaan ini mencakup:
- memperbarui data barang yang masuk dan keluar.
- menambah barang baru ke daftar inventaris.
- menghapus barang yang sudah tidak digunakan.
7. Laporkan Hasil Inventaris Secara Berkala
Terakhir, hasil inventaris perlu dilaporkan kepada manajemen atau pihak terkait.
Laporan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi aset perusahaan dan membantu pengambilan keputusan.
Format laporan yang biasanya disertakan:
- daftar barang lengkap dengan jumlah dan kondisinya.
- barang yang membutuhkan perbaikan atau penggantian.
- barang yang hilang atau tidak ditemukan saat pengecekan.
Baca Juga: Admin Gudang: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill, Kualifikasi, dan Gaji
Cara Mengelola Inventaris
Mengelola inventaris dengan baik adalah kunci keberhasilan operasional perusahaan. Dengan pengelolaan yang efektif, kamu dapat memantau aset, mengontrol biaya, dan memastikan kelancaran aktivitas bisnis. Berikut langkah-langkah penting dalam mengelola inventaris.
1. Gunakan Sistem Manajemen Inventaris
Menggunakan software manajemen inventaris dapat membantu mencatat dan memantau stok secara real-time.
Sistem ini memudahkan pengelolaan inventaris dengan memberikan laporan akurat tentang stok yang tersedia, stok yang hampir habis, hingga tren penggunaan barang.
Dengan sistem ini, kesalahan manual dapat diminimalkan, dan kamu bisa membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
2. Terapkan Metode FIFO atau LIFO
Dalam pengelolaan inventaris, metode FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out) sering digunakan untuk menentukan alur penggunaan stok.
FIFO berarti barang yang pertama masuk harus digunakan atau dijual terlebih dahulu, cocok untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa.
Sedangkan LIFO lebih sesuai untuk barang non-perishable, seperti bahan bangunan. Memilih metode yang tepat akan membantu memaksimalkan efisiensi dan mengurangi potensi kerugian.
3. Perbarui Catatan Stok Secara Berkala
Pencatatan stok yang konsisten sangat penting dalam manajemen inventaris.
Setiap barang yang masuk dan keluar harus segera dicatat agar tidak ada data yang hilang atau salah.
Dengan mencatat secara rutin, kamu dapat memastikan stok yang tercatat sesuai dengan kondisi sebenarnya, sekaligus mempermudah identifikasi masalah seperti barang hilang atau rusak.
4. Tetapkan Kategori dan Kode Barang
Mengelompokkan barang berdasarkan kategori tertentu dapat membuat pengelolaan lebih terstruktur.
Misalnya, bahan baku, barang jadi, dan peralatan operasional dikelompokkan ke dalam kategori masing-masing.
Selain itu, setiap barang dapat diberi kode unik untuk memudahkan pelacakan dan pencarian. Dengan cara ini, pengelolaan barang di gudang menjadi lebih efisien dan terorganisir.
5. Kelola Stok Minimum (Safety Stock)
Stok minimum adalah jumlah barang yang harus selalu tersedia untuk mengantisipasi permintaan mendadak atau keterlambatan pengiriman.
Dengan menetapkan batas minimum, kamu dapat memastikan operasional tetap berjalan lancar tanpa kekurangan stok.
Jika jumlah barang mendekati batas ini, segera lakukan pengadaan untuk menghindari gangguan operasional.
6. Lakukan Audit Inventaris Secara Rutin
Audit inventaris membantu memverifikasi apakah catatan stok sesuai dengan kondisi fisik barang.
Misalnya, barang yang hilang, rusak, atau tidak digunakan dapat segera diidentifikasi dan ditangani.
Audit ini juga membantu mencegah kesalahan dalam pencatatan. Untuk barang yang sering digunakan, audit dapat dilakukan secara bulanan, sedangkan barang yang jarang bergerak bisa diaudit setiap tiga atau enam bulan.
7. Optimalkan Ruang Penyimpanan
Penempatan barang yang terorganisir di ruang penyimpanan memudahkan akses dan menghemat waktu.
Barang dapat dikelompokkan berdasarkan kategori atau frekuensi penggunaannya.
Ruang penyimpanan yang bersih, rapi, dan terawat juga membantu mencegah kerusakan barang, sekaligus meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok.
8. Libatkan Tim yang Kompeten
Manajemen inventaris memerlukan orang-orang yang paham proses kerja dan detail pengelolaan barang.
Pastikan tim yang mengelola inventaris memiliki keterampilan yang dibutuhkan, seperti ketelitian, kemampuan analisis, dan pemahaman teknologi pendukung.
9. Analisis Data Inventaris secara Rutin
Data inventaris dapat memberikan gambaran tentang pola permintaan barang, tren penggunaan, dan potensi perbaikan dalam pengelolaan stok.
Misalnya, kamu dapat menganalisis barang mana yang paling sering digunakan atau mana yang jarang bergerak.
Dengan analisis ini, kamu dapat mengoptimalkan pengadaan barang, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.
Baca Juga: Staff Operasional Adalah: Tugas, Skill, Gaji, dan Kualifikasinya
Kesalahan Umum dalam Mengelola Inventaris yang Harus Dihindari
Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh banyak perusahaan dalam pengelolaan inventaris yang dapat berdampak negatif pada operasi bisnis. Berikut adalah kesalahan-kesalahan tersebut dan mengapa kamu perlu menghindarinya.
1. Pencatatan yang Tidak Akurat
Kesalahan pencatatan inventaris sering terjadi, baik dalam bentuk angka yang tidak sesuai atau kelalaian dalam mencatat transaksi barang.
Ketidakakuratan ini bisa mengarah pada kesalahan dalam penghitungan stok, yang pada gilirannya dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan barang.
Untuk menghindarinya, pastikan kamu menggunakan sistem pencatatan yang tepat dan terperinci, serta melakukan pemeriksaan rutin.
2. Tidak Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris yang Efektif
Tanpa sistem manajemen inventaris yang baik, pengelolaan stok bisa menjadi sangat sulit dan rawan kesalahan.
Banyak perusahaan yang masih mengandalkan cara manual atau spreadsheet, yang mudah untuk tertinggal atau salah hitung.
Menggunakan software manajemen inventaris akan membantu memantau stok secara real-time dan mengurangi risiko kesalahan.
3. Kelebihan Stok (Overstocking)
Meskipun terdengar seperti tindakan yang aman, memiliki stok yang berlebihan dapat berbahaya, lho.
Hal ini bisa menyebabkan pemborosan sumber daya dan ruang penyimpanan, serta meningkatkan biaya penyimpanan.
Untuk menghindari overstocking, pastikan kamu memahami tren permintaan dan menggunakan sistem reorder point untuk menjaga jumlah stok pada tingkat optimal.
4. Kekurangan Stok (Stockouts)
Di sisi lain, kekurangan stok juga merupakan masalah yang sering terjadi jika tidak ada pengelolaan yang baik.
Kekurangan stok dapat menyebabkan kehilangan peluang penjualan dan merusak reputasi perusahaan di mata pelanggan.
Untuk menghindarinya, penting untuk memantau stok secara berkala dan melakukan pemesanan ulang barang tepat waktu.
5. Tidak Melakukan Inventarisasi Secara Berkala
Mengabaikan pentingnya inventarisasi secara berkala bisa membuat kamu kehilangan kontrol atas stok yang ada.
Tanpa inventarisasi yang rutin, kamu bisa saja tidak menyadari ada barang yang hilang, rusak, atau kadaluwarsa.
Inventarisasi yang teratur memastikan kamu selalu mengetahui jumlah barang yang ada dan kondisi barang tersebut.
6. Tidak Mengelompokkan Barang dengan Tepat
Jika barang tidak dikelompokkan dengan jelas dan terorganisir, proses pencarian dan pengambilan barang akan menjadi lebih sulit dan memakan waktu.
Hal ini juga dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pemesanan atau pengeluaran barang.
Mengelompokkan inventaris berdasarkan kategori yang tepat akan mempermudah pengelolaan dan mempercepat proses operasional.
7. Tidak Memperbarui Catatan Secara Real-Time
Ketika transaksi pembelian atau penjualan barang tidak langsung diperbarui dalam catatan inventaris, ini bisa menciptakan ketidaksesuaian antara stok yang ada di lapangan dan data yang tercatat.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa catatan inventaris selalu diperbarui segera setelah ada transaksi, baik itu pembelian, penjualan, atau pemindahan barang.
8. Mengabaikan Kondisi Barang
Salah satu kesalahan yang sering diabaikan adalah tidak memeriksa kondisi barang dalam inventaris.
Barang yang rusak atau kadaluwarsa seringkali tidak tercatat dengan benar dan bisa berisiko menurunkan kualitas layanan.
Pastikan untuk memeriksa dan merawat barang secara teratur agar selalu dalam kondisi baik.
Sekian penjelasan mengenai cara mengelola inventaris dengan baik, mulai dari pemahaman jenis-jenis inventaris hingga tips menghindari kesalahan umum dalam pengelolaannya. Semoga informasi ini membantu kamu untuk lebih memahami pentingnya manajemen inventaris yang efektif dalam menjaga kelancaran operasional bisnis.
Butuh bimbingan lebih lanjut dalam merencanakan karier? Manfaatkan program mentoring dari career mentor profesional yang siap membantu merancang langkah kariermu. Dapatkan arahan yang tepat dari ahlinya!
Jika kamu tertarik untuk menemukan peluang pekerjaan, di Dealls terdapat lebih dari 2.000 lowongan kerja terbaru yang dapat kamu jelajahi. Dengan fitur priority slot, kamu bisa melihat transparansi gaji dari perusahaan-perusahaan ternama di Indonesia!
Jangan lupa, gunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk mengoptimalkan agar CV kamu sesuai dengan posisi yang diinginkan. Pastikan CV kamu lebih unggul daripada kandidat sainganmu!
Ayo, capai karier impianmu lebih mudah bersama Dealls!
Sumber:
