2 Contoh Surat PHK Karena Mangkir untuk Karyawan Bermasalah!

Karyawan sering mangkir dari kerjaan, lalu kamu kebingungan seperti apa contoh surat PHK karyawan karena mangkir yang sesuai standar profesional?

Surat PHK karyawan umumnya biasa diberikan kepada mereka yang melanggar beberapa ketentuan perusahaan, atau bisa juga karena alasan mendesak dari perusahaan itu sendiri.

Khusus untuk surat PHK pada karyawan kamu yang bermasalah, perusahaan biasanya akan memberikan beberapa peringatan terlebih dahulu secara berkala, sebelum akhirnya mengambil tindakan pemutusan kerja.

Namun meski begitu, masih banyak dari perusahaan tersebut yang ternyata belum begitu paham atau justru kesulitan ketika ingin membuat surat PHK karyawannya.

Jadi sebenarnya, seperti apa contoh surat PHK karyawan bermasalah yang baik dan benar sesuai standar profesional saat ini?

Kalau kamu penasaran seperti apa contohnya, yuk kita simak artikel ini sampai habis ya!

Apa itu Surat PHK?

Surat Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah suatu surat resmi yang berisi informasi terkait pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan.

Meski begitu, perusahaan juga tidak boleh melakukan PHK kepada karyawannya secara sembarangan, tanpa melalui proses dan aturan yang berlaku.

Melalui surat PHK, perusahaan berhak untuk mengakhiri kerjasama dan menuntaskannya sesuai peraturan yang berlaku antara kedua belah pihak.

Khusus di Indonesia sendiri, peraturan terkait PHK diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Jadi, semua kegiatan terkait PHK sudah diatur secara hukum yang sah.

Peraturan PHK di Indonesia

Penjelasan terkait Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sebenarnya telah terlampir pada Peraturan Pemerintah (PP) No 35 Tahun 2021 dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Menurut Peraturan Pemerintah (PP) No 35 Tahun 2021, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara Pekerja, Buruh, dan Pengusaha.

Ketika perusahaan kamu ingin mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan, perlu diingat bahwa setiap karyawan tersebut berhak mendapat pesangonnya sesuai yang diatur dalam Undang-Undang.

Seperti yang tertera dalam UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 156 ayat (1), yaitu berbunyi:

“Dalam hal terjadi pemutusan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima”

Namun sekarang pertanyaannya, bagaimana dengan contoh surat PHK untuk karyawan yang mangkir?

Syarat PHK karena Mangkir agar Sah Secara Hukum

Berbeda dengan keputusan PHK karena efisiensi perusahaan dan sejenisnya, PHK juga bisa dilakukan kepada karyawan kamu secara sah, apabila memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

1. Karyawan Mangkir Lebih dari 5 Hari

Syarat melakukan PHK karena mangkir yang pertama adalah ketika karyawan dinyatakan mangkir/menghilang/tidak dapat dihubungi selama 5 hari berturut-turut bahkan lebih.

PHK karena mangkir

Aturan terkait karyawan mangkir selama 5 hari berturut-turut telah tercantum dalam UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 168 ayat (1).

Oleh karena itu, kamu perlu memastikan terlebih dahulu karyawan yang akan dikenakan surat PHK tersebut apakah telah mangkir selama 5 hari atau belum.

Karena jika belum, maka surat PHK tersebut tidak sah secara hukum.

2. Karyawan Mangkir Tanpa Alasan dan Bukti yang Jelas

Selanjutnya kamu juga perlu memastikan bukti-bukti terkait yang dapat menjelaskan bahwa karyawan tersebut telah mangkir dari perusahaan.

Seperti misalnya absensi yang kosong, pesan yang tidak dibalas, atau bukti lain yang relevan dan valid.

Terkait absensi yang kosong, sebenarnya bisnis kamu bisa lebih memaksimalkannya lagi dengan menggunakan software attendance otomatis dan mudah seperti KantorKu.

Dengan begitu, karyawan kamu bisa dengan mudah melakukan absen melalui aplikasi, dan perusahaan pun juga dapat mereviewnya secara lebih cepat dan transparan.

Dengan menggunakan software KantorKu, kamu bisa menyimpan bukti-bukti terkait bahwa karyawan tersebut memang sudah mangkir selama 5 hari berturut-turut.

3. Memberikan Surat Peringatan (SP)

Apabila ingin mengirimkan surat PHK karena mangkir, sebelumnya pastikan terlebih dahulu bahwa kamu sudah memberikannya panggilan resmi secara tertulis, yaitu berupa Surat Peringatan (SP) sebanyak 2 kali.

Jika dalam 2 peringatan tersebut karyawan masih mangkir dan tidak membalas, kamu bisa kembali mengirimkan Surat Peringatan yang ketiga kalinya.

Setelah itu, surat PHK karyawan bisa segera diproses kepada yang bersangkutan.

4. Tidak Melanggar Hak Pekerja

Satu lagi syarat yang perlu dicatat terkait PHK karyawan bermasalah yang mangkir adalah dengan tidak melanggar hak-hak pekerja.

Hak pekerja di sini mencakup apakah gaji bulan-bulan sebelumnya telah dibayarkan dan apakah kewajiban perusahaan sesuai kontrak sudah dipenuhi.

Setelah itu, ciptakan mediasi terlebih dahulu kepada mereka tentang alasannya mangkir atau ingin berhenti dari perusahaan.

Tahapan HR Sebelum Mengeluarkan Surat PHK karena Mangkir

Setelah mengetahui syarat-syarat PHK karyawan mangkir, kamu sebagai pemilik perusahaan atau seorang HR juga perlu melakukan beberapa tahapan penting sebelum melakukan PHK.

Beberapa tahapan yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Mencatat Kehadiran Absensi Karyawan

Tahapan pertama adalah mencatat absensi karyawan secara berkala dan pastikan data yang kamu valid.

Jika ada karyawan yang tidak masuk selama 5 hari berturut-turut, simpan bukti absensinya sebagai dasar tindakan lebih lanjut.

Untuk mempermudah proses ini, kamu bisa menggunakan software HRIS KantorKu yang dapat mencatat dan memantau absensi serta performa karyawan secara online, cepat, dan akurat.

2. Memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1, SP2, dan SP3)

Selanjutnya, apabila karyawan kamu tetap mangkir atau melanggar ketentuan dari perusahaan, kamu bisa mengirimkannya Surat Peringatan (SP1 - SP3).

Jenis Surat Peringatan (SP) ini memiliki urgensi dan tingkatannya masing-masing, karena semakin lama hal ini akan semakin serius dan berakibat pada pemutusan kerja.

3. Memberikan Kesempatan dan Mediasi kepada Karyawan untuk Menjelaskan

Apabila karyawan memang mangkir, perusahaan perlu untuk memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk menjelaskan mengenai alasannya mangkir.

Paling tidak, upaya untuk mediasi dan komunikasi dengan karyawan wajib dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang berlaku.

Hal ini dilakukan untuk mencegah pemutusan kerja secara sepihak, yaitu tanpa mendengar terlebih dahulu alasan dari karyawan.

Karena jika dilakukan tanpa tahapan yang jelas dan karyawan menerima PHK, mereka berhak untuk menuntut dan melaporkan secara sah kepada instansi terkait.

4. Menyusun Surat PHK

Apabila semua tahapannya sudah dilalui, selanjutnya adalah untuk menyusun surat PHK sesuai format yang umumnya berlaku di Indonesia.

Surat PHK sebaiknya disusun secara jelas dengan menampilkan beberapa poin penting di dalamnya seperti:

Identitas yang terlibat
Alasan PHK
Tanggal berakhirnya hubungan kerja
Hak dan kewajiban.

Secara sederhana, hal tersebut wajib ada di dalam surat PHK karena karyawan mangkir, bermasalah, ataupun jenis kebutuhan lainnya.

Struktur Surat PHK karena Mangkir

Untuk mengetahui lebih jelas lagi berbagai struktur surat PHK karena mangkir, sebaiknya kamu perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

1. Format Surat yang Profesional

Buatlah surat PHK yang profesional dan memiliki beberapa atribut penting yang tersemat di dalamnya.

Beberapa atribut yang membuat surat tersebut menjadi formal, profesional, dan terlihat resmi adalah berikut ini:

Kop Surat: Berisi informasi pengirim berupa nama perusahaan, alamat, logo, dan kontak.
Nomor Surat: Menyertakan nomor surat resmi perusahaan dan runut.
Perihal: Jelaskan maksud dan tujuan dari isi surat seperti “Surat Pemutusan Hubungan Kerja”
Tanggal Surat: Sertakan tanggal, bulan, dan tahun saat surat tersebut dibuat.
Penerima: Berisi nama lengkap dan jabatan karyawan yang dituju.

2. Perhatikan Isi Surat

Isi surat PHK harus menjelaskan detail terkait pesan yang ingin disampaikan kepada karyawan tertuju. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam isi tersebut adalah:

Pernyataan Resmi/Pembuka: Berisi salam pembuka secara resmi dan maksud utama dari isi suratnya yaitu pemutusan hubungan kerja.
Alasan PHK: Jelaskan alasan yang valid mengapa karyawan tersebut menerima surat PHK, apakah karena mangkir, melakukan pelanggaran, dll.
Tanggal Efektif: Sertakan kapan tanggal efektif hubungan kerja tersebut berakhir.
Hak dan Kewajiban: Jelaskan detail hak dan kewajiban yang didapat oleh karyawan.
Penutup: Berikan salam penutup seperti terima kasih atau tanda tangan pihak terkait seperti HR.

3. Gunakan Bahasa dan Etika yang Baik

Kemudian hal terakhir yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat PHK adalah terkait penggunaan bahasa dan etika pengirimannya.

Kamu bisa menggunakan bahasa yang formal dan profesional agar dapat dimengerti dan bersifat resmi, serta etika pengirimannya juga harus tetap sesuai aturan.

Perlu diingat, kamu juga sebaiknya harus memperhatikan waktu pengiriman seperti jam atau hari saat surat itu dikirimkan.

Perhatikan hal-hal di bawah ini:

Sebaiknya: Hari Selasa–Kamis
Waktu Terbaik: Pukul 10:00–14:00
Hindari: Hari Libur dan Akhir Pekan

Contoh Surat PHK karena Mangkir

Agar kamu tidak kebingungan seperti apa format contoh surat PHK karyawan baik karena mangkir ataupun bermasalah, sebaiknya lihat dan download contoh berikut ini:

1. Contoh Surat PHK Karena Mangkir

[Download Contoh Surat PHK karena Mangkir]

2. Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah

[Kop Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

[Perihal]
[Nomor]
[Tanggal]
Kepada Yth,
[Nama Karyawan]
Jabatan: Staff Gudang
Alamat: Jl. Merpati No. 45, Jakarta Timur
Sehubungan dengan pelanggaran disiplin kerja yang telah Anda lakukan, yaitu melanggar ketentuan tata tertib perusahaan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Perusahaan dan Kode Etik Karyawan, di antaranya:
Menggunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi tanpa izin,
Pelanggaran tersebut telah diklarifikasi melalui pemanggilan dan pemberian Surat Peringatan I (7 Juni), II (10 Juni), dan III (13 Juni). Namun, Anda tidak menunjukkan perubahan perilaku maupun itikad baik.
Dengan dasar tersebut dan mengacu pada Pasal 158 dan 161 Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, kami memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja (PHK) terhitung mulai tanggal 24 Juni 2025.
Hak-hak Anda yang akan diberikan:
Uang penggantian hak (jika ada),
Dokumen BPJS Ketenagakerjaan.
Dimohon untuk segera menyelesaikan administrasi akhir ke bagian HRD dalam waktu 3 hari kerja sejak surat ini diterima.
Demikian surat ini disampaikan, terima kasih atas waktu dan kontribusi Anda selama ini
Hormat kami,
[Nama Perusahaan/HRD]

Hak Karyawan dalam PHK karena Mangkir

Walaupun karyawan mangkir dari pekerjaan selama 5 hari berturut-turut, mereka tetap memiliki hak yang wajib diberikan oleh perusahaan sebagaimana sesuai peraturan yang berlaku.

Melalui UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 168 ayat (3), karyawan yang mangkir berhak mendapatkan beberapa haknya seperti uang pisah dan uang penggantian hak.

UU No 13 Tahun 2003 Hak Karyawan Mangkir.webp

Adapun hak karyawan yang dilakukan Pemutusan Kerja (PHK) karena mangkir adalah sebagai berikut:

1. Uang Pisah

Uang pisah adalah hak yang bisa diberikan kepada karyawan yang di-PHK karena alasan tertentu, salah satunya karena mangkir selama 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah, meskipun sudah dipanggil dua kali secara patut oleh perusahaan.

Meskipun tidak dijelaskan secara rinci dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, uang pisah diatur melalui Pasal 158, 162, dan 168. Dalam kasus PHK karena mangkir, karyawan tetap berhak atas uang pisah selama posisinya tidak mewakili kepentingan langsung pengusaha (bukan jabatan strategis).

Besaran dan mekanisme pemberian uang pisah ditentukan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB), sehingga bisa berbeda di tiap perusahaan.

2. Uang Penggantian Hak

Uang Penggantian Hak (UPH) adalah kompensasi yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang di-PHK, sebagai pengganti hak-hak karyawan yang belum terpenuhi selama masa kerja.

UPH adalah salah satu dari tiga komponen utama kompensasi PHK, bersama dengan:

Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
Biaya atau ongkos pulang untuk Pekerja/Buruh dan keluarganya ke tempat dimana Pekerja/Buruh diterima bekerja
Hal-hal lain yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, dan Perjanjian Kerjasama

Tips HR Menghindari PHK karena Karyawan Mangkir

Agar perusahaan kamu terhindar dari berbagai konflik saat PHK karena mangkir, penting untuk HR dalam memperhatikan beberapa hal berikut, seperti:

1. Pantau Absensi Karyawan Secara Berkala

Langkah pertama, kamu bisa memantaunya melalui absensi secara otomatis seperti memakai KantoKu.

Dengan memantaunya secara real time tanpa campur tangan manual, kamu bisa lebih mudah untuk mengetahui bagaimana pola absensi dari setiap karyawan yang ada.

Apabila ada tanda-tanda dalam 2-3 hari absennya telat atau tidak masuk tanpa kabar, kamu bisa coba melakukan pengecekan melalui anggota staff terkait.

2. Berikan Sanksi atau Konsekuensi yang Tegas

Kemudian kamu juga bisa memberikan sanksi ataupun konsekuensi yang cukup tegas apabila kejadian seperti mangkir tersebut kembali terulang pada karyawan lain.

Caranya bisa bervariasi, silakan sesuaikan dengan budaya dan kebijakan dari perusahaan kamu masing-masing ya!

3. Tinjau Ulang Kebijakan/Sistem Perusahaan

Salah satu penyebab karyawan mangkir mungkin karena sistem dan kebijakan perusahaan cukup memberatkan bagi karyawan.

Sebaiknya coba tinjau ulang bagaimana sistem, budaya, dan kebijakan perusahaan dapat mempengaruhi tingkat kebahagiaan dan kenyamanan karyawan kamu.

Sebab, hal ini juga penting untuk ikut diperhatikan agar kasus serupa tidak selalu berulang di perusahaanmu.

Capek Karyawan Sering Mangkir? Atasi Masalah Absensi Pakai HRIS KantorKu & Rekrut Karyawan Terbaik dengan Dealls!

Salah satu cara untuk menghindari adanya karyawan mangkir adalah dengan memaksimalkan rekrutmen yang selektif dan pemanfaatan software HRIS terbaik di bidangnya.

Perusahaanmu bisa coba pasang loker secara gratis melalui Dealls.com untuk mengkurasi dan mencari kandidat karyawan terbaik, real time dan mudah digunakan.

Selain itu, untuk menunjang aktivitas perusahaan seperti absensi, payroll, reimbursement, bahkan performance review karyawan, kamu bisa coba pakai KantorKu!

Gimana? Setelah membaca ini semoga tidak bingung lagi ya terkait contoh surat PHK untuk karyawan mangkir seperti apa.

Kalau kamu tertarik untuk pasang lowongan kerja di Dealls dan menggunakan HRIS KantorKu agar lebih efisien, yuk isi form berikut dan tunggu sampai tim kami menghubungimu ya!

Semoga bermanfaat!