Di dunia kerja, ada kalanya karyawan melakukan pelanggaran yang memerlukan tindakan tegas dari perusahaan. Salah satu cara perusahaan menangani hal ini adalah dengan memberikan surat peringatan, yang terbagi menjadi tiga tahap: SP1, SP2, dan SP3. Masing-masing surat memiliki tingkat keseriusan yang berbeda, dan biasanya diberikan secara bertahap sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai contoh surat peringatan yang mungkin kamu temui di tempat kerja dan bagaimana fungsinya untuk menjaga kedisiplinan. Simak selengkapnya!
Apa Itu Surat Peringatan?
Surat peringatan adalah teguran tertulis dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan karena melanggar aturan atau tidak memenuhi standar kinerja. Surat peringatan pertama atau SP1 biasanya diberikan untuk pelanggaran ringan dan lebih bertujuan sebagai pengingat agar karyawan bisa memperbaiki perilakunya.
Jika tidak ada perubahan, maka perusahaan bisa melanjutkan dengan memberikan SP2 dan SP3, yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK) jika pelanggaran terus berlanjut.
Aturan Surat Peringatan Menurut Undang-Undang
Menurut Hukum Online, Proses pemberian surat peringatan sudah diatur dalam Pasal 81 angka 42 Perppu Cipta Kerja yang memuat baru Pasal 154A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan. Perusahaan tidak bisa sembarangan memutuskan hubungan kerja tanpa melalui tahapan peringatan. Surat peringatan pertama menjadi langkah awal sebelum tindakan yang lebih tegas seperti pemotongan insentif atau bahkan PHK dilakukan.
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
SP1 merupakan teguran pertama yang diberikan kepada karyawan. Biasanya, tidak ada sanksi berat yang disertakan dalam SP1. Tujuannya adalah untuk memberi kesempatan kepada karyawan memperbaiki diri. Berikut beberapa contoh situasi yang bisa mengakibatkan pemberian SP1:
1. Contoh Surat Peringatan Pertama karena Mengabaikan Tugas
Jika karyawan tidak menjalankan tugas sesuai dengan arahan, maka perusahaan berhak memberikan SP1 sebagai peringatan. Berikut adalah contoh surat peringatan pertama yang bisa kamu unduh disini:
2. Contoh Surat Peringatan Pertama karena Keterlambatan Terus-menerus
Karyawan yang sering datang terlambat tanpa alasan yang jelas bisa menerima surat peringatan pertama. Berikut contoh surat peringatan pertama yang bisa kamu unduh disini:
3. Contoh Surat Peringatan Pertama Tidak Hadir Tanpa Pemberitahuan
Karyawan yang absen tanpa pemberitahuan juga bisa mendapatkan SP1. Berikut contoh surat peringatan pertama yang bisa kamu unduh disini:
4. Contoh Surat Peringatan Pertama Penyalahgunaan Fasilitas Perusahaan
Penyalahgunaan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi selama jam kerja bisa berujung pada SP1. Berikut contoh surat peringatan pertama yang bisa kamu unduh disini:
5. Contoh Surat Peringatan Pertama Karyawan dengan Kinerja yang Menurun
Jika karyawan tidak menunjukkan kinerja yang diharapkan, SP1 dapat diberikan sebagai bentuk pembinaan. Berikut contoh surat peringatan pertama unduh disini:
Baca juga: 15 Contoh Surat Keterangan Kerja Beserta Formatnya
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
SP2 diberikan jika karyawan tidak memperbaiki pelanggaran yang telah diingatkan melalui SP1. Berikut beberapa situasi yang dapat menyebabkan SP2:
1. Contoh Surat Peringatan Kedua Karyawan Mengulangi Ketidakhadiran Tanpa Pemberitahuan
Karyawan yang masih absen tanpa izin setelah menerima SP1 berisiko mendapatkan SP2. Berikut contoh surat peringatan kedua yang bisa kamu unduh disini:
2. Contoh Surat Peringatan Kedua Karyawan Terlambat Berkali-kali
Setelah SP1 Keterlambatan yang terus berlanjut setelah pemberian SP1 bisa mengakibatkan SP2. Berikut contoh surat peringatan kedua yang bisa kamu unduh disini:
3. Contoh Surat Peringatan Kedua Pelanggaran Kebijakan Perusahaan
Jika kebijakan perusahaan dilanggar secara berulang, maka SP2 bisa diterbitkan. Berikut contoh surat peringatan kedua yang bisa kamu unduh disini:
4. Contoh Surat Peringatan Kedua dengan Sanksi Pemotongan Insentif
Dalam beberapa kasus, SP2 bisa disertai dengan pemotongan insentif karyawan. Berikut contoh surat peringatan kedua yang bisa kamu unduh disini:
5. Contoh Surat Peringatan Kedua Karyawan dengan Kinerja Tidak Profesional
Jika kinerja buruk tetap berlanjut setelah SP1, SP2 bisa diberikan untuk memberikan teguran lebih tegas. Berikut contoh surat peringatan kedua yang bisa kamu unduh disini:
Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)
SP3 adalah peringatan terakhir sebelum tindakan lebih serius seperti pemutusan hubungan kerja dilakukan. SP3 biasanya dikeluarkan setelah pelanggaran berat atau berulang yang tidak diperbaiki. Berikut beberapa contoh situasi yang bisa berujung pada SP3:
1. Contoh Surat Peringatan Ketiga Pemecatan karena Bolos Terus-menerus
Jika karyawan tetap bolos meski sudah mendapat SP1 dan SP2, SP3 bisa disertai dengan pemecatan. Berikut contoh surat peringatan ketiga yang bisa kamu unduh disini:
2. Contoh Surat Peringatan Ketiga Menolak Instruksi Atasan
Penolakan terhadap arahan atasan yang terjadi berulang kali dapat menyebabkan pemberian SP3. Berikut contoh surat peringatan ketiga yang bisa kamu unduh disini:
3. Contoh Surat Peringatan Ketiga Pelanggaran Aturan Perusahaan yang Berulang
Karyawan yang terus-menerus melanggar aturan perusahaan setelah menerima SP1 dan SP2 berisiko mendapat SP3. Berikut contoh surat peringatan ketiga yang bisa kamu unduh disini:
4. Contoh Surat Peringatan Ketiga Penyalahgunaan Fasilitas yang Terus Berulang
Penyalahgunaan fasilitas perusahaan yang dilakukan secara berulang bisa berujung pada SP3. Berikut contoh surat peringatan ketiga yang bisa kamu unduh disini:
5. Contoh Surat Peringatan Ketiga Pelanggaran Berat yang Berujung pada Pemecatan
Untuk pelanggaran serius, SP3 biasanya langsung diikuti dengan pemutusan hubungan kerja. Berikut contoh surat peringatan ketiga yang bisa kamu unduh disini:
Fungsi Surat Peringatan Karyawan
Surat peringatan (SP) memiliki peran penting dalam menjaga disiplin kerja dan memastikan karyawan tetap mematuhi aturan yang berlaku di perusahaan. Tidak hanya sekadar teguran, surat peringatan memiliki beberapa fungsi yang lebih mendalam. Berikut ini penjelasan lebih detail mengenai fungsi surat peringatan:
Sebagai Teguran Resmi
Surat peringatan adalah bentuk komunikasi formal dari perusahaan kepada karyawan. Dalam surat ini, perusahaan secara jelas menunjukkan bahwa perilaku atau kinerja karyawan sudah tidak sesuai dengan standar yang diharapkan. Ini merupakan langkah awal yang resmi untuk memberikan peringatan kepada karyawan, sehingga mereka memahami keseriusan masalah tersebut.
Selain itu, teguran tertulis ini memberikan kejelasan tentang apa yang salah, kapan hal tersebut terjadi, dan bagaimana karyawan diharapkan untuk memperbaikinya. Dengan adanya dokumen resmi ini, perusahaan memperlihatkan bahwa pelanggaran yang terjadi telah tercatat secara jelas dan akan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Sebagai Bukti Pelanggaran
Surat peringatan berfungsi sebagai catatan formal atas pelanggaran yang telah dilakukan oleh karyawan. Jika ada kasus yang berlanjut atau karyawan mengulangi kesalahan yang sama, surat peringatan bisa menjadi bukti penting. Ini sangat membantu perusahaan dalam menghadapi potensi konflik di masa depan, terutama jika sampai terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).
Selain itu, keberadaan surat ini membantu perusahaan menunjukkan bahwa mereka telah menjalankan proses peringatan secara bertahap dan adil sebelum mengambil tindakan lebih lanjut. Dokumen tersebut bisa digunakan dalam audit internal atau jika diperlukan sebagai bukti di pengadilan tenaga kerja.
Bahan Pertimbangan Tindakan Disipliner
Ketika karyawan melakukan pelanggaran secara berulang, surat peringatan yang telah diberikan sebelumnya menjadi dasar pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah disipliner yang lebih tegas. Langkah-langkah ini bisa mencakup pemotongan bonus, pengurangan tunjangan, hingga pemutusan hubungan kerja.
Surat peringatan yang didokumentasikan dengan baik akan memudahkan perusahaan dalam menunjukkan riwayat pelanggaran dan memberikan dasar kuat bagi keputusan yang diambil. Ini juga membantu karyawan untuk lebih memahami proses penegakan disiplin yang berlaku di perusahaan.
Pencegahan Pelanggaran di Masa Depan
Surat peringatan diharapkan mampu mendorong karyawan untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan. Dengan adanya surat peringatan, karyawan tahu bahwa perusahaan mengawasi tindakannya secara serius, sehingga mereka lebih termotivasi untuk memperbaiki diri.
Peringatan ini juga berfungsi sebagai sinyal bagi karyawan lain bahwa perusahaan tidak akan mentolerir pelanggaran tertentu. Ketika karyawan melihat bahwa peringatan resmi diberikan kepada rekan mereka, hal ini bisa menciptakan efek pencegahan, mendorong semua karyawan untuk lebih disiplin dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
Baca juga: 6 Contoh Surat PHK Karyawan serta Alasannya
Format Surat Peringatan Kerja
Setiap surat peringatan harus memiliki format yang formal dan terstruktur. Biasanya surat peringatan berisi elemen-elemen seperti:
- Kop surat perusahaan
- Nomor surat dan tanggal
- Identitas karyawan yang diberi peringatan
- Penjelasan pelanggaran yang dilakukan
- Tanda tangan pemberi surat
Dengan memahami berbagai contoh surat peringatan, kamu bisa lebih siap jika menghadapi situasi ini di tempat kerja. Ingat, surat peringatan adalah kesempatan untuk memperbaiki diri dan meningkatkan kinerja. Kamu bisa meningkatkan kinerja melalui Mentoring Gratis dari Dealls yang akan membimbing kamu bersama mentor yang sudah berpengalaman di bidangnya, lho!
Sumber:
Dismissal Letter Template and Writing Guide for HR - personio
5 Termination Letter Templates (+ Tips to Handle Dismissals) - folksrh
