Pernah mendengar surat PHK karyawan? Secara singkat, PHK merupakan keputusan pengakhiran hubungan kerja antara bisnis dengan karyawannya.
Perusahaan mungkin akan menerapkan pemutusan hubungan kerja (PHK) atau melakukan pemecatan karyawan karena beberapa alasan.
Nah, walaupun PHK suka dibicarakan menjadi kabar yang tidak diinginkan, seorang HRD harus melakukannya dengan etika tertentu dan cara yang profesional agar hubungan karyawan dengan perusahaan tetap berjalan dengan baik.
Dalam prosesnya, ada hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan PHK ini, salah satunya adalah menyiapkan surat PHK karyawan.
Di bawah ini, Dealls akan membahas rincian tentang surat PHK karyawan, termasuk pengertian dan contohnya yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Apa Itu Surat PHK Karyawan?
Surat pemutusan hubungan kerja (PHK) merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bentuk berakhirnya hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan karena suatu alasan tertentu.
Pada umumnya, surat ini berisi tentang informasi terkait pemutusan hubungan kerja, mulai dari tanggal berlaku, alasan PHK, serta hak dan kewajiban yang harus diberikan oleh kedua belah pihak.
Mengapa Surat PHK Karyawan Penting?
Keberadaan surat PHK karyawan sangat penting karena dapat berfungsi sebagai bukti hukum jika sewaktu-waktu dibutuhkan di masa depan. Bahkan, hal ini juga diatur oleh UU Cipta Kerja terkait PHK.
Selain itu, surat pemutusan hubungan kerja ini juga berfungsi sebagai pemberitahuan resmi dari pihak perusahaan, seperti halnya surat pengunduran diri yang berfungsi sebagai pemberitahuan dari pihak karyawan.
Meskipun dalam kontrak kerja tidak diwajibkan adanya pemberitahuan sebelumnya, mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja merupakan cara yang terhormat untuk memberhentikan karyawan.
Cara Membuat Surat PHK Karyawan
Sebagai bagian dari divisi HRD atau personalia, Anda tentu harus memahami cara membuat surat PHK yang sesuai dengan aturan, seperti langkah-langkah di bawah ini.
1. Buat Pernyataan Resmi
Pertama, Anda dapat menuliskan pernyataan jelas bahwa perusahaan telah menghentikan kontrak karyawan tersebut. Anda dapat memulai surat ini dengan kalimat seperti:
"Dengan berat hati saya memberitahukan kepada Anda bahwa ..." atau "Surat ini secara resmi memberitahukan kepada Anda bahwa ..."
2. Cantumkan Tanggal yang Spesifik
Penting bagi Anda untuk menyertakan tanggal berlakunya pemutusan hubungan kerja di dalam surat PHK. Harap untuk memberikan jarak waktu antara tanggal pemberian pemberitahuan PHK dengan tanggal berakhirnya kontrak.
Ada baiknya Anda memberikan jangka waktu yang cukup panjang, agar karyawan dapat mempersiapkan pemutusan kontrak kerja ini.
3. Sertakan Nama Karyawan
Sebutkan nama lengkap karyawan yang diberhentikan, beserta jabatan dan departemennya. Jangan sampai ada kesalahan penulisan, ya!
4. Sertakan Alasan yang Jelas
Agar tidak membuat karyawan bingung dengan kondisi pemutusan hubungan kerja ini, Anda perlu memberikan alasan yang jelas.
Surat PHK dengan alasan yang jelas ini menunjukkan bahwa perusahaan sudah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan perbaikan sebelum memutuskan untuk melanjutkan pemutusan hubungan kerja.
5. Jelaskan Kompensasi dan Tunjangan yang Akan Diberikan
Berikan penjelasan tentang kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak dari karyawan. Hal ini bisa berbentuk dana jaminan, pensiun, pencairan cuti, dan pesangon.
Informasikan juga tentang cara mengambil dokumen, seperti sertifikat pengalaman dan slip gaji.
Anda juga perlu memberikan informasi terkait poli asuransi atau BPJS Ketenagakerjaan, jelaskan apakah perlindungan tersebut akan berakhir atau berlanjut hingga tanggal tertentu.
6. Minta Karyawan untuk Mengembalikan Fasilitas Kerja
Jika terdapat beberapa fasilitas kerja yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, seperti laptop, kartu identitas, atau ponsel, maka Anda perlu meminta mereka untuk mengembalikannya.
7. Berikan Pengingat terkait Perjanjian yang Mengikat
Ingatkan karyawan jika ada perjanjian seperti kerahasiaan atau klausul non-kompetisi yang masih berlaku setelah keluar.
8. Gunakan Bahasa yang Profesional dan Disertai Dengan Empati
Apapun alasan pemecatan yang diberikan, jangan lupa untuk selalu menyertakan empati dalam setiap surat PHK yang Anda buat.
Anda dapat memulai surat Anda dengan mengakui kesulitan situasi dan mengungkapkan empati Anda kepada karyawan tersebut, seperti:
“Saya menyadari bahwa keputusan ini mungkin sulit untuk diterima."
Melibatkan empati bukan berarti Anda akan kehilangan profesionalitas, bukan?
9. Cantumkan Informasi Kontak HRD
Berikan kontak HRD agar karyawan bisa bertanya atau mengurus keperluan administrasi lainnya.
10. Akhiri dengan Tanda Tangan
Akhiri surat dengan tanda tangan resmi dari atasan atau pihak HRD yang berwenang.
Baca juga: Pedoman Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, & Resign Sesuai UU
Contoh Surat PHK Karyawan
Setelah mengetahui cara membuat surat phk karyawan, sebagai HRD Anda mungkin membutuhkan gambar jelas terkait surat PHK karyawan ini. Berikut adalah contoh surat PHK karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
1. Contoh Surat PHK Karyawan karena Kontrak Berakhir
KOP SURAT
Nomor : [Nomor Surat]
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : [Nama Karyawan]Jabatan : [Jabatan dan Posisi Karyawan]
[Perusahaan] dengan ini memutuskan untuk mengakhiri kontrak kerja yang terjalin dengan Saudara [Nama Karyawan] terhitung sejak [Tanggal Berlakunya PHK] yang sesuai dengan berakhirnya kontrak kerja.
Keputusan ini diambil dengan mempertimbangkan beberapa hal penting [Sebutkan alasan pemutusan hubungan kerja]
Demikian surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ini disampaikan, atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
[Tanggal Dibuatnya Surat]
Hormat kami,[Nama dan Tanda Tangan HRD]
2. Surat PHK Karyawan karena Pandemi COVID-19
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : [Nama Karyawan]Jabatan : [Jabatan dan Posisi Karyawan]
Dengan sangat menyesal, kami harus memberitahukan kepada Anda bahwa posisi Anda di [Nama Perusahaan] akan diakhiri.
[Jelaskan alasan pemutusan hubungan kerja secara jelas dan ringkas. Misalnya, “Karena dampak ekonomi dari pandemi COVID-19, perusahaan terpaksa mengambil keputusan sulit untuk mengurangi biaya, termasuk pemutusan tenaga kerja”]. Sayangnya, hal ini berarti bahwa perusahaan tidak dapat lagi melanjutkan hubungan kerja Anda dengan kami.
Hal ini merupakan keputusan yang sulit bagi perusahaan, dan kami ingin Anda tahu bahwa kontribusi yang telah Anda berikan kepada perusahaan sangat berarti untuk kami.
[Rinci paket pesangon atau tunjangan apa pun yang menjadi hak karyawan. Misalnya, “Sebagai bentuk penghargaan, kami ingin menawarkan paket pesangon sebesar [jumlah] yang mencakup [tunjangan lain seperti asuransi kesehatan, kompensasi untuk waktu liburan yang tidak terpakai, dll.]].
Kami juga akan dengan senang hati memberikan bantuan untuk membantu Anda selama masa sulit ini. Departemen sumber daya manusia kami akan siap menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki dan memandu Anda melalui proses ini.
Terima kasih atas dedikasi Anda kepada perusahaan kami. Kami ingin mendoakan yang terbaik untuk Anda dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Anda]
3. Surat PHK Karyawan dalam Bahasa Inggris
CODE OF LETTER
Number:
Hereby,
Notice is hereby given to
Name: [Employee Name]
Position : [Employee Position and Title]
With regret that I must inform you that your position at [Company Name] will be terminated.
[Explain the reason for termination or downsizing clearly and concisely. For example, ‘Due to the economic impact of the COVID-19 pandemic, the company has been forced to make difficult decisions to reduce costs, including workforce cuts’]. Unfortunately, this means that we can no longer continue your employment with us.
This was a difficult decision for us as a company, and we want you to know that your contributions to our organisation are greatly appreciated and valued. Your work has been exemplary, and we recognise the impact your departure will have on yourself and the company.
[Detail any severance package or benefits to which the employee is entitled. For example, ‘As a token of appreciation, we would like to offer a severance package of [amount] that includes [other benefits such as health insurance, compensation for unused holiday time, etc.]].
We will also be happy to provide any assistance we can to help you during this difficult time. Our human resources department will be on hand to answer any questions you may have and guide you through this process.
Please let us know if we can assist you in any way.
Thank you for your dedication to our company. We would like to wish you all the best in your future endeavours.
Sincerely,
[Signature]
[Your name]
4. Surat PHK Karyawan Karena Adanya Masalah Keuangan Perusahaan
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : Alisa NafisaJabatan : Content Creator Associate
Kami mohon maaf untuk memberitahukan bahwa hubungan kerja Anda dengan PT XYZ Developers telah diakhiri mulai tanggal 22 April 2021.
Selama satu setengah tahun terakhir, perusahaan telah mengalami kesulitan keuangan karena kurangnya proyek di industri konstruksi. Setelah menjajaki berbagai opsi untuk meningkatkan sumber pendapatan perusahaan, kami akhirnya menyimpulkan untuk mengurangi tenaga kerja. Dengan berat hati kami sampaikan bahwa posisi Anda sebagai Content Creator Associate merupakan bagian dari pengurangan tenaga kerja ini.
Harap diperhatikan bahwa keputusan ini bersifat final.
Anda akan menerima gaji Anda untuk bulan ini setelah hari kerja terakhir Anda di perusahaan. Anda juga berhak untuk mencairkan cuti yang tidak terpakai.
Kebijakan BPJS Kesehatan perusahaan Anda akan tetap berlaku hingga 31 Maret 2022.
Harap pastikan bahwa Anda mengembalikan laptop dan kartu identitas perusahaan pada hari kerja terakhir Anda di perusahaan.
Harap diingat bahwa perjanjian kerahasiaan yang Anda tandatangani pada saat bergabung dengan perusahaan akan tetap berlaku bahkan setelah Anda meninggalkan perusahaan. Salinan perjanjian tersebut terlampir untuk catatan Anda.
Silakan hubungi departemen SDM untuk penyelesaian akhir dan pertanyaan terkait.
Kami berterima kasih atas kontribusi Anda dan berharap Anda beruntung dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama]
5. Contoh Surat PHK Karyawan Karena Masalah Performa
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : Andi FirmansyahJabatan : Web Developer
Berdasarkan pertimbangan kinerja Saudara Andi dan dampaknya terhadap tim dan tujuan perusahaan selama 2 (dua) bulan terakhir setelah diterbitkannya surat peringatan ke-2, kami menilai bahwa kinerja Saudara tidak mengalami peningkatan dan perbaikan kinerja.
Maka dengan hal ini perusahaan terpaksa memberhentikan saudara Anda dari pekerjaan sebagai Web Developer PT ABCDX. Terhitung sejak tanggal 13 Februari 2024, hubungan kerja antara PT ABCDX dengan Sdr Andi Firmansyah dinyatakan berakhir.
Kami telah melampirkan dokumen ketentuan pemutusan hubungan kerja, termasuk (rincian gaji terakhir, kelanjutan tunjangan, pengembalian properti perusahaan, dll.).
Demikian surat ini disampaikan.
Hormat kami,
(Nama Anda)
(Jabatan Anda)
(Nama Perusahaan)
6. Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Setelah dilakukannya evaluasi kinerja dan beberapa peringatan, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Anda efektif mulai [Tanggal PHK]. Alasan PHK ini adalah pelanggaran terhadap peraturan perusahaan yang telah dijelaskan sebelumnya.
Kami berharap Anda dapat mengembalikan properti perusahaan seperti laptop dan kartu akses pada hari terakhir Anda bekerja. Informasi lebih lanjut tentang kompensasi akan disampaikan oleh departemen HRD.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
7. Contoh Surat PHK karena Pelanggaran Kebijakan yang Serius
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Dengan sangat menyesal, kami memberitahukan bahwa perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Anda efektif mulai [Tanggal PHK]. Alasan penghentian kerja ini adalah karena pelanggaran serius terhadap kebijakan perusahaan.
Kami akan mengurus kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak Anda. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir kerja Anda.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
8. Contoh Surat PHK Karyawan karena Perusahaan Bangkrut
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Dengan berat hati, kami harus memberitahukan bahwa perusahaan ini akan menutup operasionalnya karena kebangkrutan. Oleh karena itu, hubungan kerja dengan Anda akan berakhir efektif mulai [Tanggal PHK].
Kami akan memastikan Anda menerima semua hak kompensasi dan tunjangan yang sesuai. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir kerja Anda.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
9. Contoh Surat PHK Karyawan karena Efisiensi
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Sehubungan dengan upaya efisiensi yang sedang dilakukan perusahaan, kami memberitahukan bahwa hubungan kerja dengan Anda akan berakhir efektif mulai [Tanggal PHK]. Keputusan ini diambil untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Kami akan memastikan Anda mendapatkan semua kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak Anda. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir Anda bekerja di sini.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
10. Contoh Surat PHK karena Permohonan Karyawan
[Kop Perusahaan]
[Alamat Perusahaan][Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberhentian Kerja Atas Permohonan Sendiri
Yth. [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami menyampaikan keputusan terkait permohonan pengunduran diri yang telah Anda ajukan pada [tanggal pengajuan] dengan surat resmi kepada pihak perusahaan. Setelah melalui proses pertimbangan, kami dengan berat hati menerima permohonan pengunduran diri Anda dari posisi [jabatan] di [nama perusahaan], efektif mulai [tanggal efektif PHK].
Atas nama seluruh manajemen dan rekan-rekan kerja, kami mengucapkan terima kasih atas segala bentuk upaya dan loyalitas yang telah Anda berikan selama ini. Semoga keputusan ini menjadi langkah terbaik bagi masa depan Anda.
Kami berharap hubungan baik di antara kita tetap terjaga meskipun tidak lagi berada dalam lingkup profesional yang sama. Apabila ada hal administratif yang perlu diselesaikan terkait hak dan kewajiban, kami siap membantu dalam proses tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Sekali lagi, terima kasih atas kebersamaan dan dedikasi Anda. Sukses selalu menyertai langkah-langkah Anda ke depan.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
11. Contoh Surat PHK Karyawan karena Force Majeure
[Kop Perusahaan]
[Alamat Perusahaan][Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberhentian Kerja Karena Kondisi Force Majeure
Yth. [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Dengan perasaan yang sangat berat, melalui surat ini kami memberitahukan keputusan perusahaan terkait pemutusan hubungan kerja (PHK) yang melibatkan Anda sebagai [jabatan] di [nama perusahaan], efektif mulai [tanggal efektif PHK].
Keputusan ini terpaksa kami ambil akibat adanya kondisi force majeure, berupa [penjelasan singkat kondisi force majeure, misalnya: bencana alam, pandemi, atau krisis ekonomi], yang sangat mempengaruhi stabilitas operasional perusahaan. Situasi ini berada di luar kendali kami dan mengharuskan perusahaan melakukan penyesuaian yang sulit demi keberlangsungan bisnis ke depan.
Kami berkomitmen untuk memberikan hak-hak Anda sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk pesangon dan fasilitas lain yang telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Tim kami akan membantu proses penyelesaian administratif sebaik-baiknya.
Kami memohon maaf atas kondisi ini dan berharap Anda diberikan kekuatan serta kemudahan dalam melanjutkan perjalanan karier Anda. Kami yakin dengan kemampuan dan dedikasi yang Anda miliki, peluang yang lebih baik akan segera datang.
Demikian surat ini kami sampaikan dengan penuh rasa hormat dan penyesalan. Terima kasih atas semua kebersamaan, kerja keras, dan kenangan baik yang telah Anda ukir bersama kami. Semoga kita semua dapat melalui masa sulit ini dengan lebih kuat.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Baca juga: PHK yang Tidak Dapat Pesangon: Pahami Penyebabnya!
Perlu diingat, sebagai HRD Anda mungkin juga perlu melibatkan rasa empati atas pemutusan hubungan kerja ini dengan tetap profesional. Semoga penjelasan terkait surat PHK karyawan di atas dapat menjadi informasi yang berguna bagi Anda, ya!
Sembari menulis surat PHK yang sesuai, Anda juga bisa mulai mengembakan cara terbaru untuk membuka lowongan kerja yang lebih efektif dan inovatif dengan Dealls!
Apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dari platform Dealls? Kami menyediakan solusi All-in-One HR Tool terbaik se-Indonesia, mulai dari job portal, ATS checker, sampai HRIS.
Selain harganya terjangkau, Anda bisa mengintegrasikannya ke beberapa platform sekaligus–termasuk LinkedIn, Tech in Asia, sampai Sosial Media! Platform ini juga menyediakan berbagai fitur unggulan lho, termasuk screen CV otomatis, advanced filtering, sampai akses talent dengan mudah.
Sumber:
Termination Letters Done Right: 3 Sample Templates to Keep Firing Human5 Termination Letter Templates (+ Tips to Handle Dismissals)
