Pernah mendengar istilah PHK? Secara singkatnya, PHK merupakan keputusan pengakhiran hubungan kerja antara bisnis dengan karyawannya. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan–baik dari segi perusahaan maupun karyawan tersebut.
Nah, walaupun PHK suka dibicarakan menjadi kabar yang tidak diinginkan, seorang HRD harus melakukannya dengan etika tertentu dan cara yang profesional. Tujuannya, supaya hubungan karyawan dengan perusahaan tetap berjalan dengan baik!
Mari telusuri artikel ini untuk melihat apa itu arti PHK, etika yang harus dilakukan, cara penulisan, hingga beberapa contoh surat PHK karyawan berdasarkan alasannya!
Apa itu PHK?
Menurut website Investopedia, PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja adalah pemutusan kerja sementara atau permanen terhadap pekerja. Umumnya, alasannya tidak termasuk dengan kinerja individu saat bekerja di perusahaannya.
Kamu juga bisa menemukan arti resmi dari PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja ini di Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003. Di sini, diartikan pemutusan hubungan kerja merupakan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dengan pengusaha karena suatu hal tertentu.
Baca juga: Apa Itu PHK? Ini Hak Karyawan yang Perlu Diketahui
Alasan PHK yang Biasa Ditemukan
Dilansir dari Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003, tepatnya pada Pasal 158, disebutkan bahwa ada beberapa alasan PHK yang bisa dilakukan perusahaan–antara lain jika pekerja sudah melakukan kesalahan berat. Berikut adalah daftar lengkapnya!
1. Melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang perusahaan
2. Memberikan surat keterangan palsu atau sengaja memalsukan yang merugikan perusahaan
3. Mabuk, minum minuman keras, memakai dan/atau mengedarkan narkoba serta zat adiktif lainnya di lingkungan kerja
4. Melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja
5. Menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi teman kerja atau pengusaha
6. Membujuk teman kerja atau pengusaha supaya melakukan perbuatan bertentangan dengan peraturan undang-undang
7. Merusak atau membiarkan barang perusahaan dalam keadaan bahaya, bahkan menimbulkan kerugian bagi mereka
8. Membiarkan teman kerja atau pengusaha dalam keadaan bahaya di lingkungan kerja
9. Membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan yang dirahasiakan kecuali dengan alasan untuk kepentingan negara
10. Melakukan perbuatan lainnya di lingkungan kerja yang diancam pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih
Hal Yang Membuat Perusahaan Dilarang Melakukan PHK
Selain alasan-alasan di atas, undang-undang tersebut ternyata juga menyertakan berbagai kondisi karyawan yang menghalangi proses Pengakhiran Hubungan Kerja oleh perusahaan. Apa sajakah itu? Mari kita simak selengkapnya!
1. Pekerja/buruh berhalangan masuk karena sakit selama kurang dari 12 bulan secara terus menerus, berdasarkan keterangan dokter.
2. Pekerja/buruh yang bekerja karena memenuhi kewajibannya terhadap negara yang sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku
3. Pekerja/buruh yang menjalankan ibadah
4. Pekerja/buruh yang menikah
5. Pekerja/buruh perempuan yang hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui
6. Pekerja/buruh yang punya pertalian darah dan/atau ikatan perkawinan dengan sesamanya dalam satu perusahaan. Kecuali telah diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan
7. Pekerja/buruh mendirikan, menjadi anggota dan/atau pengurus serikat pekerja/buruh
8. Pekerja/buruh yang melakukan kegiatan serikat di luar jam kerja atau di dalam jam kerja atas kesepakatan pengusaha atau ketentuan yang sudah diatur sebelumnya
9. Pekerja/buruh yang mengadukan pengusaha kepada pihak berwajib terkait perbuatan yang melanggar tindak pidana kejahatan
10. Pekerja/buruh yang memiliki perbedaan paham, agama, aliran politik, suhu, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan
11. Pekerja/buruh yang dalam kondisi cacat tetap, sakit karena kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja (menurut surat keterangan dokter) dan jangka waktu penyembuhannya belum bisa dipastikan
Etika Melakukan PHK pada Karyawan
Melakukan PHK itu nggak bisa sembarangan. Ini bukan sekadar urusan bisnis, melainkan juga tentang kehidupan seseorang. Maka dari itu, ada beberapa etika yang perlu diperhatikan perusahaan:
1. Sampaikan dengan Tatap Muka
Jangan cuma mengirimkan email atau surat. Ajak karyawan bertemu langsung dan sampaikan dengan bijak. PHK adalah momen sensitif, jadi tunjukkan rasa hormat dengan komunikasi personal.
2. Berikan Alasan yang Jelas
Nggak ada yang lebih menyakitkan daripada diberhentikan tanpa alasan yang jelas. Karyawan berhak tahu kenapa ini terjadi dan bagaimana perusahaan mengambil keputusan ini.
3. Ikuti Aturan yang Berlaku
Patuhi hukum ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk soal hak-hak karyawan seperti pesangon atau tunjangan lainnya. Ini bukan hanya kewajiban hukum, tapi juga bentuk kepedulian.
4. Tawarkan Dukungan
PHK bisa bikin mental down. Perusahaan bisa membantu dengan memberikan dukungan seperti rekomendasi kerja, sesi konsultasi, atau informasi lowongan lain.
5. Berikan Surat Resmi
Jangan lupa, PHK harus disertai surat resmi sebagai bukti pemutusan kerja. Ini penting untuk menghindari kebingungan atau masalah di kemudian hari.
Cara Menulis Surat PHK pada Karyawan dengan Baik
Menulis surat PHK itu harus hati-hati dan nggak bisa asal-asalan. Kamu perlu menyusunnya dengan rapi dan profesional supaya pesannya jelas.
Nah, berikut ini beberapa poin penting yang harus kamu perhatikan menurut website Indeed!
1. Mulai dengan Tanggal Penulisannya
Tanggal adalah penanda resmi kapan surat ini dibuat. Ini penting untuk memastikan ada kejelasan waktu bagi kedua belah pihak.
2. Sertakan Nama Karyawan
Sebutkan nama lengkap karyawan yang diberhentikan, beserta jabatan dan departemennya. Jangan sampai ada kesalahan penulisan, ya!
3. Buatlah Pernyataan Resmi tentang PHK
Sampaikan secara tegas tapi tetap sopan bahwa perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja. Gunakan bahasa yang profesional.
4. Tentukan Tanggal PHK
Jelaskan kapan karyawan tersebut resmi berhenti bekerja. Ini akan membantu mereka mempersiapkan langkah berikutnya.
5. Sertakan Alasan Penghentian Kerja bagi Karyawan
Perjelas kenapa keputusan PHK ini diambil, apakah karena performa kerja, efisiensi, atau alasan lain yang relevan.
6. Jelaskan Rincian Penyelesaian
Sebutkan hak-hak yang akan diterima karyawan, seperti pesangon, tunjangan, atau pembayaran sisa gaji. Ini menunjukkan bahwa perusahaan masih menghargai kontribusi mereka.
7. Permohonan untuk Pengembalian Properti Perusahaan
Jika ada barang milik perusahaan, seperti laptop atau kartu akses, ingatkan karyawan untuk mengembalikannya.
8. Berikan Pengingat terkait Perjanjian yang Mengikat
Ingatkan karyawan jika ada perjanjian seperti kerahasiaan atau non-kompetisi yang masih berlaku setelah keluar.
9. Cantumkan Informasi Kontak HRD
Berikan kontak HRD agar karyawan bisa bertanya atau mengurus keperluan administrasi lainnya.
10. Pertahankan Nada yang Profesional
Jangan sampai nada surat terdengar kasar atau menyalahkan. Tetap hormati karyawan meskipun situasinya sulit.
11. Akhiri dengan Tanda Tangan
Akhiri surat dengan tanda tangan resmi dari atasan atau pihak HRD yang berwenang.
Contoh Surat PHK Karyawan
Berikut kami sertakan beberapa contoh surat PHK Karyawan berdasarkan beberapa alasannya yang sesuai!
1. Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Setelah dilakukannya evaluasi kinerja dan beberapa peringatan, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Anda efektif mulai [Tanggal PHK]. Alasan PHK ini adalah pelanggaran terhadap peraturan perusahaan yang telah dijelaskan sebelumnya.
Kami berharap Anda dapat mengembalikan properti perusahaan seperti laptop dan kartu akses pada hari terakhir Anda bekerja. Informasi lebih lanjut tentang kompensasi akan disampaikan oleh departemen HRD.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
2. Contoh Surat PHK karena Kesalahan Karyawan
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Dengan sangat menyesal, kami memberitahukan bahwa perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Anda efektif mulai [Tanggal PHK]. Alasan penghentian kerja ini adalah karena pelanggaran serius terhadap kebijakan perusahaan.
Kami akan mengurus kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak Anda. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir kerja Anda.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
3. Contoh Surat PHK Karyawan karena Perusahaan Bangkrut
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Dengan berat hati, kami harus memberitahukan bahwa perusahaan ini akan menutup operasionalnya karena kebangkrutan. Oleh karena itu, hubungan kerja dengan Anda akan berakhir efektif mulai [Tanggal PHK].
Kami akan memastikan Anda menerima semua hak kompensasi dan tunjangan yang sesuai. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir kerja Anda.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
4. Contoh Surat PHK Karyawan karena Efisiensi
[Perusahaan ABC]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Karyawan XYZ]
[Alamat Karyawan]
Yth. [Karyawan XYZ],
Sehubungan dengan upaya efisiensi yang sedang dilakukan perusahaan, kami memberitahukan bahwa hubungan kerja dengan Anda akan berakhir efektif mulai [Tanggal PHK]. Keputusan ini diambil untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Kami akan memastikan Anda mendapatkan semua kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak Anda. Harap kembalikan semua properti perusahaan pada hari terakhir Anda bekerja di sini.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Manajer HRD]
[Perusahaan ABC]
5. Contoh Surat PHK Karyawan karena Permohonan Pekerja
[Kop Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberhentian Kerja Atas Permohonan Sendiri
Yth. [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami menyampaikan keputusan terkait permohonan pengunduran diri yang telah Anda ajukan pada [tanggal pengajuan] dengan surat resmi kepada pihak perusahaan. Setelah melalui proses pertimbangan, kami dengan berat hati menerima permohonan pengunduran diri Anda dari posisi [jabatan] di [nama perusahaan], efektif mulai [tanggal efektif PHK].
Atas nama seluruh manajemen dan rekan-rekan kerja, kami mengucapkan terima kasih atas segala bentuk upaya dan loyalitas yang telah Anda berikan selama ini. Semoga keputusan ini menjadi langkah terbaik bagi masa depan Anda.
Kami berharap hubungan baik di antara kita tetap terjaga meskipun tidak lagi berada dalam lingkup profesional yang sama. Apabila ada hal administratif yang perlu diselesaikan terkait hak dan kewajiban, kami siap membantu dalam proses tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Sekali lagi, terima kasih atas kebersamaan dan dedikasi Anda. Sukses selalu menyertai langkah-langkah Anda ke depan.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
6. Contoh Surat PHK Karyawan karena Force Majeure
[Kop Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberhentian Kerja Karena Kondisi Force Majeure
Yth. [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Dengan perasaan yang sangat berat, melalui surat ini kami memberitahukan keputusan perusahaan terkait pemutusan hubungan kerja (PHK) yang melibatkan Anda sebagai [jabatan] di [nama perusahaan], efektif mulai [tanggal efektif PHK].
Keputusan ini terpaksa kami ambil akibat adanya kondisi force majeure, berupa [penjelasan singkat kondisi force majeure, misalnya: bencana alam, pandemi, atau krisis ekonomi], yang sangat mempengaruhi stabilitas operasional perusahaan. Situasi ini berada di luar kendali kami dan mengharuskan perusahaan melakukan penyesuaian yang sulit demi keberlangsungan bisnis ke depan.
Kami berkomitmen untuk memberikan hak-hak Anda sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk pesangon dan fasilitas lain yang telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Tim kami akan membantu proses penyelesaian administratif sebaik-baiknya.
Kami memohon maaf atas kondisi ini dan berharap Anda diberikan kekuatan serta kemudahan dalam melanjutkan perjalanan karier Anda. Kami yakin dengan kemampuan dan dedikasi yang Anda miliki, peluang yang lebih baik akan segera datang.
Demikian surat ini kami sampaikan dengan penuh rasa hormat dan penyesalan. Terima kasih atas semua kebersamaan, kerja keras, dan kenangan baik yang telah Anda ukir bersama kami. Semoga kita semua dapat melalui masa sulit ini dengan lebih kuat.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Hak Karyawan yang Terkena PHK
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, pihak pengusaha wajib membayar uang pesangon, sampai uang penghargaan masa kerja serta uang penggantian hak yang seharusnya diterima. Mari kita simak satu per satu!
Baca juga: Cara Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, Resign Sesuai UU
1. Uang Pesangon Sesuai dengan Ketentuan Masa Kerja
Biasanya, uang pesangon ini diberikan dengan beberapa ketentuan berikut menyesuaikan masa kerja sang karyawan.
- Upah 1 bulan kerja untuk masa kerja kurang dari 1 tahun
- Upah 2 bulan kerja untuk masa kerja 1 tahun atau lebih namun kurang dari 2 tahun
- Upah 3 bulan kerja untuk masa kerja 2 tahun atau lebih namun kurang dari 3 tahun
- Upah 4 bulan kerja untuk masa kerja 3 tahun atau lebih namun kurang dari 4 tahun
- Upah 5 bulan kerja untuk masa kerja 4 tahun atau lebih namun kurang dari 5 tahun
- Upah 6 bulan kerja untuk masa kerja 5 tahun atau lebih namun kurang dari 6 tahun
- Upah 7 bulan kerja untuk masa kerja 6 tahun atau lebih namun kurang dari 7 tahun
- Upah 8 bulan kerja untuk masa kerja 7 tahun atau lebih namun kurang dari 8 tahun
- Upah 9 bulan kerja untuk masa kerja 8 tahun atau lebih
2. Uang Penghargaan Masa Kerja
Pemberian uang penghargaan masa kerja karyawan harus ditetapkan nominalnya sesuai ketentuan berikut!
- Upah 2 bulan kerja untuk masa kerja 3 tahun atau lebih namun kurang dari 6 tahun
- Upah 3 bulan kerja untuk masa kerja 6 tahun atau lebih namun kurang dari 9 tahun
- Upah 4 bulan kerja untuk masa kerja 9 tahun atau lebih namun kurang dari 12 tahun
- Upah 5 bulan kerja untuk masa kerja 12 tahun atau lebih namun kurang dari 15 tahun
- Upah 6 bulan kerja untuk masa kerja 15 tahun atau lebih namun kurang dari 18 tahun
- Upah 7 bulan kerja untuk masa kerja 18 tahun atau lebih namun kurang dari 21 tahun
- Upah 8 bulan kerja untuk masa kerja 21 tahun atau lebih namun kurang dari 24 tahun
- Upah 10 bulan kerja untuk masa kerja 24 tahun atau lebih
3. Uang Penggantian Hak
Terakhir, perusahaan wajib mengganti hak yang harusnya pekerja terima. Berikut adalah beberapa hak yang dimaksud!
- Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
- Biaya atau ongkos pulang pekerja
- Hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama
Mengirimkan maupun mendapatkan surat PHK karyawan memang terasa berat. Namun, ini merupakan salah satu strategi perusahaan yang sebaiknya dilakukan–jika dirasa menjadi solusi terbaik.
Apakah kamu sedang ada keperluan untuk mencari karyawan baru? Coba pasang iklan lowongan kerjamu di Dealls! Apa saja keuntungan yang kamu dapatkan dari platform Dealls? Kami menyediakan solusi All-in-One HR Tool terbaik se-Indonesia, mulai dari job portal, ATS checker, sampai HRIS.
Selain harganya terjangkau, kamu bisa mengintegrasikannya ke beberapa platform sekaligus–termasuk LinkedIn, Tech in Asia, sampai Sosial Media! Platform ini juga menyediakan berbagai fitur unggulan lho, termasuk screen CV otomatis, advanced filtering, sampai akses talent dengan mudah.
Sudah lumayan tertarik? Yuk jadwalkan demo dan pasang iklan lowongan kerjamu sekarang untuk mendapat kandidat yang tepat untuk perusahaan!
Sumber:
What a Layoff Means, Plus Statistics and an Example
How To Write a Termination Letter (With Template and Sample) | Indeed.com India
