Perusahaan mungkin akan menerapkan pemutusan hubungan kerja (PHK) atau melakukan pemecatan karyawan karena beberapa alasan. Dalam prosesnya, ada hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan PHK ini, salah satunya adalah menyiapkan surat PHK karyawan.
Di bawah ini, Dealls akan membahas rincian tentang surat PHK karyawan, termasuk pengertian dan contohnya yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Apa Itu Surat PHK Karyawan?
Surat pemutusan hubungan kerja (PHK) merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bentuk berakhirnya hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan karena suatu alasan tertentu.
Pada umumnya, surat ini berisi tentang informasi terkait pemutusan hubungan kerja, mulai dari tanggal berlaku, alasan PHK, serta hak dan kewajiban yang harus diberikan oleh kedua belah pihak.
Mengapa Surat PHK Karyawan Penting?
Keberadaan surat PHK karyawan sangat penting karena dapat berfungsi sebagai bukti hukum jika sewaktu-waktu dibutuhkan di masa depan. Bahkan, hal ini juga diatur oleh UU Cipta Kerja terkait PHK.
Selain itu, surat pemutusan hubungan kerja ini juga berfungsi sebagai pemberitahuan resmi dari pihak perusahaan, seperti halnya surat pengunduran diri yang berfungsi sebagai pemberitahuan dari pihak karyawan.
Meskipun dalam kontrak kerja tidak diwajibkan adanya pemberitahuan sebelumnya, mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja merupakan cara yang terhormat untuk memberhentikan karyawan.
Cara Membuat Surat PHK Karyawan
Sebagai bagian dari divisi HRD atau personalia, Anda tentu harus memahami cara membuat surat PHK yang sesuai dengan aturan, seperti langkah-langkah di bawah ini.
1. Buat Pernyataan Resmi
Pertama, Anda dapat menuliskan pernyataan jelas bahwa perusahaan telah menghentikan kontrak karyawan tersebut. Anda dapat memulai surat ini dengan kalimat seperti:
'Dengan berat hati saya memberitahukan kepada Anda bahwa...' atau 'Surat ini secara resmi memberitahukan kepada Anda bahwa...' .
2. Cantumkan Tanggal Yang Spesifik
Penting bagi Anda untuk menyertakan tanggal berlakunya pemutusan hubungan kerja di dalam surat PHK. Harap untuk memberikan jarak waktu antara tanggal pemberian pemberitahuan PHK dengan tanggal berakhirnya kontrak.
Ada baiknya Anda memberikan jangka waktu yang cukup panjang, agar karyawan dapat mempersiapkan pemutusan kontrak kerja ini.
3. Sertakan Alasan Yang Jelas
Agar tidak membuat karyawan bingung dengan kondisi pemutusan hubungan kerja ini, Anda perlu memberikan alasan yang jelas.
Surat PHK dengan alasan yang jelas ini menunjukkan bahwa perusahaan sudah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan perbaikan sebelum memutuskan untuk melanjutkan pemutusan hubungan kerja.
4. Jelaskan Kompensasi Dan Tunjangan Yang Akan Diberikan
Berikan penjelasan tentang kompensasi dan tunjangan yang menjadi hak dari karyawan. Hal ini bisa berbentuk dana jaminan, pensiun, pencairan cuti, dan pesangon. Informasikan juga tentang cara mengambil dokumen, seperti sertifikat pengalaman dan slip gaji.
Anda juga perlu memberikan informasi terkait poli asuransi atau BPJS Ketenagakerjaan, jelaskan apakah perlindungan tersebut akan berakhir atau berlanjut hingga tanggal tertentu.
5. Minta Karyawan Untuk Mengembalikan Fasilitas Karyawan
Jika terdapat beberapa fasilitas kerja yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, seperti laptop, kartu identitas, atau ponsel, maka Anda perlu meminta mereka untuk mengembalikannya.
6. Gunakan Bahasa Yang Profesional Dan Disertai Dengan Empati
Apapun alasan pemecatan yang diberikan, jangan lupa untuk selalu menyertakan empati dalam setiap surat PHK yang Anda buat. Anda dapat memulai surat Anda dengan mengakui kesulitan situasi dan mengungkapkan empati Anda kepada karyawan tersebut, seperti “Saya menyadari bahwa keputusan ini mungkin sulit untuk diterima”.
Melibatkan empati bukan berarti Anda akan kehilangan profesionalitas, bukan?
Baca juga: 6 Contoh Surat PHK Karyawan serta Alasannya
Contoh Surat PHK Karyawan
Setelah mengetahui cara membuat surat phk karyawan, sebagai HRD Anda mungkin membutuhkan gambar jelas terkait surat PHK karyawan ini. Berikut adalah contoh surat PHK karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
1. Template Surat PHK Karyawan
KOP SURAT
Nomor : [Nomor Surat]
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : [Nama Karyawan]Jabatan : [Jabatan dan Posisi Karyawan]
[Perusahaan] dengan ini memutuskan untuk mengakhiri kontrak kerja yang terjalin dengan Saudara [Nama Karyawan] terhitung sejak [Tanggal Berlakunya PHK] yang sesuai dengan berakhirnya kontrak kerja.
Keputusan ini diambil dengan mempertimbangkan beberapa hal penting [Sebutkan alasan pemutusan hubungan kerja]
Demikian surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ini disampaikan, atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
[Tanggal Dibuatnya Surat]
Hormat kami,[Nama dan Tanda Tangan HRD]
2. Surat PHK Karyawan Dalam Bahasa Indonesia
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : [Nama Karyawan]Jabatan : [Jabatan dan Posisi Karyawan]
Dengan sangat menyesal, kami harus memberitahukan kepada Anda bahwa posisi Anda di [Nama Perusahaan] akan diakhiri.
[Jelaskan alasan pemutusan hubungan kerja secara jelas dan ringkas. Misalnya, “Karena dampak ekonomi dari pandemi COVID-19, perusahaan terpaksa mengambil keputusan sulit untuk mengurangi biaya, termasuk pemutusan tenaga kerja”]. Sayangnya, hal ini berarti bahwa perusahaan tidak dapat lagi melanjutkan hubungan kerja Anda dengan kami.
Hal ini merupakan keputusan yang sulit bagi perusahaan, dan kami ingin Anda tahu bahwa kontribusi yang telah Anda berikan kepada perusahaan sangat berarti untuk kami.
[Rinci paket pesangon atau tunjangan apa pun yang menjadi hak karyawan. Misalnya, “Sebagai bentuk penghargaan, kami ingin menawarkan paket pesangon sebesar [jumlah] yang mencakup [tunjangan lain seperti asuransi kesehatan, kompensasi untuk waktu liburan yang tidak terpakai, dll.]].
Kami juga akan dengan senang hati memberikan bantuan untuk membantu Anda selama masa sulit ini. Departemen sumber daya manusia kami akan siap menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki dan memandu Anda melalui proses ini.
Terima kasih atas dedikasi Anda kepada perusahaan kami. Kami ingin mendoakan yang terbaik untuk Anda dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Anda]
3. Surat PHK Karyawan Dalam Bahasa Inggris
CODE OF LETTER
Number:
Hereby,
Notice is hereby given to
Name: [Employee Name]
Position : [Employee Position and Title]
With regret that I must inform you that your position at [Company Name] will be terminated.
[Explain the reason for termination or downsizing clearly and concisely. For example, ‘Due to the economic impact of the COVID-19 pandemic, the company has been forced to make difficult decisions to reduce costs, including workforce cuts’]. Unfortunately, this means that we can no longer continue your employment with us.
This was a difficult decision for us as a company, and we want you to know that your contributions to our organisation are greatly appreciated and valued. Your work has been exemplary, and we recognise the impact your departure will have on yourself and the company.
[Detail any severance package or benefits to which the employee is entitled. For example, ‘As a token of appreciation, we would like to offer a severance package of [amount] that includes [other benefits such as health insurance, compensation for unused holiday time, etc.]].
We will also be happy to provide any assistance we can to help you during this difficult time. Our human resources department will be on hand to answer any questions you may have and guide you through this process.
Please let us know if we can assist you in any way.
Thank you for your dedication to our company. We would like to wish you all the best in your future endeavours.
Sincerely,
[Signature]
[Your name]
4. Surat PHK Karyawan Karena Adanya Masalah Keuangan Perusahaan
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : Alisa NafisaJabatan : Content Creator Associate
Kami mohon maaf untuk memberitahukan bahwa hubungan kerja Anda dengan PT XYZ Developers telah diakhiri mulai tanggal 22 April 2021.
Selama satu setengah tahun terakhir, perusahaan telah mengalami kesulitan keuangan karena kurangnya proyek di industri konstruksi. Setelah menjajaki berbagai opsi untuk meningkatkan sumber pendapatan perusahaan, kami akhirnya menyimpulkan untuk mengurangi tenaga kerja. Dengan berat hati kami sampaikan bahwa posisi Anda sebagai Content Creator Associate merupakan bagian dari pengurangan tenaga kerja ini.
Harap diperhatikan bahwa keputusan ini bersifat final.
Anda akan menerima gaji Anda untuk bulan ini setelah hari kerja terakhir Anda di perusahaan. Anda juga berhak untuk mencairkan cuti yang tidak terpakai.
Kebijakan BPJS Kesehatan perusahaan Anda akan tetap berlaku hingga 31 Maret 2022.
Harap pastikan bahwa Anda mengembalikan laptop dan kartu identitas perusahaan pada hari kerja terakhir Anda di perusahaan.
Harap diingat bahwa perjanjian kerahasiaan yang Anda tandatangani pada saat bergabung dengan perusahaan akan tetap berlaku bahkan setelah Anda meninggalkan perusahaan. Salinan perjanjian tersebut terlampir untuk catatan Anda.
Silakan hubungi departemen SDM untuk penyelesaian akhir dan pertanyaan terkait.
Kami berterima kasih atas kontribusi Anda dan berharap Anda beruntung dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama]
5. Contoh Surat PHK Karyawan Karena Masalah Performa
KOP Surat
Nomor:
Dengan ini,
Diberitahukan kepada
Nama : Andi FirmansyahJabatan : Web Developer
Berdasarkan pertimbangan kinerja Saudara Andi dan dampaknya terhadap tim dan tujuan perusahaan selama 2 (dua) bulan terakhir setelah diterbitkannya surat peringatan ke-2, kami menilai bahwa kinerja Saudara tidak mengalami peningkatan dan perbaikan kinerja.
Maka dengan hal ini perusahaan terpaksa memberhentikan saudara Anda dari pekerjaan sebagai Web Developer PT ABCDX. Terhitung sejak tanggal 13 Februari 2024, hubungan kerja antara PT ABCDX dengan Sdr Andi Firmansyah dinyatakan berakhir.
Kami telah melampirkan dokumen ketentuan pemutusan hubungan kerja, termasuk (rincian gaji terakhir, kelanjutan tunjangan, pengembalian properti perusahaan, dll.).
Demikian surat ini disampaikan.
Hormat kami,
(Nama Anda)
(Jabatan Anda)
(Nama Perusahaan)
Perlu diingat, sebagai HRD Anda mungkin juga perlu melibatkan rasa empati atas pemutusan hubungan kerja ini dengan tetap profesional. Semoga penjelasan terkait surat PHK karyawan di atas dapat menjadi informasi yang berguna bagi Anda, ya!
Sembari menulis surat PHK yang sesuai, Anda juga bisa loh mulai mengembakan cara terbaru untuk membuka lowongan kerja yang lebih efektif dan inovatif dengan Dealls!
Di sini kamu bisa pasang iklan lowongan kerja secara gratis dan lowongan tersebut akan terhubung dengan platform LinkedIn secara otomatis!
Yuk, temukan kandidat potensial untuk perusahaan dengan Dealls!
Sumber:
Termination Letters Done Right: 3 Sample Templates to Keep Firing Human5 Termination Letter Templates (+ Tips to Handle Dismissals)
