Contoh surat perpanjangan kontrak kerja adalah salah satu dokumen krusial yang harus dipahami oleh HR dan karyawan ketika berada di akhir-akhir periode berlakunya suatu kontrak.
Oleh karena itu, agar tidak menimbulkan kebingungan terhadap cara pembuatannya, maka artikel ini akan mengupas tuntas seluk-beluk surat perpanjangan kontrak, mulai dari definisi, fungsi, hingga contoh-contoh spesifik yang bisa perusahaan kamu gunakan.
Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.
Apa Itu Surat Perpanjangan Kontrak Kerja?
Surat perpanjangan kontrak kerja adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan (dalam hal ini, tim HRD) untuk memberitahukan kepada karyawan bahwa masa kerja mereka, yang terikat dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), akan diperpanjang.
Dokumen ini menjadi bukti tertulis dari kesepakatan kedua belah pihak untuk melanjutkan hubungan kerja setelah kontrak awal berakhir.
Selain dari pihak perusahaan, karyawan juga dapat mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kepada perusahaan, sehingga proses perpanjangan benar-benar lahir dari persetujuan bersama.
Surat perpanjangan kontrak inilah yang menjadi instrumen hukum untuk merealisasikan perpanjangan tersebut.
Tanpa surat ini, hubungan kerja bisa dianggap berakhir secara otomatis, atau bahkan berubah status menjadi karyawan tetap (PKWTT) jika perusahaan tetap mempekerjakan karyawan tanpa adanya surat perpanjangan yang sah.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap Sederhana!
Fungsi Surat Perpanjangan Kontrak Kerja
Surat perpanjangan kontrak kerja memiliki peran krusial dalam manajemen sumber daya manusia di sebuah perusahaan.
Selain sebagai bentuk formalitas, fungsi surat perpanjangan kontrak kerja juga mencakup aspek lain seperti legalitas, administrasi, hingga psikologis.
Berikut adalah beberapa fungsi yang dimaksud:
1. Aspek Legal dan Perlindungan Hukum
Surat perpanjangan kontrak kerja adalah bukti hukum yang sah bahwa hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan masih berlanjut.
Surat ini melindungi kedua belah pihak dari potensi sengketa di masa depan. Misalnya, jika seorang karyawan menggugat perusahaan karena PHK, surat perpanjangan ini bisa menjadi bukti bahwa hubungan kerja masih terikat oleh kontrak dengan durasi yang jelas.
2. Kejelasan Status dan Hak-Hak Karyawan
Dokumen atau surat perpanjangan kontrak kerja juga memberikan kepastian kepada karyawan mengenai status pekerjaan mereka.
Hal ini penting untuk menjaga motivasi dan produktivitas. Karyawan jadi tahu bahwa performa kerja mereka dihargai dan diakui.
3. Acuan Perubahan Syarat dan Ketentuan (Opsional)
Terkadang, surat perpanjangan kontrak juga digunakan untuk merevisi beberapa poin dari perjanjian kerja sebelumnya, seperti penyesuaian gaji, perubahan jabatan, atau penambahan tunjangan. Semua perubahan ini harus tertulis dengan jelas dan disepakati oleh kedua belah pihak.
Dasar Hukum Perpanjangan Kontrak Kerja
Penerbitan surat perpanjangan kontrak kerja tidak bisa sembarangan. Ada landasan hukum yang kuat yang menjamin hak dan kewajiban, baik dari sisi perusahaan maupun karyawan.
Pemahaman terhadap dasar hukum ini sangat penting, terutama bagi tim HR, agar proses perpanjangan berjalan sesuai koridor hukum dan menghindari sengketa di kemudian hari.
1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjadi fondasi utama regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Pasal-pasal yang relevan, terutama Pasal 59, mengatur secara detail mengenai perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT), salah satunya terkait perpanjangan atau pembaharuan kontrak.
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
UU Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja membawa reformasi besar, termasuk dalam hal PKWT.
Salah satu perubahan signifikan adalah penghapusan ketentuan lama mengenai batas 2 tahun kontrak dengan perpanjangan 1 tahun.
Aturan baru menegaskan bahwa PKWT dapat berlangsung dengan total durasi maksimal 5 tahun, termasuk perpanjangannya.
Perubahan ini tercantum dalam Pasal 81 angka 15 yang memodifikasi Pasal 59 UU Ketenagakerjaan, dengan pengaturan lebih lanjut dijabarkan dalam PP Nomor 35 Tahun 2021.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021
Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja adalah aturan turunan dari UU Cipta Kerja yang menjelaskan lebih rinci implementasi PKWT.
Pasal 15 PP ini menegaskan bahwa PKWT dapat diperpanjang, dengan jangka waktu perpanjangan ditetapkan berdasarkan kesepakatan para pihak, selama total masa kontrak tidak melebihi 5 tahun sebagaimana diatur dalam Pasal 8 ayat (2).
Struktur Surat Perpanjangan Kontrak Kerja
Sebuah surat perpanjangan kontrak kerja yang baik dan profesional harus memiliki struktur yang jelas dan lengkap.
Struktur ini memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan benar dan sah secara hukum.
Berikut adalah struktur surat perpanjangan kontrak kerja:
1. Kop Surat
Elemen ini wajib ada untuk menegaskan bahwa surat dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan.
- Contoh Kop Surat:
2. Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran
Bagian ini berfungsi sebagai identitas dokumen untuk memudahkan administrasi dan pengarsipan.
- Contoh Penulisan:
Nomor: 001/HRD-SPK/IX/2025
Perihal: Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak Kerja Lampiran: -
3. Tanggal Surat
Bagian tanggal menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikeluarkan.
- Contoh Penulisan:
Jakarta, 15 September 2025
4. Alamat Tujuan
Bagian ini berisi identitas lengkap karyawan yang dituju.
- Contoh Penulisan:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan]
Di Tempat
5. Paragraf Pembuka
Paragraf ini biasanya berisi sapaan formal dan referensi pada kontrak kerja sebelumnya yang akan segera berakhir.
- Contoh Penulisan:
Dengan hormat, Merujuk pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang telah ditandatangani pada tanggal [Tanggal Mulai Kontrak Awal] dan akan berakhir pada tanggal [Tanggal Berakhir Kontrak Awal], kami, PT. Inovasi Maju Bersama, dengan ini menyampaikan penghargaan atas dedikasi dan kinerja luar biasa Anda selama ini.
6. Paragraf Inti (Pernyataan Perpanjangan)
Ini adalah inti dari surat. Bagian ini memuat keputusan perusahaan untuk memperpanjang kontrak serta rincian kontrak baru.
- Contoh Penulisan:
Berdasarkan evaluasi kinerja yang telah dilakukan, perusahaan memutuskan untuk memperpanjang masa kerja Anda. Adapun perincian kontrak kerja baru adalah sebagai berikut:
- Nama : [Nama Karyawan]
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun
- Masa Berlaku : 16 September 2025 s.d. 15 September 2026
- Gaji Pokok : Rp [Nominal Gaji Baru]
7. Paragraf Penutup
Berisi harapan dan ucapan terima kasih dari perusahaan.
- Contoh Penulisan:
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat terus memberikan kontribusi terbaik bagi kemajuan perusahaan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
8. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan
Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan| Sumber: Scribd
Bagian ini melegitimasi surat sebagai dokumen resmi.
- Contoh Penulisan:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama HR Manager] HR Manager
[Stempel Perusahaan]
Baca Juga: 5 Contoh Kontrak Kerja untuk Semua Status Pegawai (+Template)
Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja
Berikut adalah 10 contoh surat perpanjangan kontrak kerja dengan berbagai format yang bisa kamu gunakan.
1. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Swasta
Ini adalah contoh yang paling umum, cocok untuk berbagai posisi di perusahaan swasta.
2. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja dengan Kenaikan Gaji
Surat ini digunakan saat perusahaan ingin mengapresiasi kinerja karyawan dengan menawarkan kenaikan gaji pada kontrak baru.
3. Contoh Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja di Rumah Sakit
Meskipun lebih umum perusahaan yang menawarkan perpanjangan kontrak, ada kalanya karyawan yang proaktif mengajukan permohonan. Ini bisa jadi cara untuk menunjukkan inisiatif dan keinginan untuk terus berkontribusi.
4. Contoh Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja di Instansi Pemerintah
Surat permohonan perpanjangan kontrak kerja ini digunakan untuk memperpanjang kontrak kerja di instansi pemerintah yang terikat pada dinas terkait.
5. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja untuk Jabatan yang Sama
Surat ini ditujukan untuk karyawan yang akan mendapatkan perpanjangan kontrak namun tetap pada posisi/jabatan yang sama seperti sebelumnya.
6. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja untuk Posisi Staf
Surat perpanjangan kontrak kerja untuk posisi staf ini ideal untuk perpanjangan kontrak bagi karyawan di level staf atau administrasi.
[Kop Surat Perusahaan]
PT. SUKSES INDONESIA JAYA
[Alamat] [Email] [Website]Nomor : 006/HRD-SPK/IX/2025
Perihal : Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak Kerja Staf Administrasi
Lampiran : -Jakarta, 15 September 2025
Kepada Yth.
[Nama Karyawan] Staf Administrasi
Di TempatDengan hormat,
Menindaklanjuti masa kontrak kerja Anda yang akan berakhir, kami PT. Sukses Indonesia Jaya, mengundang Anda untuk melanjutkan kerja sama sebagai Staf Administrasi.
Berikut adalah detail perpanjangan kontrak Anda:
- Jabatan : Staf Administrasi
- Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun
- Masa Berlaku : [Tanggal Mulai Kontrak Baru] s.d. [Tanggal Berakhir Kontrak Baru]
Kami yakin dengan loyalitas dan kinerja Anda, peran Anda akan semakin penting bagi kelancaran operasional perusahaan. Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama HR Manager] HR Manager
[Stempel Perusahaan]
7. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Tim Marketing/Sales
Surat perpanjangan kontrak kerja ini dirancang khusus untuk tim marketing atau sales, dengan poin tambahan terkait target dan komisi.
[Kop Surat Perusahaan]
PT. DIGITAMA SOLUSINDO
[Alamat] [Email] [Website]Nomor : 007/HRD-SPK/IX/2025
Perihal : Perpanjangan Kontrak Kerja Tim Marketing
Lampiran : -Jakarta, 15 September 2025
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Di TempatDengan hormat,
Surat ini dibuat untuk memberitahukan perpanjangan kontrak kerja Anda yang akan berakhir pada [Tanggal Berakhir Kontrak Awal]. Kami sangat mengapresiasi kontribusi Anda dalam mencapai target penjualan perusahaan.
Berdasarkan pencapaian yang solid, perusahaan memutuskan untuk memperpanjang kontrak kerja Anda dengan rincian sebagai berikut:
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun
- Masa Berlaku : [Tanggal Mulai Kontrak Baru] s.d. [Tanggal Berakhir Kontrak Baru]
- Gaji & Komisi : Sesuai dengan target yang disepakati dalam kontrak baru.
Kami berharap Anda dapat terus menjadi bagian dari tim sukses kami. Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama HR Manager] HR Manager
[Stempel Perusahaan]
8. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja untuk Karyawan Lulusan Baru
Contoh surat perpanjangan kontrak kerja ditujukan untuk karyawan yang baru lulus dan menunjukkan potensi besar selama masa kontrak pertamanya.
[Kop Surat Perusahaan]
PT. KREASI MUDA INDONESIA
[Alamat] [Email] [Website]Nomor : 008/HRD-SPK/IX/2025
Perihal : Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Fresh Graduate
Lampiran : -Jakarta, 15 September 2025
Kepada Yth.
Sdr. [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan]
Di TempatDengan hormat,
Kami telah mengevaluasi kinerja Sdr. selama masa kontrak kerja awal yang akan berakhir pada [Tanggal Berakhir Kontrak Awal]. Kami sangat senang melihat perkembangan yang signifikan sejak Sdr. bergabung sebagai lulusan baru.
Dengan ini, kami bermaksud untuk memperpanjang kontrak kerja Sdr. dengan rincian sebagai berikut:
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun
- Masa Berlaku : [Tanggal Mulai Kontrak Baru] s.d. [Tanggal Berakhir Kontrak Baru]
Kami percaya potensi Sdr. akan terus berkembang di sini. Kami tunggu konfirmasi kesediaan Sdr. untuk melanjutkan kerja sama.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama HR Manager] HR Manager
[Stempel Perusahaan]
9. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Berdasarkan Hasil Evaluasi Kinerja
Surat ini mengacu langsung pada hasil evaluasi kinerja sebagai dasar perpanjangan, menunjukkan objektivitas perusahaan.
[Kop Surat Perusahaan]
PT. KONTROL DAN EVALUASI
[Alamat] [Email] [Website]Nomor : 009/HRD-SPK/IX/2025
Perihal : Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak Kerja
Lampiran : Laporan Evaluasi KinerjaJakarta, 15 September 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan]
Di TempatDengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja yang terlampir, yang menunjukkan pencapaian target yang konsisten dan kontribusi positif terhadap tim, kami, PT. Kontrol dan Evaluasi, memutuskan untuk memperpanjang kontrak kerja Anda.
Rincian perpanjangan kontrak adalah sebagai berikut:
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun
- Masa Berlaku : [Tanggal Mulai Kontrak Baru] s.d. [Tanggal Berakhir Kontrak Baru]
Kami berharap Anda dapat terus mempertahankan performa terbaik. Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama HR Manager] HR Manager
[Stempel Perusahaan]
10. Contoh Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja dari Karyawan
Karyawan yang ingin melakukan permohonan perpanjangan kontrak kerja juga dapat membuat surat seperti berikut ini.
[Kop Surat Perusahaan]
[Nama Perusahaan] [Alamat] [Nomor Telepon] [Email]Jakarta, 15 September 2025
Perihal: Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja
Kepada
Yth. Manager HRD [Nama Perusahaan]
Di TempatDengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama : [Nama Karyawan]
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Nomor Induk Karyawan : [NIK Karyawan]
Dengan surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja yang akan berakhir pada tanggal 30 September 2025.
Selama bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Kontrak Awal], saya telah belajar banyak dan merasa sangat bangga menjadi bagian dari tim ini. Saya berkomitmen untuk terus memberikan kontribusi terbaik saya untuk mencapai target perusahaan di masa depan.
Saya sangat berharap Bapak/Ibu bersedia mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Karyawan]
Baca Juga: 7 Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja, Gratis Template!
Ingin Rekrut Karyawan Berkualitas untuk Perusahaan? Coba Pasang Loker Gratis di Dealls!
Sebagai seorang HR, kamu pasti tahu betapa krusialnya mendapatkan kandidat terbaik untuk mengisi posisi penting di perusahaan. Mencari talenta yang tepat, apalagi untuk posisi strategis, bisa jadi tantangan besar.
Data dari riset yang dilakukan LinkedIn menunjukkan, sebanyak 88% perusahaan mengalami kesulitan dalam mengisi posisi kunci.
Kenapa? Salah satunya karena platform rekrutmen yang tidak efektif, proses yang panjang, dan biaya yang mahal.
Oleh karena itu, penting untuk menggunakan platform yang sesuai, seperti Dealls, yang telah ipercaya lebih dari 7.000+ perusahaan ternama di Indonesia.
Di Dealls, kamu bisa:
- Talent pool luas dan langsung terkoneksi di LinkedIn dan Google Job Posting.
- Sistem ATS dan ranking berbasis AI yang bisa merekomendasikan kandidat top match sesuai kebutuhan kualifikasi.
- Fitur filter komprehensif untuk menyaring kandidat berdasarkan ekspektasi gaji, jurusan, lama pengalaman (YoE), dll.
- Sistem terintegrasi ini buat proses rekrutmen jauh lebih cepat dan efisien. Jangan tunggu sampai kandidat terbaik direkrut kompetitor!
Jadi, tunggu apa lagi? Jangan biarkan proses rekrutmenmu memakan waktu dan biaya besar. Coba pasang loker gratis di Dealls sekarang juga dan temukan talenta terbaik untuk memajukan perusahaanmu.
Cukup isi form singkat ini dulu, dan loker bisa langsung dipasang!
Sumber:
Indonesia. (2003). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Jakarta: Pemerintah Indonesia.
Indonesia. (2020). Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Jakarta: Pemerintah Indonesia.
Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Jakarta: Pemerintah Indonesia.
Linkedin. More Applicants But Harder To Hire: Majority Of Job Applications Do Not Meet Listed Criteria, Finds LinkedIn.
