Berperan di balik layar operasional perusahaan, back office ternyata memiliki job desk dan tanggung jawab yang tak kalah penting dibandingkan front office, lho, terutama dalam hal teknis. Lantas, apa saja ya job desk back office ini?
Yuk, temukan jawabannya lewat artikel di bawah!
Apa Itu Back Office?
Menurut laman Investopedia, back office adalah bagian dari perusahaan yang terdiri dari administrasi dan personel pendukung yang tidak berhadapan secara langsung dengan pelanggan.
Meskipun begitu, back office memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan, mereka berkolaborasi dengan front office untuk menangani hal-hal terkait administrasi.
Fungsi back office mencakup izin, pemeliharaan catatan, kepatuhan terhadap peraturan, akuntansi, dan layanan IT. Hal ini bisa tergantung jenis dan bidang perusahaan.
Job Desk Back Office
Job desk back office umumnya mencakup tugas administratif dan operasional yang mendukung kelancaran aktivitas perusahaan. Berikut adalah beberapa job desk back office secara umum.
- Mengelola tugas administratif dan pengelolaan dokumen, seperti memverifikasi dokumen, memproses transaksi internal bank, serta menginput dan memperbarui data dalam sistem
- Menyelesaikan tugas administratif seperti mengatur jadwal, mengarsipkan dokumen, serta berkomunikasi dengan pemasok dan vendor.
- Mengelola keuangan dan laporan seperti menyiapkan laporan keuangan, mengawasi transaksi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi keuangan.
- Mengelola data seperti informasi pelanggan dan kinerja perusahaan.
- Melakukan dukungan operasional, termasuk menangani transaksi, memastikan kepatuhan terhadap SOP dan regulasi, serta mengelola arsip dan dokumentasi penting
- Menganalisis pasar dan menyajikan informasi ini dalam bentuk visual.
- Merencanakan jadwal rapat, acara, atau pertemuan dengan vendor.
Baca juga: Back Office Adalah: Skill, Contoh Pekerjaan, dan Gajinya
Tugas dan Tanggung Jawab Back Office Berdasarkan Posisinya
Pada dasarnya, tugas dan tanggung jawab back office bergantung pada posisi dan divisi masing-masing. Hal ini karena back office tidak hanya terdiri dari satu peran saja, melainkan mencakup berbagai bidang, seperti IT, HRD, analisis keuangan, hingga manajer operasional.
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab back office sesuai dengan bidangnya masing-masing.
1. HRD
Human resource assistant atau HRD bertanggung jawab mengelola tugas administratif, termasuk dalam hal perekrutan karyawan, menyimpan file perjanjian kerja, menangani perihal gaji, hingga mencatat kehadiran pegawai.
2. Staff IT
IT Staff merupakan bagian dari back office yang bertanggung jawab atas berbagai aspek teknis, termasuk pengelolaan perangkat lunak, basis data, serta jaringan komputer. Selain itu, mereka juga menangani pemeliharaan sistem, memastikan keamanan data, serta menyelesaikan permasalahan teknis yang terjadi dalam operasional bank.
Mereka juga perlu memastikan bahwa semua karyawan telah memiliki perangkat yang mendukung kinerja.
3. Compliance Officer
Posisi back office yang satu ini mungkin masih asing di teling kamu, padahal mereka memiliki tugas dan tanggung jawab penting, lho. Compliance officer bertugas untuk mengidentifikasi, mengoreksi, dan mencegah ketidakpatuhan terhadap hukum serta peraturan perusahaan.
Singkatnya, posisi ini bertugas dalam memastikan bahwa semua bagian perusahaan mematuhi kewajiban yang tertera dalam kontrak.
4. Analis Keuangan
Sesuai dengan namanya, analisis keuangan bertanggung jawab dalam berbagai tugas keuangan, baik keuangan klien maupun perusahaan. Misalnya, menentukan biaya operasional, memelihara basis data, membandingkan data, serta meningkatkan produktivitas perusahaan.
5. Analis Data
Berbeda dengan analisis keuangan, analisis data dalam back office bertugas untuk menganalisis, menafsirkan, serta mengimplementasikan sistem pengumpulan data.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab dalam mengembangkan laporan dan mengelola seluruh data.
6. Analis Resiko
Sebagai analis risiko, kamu akan bertanggung jawab untuk mengawasi dan menganalisis potensi risiko yang terdapat dalam portofolio investasi perusahaan.
Melalui evaluasi mendalam, kamu dapat memberikan rekomendasi strategis kepada perusahaan guna meminimalkan risiko dan mencegah kejadian serupa di masa depan.
7. Security operations
Posisi back office ini bertugas dalam menerapkan kebijakan keamanan, seperti prosedur dan protokol untuk perlindungan perusahaan. Tak hanya itu, security operations juga dilatih sebagai petugas keamanan dan pemantau anggaran untuk keamanan perusahaan.
8. Staff Akuntan
Staff akuntan juga turut menjadi bagian dari back office, lho! Dalam perannya ini, staff akuntan bertugas dalam melakukan pencatatan transaksi, mengelola akun-akun keuangan, dan memastikan laporan keuangan sesuai dengan standar yang berlaku.
9. Manajer Operasional
Terakhir, ada manajer operasional yang juga menjadi bagian dari back office. Manajer operasional bertugas dalam tim manajemen perusahaan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan beberapa kebijakan dan prosedur operasional.
Di beberapa kesempatan, mereka juga bertugas membantu tim HR dalam proses perekrutan.
Baca juga: Apa Itu Back Office Staff? Jenis dan Fungsinya dalam Organisasi
Skill yang Harus Dimiliki Back Office
Terdapat beberapa keahlian dan keterampilan yang perlu kamu miliki untuk menjalan tugas dan peran sebagai back office, beberapa keterampilan tersebut antara lain:
1. Keterampilan Administrasi
Seorang back office, apa pun posisinya, harus memiliki kemampuan administrasi yang baik.
Hal ini penting karena mereka berperan dalam mendukung tim front office dan manajemen dengan menyelesaikan berbagai tugas administratif, seperti mengarsipkan dokumen, mengelola data, serta berkomunikasi dengan vendor dan pihak terkait.
2. Kemampuan Komputer
Bagi seorang back office, kemampuan mengoperasikan komputer adalah keterampilan wajib yang harus dikuasai.
Terutama dalam menggunakan Microsoft Office serta software pendukung lainnya yang diperlukan untuk menunjang tugas dan tanggung jawab mereka, seperti pengelolaan data, administrasi, dan pelaporan.
3. Riset Pasar
Riset pasar adalah salah satu keterampilan yang harus kamu miliki, terutama jika kamu bekerja sebagai back office di sebuah bank.
Biasanya, beberapa posisi back office di bank membutuhkan keterampilan analisis pasar untuk mengamati tren terbaru dan umpan balik pelanggan.
4. Keterampilan Organisasi
Karena bertugas dalam mengelola dan menyimpan dokumen serta peralatan kantor. Back office memerlukan keterampilan organisasi yang baik guna memudahkan dalam melacak dokumen dan persediaan kantor sehingga proses kerja berjalan lebih efisien dan terstruktur.
5. Komunikasi
Menjadi back office berarti kamu harus memiliki komunikasi yang jelas, meskipun tidak berkomunikasi secara langsung dengan vendor dan pemasok, kemampuan komunikasi tetap wajib untuk dimiliki.
Baca juga: Back Office Manager Adalah: Rincian Definisi, Skill, Tugasnya
Nah, itu dia beberapa hal tentang job desk back office yang harus kamu ketahui, semoga dapat bermanfaat dan bisa menjadi referensi karier terbaik kedepannya, ya!
Sambil menunggu peluang kerja yang sesuai dengan minat kamu, kamu bisa mencoba mencari peluang kerja di perusahaan ternama lewat lowongan kerja terbaru dari Dealls.
Untuk meningkatkan peluang diterima di perusahaan impian, kamu juga bisa menggunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker yang bisa membantu memastikan CV kamu cocok dengan posisi yang dilamar.
Yuk, kembangkan karier impianmu bersama Dealls!
Sumber:
