Posisi general affair sering ditemui di berbagai perusahaan karena perannya yang vital dalam memenuhi berbagai kebutuhan operasional. Sayangnya, masih banyak yang menganggap remeh pentingnya pekerjaan ini.
Faktanya, menjadi seorang general affair memerlukan sejumlah keahlian khusus. Maka dari itu, mari kita telusuri lebih lanjut apa saja yang diperlukan dalam profesi ini dan mengapa peran ini begitu penting!
Apa Itu General Affair?
Dilansir Clockster, general affair adalah pekerjaan yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas operasional dalam suatu perusahaan. Posisi ini utamanya mencakup keseluruhan aktivitas manajemen dan bertanggung jawab secara langsung kepada departemen operasional.
General affair biasanya menjadi bagian dari tim Human Resources Development atau HRD. Oleh karena itu, general affair merupakan salah satu posisi penting demi kelancaran kebutuhan organisasi.
Fungsi General Affair bagi Perusahaan
Meski di bawah naungan suatu departemen, general affair tetap akan berkoordinasi dengan divisi lainnya untuk memastikan kebutuhan tim tersebut. Kebutuhan tersebut tentu saja bermacam. Mulai dari kebutuhan logistik hingga keperluan fasilitas pendukung.
Adapun berikut beberapa fungsi general affair bagi perusahaan.
- Bertanggung jawab terkait pemeliharaan aset
- Menyusun laporan berhubungan dengan pengorganisasian laporan aset dan pengelolaan rutin untuk keperluan rapat
- Mengurus perizinan, terutama dengan izin pihak eksternal
- Menjaga hubungan dan komunikasi yang baik dengan supplier atau pemangku kepentingan perusahaan lainnya
Tugas General Affair
Seperti yang telah dijelaskan, general affair erat kaitannya dengan kebutuhan operasional perusahaan. Apakah cakupan tanggung jawab mereka terbatas hanya pada itu? Tentu tidak, dong! Berikut Dealls rangkum beberapa tugas general affair.
1. Menyusun Pembelian Aset
Aset perusahaan pasti tidak lepas dengan produk-produk yang bersifat semipermanen. Dalam kata lain, barang tersebut harus diganti dalam jangka waktu tertentu. Selain itu, masih ada juga beberapa produk baru yang dibutuhkan guna menunjang aktivitas perusahaan. Hal tersebut tentu menjadi tanggung jawab terbesar general affair untu mengatur proses pembelian aset, termasuk mencari yang paling sesuai dengan kebutuhan dan budget.
2. Merawat Aset Perusahaan
Tidak hanya membeli aset, mereka juga ditugaskan atas perawatan aset-aset tersebut. General affair akan melakukan pengawasan secara berkala. Mereka pun juga harus tegas untuk mengirimkan teguran kepada karyawan yang menggunakan aset secara sembarangan.
3. Mengatur Biaya Kebutuhan Operasional
Kegiatan operasional di suatu perusahaan tentunya tidak dapat dipisahkan dari biaya rutin, seperti tagihan listrik hingga internet. Sudah menjadi tugas general affair untuk memastikan perusahaan membayar secara teratur dan tepat waktu. Nantinya, general affair akan melakukan kerja sama lebih lanjut dengan divisi keuangan terkait biaya operasional yang harus dikeluarkan.
4. Mengatur Gaji Tenaga Kerja Harian atau Freelancer
Selain menentukan anggaran untuk kebutuhan operasional, beberapa perusahaan juga menyerahkan pengaturan gaji tenaga kerja harian atau freelancer kepada general affair. Mereka bertugas untuk menentukan sekaligus melakukan pembukuan gaji karyawan lepas.
5. Menyusun Kontrak dan Menjaga Hubungan dengan Vendor
Tugas lainnya adalah mengelola hubungan dengan berbagai vendor yang menyediakan kebutuhan perusahaan, seperti alat tulis kantor, perangkat IT, atau jasa transportasi. General affair bertanggung jawab menyusun kontrak kerja sama, memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menegosiasikan harga atau layanan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Contohnya, mereka akan bernegosiasi dengan vendor penyedia perangkat komputer untuk mendapatkan penawaran terbaik dalam pembelian massal.
6. Mengurus Administrasi Perizinan
Selain tugas-tugas operasional, tidak menutup kemungkinan bagi general affair juga harus mengelola berbagai perizinan yang diperlukan perusahaan, seperti izin usaha, izin bangunan, atau dokumen hukum lainnya. General affair memastikan semua dokumen tersebut selalu up-to-date dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Baca Juga: Apa Itu Stakeholder? Pelajari Jenis dan Contoh Stakeholder
Skill yang Dibutuhkan General Affair
General affair tentu bukan pekerjaan yang cocok untuk semua orang karena memerlukan kualifikasi yang cukup tinggi. Pasalnya, pekerjaan mereka mencakup keterampilan manajemen dan organisasi tertentu yang terlihat menantang. Ingin berkarier menjadi seorang general affair? Berikut daftar skill yang setidaknya dibutuhkan untuk posisi ini.
1. Keterampilan Manajemen dan Administrasi
General affair berkaitan erat dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan, terutama berkaitan dengan operasional. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi telah dikuasai oleh karyawan general affair.
2. Pemecahan Masalah
Pengambilan keputusan untuk keperluan bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang bisa saja muncul sewaktu-waktu. Kesalahan sekecil apapun tentunya dapat memengaruhi seluruh proses operasional dalam perusahaan.
Maka dari itu, keterampilan problem-solving atau pemecahan masalah merupakan suatu keharusan bagi setiap general affair. Keterampilan ini dapat menjadi penunjang yang baik selama berkarier dalam profesi ini.
3. Keterampilan Komunikasi
Seorang general affair harus memahami bentuk komunikasi dan mampu mengimplementasikannya dengan baik. Tidak hanya dengan karyawan antardivisi, general affair terus menjalin komunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan, terutama vendor. Keahlian dalam komunikasi tentunya krusial untuk menghindari kesalahpahaman.
Jenjang Karier General Affair
Berkarier sebagai general affair dapat pilihan tepat untuk kamu yang merupakan lulusan manajemen, administrasi, perkantoran, dan jurusan terkait lainnya. Pasalnya, posisi ini menawarkan jenjang karier yang jelas. Kendati demikian, jenjang karier tetap bergantung pada perusahaan masing-masing.
1. Staf General Affair
Posisi awal ini cocok untuk para fresh graduate. General affair staff umumnya tidak memiliki beban kerja yang berat dengan target yang masih kecil. Posisi ini dapat menjadi kesempatan untuk menggali pengalaman dan mengembangkan skill.
2. Supervisor General Affair
Tingkatan selanjutnya adalah supervisor general affair. Posisi ini didapatkan ketika sudah memiliki beberapa tahun pengalaman sebagai staf general affair. Seorang supervisor bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja para staf dan meningkatkan kinerja tim.
3. Manajer General Affair
Manajer general affair berada satu tingkat di atas posisi supervisor. Meski begitu, beberapa perusahaan menetapkan bahwa kedua posisi ini berada dalam level yang setara. Pada dasarnya, seorang manajer pun tidak jauh berbeda dengan supervisor. Mereka akan mengawasi staf dan memiliki tanggung jawab yang lebih kompleks.
4. Head of General Affair
Head of general affair merupakan jabatan tertinggi di posisi ini. Mereka bertanggung jawab penuh atas seluruh pekerjaan yang telah dilakukan general affair. Selain itu, mereka juga mengoordinasikan pekerjaan dan membuat laporan kepada pimpinan eksekutif, seperti Chief Operating Officer (COO).
Gaji General Affair
Dihimpun dari beberapa sumber, gaji seorang general affair dimulai dari kisaran Rp3.500.000. Angka tersebut tentu saja akan bertambah seiring dengan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki.
Nominal yang ditentukan oleh masing-masing perusahaan pun akan berbeda. Oleh karena itu, kamu bisa melakukan riset dengan mengunjungi situs web, laman portal pekerjaan, hingga UMR setiap daerah.
Baca Juga: Apa Itu Entry Level Job? Penjelasan, Tips, dan Kisaran Gaji
Nah, itu tadi penjelasan mengenai posisi general affair. Tertarik untuk menjadikannya bagian dari perjalanan kariermu?
Kini, kamu nggak perlu ragu lagi! Dealls menghadirkan berbagai lowongan kerja terbaru seputar posisi general affair di perusahaan-perusahaan terkemuka. Kamu pun akan mendapatkan informasi lengkap mengenai reputasi perusahaan dan estimasi gaji yang ditawarkan.
Tunggu apalagi? Kunjungi Dealls sekarang dan mulai kariermu sebagai general affair sekarang juga!
Sumber:
What is General Affairs? Definition and Responsibilities
General Affair Is: Definition, Duties, Functions and Career Paths
