Pekerjaan general affair sering ditemui di berbagai perusahaan karena perannya yang vital dalam memenuhi berbagai kebutuhan operasional.
Sayangnya, masih banyak yang menganggap remeh pentingnya pekerjaan ini karena general affair lebih banyak berperan ‘di balik layar’.
Faktanya, menjadi seorang general affair memerlukan sejumlah keahlian khusus. Maka dari itu, mari kita telusuri lebih lanjut apa saja yang diperlukan dalam profesi ini dan mengapa peran ini begitu penting!
Apa Itu General Affair?
Saat kamu bekerja, pernahkah kamu berpikir siapa yang bertugas mengisi ulang kertas kosong di printer atau mengganti alat tulis kantor? Atau yang mengurus Wi-Fi ketika jaringannya tiba-tiba melemah?
Usut punya usut, ternyata semua itu adalah tugas dan tanggung jawab general affair, lho! Memang kelihatannya sepele, tetapi pekerjaan ini sebenarnya memiliki peran yang sangat penting.
Lantas, apa itu general affair (GA) dalam perusahaan?
Dilansir Clockster, arti general affair adalah pekerjaan yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas operasional dalam suatu perusahaan.
Posisi ini utamanya mencakup keseluruhan aktivitas manajemen dan bertanggung jawab secara langsung kepada departemen operasional.
General affair biasanya menjadi bagian dari tim Human Resources Development atau HRD. Namun, pada beberapa kasus, HRD dan GA juga bisa dipisahkan menjadi 2 unit.
Hal ini karena HRD lebih berkaitan dengan pengelolaan karyawan, sementara GA lebih mencakup banyak aspek operasional kantor. Misalnya, memastikan fasilitas kantor berfungsi dengan baik, seperti listrik, AC, hingga kendaraan operasional perusahaan.
GA juga sering menjadi "juru selamat" saat ada masalah mendadak di kantor. Misal, ketika meja kerja rusak, pantry kehabisan kopi, atau ruangan meeting membutuhkan proyektor, tim GA-lah yang bergerak cepat untuk menyelesaikannya.
Selain itu, mereka juga berperan penting dalam hubungan dengan vendor, seperti menyewa gedung untuk acara kantor, mengatur pasokan alat tulis, hingga mengurus asuransi karyawan.
Tidak heran jika posisi ini disebut sebagai "tulang punggung" perusahaan karena mendukung kelancaran operasional sehari-hari.
Jadi, meskipun sering terlihat bekerja di balik layar, kontribusi general affair sangatlah besar. Tanpa mereka, kenyamanan dan produktivitas di kantor tentu akan terganggu.
Fungsi General Affair bagi Perusahaan
Meski di bawah naungan suatu departemen, general affair tetap akan berkoordinasi dengan divisi lainnya untuk memastikan kebutuhan setiap tim.
Kebutuhan masing-masing tim tentu saja bermacam-macam, mulai dari kebutuhan logistik, hingga keperluan fasilitas pendukung.
Adapun berikut beberapa fungsi general affair bagi perusahaan.
- Bertanggung jawab terkait pengelolaan dan pemeliharaan aset/fasilitas kantor
- Penyediaan dan pemeliharaan sarana kerja, seperti AC, meja, kursi
- Bertanggung jawab dalam penyelesaian masalah operasional sehari-hari
- Pengelolaan perizinan, terutama izin dengan pihak eksternal
- Penghubung dengan supplier atau pemangku kepentingan perusahaan lainnya
Tugas (Job Desk) General Affair
Seperti yang telah dijelaskan, general affair erat kaitannya dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Apakah cakupan tanggung jawab mereka terbatas hanya pada itu? Tentu tidak, dong! Berikut Dealls rangkum beberapa job desk general affair.
1. Menyusun Pembelian Aset
Aset perusahaan pasti tidak lepas dengan produk-produk yang bersifat semipermanen. Dalam kata lain, barang tersebut harus diganti dalam jangka waktu tertentu.
Selain itu, masih ada juga beberapa produk baru yang dibutuhkan guna menunjang aktivitas perusahaan.
Nah, hal tersebut tentu menjadi tanggung jawab terbesar general affair untuk mengatur proses pembelian aset, termasuk mencari yang paling sesuai dengan kebutuhan dan budget.
2. Merawat Aset Perusahaan
Tidak hanya membeli aset, mereka juga ditugaskan atas perawatan aset-aset tersebut. Jadi, general affair akan melakukan pengawasan secara berkala terkait kondisi aset perusahaan.
Mereka juga harus tegas untuk mengirimkan teguran kepada karyawan yang menggunakan aset perusahaan secara sembarangan.
3. Mengatur Biaya Kebutuhan Operasional
Kegiatan operasional di suatu perusahaan tentunya tidak dapat dipisahkan dari biaya rutin, seperti tagihan listrik hingga internet.
Sudah menjadi tugas general affair untuk memastikan perusahaan membayar secara teratur dan tepat waktu.
Nantinya, general affair akan melakukan kerja sama lebih lanjut dengan divisi keuangan terkait biaya operasional yang harus dikeluarkan.
4. Mengatur Gaji Tenaga Kerja Harian atau Freelancer
Selain menentukan anggaran untuk kebutuhan operasional, beberapa perusahaan juga menyerahkan pengaturan gaji tenaga kerja harian atau freelancer kepada general affair. Mereka bertugas untuk menentukan sekaligus melakukan pembukuan gaji karyawan lepas.
5. Menyusun Kontrak dan Menjaga Hubungan dengan Vendor
Tugas lainnya adalah mengelola hubungan dengan berbagai vendor yang menyediakan kebutuhan perusahaan, seperti alat tulis kantor, perangkat IT, atau jasa transportasi.
General affair bertanggung jawab menyusun kontrak kerja sama, memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menegosiasikan harga atau layanan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contohnya, mereka akan bernegosiasi dengan vendor penyedia perangkat komputer untuk mendapatkan penawaran terbaik dalam pembelian massal.
6. Mengurus Administrasi Perizinan
Selain tugas-tugas operasional, tidak menutup kemungkinan bagi general affair juga harus mengelola berbagai perizinan yang diperlukan perusahaan, seperti izin usaha, izin bangunan, atau dokumen hukum lainnya.
General affair memastikan semua dokumen tersebut selalu up-to-date dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
7. Mengurus Renovasi Kantor atau Membuka Cabang Baru
Ketika perusahaan ingin melakukan renovasi kantor atau membuka cabang baru di tempat lain, GA merupakan pihak yang kerap terlibat dalam prosesnya.
Mereka akan berkoordinasi dengan vendor dan kontraktor, mengelola anggaran, mengatur pengadaan furnitur baru, hingga mencari lokasi strategis dan mempersiapkan legalitas atau izin operasi dalam pembukaan cabang baru.
Baca Juga: Staff Operasional Adalah: Tugas, Skill, Gaji, dan Kualifikasinya
KPI (Key Performance Indicator) General Affair
Apabila general affair banyak berkaitan dengan pengelolaan operasional, mungkin kamu bertanya-tanya apa KPI untuk pekerjaan ini.
Dilansir dari Clockster, berikut beberapa contoh KPI untuk posisi general affair:
- Tingkat kepuasan semua departemen terhadap kinerja GA
- Tingkat penyelesaian renovasi atau pembangunan gedung
- Tingkat penyelesaian masalah terkait kegiatan operasional yang ada di kantor
- Jumlah protes karyawan terhadap keputusan perusahaan dalam satu tahun
- Durasi waktu yang dibutuhkan dalam pengajuan legalitas dan izin operasi
- Tingkat kebersihan lingkungan kantor
Skill yang Dibutuhkan General Affair
Meskipun kelihatannya remeh, general affair tentu bukan pekerjaan yang cocok untuk semua orang karena memerlukan kualifikasi yang cukup tinggi.
Pasalnya, pekerjaan mereka mencakup keterampilan manajemen dan organisasi tertentu yang terlihat menantang.
Jika kamu ingin berkarier menjadi seorang general affair, berikut daftar skill yang setidaknya dibutuhkan untuk posisi ini.
1. Keterampilan Manajemen dan Administrasi
General affair berkaitan erat dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan, terutama berkaitan dengan operasional.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi telah dikuasai oleh seorang general affair.
2. Pemecahan Masalah
Pengambilan keputusan untuk keperluan bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang bisa saja muncul sewaktu-waktu. Jadi, kesalahan sekecil apapun tentunya dapat memengaruhi seluruh proses operasional dalam perusahaan.
Maka dari itu, keterampilan problem-solving atau pemecahan masalah merupakan suatu keharusan bagi setiap general affair. Keterampilan ini dapat menjadi penunjang yang baik selama berkarier dalam profesi GA.
3. Keterampilan Komunikasi
Seorang general affair harus memahami bentuk komunikasi dan mampu mengimplementasikannya dengan baik.
Pasalnya, tidak hanya dengan karyawan antardivisi, general affair akan terus menjalin komunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan, terutama vendor.
Jadi, keahlian dalam komunikasi tentunya krusial untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa seluruh kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan pihak luar dapat terpenuhi dengan baik.
4. Kemampuan Bernegosiasi
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, GA akan banyak berurusan dengan vendor atau penyedia jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Oleh karena itu, kemampuan bernegosiasi tentunya akan sangat diperlukan agar perusahaan memperoleh penawaran terbaik dari para vendor.
5. Pemahaman Dasar Teknologi dan IT
General affair akan banyak berhubungan dengan perbaikan fasilitas elektronik kantor, seperti printer, AC, dan Wi-Fi.
Meskipun pada masalah yang kompleks biasanya memerlukan bantuan teknisi, pemahaman dasar tentang teknologi dan IT bagi seorang GA tetaplah diperlukan. Hal ini memungkinkannya untuk menangani permasalahan umum dan sederhana secara mandiri.
Jenjang Karier General Affair
Berkarier sebagai general affair dapat pilihan tepat untuk kamu yang merupakan lulusan manajemen, administrasi, perkantoran, dan jurusan terkait lainnya. Pasalnya, posisi ini menawarkan jenjang karier yang jelas.
Kendati demikian, jenjang karier seorang GA tetap bergantung pada perusahaan masing-masing. Berikut tingkatan karier yang umumnya berlaku:
1. Staf General Affair
Staf general affair merupakan entry-level yang cocok diisi oleh para fresh graduate atau lulusan baru.
General affair staff umumnya tidak memiliki beban kerja yang berat dengan target yang masih kecil. Jadi, posisi ini dapat menjadi kesempatan untuk menggali pengalaman dan mengembangkan skill.
2. Supervisor General Affair
Tingkatan selanjutnya adalah supervisor general affair. Posisi ini didapatkan ketika sudah memiliki beberapa tahun pengalaman sebagai staf general affair.
Seorang supervisor bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja para staf dan meningkatkan performa tim.
3. Manajer General Affair
Manajer general affair berada satu tingkat di atas posisi supervisor. Meski begitu, beberapa perusahaan menetapkan bahwa kedua posisi ini berada dalam level yang setara.
Pada dasarnya, seorang manajer pun tidak jauh berbeda dengan supervisor. Mereka akan mengawasi staf dan memiliki tanggung jawab yang lebih kompleks.
4. Head of General Affair
Head of general affair merupakan jabatan tertinggi untuk pekerjaan ini. Mereka bertanggung jawab penuh atas seluruh pekerjaan yang telah dilakukan general affair.
Selain itu, mereka juga mengoordinasikan pekerjaan dan membuat laporan kepada pimpinan eksekutif, seperti Chief Operating Officer (COO).
Gaji General Affair di Indonesia
Dihimpun dari beberapa sumber, gaji seorang general affair dimulai dari kisaran Rp3.500.000 untuk posisi entry-level. Angka tersebut tentu saja akan bertambah seiring dengan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki.
Namun, perlu dicatat bahwa nominal di atas hanyalah rata-rata, yang mana akan bergantung pada perusahaan dan UMK setempat.
Oleh karena itu, kamu bisa melakukan riset dengan mengunjungi situs web, laman portal pekerjaan, hingga UMK setiap daerah.
Baca Juga: Apa Itu Entry Level Job? Penjelasan, Tips, dan Kisaran Gaji
Sedang Mencari Lowongan General Affair? Yuk, Coba Dealls!
Nah, itu tadi penjelasan mengenai posisi general affair. Bagaimana, tertarik untuk menjadikannya bagian dari perjalanan kariermu?
Nah, jika kamu tertarik untuk berkarier menjadi seorang GA, yuk temukan lowongan kerja general affair terbaru di Dealls!
Di Dealls, ada banyak tersedia loker general affair untuk berbagai kualifikasi dari berbagai perusahaan terkemuka di Indonesia.
Tunggu apalagi? Kunjungi Dealls sekarang dan mulai karier impianmu sebagai general affair sekarang juga!
Sumber:
What is General Affairs? Definition and Responsibilities
General Affair Is: Definition, Duties, Functions and Career Paths
