Menemukan kandidat potensial untuk dipanggil interview? Jangan sampai salah undangannya, bisa-bisa kandidat tidak jadi lanjut karena kesalahan undangan tidak formal.
Artikel ini menyediakan 15 contoh surat panggilan interview Word, email dan WhatsApp siap pakai. Jadi, tinggal ubah isinya sesuai nama kandidat, nama perusahaan dan jadwal interview.
Kalau mau buat sendiri agar lebih personal, artikel ini menyediakan struktur surat panggilan interview yang bisa menjadi acuan yang direkomendasikan. Yuk, simak lebih lanjut!
Struktur Surat Panggilan Interview
Kalau mau buat sendiri dan hanya menjadikan contoh surat panggilan interview sebagai referensi, pahami dulu struktur yang direkomendasikan agar surat panggilan tetap profesional dan formal:
1. Logo dan Identitas Perusahaan
Logo dan identitas perusahaan memuat informasi seputar profil perusahaan agar penerima memahami bahwa surat tersebut resmi dibuat oleh perusahaan terkait.
Bagian ini berisi:
- Nama perusahaan
- Logo perusahaan
- Alamat perusahaan
- Email perusahaan
- Nomor telepon perusahaan
- Nama dan jabatan HR yang membuat surat
Letaknya ada di bagian kop surat. Namun, kalau undangan dikirim melalui WhatsApp, biasanya hanya nama perusahaan yang dicantumkan.
2. Nomor Surat
Nomor surat terdiri dari urutan surat, kode divisi, kode jenis surat, serta bulan dan tahun pembuatan surat.
Setiap perusahaan punya format yang berbeda, tinggal sesuaikan dengan ketentuan di perusahaanmu.
Biasanya nomor surat hanya dipakai untuk surat fisik dan email, sedangkan surat via WhatsApp tidak menggunakannya.
Contoh nomor surat:
No: 012/HRD/INT/IX/25
- 012: Nomor urut surat
- HRD: Kode divisi/bagian
- INT: Kode jenis surat (interview)
- IX: Bulan pembuatan surat
- 25: Tahun pembuatan surat
3. Identitas Kandidat
Selanjutnya, cantumkan identitas kandidat agar surat terkesan personal dan sopan. Identitas juga memastikan bahwa surat panggilan interview tersebut ditujukan padanya. Periksa kembali dan pastikan datanya benar.
Identitas kandidat biasanya mencakup:
- Nama lengkap
- Posisi yang dilamar
- Platform tempat kandidat melamar
4. Paragraf Pembuka
Sambut undangan dengan paragraf pembuka yang profesional dan baku. Bagian ini juga berfungsi untuk membuka komunikasi dengan kandidat.
Hindari penggunaan kata-kata terlalu santai atau menyingkat kata-kata. Biasanya dibuat menjadi 1–2 kalimat.
Contoh paragraf pembuka:
- Dengan hormat, sehubungan dengan lamaran kerja yang telah Anda ajukan, kami bermaksud mengundang Anda untuk hadir dalam sesi interview.
- Menindaklanjuti lamaran kerja Anda di PT Indah Express, kami dengan senang hati mengundang Anda untuk mengikuti proses interview.
- Berdasarkan dokumen lamaran yang telah kami terima, bersama ini kami mengundang Anda untuk mengikuti tahap seleksi interview.
5. Paragraf Isi
Komponen terpenting adalah paragraf isi. Bagian ini menjelaskan maksud dan tujuan surat diberikan, yaitu panggilan untuk interview. Tidak perlu bertele-tele selama detail terkait interview tersampaikan.
Paragraf isi memuat:
- Tujuan surat
- Hari dan tanggal interview
- Waktu interview
- Tempat interview
- Nama hiring manager atau HR yang akan interview kandidat
Contoh paragraf isi:
Adapun wawancara akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 16 September 2025
Waktu: 10.00 WIB – selesai
Tempat: Kantor PT Maju Jaya Sejahtera, Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat
Pewawancara: Ibu Sinta Wulandari (HR Recruitment Officer)
6. Catatan Tambahan
Bagian ini bisa digunakan jika ada informasi khusus yang perlu disampaikan kepada kandidat. Dengan begitu kandidat lebih siap menghadiri interview tanpa kebingungan.
Catatan tambahan bisa berupa:
- Ketentuan dress code
- Berkas yang harus dibawa (CV, portofolio, dll)
- Detail tambahan seperti kontak HR jika ada kendala
7. Kalimat Penutup
Akhiri surat dengan kalimat singkat dan mengharapkan kedatangan kandidat. Sampaikan juga agar kandidat memberi konfirmasi jika akan melanjutkan interview.
Contoh kalimat penutup:
- Kami menantikan kehadiran Anda. Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas email ini.
- Diharapkan Anda dapat hadir sesuai jadwal. Silakan lakukan konfirmasi kehadiran paling lambat H-1 interview.
- Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih. Mohon konfirmasi kehadiran melalui nomor kontak HR berikut.
8. Nama Terang dan Tanda Tangan
Untuk menambah keabsahan, cantumkan nama terang dan tanda tangan pembuat surat. Namun, terdapat perbedaan ketentuan pada surat fisik, email dan WhatsApp.
Pada surat fisik, biasanya tanda tangan dibubuhi stempel perusahaan. Sebaliknya, pada email resmi, cukup nama terang atau scan tanda tangan digital.
Kalau berupa pesan WhatsApp, biasanya hanya nama terang HR.
Baca Juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan dengan Baik dan Benar
Contoh Surat Panggilan Interview
Temukan berbagai format surat panggilan interview PDF, Word, email dan WhatsApp yang siap pakai dan langsung edit sesuai kebutuhan:
1. Contoh Surat Panggilan Interview Bahasa Indonesia
2. Contoh Surat Panggilan Interview Bahasa Inggris
3. Contoh Surat Panggilan Wawancara
4. Contoh Surat Panggilan Tes Wawancara Kerja
5. Contoh Panggilan Interview lewat WhatsApp
Baca juga: 8 Contoh Panggilan Interview via WhatsApp, [+Template Siap Copas!]
6. Contoh Surat Panggilan Interview Semi Block Style
7. Contoh Panggilan Interview via Email
8. Contoh Undangan Interview Online
9. Contoh Undangan Interview via Zoom
10. Contoh Surat Panggilan Interview PDF
11. Contoh Surat Panggilan Interview Kerja Email
Baca Juga: 4 Contoh Undangan Interview Kerja Via Email, Free Template!
12. Contoh Surat Panggilan Interview Guru
13. Contoh Surat Panggilan Interview Perusahaan
14. Contoh Surat Panggilan Interview BUMN
15. Contoh Surat Panggilan Interview Word
Sedang Cari Kandidat Baru? Coba Pasang Loker Gratis di Dealls!
Kalau kamu masih mencari kandidat baru dan berkualitas untuk mengisi posisi kosong di perusahaan, coba pasang loker gratis di Dealls, langsung jadi!
Setiap loker yang dipasang di Dealls otomatis tayang juga di LinkedIn dan Google Job Posting, sehingga membuka akses ke talent pool yang lebih luas dan berpengalaman.
Proses screening CV di Dealls sudah menggunakan teknologi ATS dan AI Ranking System, jadi kamu bisa menjaring kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhanmu.
Rekrutmen jadi lebih simple, kan? Segera pasang lokernya dan jemput kandidat terbaik di Dealls!
Mau coba gratis? Isi form berikut dulu, yuk!
