Setelah memasang iklan lowongan kerja pada job portal, pasti Anda akan menerima banyak sekali lamaran kerja dari para kandidat dan akan menyeleksi untuk nantinya lanjut ke tahap wawancara atau interview. Maka dari itu Anda butuh surat undangan interview yang harus dikirimkan kepada kandidat terpilih sebelumnya. Kali ini Dealls akan memberikan tips serta contoh undangan interview kerja via email yang bisa Anda gunakan dan download langsung template-nya gratis!
Apa itu Undangan Interview Kerja
Undangan interview kerja adalah undangan resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada kandidat atau calon karyawan yang sebelumnya sudah melamar ke suatu perusahaan dengan mengirimkan CV atau portofolio atau bahkan melamar langsung melalui job portal.
Undangan interview kerja ini biasanya berisi informasi untuk calon karyawan mengenai jadwal wawancara, lokasi wawancara, case study, topik wawancara, siapa yang akan mewawancara dan masih banyak lagi yang bisa di personalisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Membuat undangan interview kerja yang resmi dari perusahaan menjadi hal yang sangat penting, hal ini dikarenakan akan memberikan informasi yang jelas kepada calon karyawan bahwa mereka terpilih ke proses seleksi berikutnya dan informasi mengenai jadwal dan informasi lengkap mengenai wawancara yang akan dilaksanakan.
Sedangkan bagi perusahaan undangan interview kerja yang resmi ini akan memberikan kredibilitas bagi calon karyawan mengingat saat ini banyak sekali undangan interview kerja palsu yang bertujuan untuk menipu pencari kerja bahkan sampai ke ranah pemerasan. Maka dari itu bagi seorang HR penting sekali untuk bisa membuat undangan interview kerja dengan baik.
Isi Undangan Interview Kerja
Undangan interview kerja biasanya dibuat dengan bahasa yang formal. Di dalamnya terdapat poin-poin informasi penting yang perlu ada agar tidak terjadi miskomunikasi antara HRD dengan calon karyawan, informasi penting yang perlu ada adalah sebagai berikut:
- Nama perusahaan yang mengirimkan undangan interview kerja
- Nama lengkap dan informasi lainnya mengenai calon karyawan
- Tanggal, waktu dan lokasi wawancara
- Format wawancara, seperti apakah itu akan menjadi sesi tanya jawab biasa, wawancara panel, atau tes praktik.
- Detail kontak yang dapat dihubungi kandidat jika mereka memiliki pertanyaan atau perlu mengkonfirmasi ulang jadwal.
- Instruksi khusus jika ada, seperti dokumen yang perlu dibawa dan tipe berpakaian.
Struktur yang Perlu Ada pada Undangan Interview Kerja
Dikarenakan undangan interview kerja ini bersifat resmi, maka diharuskan ada komponen-komponen penting agar terlihat profesional di mata calon karyawan, seperti berikut ini:
Header atau Logo Perusahaan
Sebagai undangan resmi maka Anda perlu mencantumkan logo, nama, alamat, nomor telepon dan email perusahaan pada bagian header
Hal ini akan memberikan kredibilitas yang baik pada calon karyawan yang menerima undangan tersebut dan tidak ragu untuk membalasnya.
Salam Pembuka
Ketika mengirimkan undangan interview, Anda perlu memberikan salam pembuka yang personal dengan menyebutkan nama lengkap calon karyawan. Setelah itu diikuti dengan kalimat pembuka yang jelas, formal dan menghindari singkatan yang sekiranya tidak akan dimengerti orang umum (hanya gunakan singkatan pada kata yang sudah umum seperti PT).
Isi Undangan Interview
Bagian ini menjadi yang paling penting dalam undangan interview, di sini Anda perlu menuliskan semua informasi mengenai interview tersebut mulai dari lokasi interview, jadwal interview, siapa yang akan mewawancara calon karyawan dan informasi khusus lainnya yang diperlukan seperti mempersiapkan dokumen. Pada bagian ini usahakan tidak bertele-tele.
Ajakan Konfirmasi
Berikan ajakan untuk mengkonfirmasi bahwa calon karyawan tersebut akan menghadiri interview atau negosiasi jadwal bila perlu dengan membalas undangan interview tersebut.
Ucapan Terima Kasih dan Penutup
Setelah membuat undangan interview, jangan lupa untuk memberikan ucapan terimakasih dan salam penutup. Hal ini memberikan kesan yang sopan dan profesional.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Terakhir, berikan nama jelas pengirim, jabatan dan tanda tangan bila diperlukan untuk semakin memberikan kredibilitas yang baik kepada calon karyawan agar tidak dianggap sebagai undangan interview palsu.
Baca juga: 7 Cara Interview Calon Karyawan dengan Baik dan Benar
Contoh Undangan Interview Kerja Via Email
Berikut ini adalah contoh undangan interview kerja via email yang bisa menjadi referensi Anda ketika akan mengirimkan undangan interview kepada calon karyawan.
Subjek Email: Undangan Wawancara untuk Posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]
Kepada: [Nama Kandidat]
Dari: [Nama HRD atau Pengirim]
Tanggal: [Tanggal Pengiriman]
Yth. [Nama Kandidat],
Kami berterima kasih atas minat Anda pada posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] dan telah meluangkan waktu untuk melamar. Setelah meninjau lamaran pekerjaan Anda, kami ingin melanjutkan proses seleksi kandidat dengan mengundang Anda untuk mengikuti tahap wawancara selanjutnya.
Detail Wawancara Anda:
Tanggal: [Hari], [Tanggal Wawancara]
Waktu: [Waktu Wawancara] [Zona Waktu]
Durasi: Sekitar [Durasi] menit
Lokasi: [Alamat Perusahaan] / [Link Wawancara Online]
Pewawancara: [Nama Pewawancara], [Jabatan Pewawancara]
Kami menyarankan Anda untuk [instruksi khusus, seperti datang 15 menit lebih awal, dokumen yang perlu dibawa, persiapan teknis untuk wawancara online, dll.].
Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini paling lambat [Batas Waktu Konfirmasi]. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan penyesuaian jadwal, jangan ragu untuk menghubungi saya langsung melalui email atau telepon di [Nomor Telepon].
Terima kasih atas kesediaan dan antusiasme Anda. Kami menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut dengan Anda mengenai potensi Anda di [Nama Perusahaan].
Hormat kami,
[Tanda Tangan Digital Bila Ada]
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Nama Perusahaan]
[Email Pengirim]
[Nomor Telepon Pengirim]
Contoh Undangan Interview Kerja Via Email Bahasa Inggris
Subject: Interview Invitation for the [Position Name] Position at [Company Name]
To: [Candidate's Name]
From: [Your Name]
Date: [Date of Sending]
Dear [Candidate's Name],
Thank you for your interest in the [Position Name] position at [Company Name] and for taking the time to apply. After reviewing your application, we are pleased to invite you to the next stage of our selection process, the interview.
Your Interview Details:
Date: [Day], [Interview Date]
Time: [Interview Time] [Time Zone]
Duration: Approximately [Duration] minutes
Location: [Company's Address] / [Link for Online Interview]
Interviewer: [Interviewer's Name], [Interviewer's Position]
We recommend that you [special instructions, e.g., arrive 15 minutes early, bring certain documents, prepare for an online interview, etc.].
Please confirm your attendance by replying to this email by [Confirmation Deadline]. If you have any questions or need to reschedule, please do not hesitate to contact me directly via email or phone at [Your Phone Number].
Thank you for your willingness and enthusiasm. We look forward to the opportunity to speak with you further about your potential at [Company Name].
Best regards,
[Your Digital Signature if available]
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Email]
[Your Phone Number]
Contoh Undangan Interview Kerja Via WhatsApp
Saat ini tidak jarang juga HRD menghubungi calon karyawan melalui WhatsApp, hal ini dikarenakan mengirim undangan interview melalui WhatsApp bisa lebih cepat dan efisien karena calon karyawan lebih sering membuka pesan WhatsApp dibandingkan email. Berikut contoh yang bisa Anda gunakan sebagai referensi ketika ingin mengirimkan undangan interview melalui WhatsApp:
Halo [Nama Kandidat],
Saya [Nama Anda], [Jabatan Anda] dari [Nama Perusahaan]. Terima kasih telah melamar posisi [Nama Posisi]. Kami sangat terkesan dengan latar belakang dan pengalaman Anda, dan kami ingin mengundang Anda untuk tahap wawancara berikutnya.
Detail Wawancara:
📅 Tanggal: [Hari], [Tanggal Wawancara]
🕒 Waktu: [Waktu Wawancara] [Zona Waktu]
📍Lokasi: [Alamat Perusahaan] / Untuk wawancara online, kami akan mengirimkan link terpisah.
👤Pewawancara: [Nama Pewawancara], [Jabatan Pewawancara]
Kami meminta Anda untuk [instruksi khusus, seperti mempersiapkan dokumen tertentu atau memastikan koneksi internet stabil untuk wawancara online].
Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas pesan ini. Jika ada pertanyaan atau Anda perlu menjadwalkan ulang, jangan ragu untuk memberitahu saya.
Kami menantikan kesempatan untuk berbicara dengan Anda dan membahas bagaimana Anda dapat berkontribusi di [Nama Perusahaan].
Terima kasih dan salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon Anda]
Contoh Undangan Interview Kerja Via WhatsApp Bahasa Inggris
Hello [Candidate's Name],
I am [Your Name], [Your Position] from [Company Name]. Thank you for applying for the [Position Name] role. We were very impressed with your background and experience, and we would like to invite you to the next stage of the interview process.
Interview Details:
📅 Date: [Day], [Interview Date]
🕒 Time: [Interview Time] [Time Zone]
📍 Location: [Company Address] / For online interviews, we will send a separate link.
👤 Interviewer: [Interviewer’s Name], [Interviewer’s Position]
We kindly ask you to [specific instructions, such as preparing certain documents or ensuring a stable internet connection for the online interview].
Please confirm your attendance by replying to this message. If you have any questions or need to reschedule, do not hesitate to let me know.
We look forward to the opportunity to speak with you and discuss how you can contribute to [Company Name].
Thank you and best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Your Phone Number]
Itulah tadi contoh undangan interview kerja via email dan tambahan jika Anda ingin mengirimkannya via WhatsApp. Contoh di atas bisa Anda download template-nya secara gratis dengan klik link di sini.
Sebelum memasuki ke tahapan mengundang calon karyawan untuk melakukan interview, memang tidak mudah menemukan kandidat yang cocok untuk perusahaan. Sulitnya menyeleksi CV kandidat membuat proses rekrutmen menjadi sangat lama dan bisa menjadi salah seleksi.
Untuk membantu Anda mendapatkan kandidat terbaik, Dealls bisa menjadi solusi bagi perusahaan Anda untuk melakukan proses rekrutmen jadi lebih efektif.
Anda bisa pasang iklan lowongan kerja gratis dan screening CV dengan bantuan AI sehingga bisa menghemat waktu HRD sampai 99%. Ditambah dengan dashboard job post yang user friendly, sehingga tidak hanya cepat melakukan proses rekrutmen tapi juga sangat mudah.
Ayo daftarkan perusahaan kamu sekarang, bersama Dealls proses rekrutmen jadi lebih cepat dan mudah.
