Mengundang kandidat untuk melaksanakan panggilan interview dapat dilakukan melalui beberapa cara, termasuk via WhatsApp.
Namun, sebelum mengirim pesan, Anda perlu mengetahui contoh panggilan interview via WhatsApp yang baik dan benar terlebih dahulu.
Hal ini penting agar pesan yang Anda kirim tidak menimbulkan kesan asal-asalan atau bahkan disalahartikan sebagai pesan yang tidak resmi.
Pada artikel ini, Anda akan menemukan panduan lengkap mengenai struktur dan contoh panggilan interview via WhatsApp yang baik dan benar.
Simak penjelasannya sampai akhir agar pesan yang Anda kirim mampu mencerminkan profesionalisme perusahaan.
Kenapa WhatsApp Menjadi Pilihan untuk Kirim Panggilan Interview ke Kandidat?
WhatsApp menjadi alat komunikasi yang sangat populer di kalangan pencari kerja dan profesional.
Dengan lebih dari dua miliar pengguna aktif secara global, WhatsApp menjamin pesan Anda akan lebih cepat diterima dan dibaca oleh kandidat.
Di sisi lain, WhatsApp memungkinkan komunikasi yang bersifat langsung, personal, dan informal, tetapi tetap bisa dikemas secara profesional.
Hal ini menjadikannya lebih unggul dibandingkan email, yang terkadang lambat dibalas atau masuk ke folder spam.
Sebagai HRD, efisiensi dan kecepatan adalah dua faktor penting dalam proses seleksi.
Mengirim undangan interview melalui WhatsApp memungkinkan Anda menindaklanjuti proses rekrutmen dengan lebih cepat, mengurangi potensi kehilangan kandidat potensial karena keterlambatan komunikasi.
Hal inilah yang mendasari penggunaan WhatsApp dalam panggilan wawancara dapat lebih efisien dibandingkan email pada umumnya.
Etika Mengirim Panggilan Interview via WhatsApp
Meskipun praktis, mengirim panggilan interview melalui WhatsApp tetap harus dilakukan dengan etika profesional.
1. Dapatkan Persetujuan Kandidat
Pertama-tama, pastikan Anda sudah mendapatkan persetujuan atau kontak langsung dari kandidat sebelumnya, misalnya melalui lamaran kerja atau form registrasi.
Hindari mengirim pesan WhatsApp secara tiba-tiba tanpa perkenalan atau konteks yang jelas. Ini bisa membuat kandidat merasa tidak nyaman atau meragukan keaslian pesan Anda.
2. Perkenalkan diri dan cantumkan identitas perusahaan
Awali pesan dengan memperkenalkan diri serta menyebutkan nama dan posisi Anda, kemudian, cantumkan nama perusahaan agar pesan terlihat resmi dan terpercaya di mata kandidat.
3. Gunakan Bahasa yang Sopan
Gunakan bahasa yang sopan dan formal, hindari penggunaan emotikon berlebihan atau singkatan tidak baku.
Selalu perkenalkan diri Anda dan cantumkan identitas perusahaan dengan jelas, agar kandidat mengetahui bahwa pesan tersebut resmi dan bukan penipuan.
5. Perhatikan Waktu Pengiriman
Penting juga untuk memperhatikan waktu pengiriman pesan. Hindari menghubungi kandidat di luar jam kerja, kecuali sudah ada kesepakatan sebelumnya.
Jika pesan harus dikirim di akhir pekan atau malam hari, pertimbangkan untuk menjadwalkannya agar tidak mengganggu kenyamanan pribadi kandidat.
Struktur Panggilan Interview via WhatsApp yang Baik
Agar pesan panggilan interview yang dikirim melalui WhatsApp tetap terlihat profesional, penting bagi Anda untuk menyusunnya dengan struktur yang rapi dan jelas.
Berikut ini adalah elemen-elemen penting yang sebaiknya Anda sertakan:
1. Salam Pembuka
Mulailah pesan dengan salam yang sopan dan sesuai waktu pengiriman. Gunakan sapaan yang profesional, seperti:
"Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat],"
"Selamat siang, Saudara/i [Nama Kandidat]."
Hindari penggunaan salam yang terlalu informal seperti "Hai" atau "Halo", karena pesan ini merupakan bagian dari komunikasi resmi perusahaan.
2. Perkenalan Diri
Setelah memberi salam, lanjutkan dengan memperkenalkan diri Anda. Sebutkan nama lengkap dan jabatan atau divisi tempat Anda bekerja, misalnya:
"Perkenalkan, saya Dita dari Divisi Human Resources PT Sinar Abadi."
Perkenalan ini penting agar kandidat mengetahui siapa pengirim pesan dan dapat memverifikasi bahwa pesan berasal dari sumber yang sah.
3. Tujuan Pesan
Jelaskan secara singkat dan jelas maksud Anda menghubungi. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau membingungkan. Contoh:
"Kami menghubungi Anda untuk mengundang mengikuti sesi wawancara kerja terkait lamaran pada posisi Staf Pemasaran."
Dengan menyampaikan tujuan secara langsung, Anda membantu kandidat memahami konteks pesan sejak awal.
4. Detail Wawancara
Sampaikan informasi lengkap mengenai sesi wawancara agar kandidat dapat mempersiapkan diri dengan baik.
Rincian yang sebaiknya dicantumkan antara lain:
- Hari dan tanggal: Selasa, 18 Juni 2025
- Waktu: Pukul 10.00 WIB
- Tempat: Jika wawancara dilakukan secara langsung, sertakan alamat lengkap. Jika daring, tuliskan nama platform (Zoom, Google Meet, dan sebagainya) beserta tautan atau ID dan kata sandi rapat.
Format yang jelas dan lengkap akan mengurangi risiko miskomunikasi atau kebingungan dari pihak kandidat.
5. Permintaan Konfirmasi Kehadiran
Minta kandidat untuk memberikan konfirmasi atas kesediaannya mengikuti wawancara. Anda bisa menuliskannya seperti ini:
"Mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat Senin, 17 Juni 2025 pukul 12.00 WIB melalui pesan ini."
Permintaan konfirmasi ini berguna untuk membantu tim HR melakukan persiapan wawancara dengan lebih tertib dan efisien.
6. Penutup yang Sopan
Akhiri pesan dengan kalimat penutup yang santun dan tetap menjaga kesan profesional, contohnya:
"Terima kasih atas perhatian Anda. Kami berharap Anda dapat hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan."
Penutup yang sopan menunjukkan sikap menghargai waktu dan komitmen kandidat, serta mencerminkan etika komunikasi yang baik dari perusahaan.
Baca juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan dengan Baik dan Benar
Contoh Template Panggilan Interview via WhatsApp
Berikut beberapa contoh yang dapat Anda gunakan atau sesuaikan dengan kebutuhan:
Contoh 1 – Interview Online via Zoom
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat]. Saya [Nama Anda] dari Tim HR [Nama Perusahaan]. Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti wawancara kerja pada:
Hari: Kamis, 13 Juni 2025
Pukul: 10.00 WIB
Media: Zoom (link akan kami kirimkan setelah konfirmasi)Mohon konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.
Contoh 2 – Interview Offline di Kantor
Selamat siang, Saudara/i [Nama Kandidat]. Saya dari Tim HRD [Nama Perusahaan]. Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi interview langsung di kantor kami:
Hari: Senin, 17 Juni 2025
Pukul: 14.00 WIB
Lokasi: [Alamat Lengkap]Mohon konfirmasi kehadiran Anda hari ini. Terima kasih atas perhatiannya.
Contoh 3 – Interview Tahap Kedua
Selamat Pagi [Nama Kandidat], terima kasih telah mengikuti interview pertama. Kami mengundang Anda untuk melanjutkan ke tahap interview kedua pada:
Hari: Rabu, 19 Juni 2025
Pukul: 09.00 WIB
Lokasi: Online via Google Meet (link akan menyusul)Mohon konfirmasi ya. Terima kasih.
Contoh 4 – Interview untuk Kandidat Freelance/Remote
Selamat sore, [Nama Kandidat]. Saya dari [Nama Perusahaan]. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara freelance position secara online:
Hari: Jumat, 21 Juni 2025
Pukul: 11.00 WIB
Via: WhatsApp Video CallMohon konfirmasi apakah Anda tersedia. Terima kasih.
Contoh 5 – Interview via Telepon
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat]. Kami dari Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan] ingin menjadwalkan interview via telepon pada:
Hari: Selasa, 18 Juni 2025
Pukul: 10.30 WIBSilakan konfirmasi ketersediaan Anda. Terima kasih.
Contoh 6 – Reminder Interview
Halo [Nama Kandidat], kami mengingatkan kembali jadwal interview Anda:
Hari: Kamis, 13 Juni 2025
Pukul: 10.00 WIB
Platform: ZoomMohon hadir 5 menit sebelum waktu yang dijadwalkan. Terima kasih.
Contoh 7 – Interview Posisi Magang
Selamat siang, [Nama Kandidat]. Kami dari [Nama Perusahaan] ingin mengundang Anda mengikuti interview untuk program magang:
Hari: Senin, 24 Juni 2025
Pukul: 15.00 WIB
Via: Google MeetMohon konfirmasi kehadiran. Terima kasih banyak.
Contoh 8 – Undangan Interview dalam Bahasa Inggris
Good morning Mr./Ms. [Nama Kandidat],
My name is [Nama Anda] from the recruitment team at [Nama Perusahaan]. Thank you for applying for the position of [Posisi] with us.
We would like to invite you for an interview, which will be held as per the following details:
Date: Wednesday, June 19, 2025
Time: 10:00 AM (GMT+7)
Location/Platform: Google MeetThe interview will last approximately 30–45 minutes. Kindly confirm your availability by Tuesday, 5:00 PM by replying to this message. Please feel free to reach out if you have any questions or need to reschedule.
We look forward to speaking with you. Thank you and have a great day!
Template Panggilan Interview WhatsApp
Selain melihat contoh di atas, Anda juga dapat menggunakan template di bawah ini ketika menghubungi kandidat untuk melaksanakan wawancara.
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat],
Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim rekrutmen [Nama Perusahaan]. Terima kasih telah melamar pada posisi [Nama Posisi] di perusahaan kami.
Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara kerja yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: [contoh: Rabu, 19 Juni 2025]
Pukul: [contoh: 10.00 WIB]
Tempat/Platform: [contoh: Google Meet / Kantor [Alamat Lengkap]]
Wawancara ini akan berlangsung sekitar [perkiraan durasi, misalnya: 30–45 menit], dan akan dipimpin oleh [Nama Pewawancara/Jabatan, jika ada].
Mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat [misalnya: H-1, hari Selasa pukul 17.00 WIB] melalui pesan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kendala jadwal, silakan informasikan kepada kami.
Terima kasih atas perhatian dan waktunya. Kami menantikan kehadiran Anda.
Dengan menggunakan template di atas, Anda bisa menyesuaikan isi pesan sesuai dengan gaya komunikasi perusahaan dan kebutuhan rekrutmen.
Baca juga: 4 Contoh Undangan Interview Kerja Via Email, Free Template!
Temukan Kandidat Potensial Terbaik Bersama Dealls!
Selain menghubungi kandidat lewat WhatsApp, Anda juga dapat menemukan kandidat terbaik dengan pasang loker gratis di Dealls.
Di sini, setiap lowongan yang Anda pasang akan langsung terintegrasi dengan LinkedIn secara otomatis.
Artinya, Anda bisa menjangkau lebih banyak talenta berkualitas dalam waktu yang jauh lebih efisien, tanpa perlu repot memasang ulang di berbagai platform.
Tak hanya itu, Dealls juga dilengkapi dengan berbagai fitur pintar seperti:
- Screening CV otomatis menggunakan AI
- Pengiriman email & take home test otomatis
- Advanced filtering & unlimited talent searc
- Laporan rekrutmen lengkap yang siap disajikan ke manajemen
Dengan fitur-fitur tersebut, proses seleksi bisa berjalan hingga 4,7x lebih cepat dan terorganisir. Cocok untuk HR yang ingin hemat waktu tanpa mengorbankan kualitas.
Pasang loker secara gratis dan nikmati kemudahan proses rekrutmen modern hanya di Dealls!
Mari bergabung 2.000 perusahaan ternama dan temukan kandidat terbaik!
