15+ Contoh Invoice dan Cara Membuatnya (+Link Template PDF & Word)

Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk menagihkan pembayaran sekaligus mencatat transaksi secara resmi. 

Tanpa invoice yang benar, proses pembayaran bisa tertunda dan data keuangan menjadi tidak akurat. 

Karena itu, setiap invoice harus memuat struktur yang lengkap agar tidak terjadi kesalahan di kemudian hari. 

Jika kamu tidak ingin membuat dokumen dari nol, artikel ini sudah menyediakan contoh invoice yang bisa langsung kamu sesuaikan dengan kebutuhan!

Struktur dan Format Penulisan Invoice

Contoh format invoice bisa berbeda-beda tergantung standar setiap perusahaan. Namun, apa pun formatnya, sebuah invoice tetap harus memuat informasi inti agar transaksi tercatat jelas. 

Setidaknya, ada beberapa elemen penting yang wajib dicantumkan, yaitu:

1. Logo

Setiap invoice biasanya menampilkan logo perusahaan di bagian paling atas. Elemen ini membuat invoice terlihat lebih profesional.

Pastikan logo beresolusi baik agar tetap jelas saat dicetak maupun dikirim dalam bentuk digital.

Contoh:

2. Informasi Penerbit Invoice

Di bawah logo, tuliskan informasi lengkap penerbit invoice seperti nama bisnis, alamat, email, dan nomor kontak. Bagian ini penting agar klien mengetahui persis dari siapa tagihan berasal.

Contoh: 

Diterbitkan oleh:

PT Sumber Data Mandiri
Jl. Melati No. 12, Jakarta Selatan 12930
Email: [email protected]
Telp: (021) 5567 8890

3. Informasi Klien

Selanjutnya, masukkan informasi klien sebagai pihak penerima invoice. Data yang umumnya ditulis adalah nama, alamat, nomor telepon, dan email. 

Jika kamu menagih perusahaan besar, sebaiknya cantumkan juga nama departemen atau orang yang bertanggung jawab agar invoice tidak salah tujuan.

Contoh: 

Ditunjukkan kepada:

PT Maju Bersama Sejahtera
Jl. Melati Raya No. 18, Jakarta Selatan
Email: [email protected]
Telp: (021) 8876-1122

4. Tanggal Pembuatan dan Nomor Invoice

Invoice harus memiliki nomor unik untuk mempermudah pelacakan dan arsip. Tambahkan juga tanggal pembuatan agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai timeline pembayaran. 

Kombinasi ini membantu kedua pihak menghindari duplikasi dan memastikan proses administrasi berjalan rapi.

Contoh:

5. Detail Transaksi

Bagian ini adalah inti dari sebuah invoice, berisi daftar produk atau layanan yang diberikan. 

Biasanya ditulis dalam bentuk tabel yang mencantumkan deskripsi item, jumlah, harga per unit, dan subtotal. 

Semakin jelas deskripsinya, semakin kecil kemungkinan terjadinya salah paham dengan klien.

Contoh:

6. Ringkasan Invoice

Setelah detail item, invoice perlu menampilkan ringkasan berupa subtotal, pajak (jika ada), diskon, dan total akhir yang harus dibayar. 

Perhitungan ini harus akurat karena menjadi dasar jumlah tagihan resmi. Pastikan tidak ada kesalahan angka yang bisa mempengaruhi proses pembayaran.

Contoh:

Baca Juga: Reimbursement PPh 23: Cara Hitung & Syarat agar Tidak Dipotong 

7. Keterangan

Bagian terakhir biasanya memuat syarat dan ketentuan pembayaran, metode pembayaran yang diterima, serta catatan tambahan seperti kebijakan retur atau denda keterlambatan. 

Informasi ini memastikan klien memahami aturan pembayaran dan mengurangi potensi sengketa di kemudian hari.

Contoh:

• Pembayaran dilakukan maksimal 14 hari setelah invoice diterima.
• Metode pembayaran: transfer bank ke rekening BCA 123456789 a.n. PT Maju Bersama Sejahtera.
• Keterlambatan pembayaran akan dikenakan denda 1% per minggu dari total tagihan.
• Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan kecuali terdapat cacat produksi.

Baca Juga: Cara Buat Invoice dengan Mudah, 5 Langkah Langsung Jadi! 

Cara Membuat Invoice

Setelah memahami strukturnya, kini saatnya membuat invoice yang bisa langsung kamu gunakan. 

Ada beberapa tips yang dapat membantu agar invoice terlihat profesional, mudah dibaca, dan cepat diproses oleh klien, yaitu:

1. Gunakan Template Invoice yang Konsisten

Sediakan atau unduh template invoice dulu agar kamu punya template yang terstandarisasi. Plus, template memudahkan kamu memastikan semua elemen penting sudah ada. 

Jadi, kamu tinggal menambahkan detail klien atau nomor invoice ke kolom yang sudah ada. Hasilnya, invoice konsisten untuk berbagai kebutuhan transaksi.

2. Sediakan Beberapa Metode Pembayaran

Semakin banyak opsi pembayaran, semakin mudah klien melunasi tagihan. Ini dapat mempercepat arus kas dan mengurangi keterlambatan pembayaran. 

Pilih metode yang paling umum digunakan agar praktis, misalnya mencantumkan pilihan transfer bank, e-wallet, dan kartu kredit.

3. Tambahkan Link atau Tombol Pembayaran Langsung

Jika membuat invoice digital, tambahkan tautan atau tombol “Bayar Sekarang” agar proses pembayaran jauh lebih cepat. 

Klien cukup klik satu tombol tanpa mengisi data manual lagi. Cara ini juga mengurangi risiko salah input.

4. Otomatisasi Invoice Rutin

Untuk tagihan berulang (seperti invoice tagihan langganan jasa kebersihan bulanan), fitur otomatis akan menghemat banyak waktu. 

Pengiriman invoice bisa kamu atur sesuai waktu yang ditentukan, misalnya setiap tanggal 1 awal bulan. Jadi, kamu tidak perlu membuatnya satu per satu.

5. Cantumkan Pajak Sesuai Ketentuan

Pastikan nominal pajak sudah sesuai aturan yang berlaku di lokasi dan industri bisnismu. Pajak yang salah bisa membuat invoice ditolak dan harus direvisi. Lakukan pengecekan rutin agar tetap akurat.

6. Gunakan Sistem Penomoran yang Konsisten

Nomor invoice yang rapi memudahkan pelacakan dan pencatatan. Gunakan format yang sama untuk semua invoice agar tidak membingungkan. 

Contoh:

Gunakan format seperti INV-2025-001, di mana:

• INV = kode dokumen (invoice)
• 2025 = tahun penerbitan
• 001 = nomor urut invoice

Setiap kali membuat invoice baru, cukup naikkan nomor urutnya menjadi 002, 003, dan seterusnya. Format ini membuat seluruh invoice mudah dilacak kapan pun.

7. Manfaatkan Software Invoicing

Software invoicing bisa membuat proses pembuatan hingga pengiriman invoice jauh lebih efisien. 

Pengingat otomatis membantu klien membayar tepat waktu. Selain itu, data pembayaran tercatat rapi tanpa input manual.

Contoh Invoice 

Kalau kamu membutuhkan template dengan struktur yang sudah siap pakai, bisa download contoh invoice berikut, tersedia dalam bentuk Word, PDF, hingga teks yang bisa langsung copy-paste:

1. Contoh Tagihan Invoice 

2. Contoh Invoice Cargo

3. Contoh Invoice Perusahaan Jasa Kontraktor

PT KONSTRUKSI JAYA ABADI

Jl. Pembangunan No. 10, Jakarta Selatan 12345

Telp: (021) 555-1234 | Email: [email protected]

Rincian Faktur

Perhitungan Tagihan Termin II

Informasi Pembayaran

Mohon lakukan transfer ke rekening perusahaan di bawah ini:

• Nama Bank: Bank Negara Indonesia (BNI)
• Nama Pemilik Rekening: PT Konstruksi Jaya Abadi
• Nomor Rekening: 008 765 4321

Tanda Tangan & Persetujuan

Catatan Penting:

Pembayaran wajib dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Dokumen pendukung progres pekerjaan (foto, laporan) telah dilampirkan. Dana Retensi sebesar Rp 10.000.000 akan dibayarkan setelah masa pemeliharaan selesai.

Baca Juga: Contoh Template Invoice Profesional & Cara Buatnya dalam 5 Menit! 

4. Contoh Invoice PDF 

5. Contoh Invoice Retur Barang

6. Contoh Invoice Perusahaan Jasa

7. Contoh Invoice Pembayaran Word

8. Contoh Invoice Pembayaran Barang

9. Contoh Invoice Pembelian Alat Berat

PT Mega Konstruksi Utama
Jl. Industri No. 88, Jakarta Barat 11510
Email: [email protected] |  Telp: (021) 7788 9900

 

---

 

Invoice No: MKU/INV/2025/0142

Tanggal Invoice: 9 Desember 2025

Jatuh Tempo: 23 Desember 2025 (14 hari)

Kepada:

PT Bumi Perkasa Mining

Jl. Tambang Raya No. 12, Balikpapan

Contact: Andri Wijaya (Procurement)

Email: [email protected]

Telp: (0542) 888 223

Rincian Pembelian

Deskripsi Alat Berat	Qty	Harga Satuan	Subtotal
Excavator Komatsu PC200-8	1 unit	Rp1.850.000.000	Rp1.850.000.000
Bulldozer Caterpillar D6R	1 unit	Rp3.200.000.000	Rp3.200.000.000
Wheel Loader Hitachi ZW220	1 unit	Rp2.450.000.000	Rp2.450.000.000

Subtotal: Rp7.500.000.000
PPN 11%: Rp825.000.000
Total Pembayaran: Rp8.325.000.000

Metode Pembayaran

Transfer ke rekening berikut:

Bank BCA
PT Mega Konstruksi Utama
No. Rekening: 123.456.7890

 

---

 

Catatan Tambahan

• Harga sudah termasuk uji fungsi dan inspeksi standar.
• Pengiriman alat berat dilakukan maksimal 7 hari setelah pembayaran diterima.

10. Contoh Invoice Pelunasan

11. Contoh Invoice Down Payment

12. Contoh Invoice Penagihan Retensi

PT Struktur Mandiri Konstruksi
Jl. Raya Pembangunan No. 45, Jakarta Selatan 12850
Email: [email protected]
Telp: (021) 7781 5522

 

---

 

Invoice No: SMK/RTN/2025/009

Tanggal Invoice: 9 Desember 2025

Jenis Invoice: Penagihan Retensi Proyek

Referensi Kontrak: PK/SMK–BPJ/102/2024

Kepada:

PT Bina Proyek Jaya
Jl. Proyek Utama No. 17, Bandung
Contact: Dimas Pratama (Finance Manager)
Email: [email protected]
Telp: (022) 8801 3344

Rincian Retensi yang Ditagihkan

Deskripsi	Nilai Kontrak	% Retensi	Total Retensi	Status Proyek
Pekerjaan Struktur Gedung 10 Lantai – Paket A	Rp12.000.000.000	5%	Rp600.000.000	Telah Selesai 100% & Diserahterimakan (BAST diterbitkan 01/12/2025)

Total yang Harus Dibayar

Total Retensi: Rp600.000.000
PPN (jika berlaku): Rp0
Jumlah Tagihan: Rp600.000.000

Metode Pembayaran

Transfer ke:

Bank Mandiri
PT Struktur Mandiri Konstruksi
No. Rekening: 134-009887-334
Kode Bank: 008

Lampiran (Wajib Dilampirkan dalam Proses Retensi)

• BAST (Berita Acara Serah Terima)
• Berita Acara Pemeriksaan Akhir
• Kuitansi bermeterai
• Faktur Pajak (jika diperlukan)

 

---

 

*Mohon lakukan pembayaran dalam maksimal 14 hari kerja sejak invoice diterima.

13. Download Contoh Invoice Hotel PDF

14. Contoh Invoice Simple Template Kosong

Baca Juga: 7 Perbedaan Nota dan Kwitansi Yang Perlu Diketahui! 

15. Contoh Invoice Pembayaran Jasa Hukum

16. Contoh Template Proforma Invoice

Mau Upgrade Gaji sebagai Accounting? Cari Loker Baru di Dealls!

Kalau kamu mencari cara membuat invoice, kemungkinan besar kamu bekerja sebagai accounting, finance, atau posisi administratif terkait. 

Nah, kalau kamu merasa gaji sekarang tidak sebanding dengan job desc, atau ingin naik ke jenjang yang lebih tinggi, ini saatnya upgrade karier lewat Dealls!

Ada banyak loker finance dan accounting yang tersedia di Dealls dan berasal dari perusahaan swasta ternama, seperti PwC Indonesia, Adira Finance, Mega Central Finance, dan 7.000+ perusahaan besar lainnya. 

Sebelum melamar, pastikan CV-mu sudah siap. Coba review CV dulu pakai AI CV Analyzer gratis dari Dealls agar CV kamu lebih relevan dan berpeluang sampai di tangan HRD! Cukup upload ke kolom di bawah!

Kalau sudah beres, tinggal langsung lamar posisi incaranmu lewat Dealls!

Referensi:

Invoice Format: 7 Basic Structure Elements for writing Invoices