Apa itu Invoice Dan Simak 10+ Templatenya Disini!

Invoice adalah salah satu dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa antara penjual dan pembeli. Kamu mungkin sering mendengar istilah ini, terutama jika sedang terlibat dalam proses jual beli atau ketika ingin mengembangkan karier di bidang administrasi atau keuangan. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu invoice, jenis-jenisnya, dan bagaimana cara membuatnya. Selain itu, kita juga akan melihat perbedaan invoice dengan dokumen-dokumen lain seperti kwitansi dan nota, serta beberapa contoh template invoice yang bisa kamu gunakan.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen yang digunakan oleh penjual untuk mencatat rincian barang atau jasa yang dijual kepada pembeli, serta jumlah yang harus dibayarkan. Invoice biasanya mencakup informasi seperti nama perusahaan, alamat, tanggal transaksi, nomor invoice, deskripsi barang atau jasa, jumlah total yang harus dibayarkan, serta syarat pembayaran. Pada dasarnya, invoice adalah permintaan pembayaran yang sah dalam sebuah transaksi bisnis.

Perbedaan Invoice, Kwitansi, dan Nota

Seringkali, banyak orang bingung membedakan antara invoice, kwitansi, dan nota. Padahal, ketiga dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda.

Invoice adalah dokumen penagihan yang dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan. Biasanya digunakan untuk transaksi kredit.
Kwitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan setelah pembayaran selesai dilakukan. Biasanya mencantumkan nominal, jenis barang atau jasa, serta tanda tangan penjual dan pembeli.
Nota adalah bukti pembelian yang dikeluarkan ketika barang atau jasa sudah diterima, namun belum tentu pembayaran telah dilakukan.

Fungsi Invoice

Invoice memiliki beberapa fungsi penting dalam sebuah bisnis, yang tidak hanya terbatas pada penagihan pembayaran. Berikut adalah beberapa fungsi invoice menurut Investopedia:

1. Mengelola Pembayaran

Invoice membantu pembeli mengetahui berapa jumlah yang harus dibayarkan dan kapan jatuh temponya. Ini membuat proses pembayaran lebih mudah dikelola oleh kedua belah pihak.

2. Dokumen Perusahaan

Invoice berperan sebagai catatan resmi yang disimpan oleh perusahaan untuk tujuan pembukuan. Informasi dalam invoice dapat membantu dalam melacak penjualan dan memudahkan dalam audit keuangan.

3. Bukti Lapor Pajak

Dalam hal pelaporan pajak, invoice berfungsi sebagai bukti transaksi. Semua informasi yang terkait dengan penjualan dan pembelian akan digunakan untuk pelaporan pajak.

Jenis Invoice

Invoice tidak hanya satu jenis saja, ada beberapa tipe yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Berikut ini adalah beberapa jenis invoice yang sering digunakan:

1. Invoice Penjualan

Invoice penjualan adalah jenis invoice yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis. Dokumen ini mencatat rincian transaksi penjualan barang atau jasa antara penjual dan pembeli. Invoice penjualan mencantumkan detail seperti tanggal transaksi, deskripsi barang atau jasa yang dijual, jumlah yang harus dibayar, serta informasi penjual dan pembeli. Biasanya, invoice ini digunakan dalam transaksi jual-beli harian oleh perusahaan dagang dan jasa untuk memudahkan penagihan ke pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberikan rincian yang jelas kepada pembeli tentang apa yang mereka beli dan kapan pembayaran harus dilakukan.

2. Invoice Pembelian

Invoice pembelian diterbitkan oleh pemasok atau penjual untuk mencatat pembelian barang atau jasa oleh pembeli. Dalam invoice ini, kamu akan menemukan rincian seperti tanggal pembelian, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, serta total biaya yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice pembelian juga membantu perusahaan mengelola persediaan barang dan mengontrol anggaran belanja. Biasanya, perusahaan menggunakan invoice pembelian sebagai bukti bahwa mereka telah membeli barang atau jasa dari pemasok.

3. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah faktur sementara yang digunakan untuk memberi estimasi biaya kepada pembeli sebelum penjualan sebenarnya terjadi. Ini sering digunakan ketika barang atau jasa masih dalam tahap persiapan atau pengiriman, namun pembeli perlu mengetahui perkiraan harga dan rincian lainnya sebelum mereka setuju untuk membeli. Dalam banyak kasus, invoice proforma tidak dianggap sebagai dokumen final, melainkan sebagai draft yang akan diperbarui setelah transaksi selesai. Invoice ini penting untuk memberi pembeli gambaran mengenai biaya yang harus mereka siapkan sebelum proses pembelian selesai.

Invoice Konsuler

Invoice konsuler digunakan dalam transaksi internasional, terutama pada kegiatan ekspor-impor. Ini adalah jenis invoice yang harus disetujui oleh kantor konsuler atau kedutaan besar dari negara tujuan ekspor, untuk memastikan bahwa barang yang diekspor telah mematuhi aturan dan regulasi dari negara penerima. Invoice konsuler berfungsi sebagai dokumen legal yang memastikan bahwa transaksi lintas negara dilakukan secara sah dan sesuai dengan kebijakan negara tersebut. Biasanya, faktur ini diperlukan oleh otoritas bea cukai di negara pengimpor sebelum barang dapat dilepaskan.

Invoice Retur

Invoice retur digunakan ketika barang yang sudah dibeli oleh pelanggan dikembalikan ke penjual karena ada masalah seperti cacat, kerusakan, atau ketidakcocokan dengan pesanan. Dalam hal ini, penjual mengeluarkan invoice retur untuk mencatat pengembalian barang dan menyesuaikan jumlah yang harus dibayarkan. Invoice retur juga berfungsi sebagai bukti bahwa penjual telah menerima kembali barang yang dikembalikan, dan dapat digunakan untuk menyesuaikan laporan keuangan atau memberikan penggantian atau pengembalian dana.

Invoice Konsinyasi

Invoice konsinyasi digunakan dalam sistem konsinyasi, di mana penjual mengirimkan barang kepada pengecer atau distributor tanpa menyerahkan kepemilikan barang tersebut sampai barang terjual. Dalam model ini, penjual tetap memegang kendali atas barang yang dikirimkan, sementara pengecer hanya bertanggung jawab menjualnya. Jika barang tidak terjual dalam waktu tertentu, barang tersebut bisa dikembalikan kepada penjual. Invoice konsinyasi mencatat jumlah barang yang dikirim dan harus dibayarkan oleh pengecer hanya ketika barang tersebut terjual. Sistem ini sangat umum di industri ritel, terutama untuk produk yang tidak bergerak cepat.

Invoice Tagihan

Invoice tagihan biasanya digunakan sebagai pengingat kepada pelanggan bahwa pembayaran atas barang atau jasa yang telah mereka terima masih belum dilunasi. Dokumen ini berisi detail penjualan yang sebelumnya telah dicatat dalam invoice asli, tetapi juga mencantumkan informasi tambahan seperti jatuh tempo pembayaran dan peringatan jika pelanggan belum membayar tepat waktu. Invoice tagihan membantu penjual menagih pembayaran yang tertunda, sehingga menjaga arus kas tetap lancar dalam bisnis.

Invoice Berkala

Invoice berkala adalah jenis invoice yang digunakan untuk menagih pembayaran secara rutin, misalnya setiap bulan, setiap tiga bulan, atau setiap tahun. Ini sering digunakan oleh perusahaan yang menawarkan layanan berlangganan atau kontrak jangka panjang, seperti layanan internet, layanan utilitas, atau penyewaan properti. Invoice berkala mencatat layanan yang diberikan dalam periode tertentu dan mengingatkan pelanggan untuk melakukan pembayaran secara rutin sesuai kesepakatan yang telah ditetapkan. Penggunaan invoice berkala memudahkan kedua belah pihak untuk mengelola pembayaran secara sistematis.

Format Penulisan Invoice

Penulisan invoice harus mencakup beberapa informasi penting untuk memastikan transaksi yang dilakukan jelas dan mudah dipahami oleh kedua belah pihak. Berikut adalah format penulisan invoice yang umum:

Tanggal Dikeluarkan

Tanggal ini menunjukkan kapan invoice tersebut dibuat dan digunakan sebagai acuan pembayaran.

Nama dan Alamat

Nama dan alamat penjual serta pembeli harus tercantum jelas untuk memudahkan proses pelacakan transaksi.

Nomor Invoice

Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang digunakan untuk referensi di masa mendatang.

Rincian Produk atau Layanan

Bagian ini mencantumkan informasi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga, dan total biaya.

Syarat Pembayaran

Berisi informasi mengenai metode pembayaran dan batas waktu pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.

Cara Membuat Invoice

Untuk membuat invoice yang baik, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

Isilah Data Pembeli

Tuliskan dengan jelas nama pelanggan beserta alamat dan kontak yang bisa dihubungi.

Sertakan Data Penerima Pembayaran

Pastikan informasi penerima pembayaran juga tercantum dengan jelas, termasuk nama perusahaan atau individu serta rincian kontak.

Buat Daftar Produk atau Jasa

Cantumkan semua produk atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan, termasuk jumlah, harga per unit, dan total pembayaran.

Tulis Tanggal dan Nomor Invoice

Tambahkan tanggal invoice dan nomor invoice yang unik untuk memudahkan pelacakan.

Jelaskan Ketentuan Pembayaran

Cantumkan syarat pembayaran, termasuk jatuh tempo dan metode pembayaran yang bisa digunakan.

Tips Menagih Invoice ke Klien

Menagih pembayaran dari klien bisa menjadi tugas yang menantang. Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Hindari Menunda Terlalu Lama

Segera kirim invoice setelah pekerjaan selesai untuk mendorong pembayaran lebih cepat.

2. Pertahankan Sikap Profesional

Tetaplah bersikap profesional dalam komunikasi, terutama saat mengingatkan klien mengenai pembayaran yang belum diselesaikan.

3. Komunikasikan dengan Klien

Jika klien belum membayar, cobalah untuk berkomunikasi langsung dengan mereka melalui telepon atau email untuk mendapatkan kejelasan mengenai status pembayaran.

Contoh Invoice

Di bawah ini adalah beberapa contoh template invoice yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnismu: