Berita acara adalah dokumen resmi yang berisi catatan tertulis tentang jalannya suatu kegiatan, peristiwa, atau keputusan tertentu, serta berfungsi sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum maupun administrasi.
Dokumen ini digunakan dalam berbagai situasi, seperti rapat perusahaan, serah terima barang, pemeriksaan proyek, hingga pencatatan kejadian penting di instansi.
Penyusunannya yang tepat akan membantu memastikan semua pihak memiliki catatan yang sama dan mengurangi risiko sengketa. Dokumen ini juga penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, dan profesionalisme.
Penasaran seperti apa contoh berita acara yang benar dan lengkap? Artikel ini akan membahas format, tips pembuatan, dan contoh siap pakainya.
Apa Itu Berita Acara?
Berita acara adalah dokumen legal dan autentik yang berfungsi sebagai alat untuk mencatat, merekam, dan mendokumentasikan suatu peristiwa, kegiatan, atau kondisi secara resmi dan terperinci.
Mengutip dari Diligent, berita acara berfungsi sebagai catatan resmi dari keputusan, diskusi, dan action item, menjadi bukti tertulis yang menjaga akuntabilitas peserta, memudahkan penelusuran keputusan di masa depan, dan memastikan tindakan lanjutan terlaksana sesuai tanggung jawab yang tercatat.
Jadi, fungsinya sangat krusial sebagai bukti sah dan rujukan jika di kemudian hari ada pertanyaan atau sengketa terkait hal yang sudah didokumentasikan.
Sering kali, berita acara ini dibuat untuk kegiatan formal perusahaan, seperti rapat penting, serah terima barang, pemeriksaan inventaris, atau bahkan insiden tertentu.
Keakuratannya sangat dijaga karena ia menjadi representasi tertulis yang tidak terbantahkan dari apa yang benar-benar terjadi.
Apa Beda Notulen Rapat dan Berita Acara?
Meskipun sama-sama mencatat hasil pertemuan, notulen rapat dan berita acara itu punya fungsi dan tingkat formalitas yang berbeda, lho.
1. Notulen Rapat
Lebih fokus pada ringkasan diskusi, poin-poin keputusan yang diambil, dan siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjutnya. Notulen rapat cenderung lebih luwes dan digunakan untuk keperluan internal.
2. Berita Acara
Berita acara memiliki tingkat formalitas yang jauh lebih tinggi, serta hanya mencatat poin-poin utama yang sangat krusial, seperti kesepakatan final, hasil serah terima, atau penemuan suatu kejadian.
Dokumen ini harus ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat dan sering kali memiliki kekuatan hukum sebagai bukti sah.
Jenis-Jenis Berita Acara
Berita acara hadir dalam berbagai rupa, tergantung pada kejadian atau kegiatan apa yang hendak didokumentasikan.
Memahami jenis-jenis ini akan membantu kamu tahu kapan dan untuk keperluan apa sebuah berita acara harus dibuat.
1. Berita Acara Rapat
Berita acara rapat berfungsi untuk mencatat hasil dan keputusan final yang disepakati dalam sebuah pertemuan, musyawarah, atau diskusi penting.
Berbeda jauh dengan notulen yang mencatat proses diskusi, berita acara rapat berfokus pada kesimpulan, komitmen, dan hasil akhir yang mengikat. Ini sering menjadi lampiran resmi dalam dokumen manajemen.
Ada beberapa hal utama yang dicatat dalam berita acara rapat:
- Hasil akhir atau keputusan resmi yang diambil dalam pertemuan.
- Pihak-pihak yang hadir dan menyetujui keputusan tersebut.
- Poin-poin tindak lanjut yang disepakati bersama.
2. Berita Acara Serah Terima Barang
Sesuai namanya, berita acara serah terima barang adalah dokumen legal yang digunakan untuk mendokumentasikan penyerahan atau perpindahan aset, inventaris kantor, peralatan, atau bahkan dokumen penting dari satu pihak (penyerah) ke pihak lain (penerima).
Tujuannya yaitu untuk memastikan kedua belah pihak mengakui kondisi barang dan telah terjadi perpindahan tanggung jawab secara resmi. Ini penting untuk audit aset.
Rincian yang wajib ada dalam serah terima ini meliputi:
- Identitas pihak penyerah dan penerima.
- Detail barang (nama, jumlah, kondisi) yang diserahkan.
- Tanggal dan waktu perpindahan tanggung jawab secara sah.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Permintaan Barang & Template-nya!
3. Berita Acara Kejadian
Dokumen ini dibuat untuk mencatat insiden atau peristiwa yang tidak terduga, seperti kecelakaan kerja, kehilangan data di server, atau peristiwa force majeure (bencana alam) yang memengaruhi operasional perusahaan.
Berita acara kejadian adalah fondasi tertulis yang menjadi dasar untuk proses investigasi internal, klaim asuransi, atau pelaporan kepada pihak berwenang.
Isi utama berita acara kejadian biasanya mencakup:
- Kronologi singkat dan faktual mengenai insiden.
- Dampak awal atau kerugian yang ditimbulkan.
- Pihak-pihak yang menjadi saksi atau yang pertama menemukan kejadian.
4. Berita Acara Pemeriksaan Barang/Pekerjaan
Dokumen resmi ini dibuat untuk menyatakan bahwa suatu pekerjaan, proyek, atau barang yang diadakan (dibeli) telah selesai atau diperiksa secara menyeluruh, dan telah memenuhi semua spesifikasi, standar kualitas, serta kuantitas yang disepakati dalam kontrak. Ini adalah langkah validasi sebelum pembayaran atau penutupan proyek dilakukan.
Poin penting dalam pemeriksaan ini meliputi:
- Kesesuaian hasil dengan spesifikasi kontrak.
- Temuan atau catatan jika ada kekurangan (defect).
- Pernyataan diterima atau ditolak oleh pihak pemeriksa.
5. Berita Acara Perubahan Data/Revisi
Dalam dunia kontrak atau administrasi, sering kali terjadi revisi atau penyesuaian. Berita acara perubahan data/revisi digunakan untuk mencatat, mendetailkan, dan mengesahkan adanya modifikasi atau perubahan pada dokumen, kontrak, spesifikasi teknis, atau data tertentu yang sudah ada sebelumnya.
Dokumen ini menjelaskan hal-hal berikut:
- Bagian mana dari dokumen asli yang diubah.
- Alasan resmi dilakukannya perubahan tersebut.
- Tanggal berlakunya perubahan yang disahkan.
6. Berita Acara Pembayaran
Meskipun terlihat sederhana, dokumen ini sangat penting dalam akuntansi. Fungsinya adalah mengesahkan bahwa telah dilakukan pembayaran atau pelunasan atas suatu transaksi, tagihan, atau kewajiban finansial.
Ini menjadi bukti sah bagi kedua belah pihak dan sering kali melengkapi bukti transfer atau kuitansi.
Fokus utama berita acara ini adalah:
- Jumlah dana yang telah dibayarkan.
- Tujuan atau peruntukan dari pembayaran tersebut.
- Status akhir pelunasan transaksi.
7. Berita Acara Penyitaan/Pengambilan
Ini adalah dokumen yang lebih spesifik dan biasanya digunakan dalam konteks legal, investigasi, atau audit internal.
Berita acara penyitaan/pengambilan mencatat secara resmi dan terperinci proses pengambilan atau penyitaan aset, dokumen, atau barang bukti oleh pihak berwenang atau tim audit internal.
Berita acara ini harus mencatat:
- Dasar hukum atau alasan resmi pengambilan.
- Daftar rinci aset atau dokumen yang diambil.
- Tanda tangan saksi dan pihak yang menyerahkan/diperiksa.
8. Berita Acara Hasil Uji Coba (Testing)
Di industri manufaktur, IT, atau research and development (R&D), dokumen hasil uji coba wajib ada.
Isinya mencatat semua tahapan, parameter, hasil pengujian, temuan kegagalan, dan kesimpulan akhir dari pengujian produk, sistem, atau proses baru sebelum diluncurkan atau diimplementasikan secara massal.
Berita acara hasil uji coba melaporkan:
- Metode dan parameter yang digunakan saat pengujian.
- Hasil pengukuran atau data yang diperoleh.
- Rekomendasi apakah produk/sistem layak diluncurkan atau perlu revisi.
9. Berita Acara Hasil Negosiasi
Setelah serangkaian tawar-menawar atau diskusi panjang antara dua pihak atau lebih, berita acara hasil negosiasi dibuat untuk mendokumentasikan semua kesepakatan final yang telah dicapai, termasuk rincian harga, jangka waktu, dan kewajiban masing-masing pihak. Ini menjadi dasar penyusunan kontrak utama.
Hal yang difokuskan pada hasil negosiasi adalah:
- Poin-poin final yang disepakati, bukan proses diskusinya.
- Klausul-klausul yang mengikat kedua pihak.
- Tanggal dimulainya efektivitas kesepakatan tersebut.
10. Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Aset
Kemudian, ada juga berita acara pemusnahan dokumen/aset yang menjamin kepatuhan (compliance) dan keamanan data di sebuah perusahaan.
Berita acara pemusnahan menegaskan bahwa aset, inventaris, atau dokumen penting (misalnya dokumen berisi data rahasia) telah dimusnahkan secara resmi, aman, dan sesuai prosedur, sering kali disaksikan oleh tim audit atau legal.
Bukti penting dalam berita acara pemusnahan:
- Daftar rinci aset atau dokumen yang dimusnahkan.
- Metode pemusnahan yang digunakan (misalnya, dibakar, dihancurkan).
- Tanda tangan saksi dan pihak yang bertanggung jawab atas pemusnahan.
Baca Juga: 10 Contoh Press Release Kegiatan, Perusahaan, & Pemerintah [Word & Pdf]
Apa Isi Berita Acara?
Secara umum, struktur inti dari berita acara harus mencakup elemen-elemen berikut agar sah dan legal. Kalau kamu mau buat contoh berita acara singkat, pastikan poin-poin ini ada dalam berita acaramu ya:
1. Judul dan Nomor Dokumen
Setiap berita acara harus memiliki identitas yang jelas dan unik. Judul yang spesifik menunjukkan isi dokumen, sementara nomor dokumen berfungsi sebagai kode arsip yang mempermudah pencarian dan validasi di kemudian hari.
Contoh Penulisan:
Komponen
Format
Contoh
Kop Surat
(Biasanya diletakkan di bagian paling atas)
PT JAYA MAKMUR ABADI
Judul
Ditulis kapital dan di tengah
BERITA ACARA SERAH TERIMA INVENTARIS
Nomor
Disusun berdasarkan urutan dan kode divisi
No: BA-STB/HRD/XII/2025
2. Identitas Pihak Terlibat
Identitas pihak yang terlibat adalah bagian krusial yang menentukan siapa saja yang hadir, bertanggung jawab, dan mengesahkan peristiwa tersebut.
Identitas harus jelas mencakup nama, jabatan, dan status keterlibatannya (Penyerah, Penerima, Saksi, atau Ketua Rapat).
Contoh Penulisan:
Pada hari ini, Rabu tanggal Sepuluh bulan Desember tahun Dua Ribu Dua Puluh Lima (10-12-2025), yang bertanda tangan di bawah ini:
PIHAK KESATU (Penyerah):
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Kepala Bagian LogistikPIHAK KEDUA (Penerima):
Nama: Siti Aisyah
Jabatan: Staff Administrasi Kantor
3. Waktu dan Tempat Kejadian
Berita acara juga harus mencatat secara akurat kapan dan di mana peristiwa atau kegiatan tersebut terjadi.
Rincian ini penting untuk validasi faktual dan legalitas, terutama jika melibatkan batasan waktu (seperti deadline proyek).
Contoh Penulisan:
Bertempat di Ruang Rapat Melati, Kantor Pusat PT JAYA MAKMUR ABADI, pada:
Hari : Rabu
Tanggal : 10 Desember 2025
Pukul : 09.00 - 11.00 WIB
4. Uraian Singkat Kejadian/Kegiatan
Ini adalah bagian inti yang menjelaskan secara ringkas, jelas, dan faktual tentang apa yang menjadi pokok bahasan, serah terima, atau insiden yang terjadi, dan hindari penggunaan opini.
Untuk kasus seperti contoh berita acara kerusakan barang, jelaskan detail barang, nomor aset, dan kronologi kerusakan.
Contoh Penulisan:
Berdasarkan hasil pemeriksaan bersama, telah ditemukan bahwa:
Jenis Barang : Laptop Kantor Seri X550
Nomor Aset : INV-LPT/003/2025Uraian Kejadian:
Pada tanggal 09 Desember 2025 pukul 15.30 WIB, telah terjadi korsleting listrik yang menyebabkan layar laptop (aset di atas) hangus dan tidak dapat dioperasikan. Kerusakan ini murni diakibatkan oleh faktor eksternal (listrik) dan bukan karena kelalaian pengguna.
5. Hasil atau Keputusan Resmi
Bagian hasil atau keputusan resmi adalah kesimpulan final yang disahkan. Isinya bisa berupa keputusan yang disepakati (untuk rapat), status barang (telah diterima/ditolak), atau temuan awal (untuk insiden). Keputusan ini harus tegas dan tidak ambigu.
Contoh Penulisan (untuk Berita Acara Rapat):
Setelah melalui pembahasan yang komprehensif, rapat menyepakati hasil sebagai berikut:
- Proyek "Peningkatan Digitalisasi Layanan" disetujui untuk dimulai pada tanggal 1 Januari 2026.
- Anggaran yang disepakati sebesar Rp250.000.000,00 (Dua Ratus Lima Puluh Juta Rupiah).
- Bapak/Ibu [Nama Manajer] ditunjuk sebagai Penanggung Jawab Proyek.
6. Penutup dan Pengesahan
Bagian penutup dan pengesahan berisi pernyataan formal bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab, tanpa paksaan dari pihak mana pun.
Bagian ini ditutup dengan kolom tanda tangan sebagai bentuk pengesahan, menjadikannya dokumen yang sah secara hukum (kecuali ada klausul khusus yang membantah).
Contoh Penulisan:
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dalam rangkap dua dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK KESATU PIHAK KEDUA SAKSI
(Budi Santoso) (Siti Aisyah) (Diana Pertiwi)
Kepala Logistik Staff Admin Divisi Hukum
Cara Membuat Berita Acara
Membuat berita acara itu memang susah-susah gampang, sebab dokumen ini menuntut ketelitian tinggi, tetapi sering kali harus dibuat cepat setelah suatu kejadian penting.
Oleh karena itu, silakan ikuti langkah membuat berita acara berikut agar hasilnya sempurna dan bisa dipertanggungjawabkan:
1. Tentukan Tujuan dan Jenis Berita Acara
Langkah paling awal dalam membuat berita acara adalah dengan mengidentifikasi mengapa dokumen ini dibuat.
Tentukan dulu, apakah kamu mau membuat contoh berita acara kejadian, contoh berita acara rapat, atau yang lainnya. Tujuan ini akan sangat menentukan format, gaya bahasa, dan fokus rincian isinya.
Beberapa hal penting:
- Identifikasi event atau insiden apa yang perlu didokumentasikan.
- Pilih template atau struktur yang paling sesuai dengan jenis berita acara tersebut (misalnya, serah terima butuh kolom aset, rapat butuh kolom keputusan).
2. Kumpulkan Semua Data yang Dibutuhkan
Sebelum kamu mulai mengetik di contoh berita acara dengan format Word atau lainnya, pastikan semua data mentah sudah di tanganmu terlebih dahulu.
Berita acara adalah dokumen faktual, jadi semua informasi harus berdasarkan kenyataan, bukan asumsi.
Data yang harus dikumpulkan:
- Identitas Lengkap: Nama, jabatan, dan nomor identitas (jika perlu) pihak-pihak terkait.
- Waktu & Tempat Akurat: Hari, tanggal, jam mulai dan selesai, serta lokasi spesifik kejadian.
- Detail Faktual Peristiwa: Kronologi, daftar aset, atau poin-poin diskusi yang relevan.
3. Gunakan Bahasa Formal dan Objektif
Berita acara adalah dokumen resmi, bukan catatan harian. Tuliskan semua fakta tanpa ada opini, emosi pribadi, atau penggunaan bahasa slang.
Gunakan bahasa yang baku, lugas, dan resmi sesuai dengan kaidah KBBI. Kamu bisa mulai dengan download contoh berita acara yang akan kami bagikan di bawah nanti sebagai referensi struktur, lalu gunakan bahasamu sendiri yang formal.
4. Susun Format Dokumen Resmi
Setelah semua data dan bahasa siap, kini saatnya menyusunnya dalam format yang profesional.
Konsistensi tata letak menunjukkan bahwa dokumen tersebut dikelola secara serius. Kamu bisa mencari contoh berita acara pdf atau contoh berita acara doc untuk melihat tata letak yang profesional.
Urutan standar penyusunan:
- Kop Surat: Identitas lembaga atau perusahaan (jika ada).
- Judul & Nomor: Harus spesifik seperti “BERITA ACARA RAPAT” dan kode unik.
- Pembukaan: Menyebutkan siapa yang hadir, kapan (hari/tanggal/waktu), dan di mana (lokasi) dokumen dibuat.
- Isi Inti: Uraian fakta dan kronologi, sesuai jenis berita acaranya.
- Penutup & Pengesahan: Kalimat penutup formal dan kolom tanda tangan.
5. Lakukan Peninjauan dan Pengesahan
Jangan anggap enteng langkah terakhir ini. Setelah selesai, segera mintakan semua pihak yang terlibat, termasuk saksi (jika ada), untuk meninjau kembali setiap detail yang tertulis.
Apakah nama, tanggal, dan keputusannya sudah benar? Setelah semua setuju, barulah dokumen ditandatangani. Pengesahan inilah yang menjadikannya bukti sah dan mengikat semua pihak yang tertera.
Poin Pengesahan:
- Pastikan semua pihak membaca dan memahami isinya.
- Tanda tangan harus asli (atau digital sah) di tempat yang sudah disediakan.
- Dokumen asli harus diarsipkan secara aman sebagai rujukan di masa depan.
Contoh Berita Acara
Berikut adalah beberapa contoh berita acara untuk berbagai keperluan yang bisa kamu jadikan acuan.
Jika kamu mencari format yang bisa diunduh, silakan simak contoh-contoh berita acara di bawah ini sampai akhir!
1. Contoh Berita Acara Rapat
Berita acara rapat adalah alat wajib untuk mengunci hasil jalannya sebuah diskusi. Daripada hanya mengandalkan notulen, berita acara rapat memastikan poin-poin keputusan utama (bukan proses ngobrolnya) disahkan dan disetujui semua pihak, menjadikannya dokumen yang punya kekuatan hukum untuk eksekusi proyek.
Baca juga: 25 Contoh Notulen Rapat Perusahaan Download Gratis!
2. Contoh Berita Acara Serah Terima Uang
Jika kamu menangani kas kecil atau pembayaran vendor, maka contoh berita acara serah terima uang ini sangat vital bagimu.
Fungsinya adalah sebagai kuitansi formal dan legal yang membuktikan bahwa sejumlah dana telah berpindah tangan dan diterima secara benar, menjamin transparansi akuntansi.
3. Contoh Berita Acara Kerusakan Barang
Ketika ada aset kantor yang rusak, berita acara kerusakan barang ini akan menjadi tiketmu untuk klaim asuransi, proses penggantian, atau pemusnahan.
Dokumen ini harus sangat objektif, menjelaskan detail barang, nomor aset, dan kronologi kerusakan tanpa menyalahkan pihak mana pun.
4. Contoh Berita Acara Kejadian Kecelakaan Kerja
Ini adalah dokumentasi yang sangat serius dan wajib dalam konteks K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
BA ini mencatat secara rinci kronologi insiden, dampak awal pada korban, dan langkah-langkah penanganan yang telah dilakukan.
5. Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
Ketika tugas atau deliverable telah selesai, berita acara serah terima pekerjaan akan mengesahkan bahwa tanggung jawab telah beralih dari tim pelaksana (kontraktor) ke klien atau tim internal yang akan menggunakannya.
Contoh berita acara serah terima pekerjaan:
BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Pihak Pertama (Pelaksana/ Kontraktor)
Nama : _____________________________
Jabatan : _____________________________
Perusahaan : __________________________Pihak Kedua (Penerima Pekerjaan/ Klien)
Nama : _____________________________
Jabatan : _____________________________
Perusahaan : __________________________Dengan ini menyatakan bahwa:
- Pihak Pertama telah menyelesaikan pekerjaan berupa:
______________________________________________________________
sesuai dengan Perjanjian/ Kontrak Nomor __________________ tanggal __________________.
- Pihak Kedua telah melakukan pengecekan dan menerima hasil pekerjaan tersebut dalam keadaan:
☐ Baik dan lengkap
☐ Diterima dengan catatan (lampiran terpisah)
☐ Perlu perbaikan tambahan
- Dengan ditandatanganinya berita acara ini, maka seluruh tanggung jawab pelaksanaan pekerjaan beralih kepada Pihak Kedua.
Dokumen ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Pihak Pertama Pihak Kedua
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
6. Contoh Berita Acara Kesepakatan Bersama
Sebelum kamu membuat kontrak panjang, berita acara kesepakatan bersama ini sering digunakan sebagai 'nota kesepahaman' yang cepat.
Dokumen ini mencatat poin-poin final yang disepakati bersama oleh dua pihak atau lebih dalam negosiasi bisnis.
Contoh berita acara kesepakatan bersama:
BERITA ACARA KESEPAKATAN BERSAMA
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, bertempat di ________________________, telah dilaksanakan pertemuan antara:
Pihak Pertama
Nama : _____________________________
Perusahaan/Instansi : _____________________Pihak Kedua
Nama : _____________________________
Perusahaan/Instansi : _____________________Kedua belah pihak sepakat untuk menetapkan beberapa hal berikut
Kesepakatan ini merupakan hasil final dari negosiasi antara para pihak dan akan menjadi dasar penyusunan kontrak/perjanjian yang lebih lengkap.
Berita acara ini disusun dan ditandatangani oleh kedua pihak dalam keadaan sadar tanpa paksaan.
Pihak Pertama Pihak Kedua
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
7. Contoh Berita Acara Pemeriksaan Fisik Inventaris
Berita acara pemeriksaan fisik inventaris biasanya dilakukan oleh tim audit atau logistik di dalam sebuah perusahaan.
Tujuannya adalah memastikan bahwa data aset di pembukuan sama persis dengan yang ada di lapangan. Ini membantu mencegah kehilangan atau penyalahgunaan aset.
Contoh berita acara pemeriksaan fisik inventaris:
BERITA ACARA PEMERIKSAAN FISIK INVENTARIS
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, Tim Pemeriksa Inventaris yang terdiri dari:
- Nama: _____________________ / Jabatan: _____________________
- Nama: _____________________ / Jabatan: _____________________
- Nama: _____________________ / Jabatan: _____________________
Telah melakukan pemeriksaan fisik terhadap inventaris perusahaan yang tercatat pada pembukuan bagian logistik dengan rincian sebagai berikut:
No
Nama Barang
Kode Inventaris
Jumlah di Sistem
Jumlah Fisik
Selisih
Kondisi
1.
2.
Hasil Pemeriksaan:
☐ Sesuai dengan data pembukuan
☐ Terdapat selisih (lihat lampiran laporan selisih)
☐ Terdapat barang rusak/ tidak layak pakaiDemikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ketua Tim Pemeriksa Anggota Tim
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
8. Contoh Berita Acara Kunjungan Lapangan
Baik kamu seorang konsultan, auditor, atau manajer proyek, berita acara kunjungan lapangan akan mencatat semua temuan dan kondisi yang kamu lihat langsung di lokasi proyek atau cabang. Ini penting untuk melacak progress dan isu K3.
9. Berita Acara Pembukaan Kotak Suara
Contoh berita acara pembukaan kotak suara sering digunakan untuk mengesahkan dan memvalidasi transparansi proses pembukaan dokumen yang berkaitan dengan hasil perhitungan pemilu/pilkada.
10. Berita Acara Penahanan Dokumen
Berfungsi sebagai receipt legal ketika suatu pihak, misalnya audit internal atau legal, yang secara resmi menahan dokumen penting dari pihak lain sebagai barang bukti.
Contoh berita acara penahanan dokumen:
BERITA ACARA PENAHANAN DOKUMEN
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, bertempat di ________________________, telah dilakukan penahanan dokumen oleh:
Pihak Penahan (Audit/ Legal/Internal Control)
Nama : _________________________
Jabatan : _______________________Pihak Pemilik Dokumen
Nama : _________________________
Jabatan : _______________________Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penahan menerima dan menahan dokumen sebagai berikut:
- Jenis dokumen: _____________________________________
- Nomor dokumen: ____________________________________
- Jumlah lembar: _____________________________________
- Alasan penahanan: ___________________________________
Dokumen akan ditahan sampai batas waktu: ______________________________ atau sampai proses audit/investigasi selesai.
Berita acara ini dibuat sebagai bukti penyerahan dan penahanan dokumen secara resmi.
Pihak Pemilik Dokumen Pihak Penahan
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
11. Berita Acara Peninjauan Lokasi (Site Visit)
Bentuk berita acara peninjauan lokasi biasanya lebih detail dan lengkap dibandingkan dengan kunjungan lapangan biasa.
Jenis berita acara ini adalah format yang mungkin memiliki kolom khusus untuk melampirkan foto-foto lokasi, denah, dan tanda tangan kontraktor.
Contoh berita acara peninjauan lokasi:
BERITA ACARA PENINJAUAN LOKASI
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, telah dilakukan peninjauan lokasi proyek oleh:
Tim Peninjau
Nama : _________________________
Jabatan : ________________________
Perusahaan : _____________________Lokasi yang dikunjungi:
Tujuan Peninjauan:
Hasil Peninjauan:
- Kondisi area kerja: ________________________________________
- Kebutuhan teknis: __________________________________________
- Temuan lapangan: ___________________________________________
- Dokumentasi foto (terlampir)
- Rekomendasi: ______________________________________________
Dengan ditandatanganinya dokumen ini, maka hasil peninjauan dinyatakan sah sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan/ pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.
Tim Peninjau Pihak Pendamping dari Kontraktor
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
12. Contoh Berita Acara Pelaksanaan Sidang Disiplin
Contoh berita acara pelaksanaan sidang disiplin lebih berfungsi sebagai catatan resmi yang mencatat seluruh jalannya proses sidang disiplin, mulai dari tuduhan pelanggaran yang dibacakan, pembelaan yang disampaikan oleh karyawan, hingga keputusan akhir mengenai sanksi yang dijatuhkan.
Keberadaan dokumen ini sangat penting sebagai dasar hukum internal perusahaan jika terjadi sengketa ketenagakerjaan.
Contoh berita acara pelaksanaan sidang disiplin:
BERITA ACARA PELAKSANAAN SIDANG DISIPLIN
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, bertempat di ________________________, telah dilaksanakan Sidang Disiplin terhadap:
Nama Karyawan : _______________________________
NIK : _______________________________
Jabatan : _______________________________Agenda Sidang:
- Pembacaan dugaan pelanggaran
- Penyampaian pembelaan oleh karyawan
- Pemaparan bukti-bukti
- Pertimbangan oleh Majelis Sidang
- Putusan akhir
Hasil Sidang:
- Jenis pelanggaran: ____________________________________________
- Pembelaan karyawan: __________________________________________
- Pertimbangan Majelis: _________________________________________
- Keputusan:
☐ Teguran lisan
☐ Teguran tertulis
☐ Skorsing
☐ PHK
☐ Lainnya: _______________________________Dokumen ini menjadi bukti sah proses sidang disiplin dalam ketentuan ketenagakerjaan perusahaan.
Karyawan Bersangkutan Anggota Sidang
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
Ketua Sidang
(tanda tangan & nama)
13. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip Rahasia
Jika kantormu sering mengelola dokumen berisi data sensitif, maka berita acara pemusnahan arsip rahasia ini adalah sebuah dokumen sebgai jaminan keamanan.
Dokumen ini memastikan bahwa arsip yang tidak lagi terpakai telah dimusnahkan secara total (misalnya di-shredding atau dibakar) dengan metode yang aman, sesuai prosedur perusahaan, dan disaksikan oleh pihak keamanan atau legal. Tujuannya adalah mencegah kebocoran informasi.
14. Contoh Berita Acara Uji Coba Sistem Baru (IT)
Jika kamu bekerja di bidang teknologi, berita acara uji coba sistem baru ini adalah penanda penting sebelum go-live.
Digunakan oleh tim IT, dokumen ini mencatat hasil dari semua tes yang dilakukan pada sistem atau aplikasi baru.
Isinya berupa check list fungsionalitas, hasil temuan bug/error, dan keputusan akhir apakah sistem sudah layak diluncurkan atau harus ditunda untuk perbaikan lebih lanjut.
Contoh berita acara uji coba sistem baru:
BERITA ACARA UJI COBA SISTEM BARU
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, Tim IT telah melakukan uji coba sistem/aplikasi:
Nama Sistem : _____________________________________
Versi : ____________________________________________
Unit Pengguna : _____________________________________Ruang Lingkup Pengujian:
- Fungsionalitas
- UI/UX
- Integrasi sistem
- Keamanan
- Performa
Hasil Pengujian (Checklist):
No
Modul/Fitur
Berhasil
Gagal
Catatan Bug
1
☐ Yes
☐ No
2
☐ Yes
☐ No
Kesimpulan Akhir:
☐ Sistem layak go-live
☐ Sistem layak dengan perbaikan minor
☐ Ditunda karena ada bug kritisDemikian berita acara ini dibuat untuk memastikan akurasi hasil uji coba sebelum sistem diluncurkan.
Tim IT Perwakilan User
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
15. Berita Acara Klaim Garansi Barang
Saat kamu perlu mengembalikan barang elektronik atau peralatan yang rusak ke vendor, BA ini wajib disertakan. Dokumen ini bertindak sebagai surat resmi untuk melengkapi pengembalian dan pengajuan klaim garansi.
Di dalamnya harus memuat detail seperti nomor seri barang, tanggal pembelian, dan uraian lengkap mengenai kerusakan yang dialami.
Contoh berita acara klaim garansi barang:
BERITA ACARA KLAIM GARANSI BARANG
Nomor: _______________________Pada hari ini, __________ tanggal ___ bulan __________ tahun ______, telah dilakukan pengajuan klaim garansi atas barang:
Nama Barang : _____________________________
Tipe/Model : ______________________________
Nomor Seri : ______________________________
Vendor/Distributor : _______________________Rincian Kerusakan:
Hasil Pemeriksaan Vendor:
☐ Kerusakan termasuk garansi
☐ Kerusakan tidak termasuk garansi
☐ Perlu pemeriksaan tambahanTindak Lanjut:
☐ Penggantian unit
☐ Perbaikan
☐ Penolakan klaim (lihat alasan)
☐ Lainnya: _____________________Berita acara ini dibuat sebagai bukti bahwa klaim garansi telah diajukan secara resmi.
Pihak Pemohon Pihak Vendor/Distributor
(tanda tangan & nama jelas) (tanda tangan & nama jelas)
16. Berita Acara Pemberian Teguran Tertulis
Terakhir, yaitu berita acara pembagian teguran tertulis sebagai alat formal bagi HRD dan atasan untuk mendokumentasikan pelanggaran ringan yang dilakukan karyawan.
Contoh berita acara pembagian teguran tertulis ini mencatat detail spesifik pelanggaran, jenis sanksi teguran yang diberikan, dan paling penting, harus ditandatangani oleh atasan langsung dan karyawan yang bersangkutan sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima dan memahami teguran tersebut.
Baca Juga: 15 Contoh Surat Peringatan: SP1, SP2, dan SP3 [+ Template Gratis!]
Siap Terapkan Berita Acara di Tempat Kerja Impianmu? Yuk, Cari Loker Terbaru Hari Ini!
Sekarang kamu sudah punya bekal penting soal berita acara yang akan sangat berguna di dunia profesional.
Menguasai hal-hal administratif detail seperti ini menunjukkan bahwa kamu adalah calon pekerja yang teliti dan serius!
Nah, kalau kamu sudah siap menunjukkan ketelitianmu, saatnya cari tempat yang tepat untuk menuangkan semua kemampuan dan bakatmu bersama perusahaan impian.
Saatnya cari lowongan kerja di tempat yang sudah terpercaya! Dealls telah dipercaya oleh 7.000+ perusahaan ternama di Indonesia dan menyediakan lebih dari 100.000+ lowongan kerja terbaru dari berbagai bidang.
Yuk, segera cek kesiapan CV-mu dengan cek CV kami untuk mendapatkan feedback CV sesuai ketentuan ATS dan lebih mudah dilirik HRD.
Segera temukan lowongan kerja terbaru hari ini, dan mulai karier cemerlangmu bersama Dealls!
Referensi:
Diligent. 10 Reasons Why Meeting Minutes are Important.
DoNetReport. The Importance of a Business Report.