Serah terima pekerjaan adalah proses penting dalam dunia profesional yang memastikan kelangsungan tugas dan tanggung jawab antara individu yang berpindah posisi. Proses ini tidak hanya berlaku untuk pergantian jabatan, tetapi juga mencakup situasi seperti peralihan proyek atau penyerahan tugas kepada rekan kerja.
Dalam artikel ini, Dealls membahas pengertian serah terima pekerjaan, tujuan, serta struktur surat yang perlu disiapkan untuk mencatat proses ini dengan baik. Memahami proses serah terima pekerjaan dengan benar sangat penting, baik untuk menjaga hubungan baik antar rekan kerja maupun untuk memastikan bahwa tidak ada informasi atau tanggung jawab yang terlewatkan dalam transisi tersebut. Yuk, simak!
Apa Itu Serah Terima Pekerjaan?
Serah terima pekerjaan adalah proses formal saat tanggung jawab dan informasi terkait suatu tugas atau proyek dialihkan dari satu individu atau tim kepada individu atau tim lainnya. Proses ini penting dalam memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang status, harapan, dan detail pekerjaan yang sedang berlangsung.
Di sebuah instansi atau perusahaan, ketika terjadi pergantian jabatan, dibutuhkan suatu catatan yang disebut berita acara. Selain serah terima jabatan, contoh berita acara serah terima yang terjadi di lapangan, misalnya, berita acara serah terima perjanjian kerja sama.
Serah terima pekerjaan yang efektif membutuhkan komunikasi yang baik, dokumentasi yang jelas, dan pemahaman yang mendalam tentang tugas dan tanggung jawab yang diemban.
Baca Juga: Cek! Ini 5 Contoh Surat Lamaran Kerja Cleaning Service
Tujuan Serah Terima Pekerjaan
Serah terima pekerjaan memiliki beberapa tujuan penting yang mendukung kelancaran operasional dan efisiensi di suatu organisasi. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari serah terima pekerjaan:
1. Menjamin Kontinuitas Pekerjaan
Serah terima bertujuan untuk memastikan bahwa tugas dan proyek dapat dilanjutkan tanpa terhambat oleh perubahan personel.
Dengan adanya dokumentasi dan komunikasi yang jelas, pekerjaan dapat diteruskan tanpa kehilangan informasi penting.
2. Meminimalisasi Risiko Kesalahan
Proses serah terima yang terstruktur membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Dengan memberikan rincian yang lengkap dan jelas, pihak yang menerima tugas dapat memahami harapan dan tanggung jawab dengan lebih baik, sehingga meminimalkan risiko kesalahan yang mungkin terjadi.
3. Memberikan Informasi yang Komprehensif
Serah terima bertujuan untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak penerima, termasuk status pekerjaan, kendala yang dihadapi, dan langkah-langkah yang harus diambil selanjutnya.
Ini membantu penerima tugas untuk memahami konteks dan mengambil keputusan yang tepat.
4. Meningkatkan Komunikasi
Proses serah terima yang efektif mendorong komunikasi yang baik antara pihak yang menyerahkan dan menerima tugas.
Ini penting untuk menciptakan hubungan kerja yang harmonis dan saling pengertian, serta untuk membangun kepercayaan di antara rekan kerja.
5. Memfasilitasi Pembelajaran dan Adaptasi
Dengan adanya serah terima, individu atau tim yang baru dapat dengan cepat belajar dari pengalaman dan informasi yang disampaikan.
Hal ini membantu mereka untuk beradaptasi dengan lebih baik terhadap lingkungan kerja dan mempercepat proses integrasi.
6. Menjaga Akuntabilitas
Serah terima yang terdokumentasi menciptakan jejak yang jelas mengenai siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.
Ini penting untuk menjaga akuntabilitas dan memastikan bahwa semua pihak memahami tanggung jawab mereka.
7. Mengatur Penyimpanan dan Dokumentasi
Proses serah terima juga bertujuan untuk memastikan bahwa semua dokumen dan catatan terkait pekerjaan disimpan dengan rapi.
Ini memudahkan akses di masa mendatang dan membantu dalam pengawasan serta audit.
Baca Juga: Contoh Surat Rekomendasi Atasan untuk Melamar Kerja yang Baik dan Benar
Struktur Berita Surat Serah Terima Pekerjaan
Surat serah terima pekerjaan adalah dokumen formal yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan tanggung jawab dan tugas dari satu pihak ke pihak lainnya. Berikut adalah struktur umum yang dapat diikuti dalam menyusun surat serah terima pekerjaan:
1. Kepala Surat (Header)
Berisikan nama perusahaan/instansi, alamat perusahaan/instansi, nomor telepon dan email, tanggal surat.
2. Judul Surat
Judul surat memuat "Surat Serah Terima Pekerjaan".
3. Nomor Surat (jika diperlukan)
Nomor surat dapat ditambahkan untuk keperluan arsip dan referensi.
4. Pembuka Surat
Salam pembuka, misalnya: "Kepada Yth. [Nama Penerima] di [Nama Instansi/Divisi]"
5. Isi Surat
- Latar Belakang: Penjelasan singkat mengenai alasan serah terima pekerjaan, misalnya karena pergantian jabatan, pindah tugas, atau alasan lainnya.
- Deskripsi Pekerjaan: Rincian tentang pekerjaan atau tugas yang diserahkan, termasuk status terkini, tanggung jawab, dan hal-hal penting yang perlu diperhatikan.
- Tanggal Serah Terima: Tanggal dilakukannya serah terima pekerjaan.
- Pihak yang Terlibat: Nama dan jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima pekerjaan.
6. Pernyataan Penyerahan
Kalimat yang menyatakan bahwa pekerjaan telah diserahkan dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, misalnya: "Dengan ini, saya menyerahkan tugas [nama tugas] kepada [nama penerima] untuk diteruskan."
7. Tanda Tangan
Tanda tangan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima, beserta nama lengkap dan jabatan mereka.
8. Lampiran (jika diperlukan)
Dokumen atau informasi tambahan yang relevan dengan serah terima pekerjaan.
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji yang Baik dan Benar
4 Contoh Berita Surat Serah Terima Pekerjaan
Berikut adalah contoh berita surat serah terima pekerjaan yang bisa kamu jadikan referensi.
Contoh 1: Berita Acara Serah Terima Jabatan Kepala Divisi
DEPARTEMEN PERDAGANGAN
KANTOR PUSAT PERDAGANGAN NASIONALBERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN
No. 45/STJ/KPN/2024Pada hari ini, Senin, 12 Februari 2024, pukul 10.00 WIB, bertempat di Ruang Rapat Utama, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Bapak Ahmad Riyadi, Kepala Divisi Pemasaran yang lama, dengan ini menyerahkan seluruh tugas, tanggung jawab, dan jabatan kepada Ibu Siti Marwah, yang menjabat sebagai Kepala Divisi Pemasaran yang baru untuk periode 2024 sampai 2026.
- Ibu Siti Marwah, Kepala Divisi Pemasaran yang baru, menyatakan telah menerima segala hal yang berkaitan dengan jabatan, tugas, dan tanggung jawab dari Bapak Ahmad Riyadi, Kepala Divisi Pemasaran yang lama.
Kami sepakat bahwa semua hal yang belum dapat diserahkan saat berita acara ini ditandatangani akan diselesaikan dalam waktu dekat.
Jakarta, 12 Februari 2024
Yang Menerima,
Tanda Tangan:
Ibu Siti Marwah
NIP 12345678Yang Menyerahkan,
Tanda Tangan:
Bapak Ahmad Riyadi
NIP 87654321Diketahui dan Disaksikan Oleh,
Direktur Utama,Tanda Tangan:
Bapak Rudi Setiawan
NIP 135792468
Contoh 2: Berita Acara Serah Terima Proyek
DIVISI PROYEK
PERUSAHAAN XYZBERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK
No. 78/STJ/XYZ/2024Pada hari ini, Rabu, 14 Februari 2024, pukul 15.00 WIB, bertempat di Kantor Divisi Proyek, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Bapak Joni Prasetyo, Manajer Proyek yang lama, dengan ini menyerahkan semua dokumen, aset, dan tanggung jawab proyek Pengembangan Sistem Informasi kepada Ibu Lina Handayani, Manajer Proyek yang baru.
- Ibu Lina Handayani, Manajer Proyek yang baru, menyatakan telah menerima seluruh dokumen dan informasi terkait proyek Pengembangan Sistem Informasi dari Bapak Joni Prasetyo, Manajer Proyek yang lama.
Kami sepakat bahwa semua hal yang belum dapat diserahkan saat berita acara ini ditandatangani akan diselesaikan secepatnya.
Bandung, 14 Februari 2024
Yang Menerima,
Tanda Tangan:
Ibu Lina Handayani
NIP 98765432Yang Menyerahkan,
Tanda Tangan:
Bapak Joni Prasetyo
NIP 12345678Diketahui dan Disaksikan Oleh,
Direktur Proyek,Tanda Tangan:
Bapak Andi Sukma
NIP 65432109
Contoh 3: Berita Acara Serah Terima Aset Perusahaan
DIVISI KEUANGAN
PERUSAHAAN ABCBERITA ACARA SERAH TERIMA ASET
No. 22/STJ/ABC/2024Pada hari ini, Kamis, 15 Februari 2024, pukul 09.00 WIB, bertempat di Ruang Rapat Divisi Keuangan, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Bapak Rudi Santoso, Kepala Divisi Keuangan, dengan ini menyerahkan semua aset perusahaan berupa peralatan komputer, printer, dan perlengkapan kantor kepada Ibu Mira Sari, yang menjabat sebagai Kepala Divisi IT yang baru.
- Ibu Mira Sari, Kepala Divisi IT yang baru, menyatakan telah menerima semua aset perusahaan yang disebutkan di atas dari Bapak Rudi Santoso, Kepala Divisi Keuangan.
Kami sepakat bahwa semua hal yang belum dapat diserahkan saat berita acara ini ditandatangani akan diselesaikan dalam waktu dekat.
Jakarta, 15 Februari 2024
Yang Menerima,
Tanda Tangan:
Ibu Mira Sari
NIP 23456789Yang Menyerahkan,
Tanda Tangan:
Bapak Rudi Santoso
NIP 87654321Diketahui dan Disaksikan Oleh,
Direktur Keuangan,Tanda Tangan:
Bapak Joko Pranoto
NIP 11223344
Contoh 4: Berita Acara Serah Terima Surat Perjanjian Kerja Sama
DEPARTEMEN HUBUNGAN LUAR NEGERI
PERUSAHAAN DEFBERITA ACARA SERAH TERIMA SURAT PERJANJIAN
No. 11/STJ/DEF/2024Pada hari ini, Jumat, 16 Februari 2024, pukul 14.00 WIB, bertempat di Ruang Konferensi, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Ibu Amelia Putri, Kepala Departemen Hubungan Luar Negeri, dengan ini menyerahkan Surat Perjanjian Kerja Sama dengan Perusahaan XYZ kepada Bapak Daniel Setiawan, yang menjabat sebagai Manajer Hubungan Luar Negeri yang baru.
- Bapak Daniel Setiawan, Manajer Hubungan Luar Negeri yang baru, menyatakan telah menerima Surat Perjanjian Kerja Sama tersebut dari Ibu Amelia Putri, Kepala Departemen Hubungan Luar Negeri.
Kami sepakat bahwa semua hal yang belum dapat diserahkan saat berita acara ini ditandatangani akan diselesaikan secepatnya.
Bandung, 16 Februari 2024
Yang Menerima,
Tanda Tangan:
Bapak Daniel Setiawan
NIP 34567890Yang Menyerahkan,
Tanda Tangan:
Ibu Amelia Putri
NIP 09876543Diketahui dan Disaksikan Oleh,
Direktur Utama,Tanda Tangan:
Bapak Jefrianto Haris
NIP 22334455
Sekian pembahasan dari Dealls mengenai serah terima pekerjaan, mulai dari pengertian, tujuan, hingga struktur surat yang diperlukan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu dalam menjalani proses serah terima di lingkungan kerja.
Jika kamu sedang mencari peluang karier atau ingin meningkatkan keterampilan, manfaatkan sesi mentoring dengan career mentor profesional dan gunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk meningkatkan kualitas CV kamu.
Raih kesuksesan dalam karier kamu bersama Dealls!
Sumber:
Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over-PHO)
