Workload adalah jumlah beban kerja yang diberikan kepada karyawan. Beban kerja ini dapat memengaruhi tingkat produktivitas, lho!
Jika workload terlalu berlebihan, karyawan berisiko mengalami burnout. Sebaliknya, jika terlalu sedikit, karyawan justru tidak memiliki cukup tantangan untuk berkembang.
Oleh karena itu, diperlukan strategi kerja yang efektif agar workload tetap seimbang dan dapat dikelola dengan baik.
Di artikel ini, Dealls akan membahas pengertian workload serta cara menanganinya dengan tepat. Yuk, simak penjelasan lengkapnya di sini!
Apa Itu Workload?
Menurut Law Insider, workload adalah volume atau jumlah pekerjaan yang diberikan untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, jika jumlah pekerjaan meningkat tetapi tugasnya tetap sama, maka tidak ada dasar untuk melakukan reklasifikasi.
Dalam dunia kerja, workload juga dikenal sebagai beban kerja, yaitu rangkaian tugas dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan dalam periode tertentu. Beban kerja ini bisa mencakup tugas harian, proyek khusus, hingga tanggung jawab manajerial.
Tahukah kamu? Workload memiliki peran penting dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Beban kerja yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan produktivitas, kesejahteraan karyawan, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruh
Aspek yang Memengaruhi Workload
Dalam dunia kerja, terdapat beberapa aspek dan dimensi yang memengaruhi workload atau beban kerja karyawan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Tuntutan Fisik
Kondisi fisik karyawan sangat berpengaruh terhadap kesehatan mental dan produktivitas mereka. Karyawan perlu berada dalam kondisi yang sehat dan prima untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Namun, jika workload berlebihan, hal ini bisa berdampak negatif pada kesehatan mereka.
Oleh karena itu, dukungan dari perusahaan dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan memadai menjadi faktor penting dalam menjaga keseimbangan beban kerja.
2. Tuntutan Tugas
Aspek ini berkaitan dengan jumlah dan kompleksitas tugas yang diberikan kepada karyawan. Beban tugas yang terlalu banyak atau terlalu sulit dapat menurunkan kinerja dan meningkatkan stres kerja.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memastikan bahwa pembagian tugas dilakukan dengan adil dan sesuai dengan kapasitas karyawan.
Dimensi Workload
Selain aspek-aspek yang memengaruhinya, workload juga memiliki beberapa dimensi yang dapat berdampak pada pertumbuhan dan efektivitas karyawan dalam perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Work Overload
Work overload terjadi ketika beban kerja yang diberikan terlalu berlebihan hingga melebihi kapasitas karyawan. Kondisi ini dapat meningkatkan tekanan, menimbulkan kelelahan, dan mengurangi produktivitas karyawan.
Baca juga: Terlalu Banyak Kerja? Ini Tanda-Tanda Kamu Overwork!
2. Time Urgency
Tenggat waktu yang sempit dan mendesak menuntut karyawan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang singkat. Tekanan waktu ini dapat meningkatkan stres dan risiko kesalahan dalam pekerjaan.
3. Poor Quality of Supervisor
Manajemen yang buruk atau kurangnya bimbingan dari atasan dapat menyebabkan kinerja karyawan menjadi tidak efektif. Hal ini juga dapat menciptakan ketegangan dalam lingkungan kerja, mengurangi motivasi, dan berdampak pada hasil pekerjaan.
4. Role Ambiguity
Pernah mendengar istilah "1 posisi, 7 pekerjaan" yang belakangan ramai diperbincangkan? Nah, ini adalah contoh dari role ambiguity—ketika karyawan tidak memiliki kejelasan dalam peran, tugas, dan tanggung jawabnya.
Ketidakjelasan ini bisa membuat mereka kebingungan dan berdampak negatif pada kinerja serta kesejahteraan mental.
Jenis-Jenis Workload
Workload atau beban kerja terbagi menjadi dua jenis utama, yaitu:
1. Workload Kuantitatif
Workload kuantitatif mengacu pada jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh karyawan dalam periode tertentu. Beban kerja ini mencakup jam kerja yang tinggi, tekanan kerja yang besar, serta tanggung jawab yang kompleks.
2. Workload Kualitatif
Workload kualitatif berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan karyawan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
Jika seorang karyawan merasa tugas yang diberikan melebihi kapasitasnya, maka beban kerja ini dapat menjadi tantangan tersendiri dan berpotensi menimbulkan stres kerja.
Cara Mengukur Workload
Terdapat beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengukur workload atau beban kerja karyawan. O’Donnell dan Eggemeier (1986) mengemukakan bahwa pengukuran ini dapat dilakukan melalui beberapa metode berikut:
1. Kinerja
Pengukuran ini dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan saat mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya.
Salah satu caranya adalah dengan melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas, serta kualitas hasil kerja yang dihasilkan.
2. Fisiologis
Metode ini dilakukan oleh tim HR dengan mengamati tingkat beban kerja dan respons fisiologis karyawan saat menjalankan tugasnya.
Pengukuran ini dapat mencakup tingkat stres, kelelahan, atau perubahan kondisi fisik yang dialami karyawan selama bekerja.
3. Subjektif
Pengukuran ini dilakukan berdasarkan penilaian subjektif dari karyawan terkait beban kerja yang mereka rasakan.
Tim HR biasanya menggunakan skala penilaian (misalnya 1-10) untuk mengevaluasi apakah workload yang diberikan sudah sesuai atau terlalu berat.
Cara Efektif Dalam Menangani Workload
Mengatasi workload yang berlebihan membutuhkan kerja sama antara anggota tim dan manajer. Berikut beberapa cara efektif untuk mengelola beban kerja dengan lebih baik:
1. Prioritaskan Tugas Berdasarkan Urgensi
Atasi workload dengan menentukan prioritas tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya. Kamu bisa menggunakan matriks prioritas untuk mengelompokkan tugas ke dalam empat kategori:
- Mendesak & Penting → Segera diselesaikan.
- Penting tetapi Tidak Mendesak → Dijadwalkan untuk dikerjakan nanti.
- Mendesak tetapi Tidak Penting → Didelegasikan ke orang lain.
- Tidak Mendesak & Tidak Penting → Bisa ditunda atau dihapus dari daftar tugas.
2. Melakukan Identifikasi Beban Kerja
Buat daftar tugas harian dan proyek yang harus diselesaikan. Pecah tugas besar menjadi langkah-langkah kecil agar lebih mudah dikelola dan tidak terasa terlalu berat.
3. Gunakan Tools
Manfaatkan tools produktivitas seperti Notion, Asana, atau Trello untuk mengorganisir tugas dan memastikan semuanya terselesaikan tepat waktu. Dengan tools ini, kamu bisa:
- Melacak progress kerja secara real-time.
- Mengurangi risiko kelupaan terhadap tugas-tugas penting.
- Meningkatkan efisiensi dalam bekerja.
4. Komunikasikan dengan Anggota Tim
Workload yang berlebihan bukan hanya tanggung jawab individu, tetapi juga tim secara keseluruhan. Oleh karena itu, komunikasi yang baik antar anggota tim menjadi kunci utama dalam mengatasinya.
Jika beban kerja terasa terlalu berat, jangan ragu untuk berbicara dengan tim atau atasan. Diskusi terbuka dapat membantu menemukan solusi terbaik, seperti mendistribusikan ulang tugas atau menyesuaikan ekspektasi kerja, sehingga tidak ada yang merasa terbebani sendirian.
Dengan komunikasi yang efektif, tim dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat, kolaboratif, dan produktif.
5. Istirahat yang Cukup
Jangan lupa untuk menjaga keseimbangan antara karier dan kesehatan. Istirahat sejenak bisa membantu mengembalikan fokus dan energi sehingga kamu lebih produktif dalam menyelesaikan tugas berikutnya.
Baca juga: 11 Cara Mengatasi Burnout Kerja pada Karyawan secara Efektif
6. Lakukan Evaluasi
Lakukan evaluasi mandiri atau diskusi dengan tim terkait workload yang dijalani. Jika dirasa terlalu berat, sampaikan hal ini kepada atasan agar bisa dicarikan solusi, seperti penyesuaian target atau pembagian tugas yang lebih proporsional.
Itu dia beberapa penjelasan workload termasuk arti, jenis, dan cara efektif dalam mengenainya. Semoga dapat bermanfaat dan bisa menjadi referensi kedepannya!
Mendapatkan workload yang terlalu berat di perusahaan saat ini? Merasa butuh tempat kerja yang lebih work life balance? Yuk, temukan peluang karier terbaru bersama Dealls!
Di sini terdapat lebih dari 1000 lowongan kerja terbaru yang bisa kamu pilih berdasarkan minat karier yang kamu miliki!
Ragu untuk resign dan mencari peluang baru? Tenang, kamu juga bisa berdiskusi terlebih dahulu dengan para mentor berpengalaman di career mentor!
Yuk, kembangkan peluang kerja terbaikmu bersama Dealls!
Sumber:
Koesomowidjojo, S. .2017. Panduan Praktis Menyusun Analisis Beban Kerja. Jakarta: Raih Asa Sukses.
Munandar. (2001). “Psikologi Industri dan Organisasi”: Depok : Penerbit Universitas Indonesia (UI Press).
O’Donnell, R.D., dan Eggemeier, F.T. 1986. Workload Assessment Methodology. New York: Wiley.
Prihatini.(2007). Analisis Hubungan baban Kerja dengan Stres Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidikalang. Medan.
