Salah satu kunci kesuksesan seseorang itu tentu dipengaruhi dengan bagaimana caranya memanajemen waktu, baik dalam ranah pribadi maupun di dunia profesional. Dengan pengaturan waktu yang baik, kamu bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dengan waktu yang lebih sedikit!
Sebaliknya, kemampuan pengelolaan waktu yang buruk malah akan menyebabkan kamu menunda-nunda pekerjaan, suka merasa tidak puas, dan memberikan hasil kerja yang tidak optimal.
Tentunya, kamu tidak menginginkan ini, ‘kan? Untuk itu, saatnya untuk mengenal teknik manajemen waktu. Dengan menerapkan teknik-teknik ini, dijamin to-do-list kamu jadi jauh lebih terstruktur dan bisa tercapai!
Apa Itu Teknik Manajemen Waktu?
Menurut Clockify, teknik manajemen waktu diartikan sebagai aturan dan prinsip yang perlu kita ikuti supaya bisa memaksimalkan waktu dengan efisien.
Tak hanya itu, kamu juga bisa membuat keputusan yang lebih baik dan cepat dan menyelesaikan pekerjaan secara singkat dan usaha yang lebih sedikit.
Manfaat Manajemen Waktu yang Baik
Dilansir dari website Indeed, melakukan manajemen waktu dengan baik akan memberikan kamu sebanyak 12 keuntungan, lho! Mari kita bahas satu per satu.
1. Mengurangi Stress
Mengorganisasikan membantu membuat kita bisa terhindar dari sifat suka menunda dan hambatan-hambatan yang bersifat darurat. Inilah yang membuat kita bisa terhindari dari stress berlebih.
2. Menjadi Semakin Produktif
Kedua, manajemen waktu akan membuat kamu bisa mengatur prioritas secara lebih mudah. Dengan urutan prioritas ini, kamu bisa mengerjakan tugas-tugas yang paling urgent dahulu! Ini membuatnya juga bisa terselesaikan dengan cepat dan efektif.
3. Reputasi Diri yang Positif
Kalau kamu sadar, orang-orang yang pandai mengelola waktunya biasanya punya reputasi yang positif di ranah profesional. Bahkan, tidak jarang mereka dicap sebagai orang yang responsif, teliti, dan bisa dipercaya.
4. Punya Lebih Banyak Energi untuk Waktu Luang
Dengan mengoptimalkan waktu kerja, kita bisa memaksimalkan energi yang tersisa untuk melakukan hobi atau sekedar relaksasi. Nah inilah yang menentukan apakah aspek work-life-balance sudah terpenuhi. Bahkan, waktu luang bisa dimanfaatkan dengan melakukan aktivitas yang nggak kalah berkualitas!
Baca juga: Apa Itu Work-Life Balance dan Mengapa Penting?
5. Agenda Harian yang Jelas
Menyusun sebuah to-do list dan mengatur prioritas membuat kita punya sesuatu yang dituju secara harian. Ini bisa kita manfaatkan sebagai motivasi supaya tetap fokus dan menyelesaikan tugas-tugas yang menumpuk sesuai urutan prioritasnya.
6. Meningkatkan Fokus
Taukah kamu, memanajemen waktu dengan baik bisa meningkatkan fokus dalam beraktivitas? Dengan manajemen waktu yang tepat, kamu bisa mengerjakan sesuatu tanpa harus diburu-buru karena deadline atau adanya hambatan mendadak.
7. Mengambil Keputusan dengan Efisien
Selanjutnya, mengorganisasikan waktu yang kita miliki akan membantu membuat keputusan secara efisien. Hal ini membuat kita bisa memprioritaskan tugas mana yang terpenting dan menghindari kegiatan yang kurang bermanfaat sewaktu beraktivitas.
8. Mempercepat Pencapaian Tujuan
Menerapkan manajemen waktu dengan baik akan memudahkan kita untuk mencapai tujuan lebih cepat, lho! Orang yang tidak memanfaatkan teknik manajemen waktu akan cenderung suka menunda-nunda mengerjakan tugasnya.
9. Meningkatkan Kualitas Pekerjaan
Waktu yang dimanfaatkan secara optimal turut memastikan hasil pekerjaan kamu jadi berkualitas. Ini disebabkan karena kita bisa lebih fokus dan teliti saat mengerjakan tugas sehingga output-nya akan membaik!
10. Jadi Lebih Percaya Diri
Orang-orang yang sukses mengelola waktunya pasti punya self-esteem yang tinggi. Apa maksudnya? Mereka lebih percaya diri karena bisa menyelesaikan tanggungannya dengan tepat dan cepat.
11. Melatih Rasa Disiplin
Apa yang terjadi jika kita menerapkan manajemen waktu dengan tepat? Tingkat kedisiplinan diri kita akan meningkat. Bahkan, kamu akan lebih sadar tentang pentingnya punya rencana yang terstruktur dan menghindari kebiasaan menunda.
12. Menjaga Hubungan Baik di Tempat Kerja
Manfaat manajemen waktu yang terakhir adalah meningkatkan hubungan antar rekan di tempat kerja. Hal ini disebabkan karena kolaborasi dan komunikasi antar tim yang bekerja sama denganmu akan lebih efektif!
Bagaimana Teknik Manajemen Waktu Sangat Dibutuhkan di Dunia Kerja?
Kenapa kita perlu menerapkan teknik manajemen waktu? Menurut website The Balance Money, keterampilan ini sangat penting karena bisa membantu kita mengatur dan memprioritaskan tugas dengan efektif.
Kemampuan perencanaan dan pengelolaan waktu yang baik membuat kamu bisa menyelesaikan pekerjaan paling penting, sehingga produktivitas perusahaanmu juga akan meningkat secara keseluruhan.
Jika kamu selalu menyelesaikan tugas-tugas ini secara tepat waktu, kemungkinan besar kamu akan dianggap sebagai karyawan yang berprestasi dan bisa diandalkan. Seiring berjalannya waktu, ini akan membuka peluang supaya kamu dapat mengembangkan karir lebih lanjut!
Teknik Manajemen Waktu dengan Efektif yang Bisa Kamu Contoh
Mari kita masuk ke bahasan utama artikel ini: kira-kira apa saja teknik manajemen waktu yang efisien untuk diterapkan? Inilah 13 daftar teknik manajemen waktu yang bisa kamu pilih!
1. Metode Pomodoro
Metode yang pertama adalah Pomodoro dari Francesco Cirillo. Di sini, kamu akan bekerja dalam beberapa waktu secara terfokus. Lalu, kamu dapat rileks dahulu sebelum akhirnya kembali fokus bekerja.
Dalam teknik ini, kamu akan beraktivitas selama 25 menit yang dilanjut dengan sesi istirahat selama 3–5 menit. Bahkan, waktu istirahat ini akan diperpanjang sementara setelah siklus tersebut diulang sebanyak 4 kali, yaitu menjadi 15-30 menit.
2. Sistem 4D
Sistem 4D akan membagi langkah-langkah yang harus kamu lakukan menjadi empat kategori, yaitu: Do (lakukan), Defer (tunda), Delegate (delegasikan), dan Delete (hapus). Sebaiknya, kerjakanlah tugas yang mendesak dan harus diselesaikan sekarang. Sebaliknya, tuda dahulu pekerjaan yang bisa dijadwalkan untuk nanti.
Ada tugas yang kamu rasa kurang bermanfaat? Segeralah hapus dari daftar to-do-list buatanmu! Ini akan mendorongmu supaya bisa fokus untuk bekerja dengan efisien.
3. Time Blocking
Time blocking diartikan sebagai cara yang mengutamakan pengerjaan tugas dengan bagian waktu yang spesifik. Mungkin saja cara ini serupa dengan Pomodoro dan bertujuan supaya kamu tetap fokus, tidak menunda pekerjaan, dan fokus menyelesaikan tugas yang kompleks!
4. Pareto Principle (80/20 Rule)
Pareto Principle, sebuah konsep dasar dari Vilfredo Pareto, memberitahukan bahwa 80% hasil pekerjaan akan datang dari 20% upaya yang sudah dilakukan. Nah untuk itu, kamu harus bisa memaksimalkan waktu sebaik mungkin berdasarkan urutan prioritas tugasnya.
5. Getting Things Done (GTD)
Getting Things Done atau GTD merupakan sebuah teknik manajemen waktu yang dimunculkan oleh David Allen. Baginya, kamu harus membuat to-do list dengan cepat dan mengkategorikannya berdasarkan waktu, yaitu tugas harian, mingguan, atau bulanan.
Sebagai opsional, kamu juga bisa lho membuat konteks untuk tugas yang berisikan tempat dan situasi yang kira-kira membutuhkan tugas tersebut dalam keadaan selesai. Dengan menerapkan langkah-langkah ini, kamu bisa tetap fokus tanpa kesulitan mengerjakan tugas secara berurutan.
6. Eat That Frog!
Sebagai sebuah idiom, eat the frog hadir sebagai strategi manajemen yang dilakukan dengan urutan prioritas. Untuk bisa menyelesaikan tugas terkompleks dan urgent, kamu perlu fokus untuk mengerjakannya dahulu.
Bisa saja, kamu paling cocok menerapkan strategi ini jika termasuk seseorang yang suka menunda pekerjaan yang sulit. Memaksa diri untuk menanganinya terlebih dahulu membuat kamu kehilangan alasan untuk menghindarinya lagi!
7. Metode Bullet Journal (Bojo)
Gabungan antara diary harian dan daftar jurnal: mungkin itu dia kata-kata yang paling menggambarkan metode ini. Kamu bisa menggunakan simbol-simbol sederhana sehingga memudahkan dirimu dalam melacak tugas dan berbagai catatan penting.
Bahkan, ia juga bisa menyesuaikan kebutuhanmu lho! Manfaatkan metode bullet journal ini supaya kamu bisa melakukan refleksi: apa saja yang harus dibutuhkan untuk meraih kemajuan?
8. Time Tracking
Mungkin, teknik manajemen waktu yang ini tergolong unik karena kamu harus merekam waktu pada setiap kali kamu beraktivitas. Gunakanlah aplikasi pelengkap time-tracking untuk membantumu melacak seberapa lama waktu yang digunakan.
Dengan melihat hasilnya, kamu juga dapat menyimpulkan mana saja kegiatan kurang bermanfaat yang membuang waktu-waktu berharga kita.
9. Single-tasking vs Multitasking
Apakah kamu seseorang yang hanya berfokus untuk mengerjakan satu tugas, atau bisa mengerjakannya dalam waktu bersamaan? Walaupun multitasking dianggap bisa meningkatkan produktivitas, kenyataannya, single-tasking efektif membuat hasil pekerjaan kita semakin berkualitas.
Fokus pada satu task saja dapat membuat hasil kerja lebih baik jika dibandingkan dengan mengerjakan dua task sekaligus dalam satu waktu.
10. The Two-Minute Rule
Pernah mendengar the two-minute rule? Dikemukakan oleh David Allen, kamu hanya diperintahkan untuk melakukan segera tugas-tugas yang bisa diselesaikan dalam dua menit. Selain meminimalisir distraksi yang tidak kamu inginkan, teknik ini membuat pengelolaan waktumu dapat dilakukan dengan nyaman!
11. Hukum Parkinson
Dalam hukum Parkinson, kamu bisa mengetahui bahwa sebuah tugas akan menumpuk menyesuaikan waktu yang tersisa dalam pengerjaannya. Dengan batas waktu yang ketat, bisa saja kamu lebih terdorong supaya bisa bekerja lebih efisien, salah satunya adalah berhenti menunda-nunda pekerjaan.
12. SMART Goals
Apa itu SMART disini? SMART merupakan sebuah jenis akronim dari kata specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound.
Dengan metode SMART Goals, kamu diharuskan untuk menetapkan tujuan secara spesifik dan terukur. Sebaiknya, tujuan ini juga masih relevan dan bisa kamu capai dengan mudah.
Batasilah waktu pengerjaannya supaya kamu bisa tetap fokus pada akhir batas waktu tugas dan melacak kemajuan kamu pribadi secara lebih mudah.
Baca juga: Apa Itu Metode SMART? Ini Keuntungan, Fungsi, dan Contohnya
13. Kanban
Teknik manajemen waktu yang terakhir adalah Kanban. Apa itu Kanban? Kanban diartikan sebagai sistem pengontrol arus kerja kamu secara visual. Cukup dengan menggunakan board ini, kamu bisa melacak progres setiap projek dengan mudah!
Apa Saja Tools Time Management?
Melihat banyaknya teknik manajemen waktu di atas, apakah kamu perlu melengkapi diri dengan tools-tools yang relevan? Inilah beberapa tools time management yang cukup populer dan efektif.
1. ClickUp
Pertama adalah aplikasi ClickUp yang dilengkapi dengan fitur pemblokiran waktu, matrix Eisenhower, bahkan track Pomodoro. Fitur-fitur ini akan membantumu mengoptimalkan waktu dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
2. MindTools
Web MindTools akan memberikanmu panduan lengkap tentang manajemen waktu, salah satunya dalam bentuk artikel berisi teknik manajemen waktu tertentu dan tips-tips praktis yang bisa kamu gunakan!
3. Skill Academy
Sebagai salah satu platform edukasi, kamu bisa juga mengikuti program-program online yang ditawarkan oleh Skill Academy. Bahkan, mereka juga bisa membahas cara memanajemen waktu dengan efektif.
4. Pomofocus
Ingin mengaplikasikan metode Pomodoro saja? Tenang, gunakanlah website Pomofocus yang tersedia di website Pomofocus.io! Dengan metode ini, kamu bisa tetap fokus dan produktif untuk beberapa waktu tertentu.
5. RescueTime
Tools terakhir adalah Rescue Time yang digunakan untuk merekam setiap aktivitasmu. Bahkan, ia juga akan menganalisis dan memberikan laporan secara detail terkait penggunaan waktu luangmu.
Melalui cara ini, kamu bisa melakukan optimasi waktu dan memeriksa apa saja kegiatan yang membuang waktumu yang berharga.
Time is Money–Kelola Waktumu dengan Teknik Manajemen Waktu yang Tepat!
Nah, itulah berbagai teknik manajemen waktu yang bisa kamu ikuti. Dengan menerapkan teknik-teknik di atas, kamu bisa menyelesaikan beberapa pekerjaan secara lebih cepat, bahkan membuat hidup terasa lebih nyaman.
Ingin meningkatkan kemampuan kamu supaya lebih profesional? Yuk ikuti program career mentor yang tersedia di Dealls! Di sini, ada berbagai jenis mentoring yang tersedia, baik dari segi karier maupun akademik.
Caranya juga mudah, cukup pilih saja jadwal dan jenis mentoring yang kamu inginkan. Setelah itu, kamu bisa langsung terdaftar untuk mengikuti mentoring secara offline maupun online.
Setelah dirasa sudah waktunya untuk memasuki dunia kerja yang profesional, kamu langsung bisa mencari aneka lowongan kerja terbaru dari berbagai bidang, mulai dari accounting sampai sales dan ops.
Yuk percayakan pertumbuhan kariermu dengan kami. Kunjungi Dealls sekarang dan mulailah langkahmu untuk menjadi seseorang yang lebih profesional di dunia kerja!
Sumber:
26 Most effective time management techniques — Clockify
