Quotation adalah salah satu elemen penting dalam dunia bisnis, terutama ketika berhubungan dengan penawaran harga produk atau layanan.
Dokumen ini memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang akan didapatkan oleh calon pelanggan dan harga yang perlu dibayar.
Menyusun quotation yang tepat dapat membantu bisnis menjalin hubungan yang baik dengan klien, serta meningkatkan peluang transaksi.
Dalam artikel ini, Dealls membahas pengertian quotation, komponen-komponen yang harus ada, dan contoh serta tips untuk membuat quotation yang efektif. Yuk, simak hingga tuntas!
Apa Itu Quotation?
Quotation adalah penawaran harga yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk produk atau layanan tertentu.
Biasanya, quotation ini berisi rincian harga, jumlah produk, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. Ini membantu calon pembeli untuk mengetahui harga pasti dan ketentuan lain sebelum membuat keputusan.
Berbeda dengan estimasi harga yang bisa berubah-ubah, quotation lebih mengikat dan memberikan kepastian baik untuk penjual maupun pembeli. Quotation sering digunakan dalam berbagai transaksi bisnis, seperti penjualan barang, penyediaan jasa, atau proyek-proyek tertentu.
Dalam dunia finansial, menurut Investopedia, quotation merujuk pada harga terbaru dari saham, obligasi, atau aset lainnya yang diperdagangkan. Biasanya, quotation juga mencantumkan harga bid (harga tertinggi yang bersedia dibayar pembeli) dan ask (harga terendah yang ingin diterima penjual). Perbedaan antara harga bid dan ask ini sering menunjukkan tingkat likuiditas pasar.
Baca Juga: Apa Itu SPT Tahunan dan Siapa Saja yang Wajib Membayar?
Fungsi Quotation
Quotation berfungsi sebagai dokumen yang memberikan penawaran harga dan rincian terkait produk atau layanan yang ingin dijual, dan memiliki beberapa fungsi penting baik bagi penjual maupun pembeli. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari quotation.
1. Sebagai Penawaran Harga Resmi
Quotation digunakan untuk memberi tahu calon pembeli harga yang harus dibayar untuk suatu produk atau layanan.
Ini berfungsi sebagai gambaran yang jelas mengenai biaya yang akan dikeluarkan untuk suatu transaksi.
2. Menyediakan Rincian Produk atau Layanan
Quotation tidak hanya mencantumkan harga, tetapi juga memberikan penjelasan detail tentang produk atau layanan yang ditawarkan.
Hal ini membantu calon pembeli untuk memahami apa yang mereka dapatkan dari penawaran tersebut, mulai dari spesifikasi produk, jumlah, hingga biaya tambahan yang mungkin timbul, seperti biaya pengiriman atau pajak.
3. Sebagai Dasar Negosiasi
Quotation sering digunakan sebagai dasar untuk negosiasi antara penjual dan pembeli.
Jika calon pembeli merasa harga atau ketentuan yang ditawarkan tidak sesuai, mereka dapat mendiskusikan ulang dengan penjual untuk mencapai kesepakatan yang lebih baik.
4. Menetapkan Jangka Waktu Penawaran
Quotation mencantumkan periode berlakunya penawaran. Hal ini penting untuk memberi tahu calon pembeli kapan mereka harus memutuskan apakah ingin menerima atau menolak penawaran tersebut.
Ini juga memberikan batas waktu bagi penjual agar tetap mendapatkan harga dan ketentuan yang telah disepakati.
5. Mencatat Ketentuan Pembayaran
Quotation juga berfungsi untuk mencatat ketentuan pembayaran yang disepakati, seperti apakah pembayaran dilakukan di muka, setelah barang diterima, atau secara cicilan.
Ini membantu memastikan kedua belah pihak sepakat mengenai cara pembayaran sebelum transaksi dilakukan.
6. Sebagai Referensi untuk Proses Pembelian
Bagi pembeli, quotation berfungsi sebagai referensi untuk memastikan bahwa harga dan layanan yang mereka terima sesuai dengan yang mereka harapkan.
Bagi penjual, quotation adalah alat untuk menjelaskan dengan rinci apa yang akan diberikan kepada pembeli, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman.
Jenis-Jenis Quotation
Berikut adalah tiga jenis quotation yang umum digunakan, masing-masing dengan tujuan yang berbeda dilansir dari Adobe.
1. Estimasi
Estimasi digunakan untuk memberi klien gambaran umum tentang biaya suatu proyek tanpa menentukan harga yang pasti.
Estimasi ini bersifat fleksibel dan dapat berubah sesuai dengan perkembangan atau kebutuhan klien dan proyek.
Tujuan utamanya adalah memberikan klien pemahaman awal mengenai kisaran harga yang akan mereka bayar, meskipun harga tersebut belum final.
2. Harga Tetap
Harga tetap adalah penawaran yang menyebutkan harga yang pasti yang akan dibayar oleh klien. Harga ini sudah termasuk dalam rincian dan tidak akan berubah.
Jenis quote ini digunakan saat kamu sudah mengetahui dengan jelas biaya yang dibutuhkan, misalnya untuk barang atau produk dengan harga yang tidak berubah, seperti komponen mesin.
Dengan harga tetap, klien tahu persis berapa yang mereka bayar tanpa adanya perubahan.
Baca Juga: Cara Lapor Pajak Tahunan Pribadi dan Badan Online
3. Permintaan Penawaran (RFQ)
Permintaan Penawaran atau RFQ adalah jenis quote yang sangat rinci dan mengikuti format tertentu yang diberikan sebagai respons terhadap permintaan penawaran dari klien.
Biasanya, RFQ digunakan dalam transaksi besar atau proyek dengan kebutuhan spesifik.
Dalam hal ini, penyedia produk atau jasa akan memberikan penawaran yang membantu klien membandingkan berbagai opsi dan memilih yang terbaik, baik dari segi harga maupun kualitas.
Komponen dalam Quotation
Setidaknya, setiap quotation yang kamu buat harus mencakup komponen-komponen berikut.
1. Harga
Quotation yang baik harus memuat harga dari setiap produk atau layanan yang ditawarkan, serta total keseluruhan biaya pesanan.
Pastikan untuk memberikan rincian harga per item atau layanan dan jumlahnya, agar calon klien tahu dengan pasti biaya yang akan mereka bayar.
Selain itu, bila ada biaya tambahan seperti pajak, biaya pengiriman, atau biaya lainnya, sebaiknya dicantumkan secara terperinci.
2. Periode Berlaku
Setiap quotation harus mencantumkan tanggal kedaluwarsa atau periode berlakunya penawaran.
Hal ini penting agar klien tahu sampai kapan mereka dapat menerima dan mempertimbangkan penawaran tersebut.
Tanpa adanya tanggal kadaluarsa, penawaran bisa dianggap berlaku tanpa batas waktu.
3. Informasi Detail Perusahaan
Jangan lupa untuk menyertakan informasi lengkap mengenai perusahaan, seperti:
- nama perusahaan
- alamat lengkap perusahaan
- alamat email perusahaan
- nomor telepon perusahaan
- nomor registrasi bisnis (jika ada)
4. Informasi Detail Konsumen
Sama halnya dengan perusahaan, informasi lengkap mengenai konsumen atau klien juga harus dicantumkan, antara lain:
- nama lengkap konsumen
- alamat lengkap konsumen
- alamat email
- nomor telepon
5. Ketentuan Pembayaran dan Jadwal Pengiriman
Quotation juga harus memuat ketentuan terkait pembayaran dan jadwal pengiriman.
Sertakan informasi mengenai cara pembayaran (misalnya, apakah pembayaran dilakukan di muka atau setelah barang diterima), serta apakah ada potongan harga atau diskon yang berlaku untuk transaksi tersebut.
Jika produk atau layanan memerlukan waktu tertentu untuk diproses dan dikirim, cantumkan estimasi waktu pengiriman agar klien bisa merencanakan dan mempersiapkan diri.
Perbedaan Quotation dengan Invoice
Quotation dan invoice adalah dua dokumen yang sering digunakan dalam transaksi bisnis, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Quotation adalah penawaran harga yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli. Dokumen ini bersifat sementara dan tidak mengikat, memberi gambaran tentang harga dan ketentuan yang berlaku, tapi pembeli belum wajib membeli.
Sedangkan invoice adalah tagihan yang dikeluarkan setelah transaksi atau pembelian terjadi. Ini adalah dokumen resmi yang berisi jumlah yang harus dibayar oleh pembeli, serta rincian pembayaran yang harus segera diselesaikan.
Singkatnya, quotation digunakan di awal untuk menawarkan harga, sementara invoice digunakan setelah transaksi untuk menagih pembayaran.
Contoh Quotation
Berikut adalah contoh quotation yang dapat kamu jadikan referensi yang menunjukkan cara menyusun dokumen penawaran harga yang jelas dan profesional, sesuai dengan kebutuhan bisnis.
© Usahaku
Tips Membuat Quotation
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat quotation yang jelas dan efektif:
1. Gunakan Format yang Jelas
Pastikan quotation yang kamu buat mudah dibaca dengan menggunakan format yang terstruktur.
Gunakan tabel untuk rincian produk atau jasa, dan pastikan informasi penting seperti harga, tanggal kedaluwarsa, dan ketentuan pembayaran terlihat jelas.
2. Cantumkan Harga Secara Rinci
Berikan harga satuan, jumlah barang/jasa, total biaya, dan pajak secara terperinci.
Ini akan membantu klien memahami dengan jelas apa yang mereka bayar dan menghindari kebingungannya di kemudian hari.
3. Tetapkan Tanggal Kedaluwarsa
Sertakan tanggal kedaluwarsa untuk setiap quotation yang kamu buat.
Hal ini memberi batas waktu yang jelas bagi klien untuk membuat keputusan dan mencegahnya dari kebingungannya terkait penawaran yang sudah tidak berlaku.
4. Sertakan Informasi Perusahaan dan Klien
Jangan lupa menambahkan detail lengkap tentang perusahaan kamu, termasuk alamat, nomor telepon, dan email.
Begitu juga dengan informasi klien yang harus jelas agar tidak ada kebingungannya dalam proses komunikasi.
5. Tulis Ketentuan Pembayaran dengan Jelas
Cantumkan metode dan jadwal pembayaran yang jelas.
Jika ada potongan atau diskon, pastikan untuk menjelaskannya dengan rinci. Ini membantu klien memahami kewajiban mereka dalam melakukan pembayaran.
6. Sertakan Informasi Pengiriman
Jika quotation melibatkan pengiriman barang, jelaskan estimasi waktu pengiriman dan biaya pengiriman jika ada.
Ini akan memberikan gambaran kepada klien kapan mereka bisa mengharapkan barang sampai.
7. Gunakan Bahasa yang Profesional dan Jelas
Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu rumit.
Quotation harus disampaikan dengan bahasa yang mudah dipahami agar klien tidak bingung dengan penawaran yang diberikan.
8. Review Sebelum Dikirim
Pastikan untuk memeriksa kembali setiap informasi sebelum mengirim quotation.
Periksa detail harga, ketentuan, dan tanggal kedaluwarsa agar tidak ada kesalahan yang bisa menyebabkan kebingungannya.
Itulah berbagai contoh dan tips membuat quotation yang bisa kamu gunakan sebagai referensi untuk kebutuhan bisnis. Semoga artikel ini membantu kamu dalam membuat penawaran harga yang jelas dan profesional, sehingga proses negosiasi dapat berjalan lancar dan efektif.
Jika kamu ingin bekerja di perusahaan ternama, Dealls memiliki lebih dari 2.000 lowongan kerja terbaru yang bisa kamu eksplorasi. Dengan fitur priority slot, kamu bisa melihat transparansi gaji yang ditawarkan perusahaan, lho!
Selain itu, manfaatkan juga AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk memastikan CV kamu sesuai dengan kriteria posisi yang diinginkan.
Butuh arahan lebih lanjut? Dapatkan mentoring langsung dari career mentor profesional yang siap membantu merancang langkah kariermu.
Yuk, wujudkan karier impianmu dengan lebih mudah dan pasti di Dealls!
Sumber:
What Does Quotation Mean in Finance and Why Are They Important?
