Hari pertama sebagai customer service? Posisi ini menuntut kemampuan komunikasi yang jelas.
Setiap percakapan yang terjadi bisa berpengaruh pada kepercayaan sekaligus keputusan pelanggan.
Namun, banyak pemula sering bingung bagaimana memulai, membalas, atau menyelesaikan percakapan dengan tepat.
Mari lihat cara melakukan percakapan customer service serta contoh kalimatnya!
Cara Mengawali Percakapan sebagai Customer Service
Sebagai customer service, cara kamu dalam memulai percakapan dengan pelanggan akan sangat memengaruhi detik-detik berikutnya.
Jika terlalu memaksa, pelanggan akan kabur sebelum pesan tersampaikan. Oleh karena itu, percakapan harus membuat pelanggan merasa terbuka untuk berinteraksi.
Lantas, bagaimana cara mengawali percakapan sebagai customer service? Simak panduan ini!
1. Perkenalkan Dirimu
Selalu mulai percakapan dengan menyebutkan nama kamu dan nama perusahaan. Tujuannya untuk menghindari kebingungan bagi pelanggan.
Contoh Kalimat Perkenalan Diri
- “Selamat pagi! Saya [Nama Kamu] dari [Nama Perusahaan]. Apa kabar hari ini?”
- “Halo [Nama Pelanggan], terima kasih sudah menghubungi [Nama Perusahaan]. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
- “Halo [Nama Pelanggan], senang bisa berbicara lagi dengan Anda. Bagaimana kabar Anda?”
- “Halo [Nama Pelanggan], ini [Nama Kamu] dari [Nama Perusahaan]. Apakah sekarang waktu yang tepat untuk berbicara?”
- “Selamat sore, [Nama Pelanggan]. Saya di sini untuk membantu Anda terkait [produk/layanan]. Bagaimana saya bisa membantu hari ini?”
2. Konfirmasi Identitas Pelanggan
Setelah memperkenalkan diri, selalu konfirmasi identitas pelanggan untuk memastikan perlindungan data.
Contoh:
- “Boleh saya pastikan, apakah saya sedang berbicara dengan Bapak/Ibu [Nama Pelanggan]?”
- “Halo, apakah ini [Nama Pelanggan]? Baik, kita bisa mulai sekarang.”
3. Tanyakan Apakah Sekarang Waktu yang Tepat
Cara ini penting saat memulai percakapan sebagai customer service. Tujuannya untuk memastikan bahwa pelanggan nyaman untuk menyisihkan beberapa menit, jadi tidak ada kasus di mana pelanggan tiba-tiba pergi di tengah obrolan.
Contoh:
- “Percakapan ini kira-kira akan memakan waktu 5–10 menit. Apakah sekarang waktu yang tepat, atau mau dijadwalkan lain waktu?”
4. Gunakan Pertanyaan Terbuka
Selalu gunakan pertanyaan terbuka untuk membuka percakapan agar pelanggan bisa mulai bercerita atau menjelaskan kebutuhan mereka. Pertanyaan terbuka juga bisa membuat pelanggan merasa didengar.
Contoh:
- “Apa yang bisa saya bantu hari ini?”
- “Saya mengerti Anda mengalami kendala dengan [produk/layanan]. Bagaimana saya bisa membantu menyelesaikannya?”
Baca Juga: Customer Centric: Manfaat, Tips Menerapkan dan Contoh Implementasi
5. Sesuaikan dengan Karakter Pelanggan
Setiap pelanggan berbeda. Perhatikan nada bicara dan respon mereka karena hal ini bisa membantu menciptakan percakapan yang lebih efektif.
Jika pelanggan memberi jawaban singkat atau terdengar terburu-buru, maka bisa langsung ke inti masalah.
Namun, jika pelanggan terdengar ramah dan terbuka, boleh sedikit membangun kedekatan emosional atau rapport, misalnya bertanya “Bagaimana akhir pekan Anda kemarin?”.
6. Hindari Pertanyaan yang Terlalu Pribadi
Sebagai customer service, kamu tetap harus menetapkan batasan saat berinteraksi dengan pelanggan.
Jangan bertanya hal yang terlalu pribadi atau spesifik, misal urusan keluarga pribadi atau politik, karena bisa membuat percakapan canggung. Jadi, tetap gunakan pertanyaan umum dan netral.
Cara Berbicara yang Baik sebagai Customer Service
Percakapan customer service tidak hanya diisi dengan kamu yang memberikan jawaban, pastikan pelanggan terpancing untuk memberikan umpan balik.
Maka untuk memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman yang nyaman, bisa ikuti cara berbicara customer service seperti berikut:
1. Gunakan Nama Pelanggan
Sebisa mungkin mengingat dan menyebut nama pelanggan untuk setiap interaksi guna memberi sentuhan personal. Pelanggan cenderung merasa lebih dihargai saat disebutkan namanya.
Selalu gunakan nama yang diberikan pelanggan, jangan mengubahnya. Jika nama tidak tersedia, gunakan salam hangat seperti “Halo!” atau “Selamat siang!”
2. Hindari Kata yang Terdengar Memaksa
Hindari kata yang terdengar memaksa, seperti “harus” atau “perlu”. Gunakan kata yang memberi pilihan atau saran, misal “coba”, “pertimbangkan”, sehingga pelanggan merasa memiliki kendali atas keputusan.
Alih-alih menggunakan “Anda harus mengisi formulir ini.”, bisa diganti dengan “Anda bisa mencoba mengisi formulir ini untuk memproses permintaan Anda”.
3. Ingat Lagi Masalah Pelanggan
Sebelum membangun rapport terlalu dalam, pastikan fokus percakapan tidak menyeleweng dari tujuan awal, jadi tetap ingat masalah pelanggan. Hal ini agar pelanggan tidak merasa waktunya terbuang sia-sia.
4. Tawarkan Alternatif Jika Solusi Belum Sesuai
Jika permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi, berikan alternatif solusi, alih-alih menolaknya langsung. Cara ini memberi pelanggan pilihan sehingga mereka tetap merasa dihargai.
Contoh:
“Fitur ini sudah tidak tersedia, tapi Anda bisa menggunakan fitur X sebagai alternatif untuk kebutuhan yang sama.”
5. Jelaskan Alasan di Balik Jawabanmu
Memberikan penjelasan mengapa suatu keputusan diambil membantu pelanggan memahami konteks, sehingga mereka lebih sabar dan menerima situasi.
Misalnya mereka bertanya tentang suatu fitur yang sudah lama dihapus oleh perusahaan. Maka kamu bisa menjawabnya dengan “Fitur ini kami hapus karena jarang digunakan, tetapi kami memiliki opsi lain yang bisa membantu menyelesaikan kebutuhan Anda.”
6. Hindari Menggunakan Jawaban Template
Respon generik bisa membuat pelanggan merasa seperti tidak terlalu didengar. Pastikan kamu personalisasi jawaban sesuai permintaan pelanggan.
Contohnya, alih-alih berkata “Permintaan Anda telah diterima, kami akan menghubungi Anda segera.”, bisa diganti menjadi “Halo [Nama pelanggan]! Saya lihat Anda mengalami kesulitan login akun. Saya akan bantu cek dan beri solusi secepatnya.”
7. Tambahkan Sentuhan Personal
Gunakan informasi pribadi yang relevan, seperti nama atau lokasi, agar pelanggan merasa diperhatikan. Sentuhan personal sederhana bisa meningkatkan rasa percaya dan kepuasan terhadap kualitas layananmu.
Contoh:
“Halo [Nama Pelanggan], saya lihat Anda sudah datang jauh dari Jakarta. Saya akan bantu menyelesaikan masalah pesanan Anda secepat mungkin.”
Contoh Percakapan Customer Service
Dengan mengetahui cara memulai dan menjaga percakapan yang baik, komunikasimu dengan pelanggan akan terasa lebih natural.
Untuk memperluas kamus kata-kata dan kalimat dalam berbicara, mari lihat beberapa contoh percakapan customer service dari pegawai bank hingga staf provider Wi-Fi berikut:
1. Contoh Percakapan Customer Service Bank dengan Nasabah melalui Telepon
CS: “Selamat pagi, dengan Bank Nusantara. Saya Rani yang bertugas. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Nasabah: “Pagi, Bu. Saya ingin menanyakan saldo rekening saya.”
CS: “Baik, Bapak boleh saya bantu cekkan. Untuk verifikasi, boleh saya minta empat digit terakhir nomor rekeningnya?”
Nasabah: “Empat digit terakhirnya 1123.”
CS: “Terima kasih, Pak. Mohon tunggu sebentar, saya cekkan terlebih dahulu…Baik Pak, saldo rekening Anda saat ini sebesar Rp12.540.000.”
Nasabah: “Baik, terima kasih ya.”
CS: “Dengan senang hati, Pak. Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?”
Nasabah: “Tidak, itu saja.”
CS: “Baik Pak, terima kasih telah menghubungi Bank Nusantara. Semoga hari Anda menyenangkan.”
Baca Juga: 8 Perbedaan Teller dan CS Customer Service yang Perlu Kamu Ketahui
2. Contoh Percakapan Customer Service Menawarkan Produk
CS: “Halo Ibu Sinta, terima kasih sudah menjadi pelanggan setia kami. Saya Maya, ada info promo terbaru untuk Ibu.”
Pelanggan: “Oh iya, promo apa ya?”
CS: “Saat ini kami memiliki paket internet premium dengan kecepatan dua kali lipat, khusus pelanggan lama seperti Ibu. Biayanya tetap sama selama tiga bulan pertama.”
Pelanggan: “Wah menarik. Bedanya apa dengan paket saya yang sekarang?”
CS: “Paket Ibu saat ini 50 Mbps, dan paket promo baru ini 100 Mbps. Cocok untuk kebutuhan streaming dan WFH tanpa buffering.”
Pelanggan: “Hm… kayaknya mau coba deh.”
CS: “Baik, Ibu. Saya proseskan sekarang, ya. Layanan akan aktif dalam 10 menit. Ada lagi yang bisa saya bantu?”
Pelanggan: “Sudah cukup. Terima kasih infonya.”
CS: “Dengan senang hati, Bu. Terima kasih sudah mempercayakan layanan pada kami.”
3. Contoh Percakapan Customer Service dengan Pelanggan Komplain
Pelanggan: “Halo, pesanan saya terlambat dua hari dan tidak ada info sama sekali. Kenapa ya?”
CS: “Halo Pak Dimas, terima kasih sudah menghubungi kami. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Bapak alami. Izinkan saya cek status pengirimannya dulu, ya.”
Pelanggan: “Iya, tolong cek ya.”
CS: “Baik Pak, dari sistem kami terlihat ada kendala di pihak kurir karena volume pengiriman yang tinggi. Paket Bapak saat ini sudah dalam perjalanan menuju alamat.”
Pelanggan: “Tapi kenapa tidak ada pemberitahuan?”
CS: “Sekali lagi mohon maaf, Pak. Kami memahami hal ini membuat Bapak kecewa. Kami akan kirimkan notifikasi tracking terbaru melalui WhatsApp Bapak dalam beberapa menit, dan saya pastikan paket tiba hari ini.”
Pelanggan: “Baiklah. Semoga benar ya.”
CS: “Tentu, Pak. Terima kasih atas kesabarannya. Jika Bapak butuh bantuan lain, saya selalu siap membantu.”
4. Contoh Percakapan CS dan Nasabah tentang Pembukaan Rekening
CS: “Selamat pagi, dengan Bank Nusantara. Saya Rani. Boleh tahu nama Bapak/Ibu siapa, agar saya bisa membantu lebih personal?”
Nasabah: “Pagi, saya Dimas.”
CS: “Baik, Pak Dimas. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Nasabah: “Saya ingin membuka rekening baru.”
CS: “Baik, Pak Dimas. Apakah Bapak ingin membuka rekening tabungan atau rekening giro?”
Nasabah: “Tabungan saja, Bu.”
CS: “Baik, Pak Dimas. Untuk membuka rekening tabungan, kami membutuhkan KTP, NPWP (jika ada), dan setoran awal minimal Rp500.000. Apakah Bapak sudah menyiapkan dokumen tersebut?”
Nasabah: “Iya, semua sudah siap.”
CS: “Bagus, Pak Dimas. Saya bisa membantu Bapak mengisi formulir pembukaan rekening sekarang melalui cabang terdekat, atau jika Bapak ingin lebih praktis, kami bisa bantu proses secara online.”
Nasabah: “Online saja, Bu. Lebih mudah.”
CS: “Baik, Pak Dimas. Silakan buka link ini [link pendaftaran], isi data sesuai panduan, lalu unggah dokumen. Setelah diverifikasi, rekening akan aktif dalam 1×24 jam. Apakah ada pertanyaan lain?”
Nasabah: “Tidak, Bu. Terima kasih.”
CS: “Sama-sama, Pak Dimas. Terima kasih telah memilih Bank Nusantara. Semoga hari Anda menyenangkan.”
5. Contoh Percakapan Customer Service Menerima Komplain dari Pelanggan lewat Telepon Bahasa Inggris
Customer: “Hi, my order hasn’t arrived yet and it’s already three days late. What’s going on?”
CS: “Hello Mr. Smith, thank you for reaching out. I’m Jane from ABC Online. I’m very sorry for the delay. Let me check your order status right away.”
Customer: “Okay, please.”
CS: “I’ve checked the system, and it seems there was a delay at the courier due to high shipping volume. Your package is currently on its way and should arrive by the end of today.”
Customer: “Alright, but why wasn’t I notified?”
CS: “I sincerely apologize for that, Mr. Smith. We’ll send you an updated tracking notification via email and SMS in a few minutes. We appreciate your patience.”
Customer: “Okay, I’ll wait for that.”
CS: “Thank you for your understanding. If you have any other concerns, please don’t hesitate to contact us. We’re here to help.”
6. Contoh Percakapan Customer Service via Telepon
CS: “Selamat siang, ini Linda dari Toko Elektronik Cemerlang. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Pelanggan: “Siang, saya mau tanya soal garansi laptop yang saya beli bulan lalu.”
CS: “Baik Pak, boleh saya tahu nomor invoice atau nomor seri laptopnya?”
Pelanggan: “Nomor serinya 123456789.”
CS: “Terima kasih, Pak. Laptop Bapak masih dalam masa garansi 1 tahun. Apakah Bapak mengalami kendala tertentu?”
Pelanggan: “Iya, baterainya cepat habis.”
CS: “Baik, Pak. Kami bisa bantu pemeriksaan di service center terdekat. Jika memungkinkan, baterai akan diganti sesuai garansi. Apakah Bapak ingin saya jadwalkan sekarang?”
Pelanggan: “Iya, tolong.”
CS: “Siap, Pak. Saya jadwalkan kunjungan Bapak hari Rabu pukul 10 pagi di service center Jakarta Selatan. Nanti Bapak tinggal membawa laptop beserta invoice.”
Pelanggan: “Terima kasih banyak.”
CS: “Sama-sama, Pak. Semoga masalah cepat terselesaikan. Terima kasih sudah menghubungi Toko Elektronik Cemerlang.”
7. Contoh Percakapan Customer Service Hotel
CS: “Selamat siang, Hotel Grand Sejahtera. Dengan Nia di layanan reservasi. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Tamu: “Siang, saya ingin menanyakan ketersediaan kamar untuk akhir pekan ini.”
CS: “Tentu, Bapak/Ibu. Boleh saya tahu tanggal check-in dan check-out-nya, serta jenis kamar yang diinginkan?”
Tamu: “Check-in tanggal 28 November sampai 30 November, dan saya ingin kamar deluxe.”
CS: “Baik, Bapak/Ibu. Untuk tanggal tersebut, masih tersedia kamar deluxe dengan harga Rp1.200.000 per malam. Apakah Bapak/Ibu ingin langsung memesan?”
Tamu: “Iya, tolong reservasi 1 kamar untuk dua malam.”
CS: “Siap, Bapak/Ibu. Bisa saya minta nama dan nomor telepon untuk konfirmasi reservasi?”
Tamu: “Nama saya Andi Saputra, nomor telepon 08123456789.”
CS: “Terima kasih, Pak Andi. Reservasi sudah berhasil. Kami tunggu kedatangan Bapak pada tanggal 28 November. Apakah ada permintaan khusus untuk kamar?”
Tamu: “Tidak ada, terima kasih.”
CS: “Dengan senang hati, Pak. Terima kasih telah memilih Hotel Grand Sejahtera. Semoga perjalanan Bapak menyenangkan.”
8. Contoh Kata-kata Customer Service Mal
CS: “Selamat siang, selamat datang di Mal Cemerlang. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Pengunjung: “Siang, saya mau tanya, ada toko yang jual sepatu olahraga merek Nike tidak?”
CS: “Tentu, Pak/Bu. Toko Nike ada di lantai 2, dekat eskalator utama. Apakah Bapak/Ibu ingin saya tunjukkan arah melalui peta mal?”
Pengunjung: “Iya, tolong.”
CS: “Baik, ini peta malnya, Pak/Bu. Toko Nike ada di sini, dan jalannya dari pintu masuk utama tinggal lurus ke eskalator, lalu belok kanan. Kalau mau, saya bisa antar Bapak/Ibu sebentar.”
Pengunjung: “Oh, tidak apa-apa, peta ini cukup. Terima kasih ya.”
CS: “Sama-sama, Pak/Bu. Kalau ada pertanyaan lain atau butuh bantuan di mal, silakan hubungi kami di Customer Service atau langsung datang ke meja informasi. Selamat berbelanja!”
Pengunjung: “Terima kasih.”
9. Contoh Percakapan Customer Service Meminta Maaf pada Pelanggan
CS: “Selamat siang, Pak/Bu. Saya [Nama CS] dari [Perusahaan]. Saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Bapak/Ibu alami.”
Pelanggan: “Ya, saya kecewa karena paket saya terlambat tiba.”
CS: “Sekali lagi mohon maaf, Pak/Bu. Kami memahami hal ini membuat Bapak/Ibu kecewa. Kami akan segera mengecek status pengiriman dan memastikan paket sampai secepatnya.”
Pelanggan: “Baiklah, saya harap segera sampai.”
CS: “Tentu, Pak/Bu. Sebagai bentuk tanggung jawab, kami juga akan mengirimkan notifikasi status paket terbaru melalui WhatsApp dan email. Mohon kesabaran Bapak/Ibu, dan kami pastikan ini tidak terjadi lagi.”
Pelanggan: “Terima kasih atas penjelasannya.”
CS: “Dengan senang hati, Pak/Bu. Terima kasih telah memberi kami kesempatan untuk memperbaiki layanan. Jika ada pertanyaan lain, kami selalu siap membantu.”
10. Contoh Percakapan Customer Service Provider Wi-Fi
CS: “Selamat siang, ini Rani dari Wi-Fi Cemerlang. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Pelanggan: “Siang, koneksi internet saya lambat sejak pagi, kenapa ya?”
CS: “Baik, Pak/Bu. Boleh saya tahu ID pelanggan atau nomor kontrak Bapak/Ibu untuk pengecekan lebih lanjut?”
Pelanggan: “ID saya 123456.”
CS: “Terima kasih, Pak/Bu. Setelah dicek, tampaknya ada gangguan sementara di area Bapak/Ibu. Tim teknisi sedang menangani dan diperkirakan akan normal dalam 2 jam ke depan.”
Pelanggan: “Oke, terima kasih infonya.”
CS: “Sama-sama, Pak/Bu. Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Jika masih ada kendala setelah 2 jam, silakan hubungi kami kembali. Apakah ada pertanyaan lain?”
Pelanggan: “Tidak, itu saja.”
CS: “Terima kasih telah menghubungi Wi-Fi Cemerlang. Semoga koneksi segera lancar.”
11. Contoh Kata-kata Customer Service KAI
CS: “Selamat siang, ini Dini dari Layanan Pelanggan KAI. Ada yang bisa saya bantu?”
Penumpang: “Siang, saya ingin memesan tiket kereta ke Bandung tanggal 28 November.”
CS: “Baik, Pak/Bu. Boleh saya tahu stasiun keberangkatan dan kelas kereta yang diinginkan?”
Penumpang: “Dari Jakarta Pasar Senen, kelas Eksekutif.”
CS: “Terima kasih. Untuk tanggal 28 November, masih tersedia 5 kursi Eksekutif. Apakah Bapak/Ibu ingin memesan sekarang?”
Penumpang: “Iya, tolong.”
CS: “Baik, Pak/Bu. Mohon berikan nama lengkap dan nomor identitas untuk pemesanan.”
Penumpang: “Nama saya Andi Saputra, KTP 1234567890123456.”
CS: “Reservasi berhasil, Pak Andi. Tiket akan dikirim melalui email dan WhatsApp. Apakah ada pertanyaan lain seputar jadwal atau layanan KAI?”
Penumpang: “Tidak, terima kasih.”
CS: “Sama-sama, Pak Andi. Selamat menikmati perjalanan dengan KAI.”
12. Contoh Percakapan Customer Service untuk Menjelaskan Produk
CS: “Halo, selamat siang! Terima kasih sudah menghubungi Toko Elektronik Cemerlang. Saya Rani. Boleh saya tahu kebutuhan Bapak/Ibu hari ini?”
Pelanggan: “Siang, saya ingin beli laptop baru, tapi masih bingung pilih yang mana.”
CS: “Baik, Pak/Bu. Apakah laptop ini untuk bekerja, sekolah, atau gaming?”
Pelanggan: “Untuk kerja dan kebutuhan sehari-hari.”
CS: “Terima kasih informasinya, Pak/Bu. Untuk kebutuhan kerja sehari-hari, saya sarankan laptop seri X200. Laptop ini ringan, baterai tahan lama hingga 10 jam, dan memiliki performa yang cepat untuk multitasking.”
Pelanggan: “Wah, bagus. Apakah ada garansi?”
CS: “Tentu, Pak/Bu. Semua laptop seri X200 dilengkapi garansi resmi 1 tahun, dan jika ada kendala teknis, bisa langsung dibawa ke service center kami.”
Pelanggan: “Oke, bagaimana dengan harga dan metode pembayaran?”
CS: “Harga laptop ini Rp7.500.000. Untuk pembayaran, Bapak/Ibu bisa bayar tunai, kartu kredit, atau cicilan 3–12 bulan. Apakah Bapak/Ibu ingin saya bantu proses pembelian sekarang?”
Pelanggan: “Iya, tolong.”
CS: “Siap, Pak/Bu. Mohon berikan nama dan nomor kontak untuk konfirmasi pembelian. Setelah itu, tim kami akan memproses dan mengatur pengiriman ke alamat Bapak/Ibu.”
Pelanggan: “Baik, terima kasih.”
CS: “Sama-sama, Pak/Bu. Terima kasih telah memilih Toko Elektronik Cemerlang. Jika ada pertanyaan lain seputar produk, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali.”
13. Contoh Percakapan Customer Service Online Shop
CS: “Halo! Terima kasih sudah menghubungi Toko Online Cemerlang. Saya Rani, ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Pelanggan: “Halo, saya mau tanya soal status pesanan saya.”
CS: “Baik, Pak/Bu. Boleh saya minta nomor pesanan atau ID transaksi agar bisa saya cek?”
Pelanggan: “Nomornya 12345ABC.”
CS: “Terima kasih, Pak/Bu. Setelah dicek, pesanan Bapak/Ibu sedang dalam proses pengiriman dan diperkirakan sampai besok pukul 14.00–16.00. Apakah Bapak/Ibu ingin kami kirimkan nomor resi untuk tracking?”
Pelanggan: “Iya, tolong.”
CS: “Ini nomor resinya: JNE123456789. Bapak/Ibu bisa cek status pengiriman melalui website JNE atau aplikasi mereka. Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?”
Pelanggan: “Sepertinya itu saja. Terima kasih ya.”
CS: “Sama-sama, Pak/Bu. Terima kasih telah berbelanja di Toko Online Cemerlang. Jika ada pertanyaan lain atau ingin bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami lagi. Semoga hari Bapak/Ibu menyenangkan!”
Template Chat Customer Service
Customer service bisa terjadi secara langsung maupun chat. Percakapan melalui chat sedikit berbeda karena pelanggan tidak bisa mendengar nada berbicara.
Agar tetap terdengar ramah, kamu bisa mengintip beberapa contoh template chat customer service sebagai berikut:
1. Template Chat Customer Service tentang Produk Belum Dikirim
Halo Pak/Bu [Nama Pelanggan], terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko]. Pesanan Anda dengan nomor [Nomor Pesanan] saat ini masih dalam proses pengiriman dan diperkirakan sampai pada [Tanggal Estimasi].
Berikut nomor resi untuk tracking: [Nomor Resi].
Mohon maaf atas keterlambatan ini. Jika ada pertanyaan lain, silakan hubungi kami kembali. Terima kasih!
2. Template Chat Customer Service tentang Penggantian Tiket
Halo Pak/Bu [Nama Pelanggan], terima kasih telah menghubungi [Nama Layanan].
Kami menerima permintaan penggantian tiket dengan nomor [Nomor Tiket]. Tiket Anda dapat diganti ke tanggal [Tanggal Baru] dengan biaya tambahan [Jumlah Biaya] sesuai kebijakan.
Jika Bapak/Ibu setuju, kami akan segera memprosesnya. Tiket baru akan dikirim ke email dan WhatsApp setelah selesai. Terima kasih telah menggunakan layanan kami!
3. Template Chat Customer Service tentang Refund
Halo Pak/Bu [Nama Pelanggan], terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko/Layanan].
Kami sudah menerima permintaan refund untuk pesanan [Nomor Pesanan]. Dana akan dikembalikan ke metode pembayaran Anda dalam [X] hari kerja.
Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami kembali. Terima kasih!
4. Template Chat Customer Service tentang Pengingat Pembayaran
Halo Pak/Bu [Nama Pelanggan], ini [Nama CS] dari [Nama Toko/Layanan].
Kami ingin mengingatkan bahwa pembayaran untuk pesanan [Nomor Pesanan] belum kami terima. Mohon selesaikan pembayaran sebelum [Tanggal Jatuh Tempo] agar pesanan dapat segera diproses.
Terima kasih atas perhatiannya!
5. Template Chat Customer Service tentang Promo
Halo Pak/Bu [Nama Pelanggan], selamat [pagi/siang/sore]!
Kami dari [Nama Toko/Layanan] ingin memberitahukan promo spesial: [Deskripsi Promo, misal diskon 20% untuk produk X].
Promo berlaku sampai [Tanggal Promo]. Jangan lewatkan kesempatan ini!
Jika ingin membeli atau butuh info lebih lanjut, silakan balas chat ini.
Baca Juga: Gaji Customer Service di Indonesia untuk Berbagai Level, Perusahaan, & Industri
FAQ terkait Percakapan Customer Service
Jangan lewatkan juga beberapa pertanyaan umum yang sering muncul untuk meningkatkan kualitasmu sebagai customer service:
Bagaimana menyapa customer?
Menyapa customer yang benar bisa dengan menggunakan sapaan hangat, menyebut nama pelanggan, dan menyampaikan terima kasih atas kontak mereka. Contoh, “Selamat pagi, Pak/Bu [Nama]! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Perusahaan].”
Bagaimana 5 langkah melayani pelanggan?
Lima langkah melayani pelanggan mencakup sikap cepat tanggap, menunjukkan empati, memiliki pengetahuan produk/layanan, menjaga profesionalisme, dan konsistensi dalam pelayanan. Dengan begitu, interaksi dengan pelanggan akan lebih memuaskan.
Bagaimana cara berbicara customer service?
Berbicara sebagai customer service harus sopan, sambil tetap menjaga profesionalisme. Gunakan bahasa yang jelas dan sesuaikan nada suara agar terdengar hangat tanpa mengintimidasi. Fokus pada kebutuhan pelanggan dan tanggapi dengan solusi yang tepat.
Tertarik Bekerja sebagai Customer Service? Lamar Lokernya lewat Dealls!
Customer service adalah posisi yang memungkinkan kamu berinteraksi dengan banyak orang, cocok bagi yang senang bercakap-cakap dan membantu orang lain.
Kalau kamu memang ingin menekuni posisi ini, coba loker customer service lewat Dealls yang diunggah oleh 7.000+ perusahaan ternama seperti Adira Finance, Torch.id, Fit Hub, dan perusahaan besar lainnya.
Loker di Dealls tampil dengan gaji dan benefit yang transparan, sehingga kamu bisa menemukan loker yang benar-benar sesuai ekspektasi.
Selain itu, kamu bisa review CV gratis menggunakan AI CV Analyzer dari Dealls agar CV lebih mungkin lolos screening ATS perusahaan.
Jika CV sudah oke, tinggal 1× tap tombol Lamar Cepat untuk mengirim CV tanpa mengisi form pendaftaran berulang.
Referensi:
The Best Ways to Start and End a Customer Conversation | Call Center Helper