Sistem ERP: Arti, Cara Kerja, Jenis, Manfaat, Modul, & Contoh

Dalam lanskap bisnis modern yang dinamis, efisiensi operasional dan integrasi antar departemen bukan lagi sekadar pilihan, melainkan fondasi krusial untuk mencapai keunggulan kompetitif dan kesuksesan berkelanjutan.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) hadir sebagai platform teknologi yang memberdayakan organisasi untuk mencapai visibilitas yang lebih baik, pengambilan keputusan yang tepat, dan pada akhirnya, kesuksesan yang lebih besar.

Namun, apa sebenarnya ERP itu? Bagaimana cara kerjanya serta implementasinya? Apakah ada modul dan contoh penggunaan? Seberapa penting sistem ERP ini? 

Mari kita bahas satu per satu!

Apa yang dimaksud dengan ERP?

Sebelum mengetahui pengertian terkait ERP, mari kita lihat sejarah terciptanya sistem ini. Melansir dari Net Suite, istilah ERP (Enterprise Resource Planning) lahir pada tahun 1990 yang kemudian mengevolusi sistem informasi bisnis. 

Sebelumnya, di era 1980-an, muncul MRP II (Manufacturing Resource Planning) yang memperluas fokus dari sekadar manajemen inventaris ke perencanaan sumber daya manufaktur yang lebih luas. 

Perusahaan teknologi besar, seperti Oracle dan JD Edwards berperan penting dalam mengembangkan dan mempopulerkan software ERP. Software ERP pun menjadi solusi esensial bagi perusahaan yang mencari efisiensi dan integrasi data di era modern.

Dengan demikian, dapat diartikan bahwa sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah platform terpadu yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnis mereka, seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, rantai pasokan, dan lainnya. 

Adapun tujuan utama ERP adalah untuk menyediakan aliran informasi yang konsisten dan real-time di seluruh departemen dalam organisasi.

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

Setelah memahami sejarah dan definisi sistem ERP, kamu mungkin bertanya-tanya terkait cara kerjanya. 

Melansir dari Investopedia, Sistem ERP modern telah bertransformasi dari model perangkat lunak konvensional yang menggabungkan server fisik dan input data manual, menjadi solusi berbasis awan (cloud) dengan akses daring dari mana saja.

Berikut ini Dealls akan menjelaskan secara sederhana alur kerja sistem ERP agar lebih mudah dipahami.

• Langkah pertama yang dilakukan, yaitu perusahaan memilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. 
• Selanjutnya, penyedia layanan (hosting) mengunggah aplikasi tersebut ke server yang disewa oleh klien, dan proses integrasi data serta alur kerja perusahaan ke dalam platform ERP dimulai. 
• Setelah semua departemen terhubung ke sistem, seluruh data terkumpul di server dan dapat diakses secara langsung oleh pihak-pihak yang memiliki otorisasi. 
• Terakhir, output yang dihasilkan ialah berupa laporan dalam bentuk metrik, grafik, atau visualisasi lainnya. Hal ini membantu klien dalam mengevaluasi kinerja bisnis dan setiap departemennya.

Dengan cara ini, sistem ERP membantu perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, membuat keputusan yang lebih cerdas, meningkatkan kolaborasi antar departemen, dan pada akhirnya mencapai tujuan bisnis mereka. 

Jenis ERP berdasarkan Implementasi

Sistem ERP tidak bersifat satu ukuran untuk semua. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan sumber daya yang berbeda sehingga penting untuk memahami jenis-jenis implementasi ERP yang tersedia. 

Berikut selengkapnya:

1. On-Premise ERP

Ini adalah model tradisional dari sistem ERP yang meng-install perangkat lunak secara langsung di server milik perusahaan.

Karakteristik utama:

• Perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap data dan sistem.
• Cocok untuk organisasi besar yang memiliki infrastruktur TI internal yang kuat.
• Biaya awal cukup besar karena mencakup lisensi perangkat lunak, perangkat keras, dan biaya implementasi.

Kelebihan:

• Lebih mudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
• Keamanan data bisa lebih dikendalikan secara internal.

Kekurangan:

• Pemeliharaan sistem memerlukan tim TI khusus.
• Kurang fleksibel dibanding model berbasis cloud.

2. Cloud ERP

Cloud ERP adalah solusi ERP yang di-hosting di internet dan dapat diakses dari mana saja melalui mesin pencari atau aplikasi.

Karakteristik utama:

• Tidak memerlukan server fisik di lokasi perusahaan.
• Disediakan oleh vendor sebagai layanan (SaaS – Software as a Service).

Keuntungan:

• Biaya awal lebih rendah dan sistem biasanya berbasis langganan (subscription).
• Update sistem dilakukan otomatis oleh penyedia layanan.
• Fleksibel dan mudah diakses, cocok untuk tim kerja jarak jauh atau multi lokasi.

Kekurangan:

• Kontrol data ada pada penyedia layanan, yang mungkin menjadi perhatian terkait privasi atau regulasi industri tertentu.
• Tingkat kustomisasi bisa terbatas dibanding ERP on-premise.

Contoh perusahaan besar yang telah berhasil mengimplementasikan ERP berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi dan analisis data, yaitu Walmart dan TD Bank Group. 

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah kombinasi dari on-premise dan cloud ERP. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan beberapa fungsi kritikal secara lokal, sembari menggunakan cloud untuk modul lainnya.

Karakteristik utama:

• Memberikan fleksibilitas antara kontrol penuh dan efisiensi cloud.
• Cocok untuk perusahaan yang sudah memiliki sistem on-premise, tetapi ingin bertransisi ke cloud secara bertahap.

Keuntungan:

• Bisa menjaga data sensitif secara internal sambil tetap menikmati keunggulan cloud.
• Memungkinkan adopsi teknologi baru tanpa membuang sistem lama.

Kekurangan:

• Kompleksitas integrasi lebih tinggi.
• Membutuhkan perencanaan yang matang agar semua sistem bekerja harmonis.

Baca Juga: 25+ Software HRIS & Aplikasi HR Terbaik di Indonesia untuk Manajemen SDM 

Manfaat sistem ERP

Mengutip dari ERP Spirit, implementasi sistem ERP membawa berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain: 

• Efisiensi Operasional: Automatisasi proses bisnis mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan produktivitas.
• Akses Data Real-Time: Memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan data terkini.
• Peningkatan Kolaborasi: Integrasi antar departemen mempermudah komunikasi dan koordinasi.
• Manajemen Keuangan yang Lebih Baik: Mempermudah pelaporan keuangan dan kepatuhan terhadap regulasi.
• Skalabilitas: Sistem ERP dapat disesuaikan dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan bisnis.

Selain itu, penggunaan sistem ERP juga menyediakan kontrol akses dan audit trail untuk melindungi informasi sensitif. Artinya, keamanan data lebih terjaga. 

Modul-Modul Utama dalam ERP & Contoh Penggunaannya

Sistem ERP umumnya terdiri dari berbagai modul yang dirancang untuk mengelola area fungsional bisnis yang berbeda. Modul-modul ini terintegrasi untuk berbagi data dan memfasilitasi proses bisnis yang lancar. 

Modul sendiri merujuk pada bagian atau komponen sistem yang dirancang untuk menangani fungsi bisnis tertentu dalam organisasi. 

Setiap modul ERP fokus pada area spesifik, seperti keuangan, persediaan, produksi, sumber daya manusia, penjualan, pembelian, dan lainnya.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas 6 modul utama dan contoh penggunaannya:

1. Keuangan (Finance)

Modul keuangan menjadi pusat pengelolaan semua aspek keuangan perusahaan, termasuk akuntansi umum, hutang dan piutang usaha, manajemen aset tetap, anggaran, dan pelaporan keuangan.

Contoh penggunaannya, yaitu Departemen Akuntansi menggunakan modul ini untuk mencatat transaksi keuangan, menghasilkan laporan laba rugi dan neraca, serta mengelola arus kas. 

Selain itu, biasanya manajer keuangan juga menggunakan modul ini untuk membuat anggaran, menganalisis kinerja keuangan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. 

2. Sumber Daya Manusia (Human Resources - HR)

Mengutip dari SAP ERP, modul Sumber Daya Manusia (HR) berfokus pada pengelolaan informasi karyawan, penggajian, rekrutmen, dan pengembangan talenta. 

Contohnya, Departemen HR menggunakan modul ini untuk mengelola data karyawan, memproses gaji, melacak kehadiran, dan mengelola proses rekrutmen.

Di samping itu, Manajer Lini turut menggunakan modul SDM untuk melihat informasi tim mereka, menyetujui cuti, dan memberikan umpan balik kinerja.

3. Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management - SCM)

Untuk pergerakan barang dan informasi, terdapat modul Manajemen Rantai Pasok (SCM) yang mencakup pengadaan, inventaris, dan logistik. 

Misalnya, Departemen Pembelian menggunakan modul ini untuk membuat dan mengelola pesanan pembelian, melacak pengiriman, dan mengevaluasi kinerja pemasok.

Sementara itu, Manajer Gudang menggunakan modul SCM untuk mengelola tingkat inventaris, melacak lokasi barang, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan.

4. Manufaktur (Manufacturing)

Bagi perusahaan dengan proses produksi, modul Manufaktur hadir untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan siklus produksi.

Contoh departemen yang menggunakan modul ini adalah Departemen Produksi untuk membuat jadwal produksi, melacak kemajuan pekerjaan, dan mengelola bill of materials (BOM).

Tim Pengendalian Kualitas menggunakan modul ini pula untuk mencatat hasil inspeksi dan mengelola proses perbaikan.

5. Penjualan dan Pemasaran (Sales and Marketing)

Modul penjualan dan pemasaran (yang terkadang juga mencakup CRM) mengelola interaksi dengan pelanggan dan upaya penjualan. Hal ini membantu dalam melacak prospek hingga transaksi. 

Misalnya, Tim Penjualan menggunakan modul CRM untuk melacak prospek, mengelola kontak pelanggan, membuat penawaran, dan memproses pesanan penjualan.

Kemudian, Tim Pemasaran menggunakan modul ini untuk merencanakan dan melaksanakan kampanye pemasaran, melacak kinerja kampanye, serta menganalisis data pelanggan.

6. Manajemen Proyek (Project Management)

Terakhir, untuk pengelolaan proyek dengan batasan waktu dan sumber daya, modul Manajemen Proyek memfasilitasi perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan kemajuan proyek secara keseluruhan.

Contoh penggunaannya dapat dilihat dari Manajer Proyek yang menggunakan modul ini untuk membuat rencana proyek, menetapkan tugas kepada anggota tim, melacak kemajuan, dan mengelola anggaran proyek.

Sementara itu, Anggota Tim Proyek menggunakan modul ini untuk melihat tugas mereka, melaporkan kemajuan, dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.

Siapa Saja yang Perlu Menggunakan ERP?

Pada dasarnya, organisasi dari berbagai ukuran dan industri dapat memanfaatkan sistem ERP. 

Namun, manfaat ERP akan sangat terasa bagi perusahaan yang memiliki karakteristik berikut:

1. Pertumbuhan yang signifikan

Perusahaan yang berkembang seringkali mengalami kesulitan mengelola operasi mereka dengan sistem yang terpisah-pisah. 

ERP membantu mengintegrasikan proses dan memberikan visibilitas yang dibutuhkan untuk pertumbuhan berkelanjutan.

2. Proses bisnis yang kompleks

Jika perusahaan memiliki banyak departemen, produk, atau layanan, ERP dapat membantu menyederhanakan dan mengotomatisasi alur kerja yang kompleks.

3. Kebutuhan akan integrasi data

Ketika berbagai departemen perlu berbagi informasi secara real-time untuk pengambilan keputusan yang efektif, ERP menjadi solusi yang ideal.

4. Inefisiensi operasional

Jika perusahaan mengalami masalah seperti duplikasi data, kesalahan manual, kurangnya visibilitas inventaris, atau keterlambatan dalam proses bisnis, ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi.

5. Kebutuhan akan pelaporan yang lebih baik

ERP menyediakan kemampuan pelaporan yang komprehensif, memungkinkan manajemen untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang kinerja bisnis.

6. Kebutuhan akan kepatuhan

Industri yang diatur ketat seringkali memerlukan sistem yang dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan stkamur.

Secara spesifik, beberapa jenis organisasi yang sangat diuntungkan oleh ERP, meliputi:

• Perusahaan manufaktur
• Distributor dan grosir
• Perusahaan ritel
• Perusahaan jasa
• Organisasi nirlaba
• Perusahaan konstruksi
• Perusahaan perawatan kesehatan

Tips Memilih ERP yang Tepat untuk Bisnis

Memilih sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang tepat adalah keputusan krusial yang dapat memengaruhi efisiensi dan pertumbuhan bisnismu secara signifikan. 

Berikut adalah beberapa tips dilansir dari Net Suite yang bisa membantumu dalam membuat pilihan yang cerdas:

1. Pahami Kebutuhan Bisnis 

Mulailah dengan mengidentifikasi secara menyeluruh proses bisnis inti yang ingin kamu tingkatkan efisiensinya melalui implementasi ERP.

Selain itu, penting untuk mengartikulasikan tantangan atau masalah spesifik yang kamu harapkan dapat diselesaikan oleh sistem baru ini. 

Proses ini sebaiknya melibatkan semua pemangku kepentingan utama dari berbagai departemen dalam organisasi. 

Dengan mengumpulkan perspektif dari berbagai fungsi, kamu dapat memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang beragam dan memberikan solusi yang komprehensif bagi seluruh bisnis.

2. Tetapkan Tujuan dan Sasaran yang Jelas

Setelah memahami kebutuhan bisnis, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk implementasi ERP. 

Ini berarti mendefinisikan metrik keberhasilan yang terukur sehingga kamu dapat mengevaluasi efektivitas sistem setelah implementasi. 

Misalnya, kamu mungkin ingin mengukur peningkatan efisiensi operasional, pengurangan biaya produksi, atau peningkatan kepuasan pelanggan. 

Selain itu, penting untuk membuat daftar fitur dan fungsionalitas yang absolut harus dimiliki oleh sistem ERP, serta fitur-fitur opsional yang akan menjadi nilai tambah. 

Daftar ini akan membantu kamu memfokuskan pencarian pada solusi yang paling relevan dengan prioritas bisnis kamu.

3. Evaluasi Berbagai Vendor dan Solusi ERP

Dengan pemahaman yang kuat tentang kebutuhan dan tujuan kamu, langkah berikutnya adalah mengevaluasi berbagai vendor dan solusi ERP yang tersedia di pasar. 

Lakukan riset mendalam untuk memahami keahlian, reputasi, dan fokus industri dari masing-masing vendor. Pertimbangkan ukuran bisnis kamu, industri tempat kamu beroperasi, serta tingkat kompleksitas operasional perusahaan kamu saat menyeleksi vendor. 

Sangat disarankan untuk membaca ulasan pengguna, menelaah studi kasus yang relevan dengan bisnis kamu, dan meminta referensi dari perusahaan lain dengan profil serupa yang telah menggunakan solusi ERP dari vendor yang kamu pertimbangkan.

4. Perhatikan Skalabilitas dan Fleksibilitas Sistem

Memilih sistem ERP yang dapat tumbuh seiring dengan perkembangan bisnis kamu adalah investasi jangka panjang yang cerdas. 

Pastikan solusi yang dipilih memiliki skalabilitas yang baik, memungkinkan penambahan pengguna, modul, dan fungsionalitas seiring dengan ekspansi perusahaan. Selain itu, fleksibilitas sistem juga penting. 

Cari solusi yang dapat dikonfigurasi dan disesuaikan agar sesuai dengan alur kerja unik perusahaan kamu, bukan sebaliknya. 

Pertimbangkan juga opsi penyebaran, apakah kamu lebih memilih solusi berbasis awan (cloud) untuk fleksibilitas dan aksesibilitas, atau solusi on-premise untuk kontrol yang lebih besar terhadap infrastruktur.

5. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem yang Ada

Kemampuan sistem ERP untuk berintegrasi secara mulus dengan sistem lain yang sudah kamu gunakan merupakan faktor penting dalam kelancaran operasional. 

Periksa apakah ERP yang kamu pertimbangkan memiliki kemampuan integrasi yang baik dengan sistem CRM (Customer Relationship Management), platform e-commerce, atau sistem lain yang kritikal bagi bisnis kamu. 

Memahami ketersediaan API (Application Programming Interface) dan opsi integrasi lainnya akan memastikan bahwa data dapat mengalir secara efektif antar sistem, menghindari silo informasi, dan meningkatkan efisiensi.

6. Perhatikan Biaya Total Kepemilikan (TCO)

Saat mengevaluasi biaya sistem ERP, penting untuk melihat lebih dari sekadar harga perangkat lunak awal. 

Pertimbangkan seluruh Biaya Total Kepemilikan (TCO) yang mencakup biaya implementasi, pelatihan pengguna, pemeliharaan sistem, dan potensi biaya peningkatan di masa depan. 

Bandingkan model penetapan harga yang ditawarkan oleh berbagai vendor, apakah itu berbasis lisensi per pengguna, langganan bulanan, atau model lainnya. 

Memahami TCO akan membantumu membuat keputusan yang lebih terinformasi dan menghindari biaya tersembunyi di kemudian hari.

7. Fokus pada Kemudahan Penggunaan dan Pelatihan

Keberhasilan implementasi ERP sangat bergantung pada adopsi oleh pengguna. Oleh karena itu, pilihlah sistem ERP yang memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan oleh karyawanmu. 

Sistem yang ramah pengguna akan mengurangi kurva pembelajaran dan meningkatkan produktivitas. 

Pastikan vendor ERP menyediakan program pelatihan yang komprehensif untuk semua pengguna, serta dukungan teknis yang responsif dan berkelanjutan untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul setelah implementasi.

8. Prioritaskan Keamanan Data

Keamanan data adalah aspek krusial dalam memilih sistem ERP. 

Pastikan vendor yang kamu pertimbangkan memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif perusahaan kamu dari ancaman internal maupun eksternal. 

Pahami kebijakan privasi data mereka dan pastikan mereka mematuhi peraturan dan standar keamanan yang relevan dengan industrimu. 

Memilih vendor dengan rekam jejak yang baik dalam keamanan data akan memberikan ketenangan pikiran dan melindungi aset informasi berharga perusahaanmu.

Perbedaan ERP vs HRIS vs Software HR Biasa

Berikut adalah tabel perbandingan antara ERP, HRIS, dan Software HR biasa, agar kamu bisa melihat perbedaan ketiganya secara lebih jelas dan ringkas:

Baca Juga: Apa Itu HRIS? Tujuan, Jenis, Fitur, & Contohnya dalam Perusahaan 

Demikian artikel mengenai Sistem ERP, mulai dari definisi, cara kerja, jenis, manfaat, tips, hingga perbedaan dengan HRIS serta software HR biasa. 

Bagi kamu yang sedang mencari talenta terbaru untuk perusahaan, yuk coba pasang loker gratis di Dealls!

Telah dipercaya 2000+ perusahaan terkemuka, Dealls merupakan platform job portal yang menawarkan berbagai keunggulan fitur, mulai dari integrasi ke LinkedIn secara otomatis, AI CV-screening, advanced filtering, hingga laporan analisis rekrutmen lengkap.

Di samping itu, bagi kamu yang ingin mulai atau ingin beralih untuk mengelola SDM dengan lebih baik, kunjungi KantorKu.id sekarang. 

Berbagai fitur aplikasi HRIS KantorKu yang saling terintegrasi satu sama lain dapat mempermudah produktivitas HR, seperti fitur:

• Attendance Management
• Software Payroll
• Performance Management
• Database Karyawan
• Employee Self Service (ESS)
• Reimbursement

Tunggu apalagi? Pindah ke HRIS by KantorKu sekarang juga! 

Sumber:

Enterprise Resource Planning (ERP): Meaning, Components, and Examples
The History of ERP
The Top 10 Benefits of Implementing an ERP System 
What is SAP ERP?