Contoh surat undangan rapat sering kali dibutuhkan guna mempermudah kamu saat membuat surat undangan rapat untuk dunia kerja ataupun di organisasi.
Surat undangan rapat ini adalah sebuah bukti tertulis kalau suatu rapat memang sudah dijadwalkan dengan jelas dan teratur. Lebih dari itu, bagi HRD maupun karyawan, surat undangan rapat membantu menjaga komunikasi tetap rapi dan profesional.
Sebuah statistik dari Flowtrace menyebutkan bahwa hanya sekitar 37% undangan rapat yang menggunakan agenda terstruktur, dan 30% rapat dianggap produktif. Ini menunjukkan pentingnya undangan rapat yang jelas dan terstruktur agar rapat efektif.
Nah, agar kamu tidak semakin bingung bagaimana contoh surat undangan rapat yang baik dan benar, maka di artikel ini kamu akan temukan struktur, cara membuat, sampai tips terbaiknya yang bisa langsung dipraktikkan.
Seperti apa saja contohnya? Yuk kita simak satu per satu.
Struktur Surat Undangan Rapat
Supaya undangan rapat terlihat rapi dan profesional, maka selanjutnya kamu perlu memahami strukturnya.
Dengan format yang jelas, penerima undangan bisa langsung mengerti tujuan rapat, siapa yang mengundang, serta agenda yang akan dibahas.
Berikut adalah bagian-bagian penting yang biasanya ada di dalam surat undangan rapat:
1. Kop Surat
Bagian ini berisi identitas resmi lembaga, instansi, atau perusahaan yang mengeluarkan undangan.
Kop surat biasanya mencantumkan logo, nama, alamat, nomor telepon, hingga email resmi. Fungsinya untuk menunjukkan legalitas dan formalitas dari undangan.
2. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai arsip dan identitas administrasi. Biasanya berisi kode surat, nomor urut, bulan, dan tahun. Dengan adanya nomor surat, undangan bisa lebih mudah dilacak atau dijadikan dokumen resmi.
3. Perihal
Bagian “Perihal” akan menjelaskan maksud dari surat tersebut. Misalnya “Undangan Rapat Evaluasi Kinerja” atau “Undangan Rapat Koordinasi Panitia”. Bagian ini membuat penerima langsung tahu tujuan surat sejak awal.
4. Penerima Surat
Bagian penerima surat ini dituliskan kepada siapa undangan dikirim. Bisa berupa individu dengan jabatan tertentu, kelompok, atau semua anggota organisasi.
Contoh: “Yth. Seluruh Supervisor Cabang Jakarta” atau “Kepada Bapak/Ibu Orang Tua Siswa Kelas XII”.
4. Isi Surat
Isi surat undangan rapat biasanya berisi dari informasi utama dicantumkan. Bagian isi umumnya memuat:
- Hari, tanggal, dan jam rapat
- Tempat atau lokasi rapat (bisa fisik maupun virtual dengan link Zoom/Google Meet)
- Agenda rapat atau topik yang akan dibahas
Isi surat harus ditulis jelas, singkat, dan tanpa bertele-tele supaya penerima paham inti rapat.
5. Penutup
Penutup biasanya berisi ucapan terima kasih serta harapan agar penerima hadir tepat waktu. Bagian ini juga bisa mencantumkan informasi tambahan seperti kontak konfirmasi kehadiran.
6. Tanda Tangan dan Nama Jabatan
Agar undangan sah secara resmi, bagian akhir harus memuat tanda tangan dan nama pejabat atau penanggung jawab.
Biasanya diikuti dengan jabatan, misalnya “Kepala Sekolah”, “Manajer HRD”, atau “Ketua Panitia”.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Cara membuat surat undangan rapat sebenarnya mudah saja, berikut langkah-langkahnya.
1. Tetapkan Tujuan Rapat dengan Spesifik
Sebelum menulis satu kata pun, pastikan kamu paham rapat ini “untuk apa” dan “menghasilkan apa”. Tujuan yang jelas akan menentukan nada bahasa, siapa yang diundang, serta agenda yang perlu dicantumkan.
Contoh kalimat:
“Rapat dimaksudkan untuk evaluasi kinerja Q3 dan penetapan target Q4.”
2. Tulis Pembukaan yang Singkat, Jelas, dan Sopan
Pembukaan adalah “gerbang” yang menentukan apakah penerima langsung paham. Gunakan kalimat formal yang ramah, hindari basa-basi.
Contoh kalimat:
“Dengan hormat, melalui surat ini kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat koordinasi…”
3. Cantumkan Waktu dan Tempat dengan Format Rapi
Informasi waktu dan tempat adalah inti logistik. Tulis lengkap agar tidak ada salah tafsir. Jika rapat online, sertakan tautan dan kode akses
Contoh kalimat:
Hari/Tanggal: Selasa, 14 Oktober 2025
Pukul: 09.00–11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 8 (atau Zoom: …)
4. Perjelas Siapa yang Diundang
Kemudian, penerima juga harus tahu apakah undangan ini untuk dirinya, jabatannya, atau kelompok tertentu. Kejelasan menghindari kehadiran yang tidak relevan.
Contoh kalimat:
Kepada Yth. Seluruh Supervisor Cabang Bandung
5. Tuliskan Agenda Rapat yang Fokus
Kelima, coba tuliskan sebuah agenda rapat agar nantinya dapat berjalan dengan lancar. Sebab, jika tanpa agenda, biasanya rapat sering kali melebar jauh dari pembahasan. Agenda yang tajam membuat peserta datang dengan persiapan.
Contoh kalimat:
Agenda:
(1) Pemaparan capaian Q3,
(2) Analisis gap,
(3) Penetapan target Q4,
(4) Pembagian tindak lanjut.
6. Sertakan Cara Konfirmasi Kehadiran (RSVP)
Dalam hal ini, panitia juga perlu memprediksi jumlah peserta untuk menyiapkan ruang, konsumsi, atau hak akses. RSVP yang jelas memudahkan.
Contoh kalimat:
“Konfirmasi kehadiran paling lambat Senin, 13 Oktober 2025 pukul 16.00 WIB kepada Rina (WA 08xx-xxxx-xxxx, email rina@…).”
7. Informasikan Materi/Perlengkapan yang Harus Dibawa
Peserta lebih siap jika tahu dokumen apa yang dibutuhkan. Hal ini dapat menghemat waktu diskusi dan mempercepat keputusan.
Contoh kalimat:
Peserta harap membawa:
(1) Laporan penjualan cabang (PDF),
(2) Draft rencana promosi Q4 (PPT),
(3) Data tim terbaru (Excel).
8. Tutup dengan Ajakan dan Apresiasi
Kemudian, kamu bisa coba untuk menutup suratnya dengan cara yang baik agar bisa menguatkan kesan profesional dan mendorong komitmen hadir.
Contoh kalimat:
“Atas perhatian dan kehadiran Saudara tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.”
9. Tanda Tangan, Nama Terang, dan Jabatan
Jika membicarakan tentang surat undangan rapat, maka sebuah egalitas surat harus terlihat dari otoritas penandatangan. Sebab, hai juga nantinya akan memudahkan penerima bila perlu tindak lanjut.
Contoh format:
10. Cek Akhir dan Kirim dengan Kanal yang Tepat
Sebelum dikirim, kamu juga harus melakukan pemeriksaan akhir terkait ejaan, tanggal, jam, tautan meeting, dan lampiran. Pilih kanal pengiriman sesuai audiens, entah itu surat fisik, email, atau pesan resmi.
Contoh Surat Undangan Rapat
Agar sebuah rapat berjalan efektif, tentu diperlukan undangan resmi yang jelas dan sesuai konteks.
Format surat undangan rapat bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan, mulai dari rapat sekolah, organisasi, perusahaan, hingga rapat tahunan.
Berikut ini beberapa contoh surat undangan rapat yang dapat kamu gunakan sebagai referensi sesuai situasi.
1. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi
Surat undangan rapat resmi biasanya digunakan oleh instansi pemerintah, lembaga, atau organisasi formal. Formatnya baku dan mengikuti kaidah administrasi yang berlaku.
Baca Juga: 8 Tata Tertib Penggunaan Ruang Meeting yang Harus Dilakukan!
2. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
Surat undangan rapat sekolah biasanya ditujukan untuk guru, orang tua murid, komite sekolah, atau bisa juga untuk pengurus OSIS di sekolah tersebut. Tujuannya agar peserta mengetahui jadwal, tempat, dan agenda rapat dengan jelas.
3. Contoh Surat Undangan Rapat Sederhana
Undangan rapat sederhana lebih fleksibel dan tidak terikat format kaku. Biasanya digunakan dalam lingkup kecil, seperti komunitas atau kelompok warga di perumahan.
4. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi
Surat ini dibuat untuk mengundang anggota organisasi dalam membahas program kerja, laporan kegiatan, atau keputusan penting organisasi.
5. Contoh Surat Undangan Rapat RT
Undangan rapat RT digunakan untuk mengumpulkan warga dalam membahas kepentingan lingkungan, keamanan, hingga kegiatan kemasyarakatan.
6. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Jenis undangan ini biasanya dikeluarkan manajemen untuk mengundang karyawan, manajer, atau stakeholder dalam rapat bisnis perusahaan.
7. Contoh Surat Undangan Rapat Divisi (Antar Departemen)
Surat ini digunakan untuk rapat koordinasi antar divisi atau departemen di dalam perusahaan, dengan tujuan menyelaraskan program dan target kerja.
[KOP PERUSAHAAN]
PT Maju Bersama Sejahtera
Jl. Melati No. 45, Jakarta Selatan
Telp. (021) 7890 1234 | Email: [email protected]
SURAT UNDANGAN RAPAT
Nomor: 012/UND/DIV/IX/2025
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Kepala Departemen
di TempatDengan hormat,
Sehubungan dengan rencana koordinasi antar-departemen terkait penyusunan program kerja triwulan IV, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 15 September 2025
Waktu : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat Lantai 3, Gedung Utama PT Maju Bersama SejahteraAgenda :
- Evaluasi program kerja triwulan III
- Penyusunan rencana kerja triwulan IV
- Diskusi tindak lanjut sinergi antar-departemen
Demi kelancaran acara, mohon kehadiran tepat waktu dan menyiapkan bahan atau data pendukung sesuai bidang masing-masing.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Bersama Sejahtera
Kepala Divisi Operasional,
[tanda tangan]
Andi Prasetyo
8. Contoh Surat Undangan Rapat Townhall
Undangan rapat townhall umumnya ditujukan kepada seluruh karyawan untuk mendengarkan arahan pimpinan atau update strategi perusahaan.
9. Contoh Surat Undangan Rapat Panitia Acara
Surat ini dibuat panitia untuk mengumpulkan anggota tim acara dalam membahas persiapan, pembagian tugas, hingga evaluasi kegiatan.
Berikut contohnya:
[Logo Panitia/Organisasi]
PANITIA PELAKSANA ACARA HUT RI KE-78
[Alamat Panitia/Organisasi]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Senin, 8 Agustus 2025
Nomor : 015/PAN-HUT/VIII/2025
Perihal : Undangan Rapat PanitiaKepada Yth.
Seluruh Anggota Panitia HUT RI ke-78
di TempatDengan hormat,
Sehubungan dengan persiapan acara HUT RI ke-78, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat panitia yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 10 Agustus 2025
Waktu : 15.00 WIB – Selesai
Tempat : [Lokasi Rapat]
Agenda : Pembahasan rundown acara dan pembagian tugas kepanitiaanDemikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Abdul Gofar
10. Contoh Surat Undangan Rapat Proyek (Project Meeting)
Jenis undangan ini digunakan untuk mengajak tim proyek membahas progress, kendala, dan tindak lanjut dari pekerjaan yang sedang berjalan.
Berikut contohnya:
[Logo Perusahaan] /PT SINAR KARYA ABADI
[Alamat Perusahaan]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Jumat, 9 September 2025
Nomor : 042/PROJ/IX/2025
Perihal : Undangan Rapat ProyekKepada Yth.
Tim Proyek Pembangunan Gedung A
di TempatDengan hormat,
Dalam rangka evaluasi progress proyek pembangunan Gedung A, kami mengundang seluruh anggota tim proyek untuk menghadiri rapat pada:
Hari/Tanggal : Senin, 12 September 2025
Waktu : 09.00 – 11.00 WIB
Tempat : [Lokasi Rapat]
Agenda : Review progress, kendala lapangan, dan rencana tindak lanjutAtas perhatian dan kehadiran Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Project Manager
Abdul Gofar
Baca Juga: 20 Contoh E-mail Undangan Meeting Yang Bisa Kamu Pakai!
11. Contoh Surat Undangan Rapat Evaluasi Kerja
Surat undangan ini biasanya dipakai untuk rapat membahas hasil kerja, pencapaian target, serta perencanaan perbaikan di periode berikutnya.
[Logo Perusahaan]
PT MAJU BERSAMA
[Alamat Perusahaan]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Senin, 22 Agustus 2025
Nomor : 098/HRD/VIII/2025
Perihal : Undangan Rapat Evaluasi KerjaKepada Yth.
Seluruh Supervisor PT Maju Bersama
di TempatDengan hormat,
Sehubungan dengan evaluasi kinerja karyawan semester I tahun 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat evaluasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 25 Agustus 2025
Waktu : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : [Lokasi Rapat]
Agenda : Evaluasi pencapaian target, penilaian kinerja, dan rencana pengembangan SDMDemikian undangan ini kami sampaikan. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.
Hormat saya,
Manager HRD
Abdul Gofar
12. Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi (Lintas Fungsi)
Undangan rapat koordinasi melibatkan berbagai pihak dari fungsi yang berbeda, dengan tujuan menyelaraskan strategi dan pembagian peran.
[Logo Perusahaan]
PT NUSANTARA LOGISTIK
[Alamat Perusahaan]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Senin, 12 September 2025
Nomor : 055/COORD/IX/2025
Perihal : Undangan Rapat KoordinasiKepada Yth.
Kepala Divisi Operasional, Keuangan, dan Marketing
PT Nusantara LogistikDengan hormat,
Untuk meningkatkan efektivitas kerja lintas divisi, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu pada rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 16 September 2025
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : [Lokasi Rapat]
Agenda : Sinkronisasi program kerja antar divisi dan pembagian tanggung jawabAtas kerja sama dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Direktur Operasional
Abdul Gofar
13. Contoh Surat Undangan Rapat Online/Virtual Meeting
Jenis undangan ini digunakan untuk rapat virtual, dengan tambahan informasi berupa link meeting, platform yang dipakai, dan tata cara akses.
[Logo Organisasi]
YAYASAN CERDAS ANAK BANGSA
[Alamat Yayasan]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Jumat, 19 Agustus 2025
Nomor : 077/YCAB/VIII/2025
Perihal : Undangan Rapat Virtual
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Yayasan Cerdas Anak BangsaDengan hormat,
Dalam rangka evaluasi program semester I, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat secara virtual pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 20 Agustus 2025
Waktu : 19.00 WIB – Selesai
Tempat : Zoom Meeting (Link: [Link Meeting])
Agenda : Evaluasi program berjalan dan rencana semester IIDemikian undangan ini disampaikan. Mohon konfirmasi kehadiran melalui WA ke [Nomor Kontak].
Hormat saya,
Ketua Yayasan
Abdul Gofar
14. Contoh Surat Undangan Rapat Luar Biasa (Mendadak)
Surat undangan luar biasa dikeluarkan untuk rapat mendesak yang perlu segera dilakukan, biasanya terkait situasi darurat atau keputusan penting.
[Logo Koperasi/Organisasi]
KOPERASI SEJAHTERA BERSAMA
[Alamat Koperasi]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Senin, 5 September 2025
Nomor : 089/KSB/IX/2025
Perihal : Undangan Rapat Luar BiasaKepada Yth.
Seluruh Anggota Koperasi Sejahtera BersamaDengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kondisi mendesak terkait perubahan kebijakan pemerintah mengenai koperasi, kami mengundang seluruh anggota untuk hadir dalam rapat luar biasa yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 6 September 2025
Waktu : 14.00 WIB – Selesai
Tempat : [Lokasi Rapat]
Agenda : Pembahasan kebijakan baru dan tindak lanjut koperasiKehadiran Bapak/Ibu sangat penting untuk pengambilan keputusan bersama.
Hormat saya,
Ketua Koperasi
Abdul Gofar
15. Contoh Surat Undangan Rapat Tahunan (Annual Meeting/RUPS)
Undangan rapat tahunan biasanya ditujukan bagi pemegang saham atau anggota organisasi untuk membahas laporan tahunan serta menetapkan rencana strategis.
[Logo Perusahaan]
PT GLOBAL INVESTAMA TBK
[Alamat Perusahaan]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Email Resmi]Nomor : 120/GI/RUPS/IX/2025
Perihal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS)Kepada Yth.
Seluruh Pemegang Saham PT Global Investama TbkDengan hormat,
Direksi PT Global Investama Tbk dengan ini mengundang para pemegang saham untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS) yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 19 September 2025
Waktu : 09.30 WIB – Selesai
Tempat : [Lokasi Rapat]Agenda :
1. Persetujuan laporan tahunan tahun buku 2024
2. Penetapan penggunaan laba bersih
3. Pengangkatan dan pemberhentian anggota Direksi/KomisarisDokumen pendukung rapat dapat diakses melalui [Website Resmi Perusahaan]. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.
Hormat saya,
Direktur Utama
Abdul Gofar
16. Contoh Surat Undangan Rapat via WhatsApp
Kemudian, kalau kamu ingin lebih praktis, undangan rapat kini bisa dibagikan lewat WhatsApp. Berikut contoh formatnya yang tetap rapi dan formal.
17. Contoh Surat Undangan Rapat Pemegang Saham
Untuk menjaga profesionalitas, rapat pemegang saham biasanya membutuhkan undangan resmi. Berikut contoh surat yang bisa Anda gunakan.
18. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
Selanjutnya ada juga rapat OSIS yang tetap perlu mengeluarkan undangan resmi agar lebih terstruktur. Berikut contoh surat undangan rapat OSIS yang bisa jadi acuan.
19. Contoh Surat Undangan Rapat Daring
Meski dilakukan secara online, undangan rapat tetap harus jelas dan informatif. Berikut contoh surat undangan rapat daring.
20. Contoh Surat Undangan Rapat Kegiatan
Karena setiap kegiatan membutuhkan persiapan yang matang, termasuk rapat. Berikut contoh surat undangan rapat kegiatan yang bisa dipakai.
Tips Mengirim Surat Undangan Rapat di Era Digital
Karena sekarang banyak perusahaan dan organisasi yang mengirim undangan rapat lewat digital, maka kamu bisa coba untuk memanfaatkannya dengan beberapa cara berikut ini.
1. Menggunakan Email dengan Template Profesional
Surat undangan yang dikirim lewat email tetap bisa terlihat resmi bila menggunakan template profesional.
Format yang rapi akan memudahkan penerima memahami isi surat, serta lebih mudah tersimpan otomatis di inbox tanpa takut tercecer.
2. Memanfaatkan Aplikasi
Coba manfaatkan aplikasi pendukung seperti Google Meet, Zoom, atau WhatsApp Group untuk mengirimkan undangan dan mengadakan rapat.
Dengan cara ini, peserta rapat bisa langsung menerima notifikasi dan menambahkan jadwal ke kalender mereka agar tidak terlewat.
Baca Juga: 5 Cara Menggunakan Google Meet di Laptop [+ Cara Membuat Link Meeting]
3. Etika Pengiriman
Pastikan undangan yang dikirim minimal 3–5 hari sebelum rapat agar peserta bisa menyesuaikan jadwal.
Jangan lupa, kirim juga reminder sehari sebelumnya supaya semua pihak tetap ingat agenda rapat yang sudah direncanakan.
Baca Juga: 28 Contoh Surat Undangan Rapat Beserta Template Formatnya!
Siap Lebih Profesional di Kantor? Lanjutkan Perjalanan Kariermu lewat Dealls!
Pernah merasa pekerjaan di kantor terasa monoton dan kamu ingin berkembang lebih jauh?
Banyak orang terjebak di zona nyaman tanpa menyadari bahwa kesempatan karier yang lebih besar sebenarnya ada di depan mata. Jika kamu hanya menunggu, kesempatan itu bisa dengan mudah diambil orang lain.
Kini saatnya kamu melangkah lebih profesional dengan memperluas peluang kerja bersama Dealls!
Dealls menghadirkan 100.000+ lowongan kerja dari 7.000+ perusahaan ternama, termasuk lowongan kerja Admin yang bisa jadi langkah awal untuk perjalanan kariermu.
Sumber:
Flowtrace. 65 Surprising Meeting Statistics for 2025.
