Ketika sebuah perusahaan terpaksa menghentikan operasionalnya, salah satu langkah penting yang harus dilakukan adalah menyusun surat PHK karena perusahaan tutup.
Surat ini menjadi dokumen resmi yang memberitahukan berakhirnya hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, sekaligus mencerminkan kepatuhan terhadap ketentuan hukum ketenagakerjaan.
Baik sebagai HR yang harus menyampaikan informasi ini, maupun karyawan yang terdampak, penting untuk memahami isi dan struktur surat PHK tersebut dengan benar.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan penjelasan lengkap mulai dari pengertian PHK karena perusahaan tutup, dasar hukum, hak karyawan, hingga contoh-contoh surat yang bisa langsung digunakan.
Apa Itu PHK karena Perusahaan Tutup?
PHK karena perusahaan tutup adalah kondisi di mana hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan dihentikan karena perusahaan berhenti beroperasi.
Penutupan ini bisa disebabkan oleh berbagai hal, seperti kebangkrutan, kerugian berkelanjutan, atau keputusan efisiensi bisnis.
Kondisi ini tentu berbeda dari PHK biasa karena penyebabnya berasal dari kondisi internal perusahaan yang bersifat permanen atau sulit dipulihkan.
Dalam situasi ini, perusahaan berkewajiban untuk memberikan hak-hak karyawan sesuai ketentuan perundang-undangan
Dasar Hukum PHK karena Perusahaan Tutup
PHK karena penutupan perusahaan diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja dan turunannya, yaitu Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021.
Di dalamnya, disebutkan bahwa perusahaan dapat melakukan PHK apabila terjadi:
- Penutupan perusahaan akibat kerugian terus-menerus selama dua tahun atau lebih
- Perusahaan bangkrut (pailit) secara hukum
- Perusahaan melakukan efisiensi besar-besaran atau restrukturisasi
Hak Karyawan Jika Diberhentikan karena Perusahaan Tutup
Saat perusahaan tutup dan harus melakukan pemutusan hubungan kerja, ada sejumlah hak yang wajib diberikan kepada karyawan.
Ini tertera dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 36 dan Pasal 40 yang menjelaskan bahwa perusahaan tetap wajib memberikan kompensasi berupa uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak kepada karyawan, kecuali jika perusahaan pailit secara resmi melalui pengadilan.
Berikut ini lima hak utama yang sebaiknya kamu ketahui:
1. Uang Pesangon
Uang pesangon merupakan bentuk kompensasi dasar yang wajib diberikan kepada karyawan yang terkena PHK. Besarnya ditentukan berdasarkan masa kerja, dan biasanya dihitung dalam kelipatan gaji bulanan.
Jika karyawan sudah bekerja selama lebih dari satu tahun, maka ia berhak mendapatkan pesangon sebesar satu hingga dua kali gaji bulanan per tahun masa kerja, sesuai ketentuan PP No. 35 Tahun 2021.
Pesangon ini menjadi bentuk penghargaan atas kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan.
2. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)
Selain pesangon, perusahaan juga wajib memberikan uang penghargaan masa kerja kepada karyawan yang telah bekerja dalam jangka waktu tertentu.
UPMK diberikan jika masa kerja karyawan telah melewati batas tertentu, yaitu di atas tiga tahun.
3. Uang Penggantian Hak
Uang penggantian hak adalah kompensasi atas hak-hak yang belum digunakan oleh karyawan selama masa kerja.
Ini bisa berupa cuti tahunan yang belum diambil, tunjangan yang belum dibayarkan, dan hal-hal lain yang menjadi hak karyawan selama bekerja.
Contohnya, jika karyawan belum sempat menggunakan cuti selama satu tahun penuh, maka perusahaan wajib mengganti hak cuti tersebut dalam bentuk uang.
Begitu juga dengan tunjangan hari raya (THR), asuransi, atau tunjangan lain yang telah menjadi kesepakatan kerja.
4. Surat Keterangan Kerja
Walaupun tidak termasuk dalam bentuk kompensasi uang, surat keterangan kerja merupakan hak karyawan yang sangat penting untuk melanjutkan karier.
Surat ini menjelaskan bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan tersebut, termasuk masa kerja dan posisi terakhir.
5. Prioritas dalam Rekrutmen Kembali
Dalam beberapa kasus, terutama jika penutupan bersifat sementara atau restrukturisasi, perusahaan dapat memberikan prioritas kepada mantan karyawan untuk kembali bekerja jika perusahaan membuka operasional kembali.
Baca juga: Pedoman Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, & Resign Sesuai UU
Struktur Surat PHK karena Perusahaan Tutup
Pada dasarnya, surat PHK karena perusahaan tutup sama seperti surat PHK pada umumnya.
Supaya kamu bisa menyusunnya dengan benar, berikut struktur yang sebaiknya ada dalam surat PHK karena penutupan perusahaan:
1. Kop Surat Perusahaan
Kop surat menunjukkan identitas resmi perusahaan yang mengeluarkan surat. Di dalamnya biasanya terdapat logo perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email.
Bagian ini penting karena mempertegas bahwa surat diterbitkan secara sah oleh perusahaan. Selain itu, kop surat juga mencerminkan kredibilitas dan profesionalisme perusahaan dalam menyampaikan informasi.
2. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat menjadi penanda resmi kapan surat tersebut dibuat. Informasi ini penting karena berkaitan dengan waktu berlakunya keputusan PHK dan perhitungan hak-hak karyawan.
3. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk kebutuhan administrasi dan dokumentasi internal perusahaan. Nomor ini akan memudahkan pelacakan jika surat tersebut perlu dirujuk kembali suatu hari nanti.
Penulisan nomor surat juga menunjukkan bahwa surat ini merupakan bagian dari dokumen resmi yang tercatat dalam sistem arsip perusahaan.
4. Perihal (Pemutusan Hubungan Kerja)
Bagian ini berfungsi sebagai judul surat yang menjelaskan isi pokoknya secara singkat. Misalnya, “Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja karena Penutupan Perusahaan.”
5. Identitas Karyawan yang Diberhentikan
Informasi mengenai karyawan yang terkena PHK wajib dicantumkan secara jelas, seperti nama lengkap, jabatan, nomor induk karyawan (NIK), dan unit/divisi kerja.
6. Alasan PHK secara Jelas dan Ringkas
Dalam surat, perlu disebutkan alasan PHK secara lugas dan profesional, misalnya karena perusahaan mengalami kerugian, restrukturisasi, atau pailit.
Dengan mencantumkan alasan yang jelas, karyawan bisa memahami latar belakang keputusan ini dan perusahaan pun dinilai transparan dalam mengambil langkah.
7. Hak-Hak yang Diberikan kepada Karyawan
Surat PHK sebaiknya mencantumkan daftar hak yang akan diberikan kepada karyawan, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, penggantian hak cuti, hingga surat pengalaman kerja.
Dengan mencantumkan hal ini secara tertulis, kamu bisa menghindari kesalahpahaman atau potensi konflik di kemudian hari.
8. Penutup dengan Ucapan Terima Kasih
Bagian penutup biasanya memuat ucapan terima kasih atas kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan, serta harapan terbaik untuk masa depan karyawan.
Meskipun berisi kabar kurang menyenangkan, surat ini tetap perlu disampaikan dengan empati dan penghargaan atas kerja keras yang sudah diberikan.
9. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan
Terakhir, surat harus ditandatangani oleh perwakilan resmi perusahaan (biasanya manajer HR atau direktur) dan dilengkapi dengan stempel perusahaan.
Tanda tangan dan stempel menjadi bentuk pengesahan dokumen secara legal, serta memperkuat validitas isi surat.
Contoh Surat PHK karena Perusahaan Tutup
Berikut adalah beberapa contoh surat PHK karena alasan perusahaan tutup atau pailit yang biasa digunakan.
1. Contoh Surat PHK karena Perusahaan Tutup
PT MAJU BERSAMA UNTUK INDONESIA
Jl. Jendral Ahmad Yani No. 123, Bandung, Jawa Barat
Telp. (022) 12345678
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 012/MJU/PHK/I/2025
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Lampiran: -
Kepada
Yth. Sdr. Bayu Saputra
Staff Gudang
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari manajemen PT Maju Bersama Untuk Indonesia menyampaikan apresiasi atas dedikasi serta kerja keras yang telah Anda tunjukkan selama bekerja di perusahaan kami. Namun, dengan sangat menyesal kami harus menginformasikan bahwa perusahaan sedang menghadapi situasi yang tidak memungkinkan untuk mempertahankan operasional.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengambil keputusan untuk melakukan pengurangan tenaga kerja secara menyeluruh karena penutupan perusahaan. Dengan demikian, terhitung sejak tanggal 31 Januari 2025, hubungan kerja Saudara dengan perusahaan dinyatakan berakhir.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas kontribusi Anda, dan kami doakan yang terbaik untuk perjalanan karier Anda selanjutnya.
Bandung, 15 Januari 2025
Hormat kami,
Siska Rahmawati
HRD Manager
PT MAJU BERSAMA UNTUK INDONESIA
2. Contoh Surat PHK karena Perusahaan Bangkrut
CV SINAR LESTARI
Jl. Soekarno Hatta No. 78, Semarang
Telp. (024) 8889990
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 07/CVSL/PHK/II/2025
Perihal: Pemberhentian Kerja
Kepada Yth.
Sdr. Fajar Nugroho
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami menghargai segala kerja keras dan loyalitas Saudara selama menjadi bagian dari CV Sinar Lestari. Namun dengan berat hati kami menginformasikan bahwa perusahaan harus menghentikan seluruh kegiatan operasional karena alasan ekonomi dan ketidakmampuan untuk mempertahankan kelangsungan bisnis.
Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk menurunnya pendapatan secara signifikan dan tidak adanya prospek perbaikan dalam waktu dekat. Oleh karena itu, terhitung per 20 Februari 2025, hubungan kerja dengan Saudara kami nyatakan berakhir.
Terima kasih atas pengabdian Saudara selama ini. Semoga sukses selalu menyertai Anda ke depannya.
Semarang, 5 Februari 2025
Hormat kami,
Rendi Adi Pratama
Kepala HRD
CV SINAR LESTARI
3. Contoh Surat PHK karena Perusahaan Rugi
PT GLOBAL INTI PRATAMA
Jl. Raya Bogor KM. 26, Jakarta Timur
Telp. (021) 5556789
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 033/GIP/PHK/III/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada
Sdr. Yuliati Hasanah
Customer Service
Di Tempat
Dengan hormat,
PT Global Inti Pratama mengalami tekanan finansial yang signifikan selama beberapa bulan terakhir akibat perubahan pasar dan kebijakan pemerintah. Setelah melalui berbagai evaluasi, perusahaan akhirnya memutuskan untuk menutup seluruh kegiatan usaha.
Sehubungan dengan itu, kami menyampaikan bahwa per tanggal 1 Maret 2025, Saudari tidak lagi menjadi bagian dari karyawan perusahaan. Ini bukan karena kesalahan personal Saudari, namun murni karena kondisi perusahaan yang tidak memungkinkan untuk beroperasi lebih lanjut.
Kami ucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerjasama yang telah diberikan. Semoga Saudari segera mendapatkan pekerjaan yang lebih baik.
Jakarta, 10 Februari 2025
Hormat kami,
Yusuf Maulana
Manajer SDM
PT GLOBAL INTI PRATAMA
4. Contoh Surat PHK karena Perusahaan Pailit
PT PRIMA TEKNIK MANDIRI
Jl. Gajah Mada No. 9, Medan
Telp. (061) 1122334
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 055/PTM/PHK/III/2025
Perihal: Surat Pemberhentian Kerja
Kepada
Sdr. Rio Firmansyah
Teknisi Lapangan
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari PT Prima Teknik Mandiri menyampaikan bahwa perusahaan saat ini sedang dalam proses penutupan permanen sehubungan dengan kondisi keuangan yang tidak lagi memungkinkan untuk melanjutkan operasional. Kerugian usaha yang berlangsung secara berkelanjutan telah membawa perusahaan pada situasi yang mengarah kepada kepailitan. Maka dari itu, kami harus melakukan pemutusan hubungan kerja dengan seluruh karyawan, termasuk Saudara.
Pemutusan ini berlaku efektif mulai tanggal 25 Maret 2025. Kami menyadari keputusan ini bukan hal mudah, tetapi kondisi yang ada tidak memberikan pilihan lain bagi kami.
Kami menghargai seluruh kontribusi Anda selama ini. Semoga Anda segera mendapatkan pekerjaan baru yang lebih baik.
Medan, 10 Maret 2025
Hormat kami,
Erna Widya Sari
Kepala Divisi SDM
PT PRIMA TEKNIK MANDIRI
5. Contoh Surat PHK Karyawan karena Efisiensi
Tips HR dalam Komunikasi PHK karena Perusahaan Tutup
Mengkomunikasikan PHK karena penutupan perusahaan bukan hal yang mudah bagi tim HR.
Supaya prosesnya tetap manusiawi dan profesional, berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan sebagai HR:
1. Persiapkan Komunikasi dengan Baik
Sebelum menyampaikan keputusan PHK, pastikan kamu dan tim manajemen sudah menyiapkan strategi komunikasi yang tepat. Hindari penyampaian yang mendadak atau terkesan tergesa-gesa.
2. Libatkan Pihak Manajemen dan Legal
Komunikasi PHK sebaiknya tidak dilakukan hanya oleh tim HR. Libatkan perwakilan manajemen serta tim legal agar penyampaiannya sah, profesional, dan sesuai dengan hukum ketenagakerjaan.
Dengan melibatkan berbagai pihak, kamu juga bisa menjawab pertanyaan karyawan secara lebih komprehensif, terutama yang berkaitan dengan hak, prosedur, dan dokumen hukum.
3. Beri Ruang untuk Karyawan Bertanya
Setelah pengumuman PHK disampaikan, jangan langsung menutup forum komunikasi. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk bertanya, menyampaikan pendapat, atau bahkan sekadar meluapkan perasaan.
Momen ini bisa menjadi ruang dialog yang sehat. Karyawan yang merasa didengarkan cenderung bisa menerima keputusan perusahaan dengan lebih baik, meskipun situasinya berat.
4. Bantu Transisi Karier Karyawan
Perusahaan yang peduli akan reputasinya biasanya menyediakan dukungan tambahan bagi karyawan terdampak, seperti surat rekomendasi, pelatihan ulang, atau bahkan koneksi ke mitra bisnis yang membuka lowongan.
Kamu juga bisa membantu dengan membuat daftar lowongan kerja, info job fair, atau memberikan akses gratis ke platform pengembangan karier. Ini bisa menjadi nilai tambah perusahaan meskipun dalam situasi sulit.
5. Dokumentasikan Proses PHK secara Lengkap
Selain sisi empati, aspek administratif juga penting untuk dijaga. Pastikan semua proses PHK didokumentasikan dengan lengkap, mulai dari notulen rapat, surat keputusan, hingga bukti penerimaan hak oleh karyawan.
Dokumentasi ini akan sangat berguna jika suatu saat muncul pertanyaan dari karyawan, pengawas ketenagakerjaan, atau bahkan dalam proses audit dan hukum.
Baca juga: 11 Contoh Surat PHK Karyawan & Cara Membuatnya, Langsung Copas!
Perusahaan Harus Tutup atau Merampingkan Tim? Saat Siap Kembali Ekspansi, Temukan Kandidat Terbaik Hanya di Dealls!
Menutup usaha atau merampingkan tim memang bukan keputusan yang mudah.
Selain berdampak pada bisnis, proses ini juga menuntut kamu sebagai HR atau pemilik usaha untuk tetap profesional dan adil dalam pengelolaan tenaga kerja.
Namun saat kondisi mulai stabil dan kamu siap kembali membangun tim, tantangan baru pun muncul, mencari kandidat berkualitas dengan cepat dan efisien.
Di sinilah Dealls hadir sebagai solusi. Dengan akses ke lebih dari 10 juta pencari kerja aktif, kamu bisa pasang lowongan kerja secara gratis dan menjangkau talenta terbaik dari berbagai bidang, tanpa ribet.
Agar pengelolaan karyawan dan proses administrasi SDM berjalan lebih efisien, kamu juga bisa manfaatkan HRIS KantorKu, platform manajemen HR lengkap yang membantu pencatatan cuti, absensi, payroll, hingga kontrak kerja secara otomatis.
Gunakan Dealls untuk mencari talenta terbaik dan HRIS KantorKu untuk pengelolaan SDM yang lebih efisien!
