Karyawan terlambat masuk atau merusak fasilitas kantor? HR tidak bisa asal potong gaji karyawan. Beberapa potongan gaji butuh surat agar sah secara hukum.
Surat pemotongan gaji karyawan berisi alasan pemotongan, jumlah yang dipotong dan durasi potongan berlaku.
Tidak usah khawatir kalau belum tahu cara membuatnya, mari lihat kumpulan contoh surat pemotongan gaji karyawan berikut serta cara membuat dan struktur yang disarankan!
Apakah Pemotongan Gaji Karyawan Diperbolehkan?
Ya, perusahaan boleh memotong gaji karyawan, tetapi harus sesuai ketentuan hukum.
Pemotongan gaji menurut UU tertuang dalam PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Dalam aturan tersebut dijelaskan bahwa pemotongan gaji harus memenuhi syarat berikut:
- Pemotongan harus disepakati kedua belah pihak.
- Pemotongan tercantum dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB).
- Maksimal potongan 50% dari total gaji yang diterima.
- Potongan dilakukan atas alasan:
- Pembayaran denda atau ganti rugi
- Sewa rumah atau barang milik perusahaan
- Cicilan utang karyawan kepada perusahaan
- Kelebihan pembayaran gaji (tidak perlu persetujuan)
Namun, pemotongan gaji bisa tidak sah kalau tidak diatur dalam perjanjian kerja.
Contohnya, pemotongan karena selisih minus dalam penjualan atau perusahaan efisiensi karena gaji karyawan terlalu tinggi.
Tindakan tersebut melanggar hukum ketenagakerjaan. Dalam kondisi ini, karyawan berhak mengajukan sengketa hubungan industrial atau melapor ke Dinas Ketenagakerjaan.
Baca Juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan beserta Aturan, Persentase, & Cara Hitung
Apakah Perlu Membuat Surat Pemotongan Gaji?
Kewajiban membuat surat pemotongan gaji sebetulnya tidak diatur dalam UU.
Namun, dalam Pasal 63 PP Pengupahan, beberapa jenis pemotongan gaji membutuhkan pernyataan tertulis atau keterangan tertulis agar dinyatakan sah secara hukum.
Bentuk keterangan tertulis tersebut bisa berupa surat pemotongan gaji karyawan. Tujuannya agar karyawan mengetahui alasan dan jumlah potongan.
Berikut penjelasan lebih rincinya:
Jenis Potongan Gaji | Syarat | Contoh Kasus |
| Pembayaran denda atau ganti rugi | Harus diatur dalam:
| Karyawan terlambat, melanggar tata tertib, atau merusak fasilitas kantor |
| Cicilan atau utang | Membutuhkan pernyataan tertulis atau surat | Karyawan mempunyai tanggungan cicilan dari koperasi perusahaan |
| Sewa rumah atau barang milik perusahaan | Membutuhkan pernyataan tertulis atau surat | Karyawan menyewa apartemen atau mobil milik perusahaan |
| Kelebihan pembayaran gaji | Tidak butuh persetujuan tertulis | Perusahaan tidak sengaja membayar gaji lebih dari seharusnya |
Jadi, hanya potongan karena cicilan, utang, sewa rumah atau barang yang wajib disertai pernyataan tertulis.
Namun, membuat surat pemotongan gaji karyawan akan meningkatkan kepercayaan karyawan kepada perusahaan.
Cara Menulis Surat Pemotongan Gaji
Agar pemotongan gaji dilakukan secara transparan, perusahaan sebaiknya membuat surat pemotongan gaji, lengkap dengan jumlah yang dipotong dan alasan pemotongan tersebut.
Bagaimana cara menulis surat pemotongan gaji? Berikut cara membuat dan struktur yang dapat diterapkan:
1. Lengkapi Kop Surat
Bagian ini berisi identitas perusahaan selaku penerbit surat. Letaknya terdapat di bagian atas surat.
Umumnya, kop surat mencakup logo, nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
Contoh
PT Merdeka Bintang
Jl. Raya No. 123, Jakarta
Telp: 021-123-4567 | Email: [email protected]
2. Tulis Tanggal Surat Dibuat
Sebutkan tanggal dikeluarkannya surat tersebut. Tanggal ini menjadi acuan agar karyawan mengetahui kapan keputusan mengenai pemotongan gaji berlaku.
Letaknya bisa di pojok kanan atas atau pojok kiri atas, tergantung gaya penulisan surat masing-masing perusahaan.
Contoh
Jakarta, 15 Mei 2025
3. Cantumkan Identitas Karyawan
Selanjutnya tulis nama lengkap karyawan yang gajinya dipotong beserta divisinya.
Tujuannya guna memastikan bahwa surat tersebut benar ditujukan pada individu yang tepat. Letaknya tepat berada di bawah tanggal surat.
Contoh
Kepada Yth.
Heru Wijaya
Staf Marketing
4. Sampaikan Tujuan Surat
Bagian ini berfungsi berisi tujuan tersebut dibuat agar karyawan yang menerima memahami bahwa gaji mereka akan dipotong bulan ini. Cantumkan alasan di balik potongan gaji tersebut.
Contoh
Dengan ini kami memberitahukan bahwa PT Merdeka Bintang akan menerapkan pemotongan gaji sebesar Rp10.000 pada gaji bulan Agustus tahun 2025, dikarenakan pelanggaran keterlambatan masuk kerja sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan Pasal 5A.
5. Rincikan Jumlah Potongan
Selanjutnya, rincikan jumlah potongan yang dikenakan serta tanggal mulai berlakuknya potongan gaji.
Agar lebih jelas, kamu bisa mencantumkan jumlah gaji lama dengan jumlah gaji yang baru. Jelaskan secara detail agar karyawan tidak bingung.
Contoh
Sebagai bagian dari kebijakan ini, gaji Anda akan dikurangi dari Rp10.000.000 menjadi Rp9.990.000. Pemotongan ini berlaku mulai tanggal 1 Agustus 2025.
6. Buat Paragraf Penutup dan Kontak yang Bisa Dihubungi
Terakhir, buat paragraf penutup di akhir surat. Paragraf ini berisi ucapan terima kasih atas kerja sama dan informasi kontak yang dapat dihubungi karyawan jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut mengenai pemotongan gaji.
Contoh
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu. Apabila terdapat pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut terkait pemotongan gaji, silakan menghubungi bagian HRD di [email protected].
7. Tanda Tangan dan Nama Terang
Agar surat sah, tambahkan tanda tangan dan nama terang pihak yang berwenang di perusahaan, biasanya manajer HRD atau direktur.
Contoh
Hormat kami,
Setya Wibowo
HRD Manager
Baca Juga: Apa Itu Deduction Gaji? Ini 6 Macamnya di Indonesia!
Contoh Surat Pemotongan Gaji
Setelah melihat struktur dan cara membuatnya, mari lihat beberapa contoh surat pemotongan gaji karyawan untuk bayar utang, denda, atau alasan lainnya.
Formatnya sudah jadi bisa langsung pakai, tinggal sesuaikan dengan kebutuhan dan alasan pemotongan gaji:
1. Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan Resmi
2. Contoh Surat Pemotongan Gaji untuk Karyawan Sakit
SURAT PEMBERITAHUAN
No: 113/04/2023
Perihal: Pemotongan Gaji KaryawanKepada:
Yth. Rendra Kurniawan
Supervisor Logistik
Sehubungan dengan izin sakit yang Saudara ajukan selama 6 (enam) hari berturut-turut pada bulan April 2023, sesuai dengan ketentuan perusahaan berdasarkan Pasal 12 Ayat 3 Peraturan Perusahaan PT Sinar Gemilang Abadi, maka untuk karyawan yang sakit lebih dari 3 (tiga) hari kerja, kelebihan hari sakit tersebut dikenakan pemotongan gaji.
Dengan demikian, dari total 6 hari sakit yang Saudara ajukan, terdapat 3 (tiga) hari kerja yang akan dikenakan potongan gaji, dengan rincian sebagai berikut:
- Gaji pokok bulanan: Rp8.000.000
- Perhitungan gaji harian: Rp8.000.000 ÷ 30 hari = Rp266.667
- Jumlah hari sakit yang dipotong: 3 hari
- Total potongan gaji: Rp800.000
Apabila ada pertanyaan terkait pemotongan gaji ini, Saudara dapat menghubungi bagian HR & Finance.
Semarang, 30 April 2023
Finance Manager
Dewi Anggraini
3. Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan Bahasa Inggris
NOTICE LETTER
No: 031/HRD/2024
Subject: Salary Deduction NotificationTo:
Ms. Amanda Lee
Finance Officer
In accordance with the report submitted on August 10, 2024, regarding the damage to the company’s laptop assigned to you, it has been confirmed that the device was damaged due to negligence during use.
Based on Article 12, Section 4 of PT Global Vision’s Employee Regulations, any employee causing damage to company assets shall be responsible for repair or replacement costs, which may be deducted from the monthly salary.
Therefore, the salary deduction is determined as follows:
- Repair cost of laptop: Rp2,500,000
- Deduction applied in: August 2024 salary
This deduction will only affect the current month’s salary slip. Other entitlements such as holiday allowance, bonus, and commissions remain unaffected according to company policy.
For any inquiries regarding this matter, please contact the HR & Finance Department.
Jakarta, August 15, 2024
HR & Finance Manager
Daniel Hartono
4. Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan untuk Cicilan
PT NUSANTARA SEJAHTERA ABADI
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat 10110
Telp. (021) 555-1234 | Email: [email protected]
SURAT PERJANJIAN POTONG GAJI
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi Pratama
Divisi : Kepala Finance
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA
Nama : Andre Santoso
Divisi : Staf Logistik
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA
Dengan ini mengadakan Perjanjian Potong Gaji kerja pada tiap bulannya sebesar Rp600.000, dari Pihak Kedua yang dibayarkan kepada Pihak Pertama dengan ketentuan sebagai berikut:
- Pihak Kedua membayarkan potongan gaji pada Pihak Pertama selama 12 bulan.
- Pihak Kedua membayarkan potongan gaji pada Pihak Pertama setiap bulan/terima gaji.
- Apabila Pihak Kedua belum waktunya habis kontrak lalu meninggalkan kerja maka perjanjian potong gaji masih tetap berlaku.
- Pihak Kedua apabila tidak memenuhi perjanjian di atas kepada Pihak Pertama akan mendapat sanksi yaitu dilaporkan pada pihak yang berwajib.
Demikian Perjanjian Potong Gaji ini dibuat dengan sesungguhnya, tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
Apabila Pihak Kedua tidak memenuhi perjanjian di atas dengan Pihak Pertama maka Pihak Kedua siap dituntut di muka Hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.
Jakarta, 17 September 2010
Pihak Pertama Pihak Kedua
(Andi Pratama) (Andre Santoso)
5. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Terlambat
Butuh Tenaga Kerja Andal? Pasang Loker Tanpa Biaya di Dealls!
Surat pemotongan gaji sekarang udah beres, sekarang saatnya mengurus hal yang lebih penting, yaitu membangun tim yang super andal!
Kalau kamu sedang mencari kandidat terbaik, coba pasang loker di Dealls, gratis tanpa biaya!
Semua proses rekrutmen sudah dibantu sistem AI dan ATS canggih. CV akan otomatis di-screening sesuai kualifikasi, lalu diurutkan berdasarkan kandidat paling relevan.
Selain itu, loker kamu akan langsung tersebar ke Google Job Post sama LinkedIn. Artinya? Talent pool semakin luas, peluang dapat kandidat terbaik pun semakin besar!
Tinggal isi form berikut dan Dealls akan membantu cari kandidat yang tepat untukmu!
