Surat pemberitahuan biasa dipakai saat ada perubahan kebijakan, pengumuman acara, hingga informasi mengenai mutasi karyawan.
Mengetahui cara menyusunnya dengan benar akan membantu kamu terlihat lebih kompeten sebagai admin.
Jika kamu sedang mencari referensi atau inspirasi, artikel ini akan menyajikan berbagai contoh surat pemberitahuan yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan spesifik di kantor.
Agar bisa membuat sendiri, simak juga struktur, cara membuat, dan template siap pakai yang telah dirangkum di bawah ini!
Apa Itu Surat Pemberitahuan?
Surat pemberitahuan adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai media komunikasi untuk menyampaikan informasi, pesan, atau pengumuman penting dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat ini memastikan bahwa penerima mendapatkan detail informasi mengenai suatu peristiwa, perubahan aturan, atau tindakan yang memerlukan perhatian mereka.
Jenis surat pemberitahuan bisa sangat beragam, mulai dari format yang sangat formal hingga semi-formal.
Bentuknya pun tidak terbatas pada kertas fisik, karena di era digital saat ini, pemberitahuan sering disampaikan melalui email atau platform komunikasi internal perusahaan.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Selanjutnya, mari kita bahas tentang apa sebenarnya menjadi tujuan dari surat pemberitahuan. Secara garis besar, tujuan utama surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:
1. Memberikan Informasi Resmi
Tujuan paling dasar sebuah surat pemberitahuan adalah agar pihak yang kamu tuju mendapatkan informasi yang jelas dan valid.
Dengan surat ini, kamu memastikan mereka tahu apa acaranya, kapan waktunya, dan di mana lokasinya. Jadi, tidak ada lagi alasan seperti, "aku nggak tahu kalau ada acara".
2. Meminta Izin atau Koordinasi
Sering kali, surat pemberitahuan berfungsi sebagai bentuk izin halus. Misalnya, kalau kamu mau mengadakan kerja bakti atau renovasi rumah, kamu memberi tahu tetangga agar mereka siap dengan kebisingan atau penutupan jalan sementara.
3. Sebagai Bentuk Persiapan bagi Penerima
Dengan surat ini, kamu memberi waktu kepada penerima untuk bersiap. Misalnya, kalau kamu kirim surat pemberitahuan rapat ke tim, mereka punya waktu untuk menyiapkan bahan diskusi.
Kalau pemberitahuan libur kantor, klien kamu bisa mengatur jadwal komunikasi mereka sebelumnya.
4. Menghindari Bentrok Jadwal
Surat ini berfungsi untuk menandai kalender orang lain. Dengan memberitahu lebih awal, kamu memperkecil risiko orang-orang yang kamu harapkan hadir justru sudah punya agenda lain di waktu yang sama.
5. Dokumentasi atau Arsip
Secara administratif, surat ini jadi bukti tertulis bahwa kamu sudah menjalankan prosedur.
Kalau di masa depan ada masalah atau pertanyaan soal kegiatan tersebut, kamu punya bukti fisik bahwa pemberitahuan sudah disampaikan secara resmi.
Jenis Surat Pemberitahuan
Kemudian, supaya kamu tidak salah pilih format saat ingin memberikan kabar, kamu perlu tahu kalau surat pemberitahuan itu ada banyak jenisnya.
Semuanya tergantung pada siapa target pembacanya dan apa kepentingannya, gaya bahasanya pun bisa berbeda-beda—ada yang santai, ada juga yang sangat formal.
Aagar kamu makin paham, yuk cek pembagian jenis surat pemberitahuan berikut ini:
1. Surat Pemberitahuan Kegiatan (Internal/Komunitas)
Surat pemberitahuan kegiatan biasanya dipakai di lingkungan yang sudah saling kenal, seperti kantor, sekolah, atau RT/RW.
- Pemberitahuan Rapat: Memberi tahu anggota tim kalau ada agenda diskusi penting.
- Pemberitahuan Acara (Event): Misalnya undangan syukuran, perlombaan 17 Agustusan, atau acara gathering kantor.
- Pemberitahuan Kerja Bakti/Gotong Royong: Informasikan warga buat kumpul dan bersih-bersih lingkungan.
2. Surat Pemberitahuan Perubahan Operasional
Jenis surat pemberitahuan perubahan operasional fungsinya biar orang lain bisa menyesuaikan jadwal mereka dengan jadwal kamu.
- Pemberitahuan Libur: Mengabarkan kalau kantor atau toko kamu tutup sementara (misal: libur Lebaran atau Tahun Baru).
- Pemberitahuan Pindah Alamat (Domisili): Kasih tahu klien atau kolega kalau lokasi bisnismu sudah bergeser ke tempat baru.
- Pemberitahuan Perubahan Harga: Biasanya dikirim bisnis ke pelanggan agar mereka nggak kaget saat ada penyesuaian tarif.
3. Surat Pemberitahuan Formal/Kedinasan
Kemudian, ada juga jenis surat pemberitahuan formal/kedinasan yang lebih ke mengarah ke hal-hal administratif dan biasanya memiliki format yang lebih kaku.
- Surat Pemberitahuan Aksi (Unjuk Rasa): Surat yang dikirim ke kepolisian sebelum mengadakan demonstrasi.
- Surat Pemberitahuan Penyaluran Bantuan: Info dari pemerintah ke warga soal pembagian sembako atau BLT.
- Surat Pemberitahuan Hasil Seleksi: Kabar buat pelamar kerja atau peserta lomba tentang status mereka (lolos atau tidak).
4. Surat Pemberitahuan Gangguan (Izin Lingkungan)
Selain itu, ada juga jenis surat pemberitahuan gangguan yang tujuannya untuk meminta maaf di awal karena ada aktivitasmu yang mungkin membuat orang lain tidak nyaman.
- Pemberitahuan Renovasi: Kasih tahu tetangga kalau bakal ada suara berisik atau debu karena kamu lagi bangun rumah.
- Pemberitahuan Penutupan Jalan: Kalau kamu mau pasang tenda hajatan di depan rumah, surat ini wajib masuk ke RT/RW dan warga sekitar.
Struktur Surat Pemberitahuan
Sebelum mulai menulis, terdapat struktur dasar yang harus kamu pahami agar surat yang kamu buat terlihat profesional. Berikut struktur surat pemberitahuan yang bisa diikuti:
1. Kop Surat
Bagian ini terletak di paling atas dan biasanya menggunakan huruf kapital untuk nama perusahaan.
Fungsinya adalah menunjukkan identitas resmi pengirim agar penerima langsung tahu dari mana surat berasal.
Contoh:
PT TECHNO SOLUSI INDONESIA
Jl. Gatot Subroto No. 45, Jakarta Selatan
Telp: (021) 1234567 | Email: [email protected]
2. Tanggal dan Nomor Surat
Tanggal diletakkan di sisi kanan atas atau kiri atas di bawah kop. Nomor surat ditulis sesuai dengan sistem pengarsipan perusahaan (biasanya berisi kode departemen dan bulan/tahun).
Contoh:
Jakarta, 15 Januari 2026
Nomor: 025/HRD-PBT/I/2026
3. Perihal dan Lampiran
Perihal berfungsi seperti "judul" agar pembaca tahu maksud surat tanpa harus membaca seluruh isinya. Lampiran diisi jika ada dokumen tambahan (misal: jadwal acara atau daftar nama).
Contoh:
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jam Operasional Kantor
Lampiran: 1 (satu) Berkas Jadwal Shift
4. Salam Pembuka
Selanjutnya, buka surat dengan salam pembuka yang hangat. Gunakan kalimat sapaan yang formal untuk membuka surat pemberitahuan.
Contoh:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud menyampaikan informasi penting kepada seluruh staf mengenai...
5. Isi Surat
Struktur surat pemberitahuan berikutnya yaitu menuliskan informasi secara to-the-point. Sebaiknya gunakan poin-poin jika informasi berkaitan dengan data seperti waktu, tempat, atau daftar aturan.
Contoh:
Sehubungan dengan adanya renovasi gedung, maka jam kerja karyawan selama tanggal 20-25 Januari 2026 akan mengalami penyesuaian sebagai berikut:
Hari: Senin - Jumat
Jam Kerja: 09.00 - 15.00 WIB (Sistem WFH) Segala koordinasi pekerjaan tetap dilakukan melalui platform komunikasi internal.
6. Salam Penutup dan Harapan
Bagian ini menutup surat dengan kesan yang baik dan profesional, serta menegaskan kembali pentingnya informasi tersebut.
Contoh:
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
7. Tanda Tangan dan Nama Terang
Cantumkan jabatan pemberi wewenang agar surat memiliki legalitas yang sah. Jangan lupa berikan ruang untuk tanda tangan dan cap perusahaan.
Contoh:
Hormat kami,
PT Techno Solusi Indonesia
(Tanda Tangan & Cap)
Budi Santoso, S.H.
Direktur Operasional
Baca Juga: 15 Contoh Internal Memo Perusahaan untuk Reimbursement hingga Gajian [+ Template Word]
Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Untuk menghasilkan dokumen yang profesional, ada beberapa tahapan yang perlu kamu lalui secara sistematis.
Dengan mengikuti alur ini, kamu bisa meminimalisir kesalahan informasi yang mungkin muncul saat proses distribusi:
1. Tentukan Format dan Media Pengiriman
Tentukan terlebih dahulu apakah surat akan berbentuk fisik (cetak) atau digital (PDF/Email/WhatsApp). Jika surat bersifat sangat formal atau menyangkut masalah hukum, lebih baik gunakan format fisik yang ditandatangani basah.
2. Gunakan Bahasa yang Lugas dan Jelas
Saat mulai menulis, pastikan kamu menggunakan bahasa yang langsung ke inti dan ringkas untuk menghindari kebingungan di pihak penerima. Hindari kalimat yang bertele-tele agar inti pesan langsung tersampaikan dengan efektif.
Contoh:
❌ Sehubungan dengan adanya niat baik kami dari manajemen untuk meningkatkan kenyamanan kita semua yang mana gedung ini sudah agak lama tidak diperbaiki, maka dengan ini kami ingin memberi tahu bahwa kemungkinan akan ada tukang yang datang untuk melakukan renovasi di beberapa titik. (Bertele-tele)
✅ Kami informasikan bahwa akan dilakukan renovasi gedung kantor pada tanggal 10-15 Februari 2026 untuk meningkatkan fasilitas kerja.
3. Perhatikan Waktu Pengiriman
Pastikan kamu memberikan informasi beberapa hari sebelum hari-H, terutama untuk pengumuman penting seperti rencana pindah gedung atau renovasi.
Pengiriman surat pemberitahuan sebaiknya dilakukan minimal 3-7 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
4. Gunakan Frasa Pembuka yang Tepat
Pastikan awali surat dengan kalimat yang sopan tetapi formal untuk menunjukkan maksud penulisan.
Contoh:
❌ Halo teman-teman semua, mau kasih tahu aja nih kalau besok kita ada rapat ya di ruang meeting. (Kasual)
✅ Melalui surat ini, kami bermaksud menginformasikan agenda rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada...
5. Cantumkan Kontak untuk Informasi Lanjut
Pada bagian penutup, berikan informasi kontak yang bisa dihubungi jika penerima memiliki pertanyaan atau kekhawatiran terkait isi surat tersebut. Kamu bisa mencantumkan nama, nomor telepon, atau alamat email resmi instansi.
Contoh:
Apabila Bapak/Ibu memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi Ibu Sarah (Humas) di nomor 0812-xxxx-xxxx atau melalui email [email protected].
Sudah terbiasa membuat surat pemberitahuan seperti di atas? Gunakan skill tersebut melamar lowongan yang relevan, seperti admin!
Tertarik ingin coba bidang pekerjaan ini? Cek info loker terdekat melalui Dealls yang menyediakan 100.000+ loker aktif yang sedang mencari kandidat saat ini.
20 Contoh Surat Pemberitahuan
Jika kamu membutuhkan referensi contoh surat pemberitahuan perusahaan, lingkup masyarakat maupun kebutuhan lainnya, bisa lihat kumpulan contohnya di bawah ini!
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Surat pemberitahuan kegiatan berfungsi untuk memastikan seluruh staf mengetahui detail agenda perusahaan agar tingkat partisipasi maksimal. Pastikan lokasi dan waktu tercantum agar mudah dibaca.
2. Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Gunakan surat pemberitahuan pembayaran untuk mengingatkan mitra bisnis mengenai kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan tepat waktu.
3. Contoh Surat Pemberitahuan Resmi
Jenis surat pemberitahuan resmi biasanya digunakan untuk pengumuman kebijakan baru dari jajaran direksi kepada seluruh divisi. Gunakan bahasa baku yang menunjukkan otoritas perusahaan.
Contoh:
PT SAMUDERA LOGISTIK INDONESIA
Gedung Sahid Sudirman Center, Lt. 18, Jl. Jend. Sudirman No. 86, Jakarta Pusat
Muara Uya, 5 Februari 2026
Nomor: 204/DIR-SLI/II/2026
Lampiran: -
Hal: Kebijakan Darurat Pelaksanaan Bekerja Dari Rumah (WFH)
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT Samudera Logistik Indonesia
Di Tempat
Sehubungan dengan adanya rencana aksi unjuk rasa besar di sepanjang jalan protokol Jakarta Pusat yang berpotensi menghambat akses transportasi, diberitahukan kepada seluruh karyawan agar melaksanakan tugas kedinasan melalui mekanisme "Bekerja Dari Rumah (Work From Home)", yang dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Jumat, 6 Februari 2026
Waktu: pukul 09.00 s.d. 18.00 WIB (Sesuai Jam Kerja)
Media: Koordinasi via Slack, Email, dan Google Meet
Tempat: Kediaman masing-masing (Remote)
Selama kebijakan tersebut berlaku, karyawan diminta tetap menjaga produktivitas, wajib mengaktifkan saluran komunikasi resmi, dan dilarang berada di lokasi kerumunan massa demi menjaga keamanan pribadi. Seluruh perangkat kerja (laptop) harap dibawa pulang sore ini untuk memastikan operasional tetap berjalan.
Diharapkan kepada seluruh karyawan wajib mematuhi protokol keamanan dan kembali bekerja di kantor pada hari Senin, 9 Februari 2026.
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan, untuk diperhatikan dan diindahkan.
Direktur Utama,
(Tanda Tangan & Stempel)
Hendrawan Pratama, M.Sc.
NIP. 19850101 201002 1 001
4. Contoh Surat Pemberitahuan Warga
Surat pemberitahuan warga bisa digunakan jika perusahaan mengadakan kegiatan yang berdampak pada lingkungan sekitar kantor. Tujuannya adalah menjaga hubungan baik dengan masyarakat dan memohon izin secara sopan.
Contoh:
PT RUANG HIJAU KONSTRUKSI
Jl. Melati No. 12, Kelurahan Menteng, Jakarta Pusat
Telp: (021) 333-7777 | Email: [email protected]
Jakarta, 5 Februari 2026
Nomor: 015/PR-RHK/II/2026
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Renovasi Gedung dan Permohonan Izin Lingkungan
Kepada Yth. Bapak/Ibu
Ketua RT 05 / RW 02 dan Seluruh Warga Jalan Melati
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana peningkatan fasilitas kantor PT Ruang Hijau Konstruksi, kami bermaksud memberitahukan bahwa akan dilaksanakan kegiatan renovasi struktur dan interior gedung yang berlokasi di lingkungan Bapak/Ibu.
Kegiatan tersebut dijadwalkan akan berlangsung pada:
Hari/Tanggal: Senin, 9 Februari 2026 s.d. Sabtu, 21 Februari 2026
Waktu Kerja: pukul 08.00 s.d. 17.00 WIB
Jenis Kegiatan: Pembongkaran dinding pembatas, pengangkutan material, dan pengelasan besi.
Kami menyadari bahwa kegiatan ini akan menimbulkan dampak berupa suara bising, debu, serta peningkatan aktivitas kendaraan proyek di sekitar jalan warga. Oleh karena itu, kami memohon maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Sebagai bentuk tanggung jawab, kami telah menginstruksikan tim lapangan untuk:
- Memasang jaring pengaman debu di sepanjang area proyek.
- Memastikan akses jalan warga tidak tertutup oleh kendaraan pengangkut material.
- Menghentikan seluruh aktivitas bising tepat pada jam istirahat siang.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan dukungan demi kelancaran kegiatan tersebut. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT Ruang Hijau Konstruksi
(Tanda Tangan & Stempel)
Setyo Nugroho
Manager Operasional
5. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Surat pemberitahuan kegiatan organisasi ini biasanya digunakan oleh serikat pekerja atau komunitas internal kantor untuk mengajak anggota berkumpul.
6. Contoh Surat Pemberitahuan Word
Template surat pemberitahuan ini disediakan dalam format yang mudah diedit menggunakan Microsoft Word. Kamu cukup mengganti bagian di dalam kurung dengan data spesifik perusahaanmu.
7. Contoh Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga ke Customer
Informasi kenaikan harga harus disampaikan dengan sangat hati-hati dan disertai alasan yang logis agar pelanggan tetap loyal. Sebaiknya mulai dengan memberikan apresiasi atas dukungan pelanggan di bagian pembuka surat.
Contoh:
PT BIJI KOPI NUSANTARA
Jl. Industri Kreatif No. 88, Bandung, Jawa Barat Telp: (022) 720-1234
Email: [email protected] | Website: www.bijikopi.id
Bandung, 5 Februari 2026
Nomor: 012/MKT-BKN/II/2026
Hal: Penyesuaian Harga Produk Kopi
Yth. Para Pelanggan Setia PT Biji Kopi Nusantara
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami ingin menyampaikan apresiasi dan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kepercayaan serta dukungan yang Bapak/Ibu berikan kepada PT Biji Kopi Nusantara selama ini. Merupakan kebanggaan bagi kami dapat menjadi bagian dari perjalanan bisnis kopi Anda.
Melalui surat ini, kami bermaksud menginformasikan adanya penyesuaian harga pada produk kopi kami. Keputusan ini diambil setelah melakukan pertimbangan matang terkait beberapa faktor eksternal, di antaranya:
- Terjadinya fluktuasi harga biji kopi mentah (green beans) di tingkat petani akibat kondisi cuaca.
- Kenaikan biaya operasional pengiriman dan pengemasan yang memenuhi standar ramah lingkungan.
Penyesuaian harga rata-rata sebesar 8% hingga 10% ini akan mulai diberlakukan secara efektif pada tanggal 1 Maret 2026. Adapun daftar harga terbaru telah kami lampirkan bersama surat ini.
Sebagai bentuk komitmen kami terhadap loyalitas Bapak/Ibu, kami memberikan kesempatan bagi pelanggan untuk melakukan pemesanan dengan harga lama paling lambat hingga tanggal 25 Februari 2026.
Kami yakin bahwa penyesuaian ini adalah langkah penting bagi kami untuk terus menjaga kualitas rasa dan kesegaran produk kopi yang Bapak/Ibu terima. Terima kasih atas pengertian dan kerja sama yang baik ini.
Hormat kami,
PT Biji Kopi Nusantara
(Tanda Tangan & Stempel)
Andra Wijaya
Head of Sales & Marketing
8. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek
Surat pemberitahuan kegaitan ke Polsek bersifat eksternal dan wajib dibuat jika perusahaan menyelenggarakan acara besar yang melibatkan banyak massa. Tujuannya adalah untuk koordinasi keamanan dan perizinan keramaian.
Contoh:
PT CITRA GRIYA LESTARI
Jl. Boulevard Utama No. 1, Gading Serpong, Tangerang
Telp: (021) 5420-1111
Tangerang, 5 Februari 2026
Nomor: 077/EVENT-CGL/II/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan & Permohonan Izin Keramaian
Yth. Kapolsek Kelapa Dua
Jl. Raya Kelapa Dua No. 1, Tangerang
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT Citra Griya Lestari bermaksud memberitahukan rencana penyelenggaraan kegiatan olahraga yang akan melibatkan banyak peserta, dengan detail sebagai berikut:
Nama Acara: Citra Fun Run 2026
Hari/Tanggal: Minggu, 22 Februari 2026
Waktu: pukul 06.00 s.d. 10.00 WIB
Lokasi: Area Parkir Marketing Gallery & Jalan Boulevard Gading Serpong
Estimasi Massa: 500 orang
Kegiatan ini bertujuan untuk mempromosikan gaya hidup sehat di lingkungan hunian kami. Guna menjaga keamanan, ketertiban, dan kelancaran arus lalu lintas selama acara berlangsung, kami memohon dukungan personel serta izin keramaian dari pihak Kepolisian Sektor Kelapa Dua.
Bersama surat ini, kami lampirkan proposal kegiatan dan rute lari untuk dipelajari lebih lanjut. Atas perhatian dan koordinasinya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Citra Griya Lestari
(Tanda Tangan & Stempel)
Bima Ardiansyah
Ketua Panitia Pelaksana
9. Contoh Surat Pemberitahuan di WhatsApp
Meskipun dikirim melalui aplikasi pesan singkat, format surat pemberitahuan WhatsApp tetap harus rapi dan menyertakan poin-poin agar tidak terkesan sebagai pesan pribadi biasa. Lihat format contoh pengumuman di WhatsApp berikut:
10. Contoh Surat Pemberitahuan Karyawan karena Kesalahan
Gunakan format surat pemberitahuan karyawan sebagai teguran formal atau pemberitahuan terkait pelanggaran SOP yang terjadi di lingkungan kerja. Surat ini harus berdasarkan fakta lapangan tanpa kesan menghakimi secara personal.
Contoh:
PT DIGITAL NIAGA NUSANTARA
Ruko Blue Sky Blok B-05, Jl. Ahmad Yani, Bekasi
Telp: (021) 8240-5555 | Email: [email protected]
Nomor: 019/SP-HRD/II/2026
Hal: Pemberitahuan Pelanggaran SOP Keamanan Data
Yth. Saudara Bagas Pratama Staf Frontliner — Store Bekasi
Berdasarkan hasil audit sistem pada tanggal 4 Februari 2026, manajemen menemukan adanya ketidaksesuaian prosedur kerja (SOP) yang Saudara lakukan, yaitu:
- Penggunaan akun admin milik rekan kerja lain untuk mengakses basis data pelanggan tanpa izin resmi pada Rabu, 4 Februari 2026, pukul 14.30 WIB.
Melalui surat ini, manajemen memberikan teguran formal agar Saudara mematuhi kembali protokol keamanan digital yang berlaku. Saudara diminta untuk memberikan penjelasan tertulis kepada departemen HRD dalam waktu 1 x 24 jam sejak surat ini diterima.
Diharapkan kejadian ini tidak terulang kembali demi profesionalisme dan keamanan operasional perusahaan.
Bekasi, 5 Februari 2026
Hormat kami,
PT Digital Niaga Nusantara
(Tanda Tangan & Stempel)
Citra Handayani
HR Manager
11. Contoh Surat Pemberitahuan Jadwal Pelatihan
Menyampaikan jadwal pelatihan penting untuk memastikan operasional departemen tidak terganggu saat pelatihan berlangsung.
Perusahaanmu tidak menyediakan fasilitas seperti pelatihan gratis? Coba cari loker terbaru melalui website lowongan kerja terpercaya seperti Dealls.
Kamu bisa filter loker berdasarkan benefit untuk menemukan loker dengan fasilitas paling sesuai keinginanmu.
12. Contoh Surat Pemberitahuan Penggalangan Dana Bencana Alam
Sebagai bentuk tanggung jawab sosial (CSR), surat pemberitahuan penggalangan dana digunakan untuk mengundang partisipasi sukarela dari seluruh anggota perusahaan.
Dalam penulisannya, sampaikan informasi mengenai latar belakang bencana secara singkat dan detail mekanisme penyaluran bantuan agar transparan.
Contoh:
PT DOMPET DIGITAL MASA (FINTECH)
Gedung Equity Tower Lt. 15, SCBD, Jakarta Selatan
Telp: (021) 5050-2026 | Email: [email protected]
Jakarta, 5 Februari 2026
Nomor: 044/CSR-DDM/II/2026
Hal: Undangan Donasi Sukarela "Peduli Banjir Pesisir"
Yth. Seluruh Karyawan PT Dompet Digital Masa Di Tempat
Dengan hormat,
Menyikapi bencana banjir bandang yang melanda wilayah pesisir Jawa Tengah pada 3 Februari lalu, banyak saudara kita yang kehilangan tempat tinggal dan akses kebutuhan pokok. Sebagai bentuk kepedulian sosial perusahaan, manajemen mengundang rekan-rekan untuk berpartisipasi dalam penggalangan dana sukarela.
Adapun rincian mekanisme bantuan adalah sebagai berikut:
- Dana tunai (akan dikonversi menjadi paket sembako dan obat-obatan).
- Periode pengumpulan 5 Februari s.d. 10 Februari 2026.
- Metode Penyaluran secara transfer melalui rekening internal Bank Mandiri 123-00-9988-776 a.n Yayasan Bakti Masa.
Partisipasi ini bersifat sukarela tanpa paksaan. Berapapun bantuan yang rekan-rekan berikan akan sangat berarti bagi meringankan beban para korban di lokasi bencana.
Terima kasih atas kepedulian dan kedermawanan Anda.
Hormat kami,
Manajemen PT Dompet Digital Masa
(Tanda Tangan & Stempel)
Fiona Zulkarnain
Head of CSR & People Experience
Baca Juga: 10 Contoh Press Release Kegiatan, Perusahaan, & Pemerintah [Word & Pdf]
13. Contoh Surat Pemberitahuan Audit Internal
Pemberitahuan pemberitahuan audit internal bertujuan agar setiap divisi menyiapkan dokumen yang diperlukan demi kelancaran proses audit tahunan.
Contoh:
PT PESONA ALAM KOSMETIKA
Kawasan Industri Jababeka VI, Cikarang, Jawa Barat
Telp: (021) 8983-4000 | Email: [email protected]
Cikarang, 5 Februari 2026
Nomor: 028/QA-INT/II/2026
Hal: Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal Tahunan 2026
Yth. Seluruh Kepala Divisi & Staff PT Pesona Alam Kosmetika
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menjaga standar kualitas produksi dan pemenuhan regulasi industri kosmetik, Departemen Quality Assurance akan melaksanakan Audit Internal Tahunan untuk memastikan seluruh prosedur kerja berjalan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
Adapun jadwal dan ketentuan audit adalah sebagai berikut:
Tanggal Pelaksanaan: 16 Februari s.d. 20 Februari 2026.
Ruang Lingkup: Divisi Pengadaan, Produksi, Gudang, dan Distribusi.
Tujuan Audit: Verifikasi dokumen kelayakan bahan baku, kalibrasi alat produksi, dan higienitas area kerja.
Sehubungan dengan hal tersebut, setiap Kepala Divisi diminta untuk:
- Menyiapkan buku catatan produksi dan dokumen logbook alat selama 1 tahun terakhir.
- Memastikan area kerja dalam kondisi rapi dan sesuai dengan standar K3.
- Menunjuk satu orang perwakilan sebagai pendamping auditor selama proses pemeriksaan berlangsung.
Kelancaran proses audit ini sangat bergantung pada kerja sama dan transparansi data dari setiap divisi. Hasil audit ini akan menjadi bahan evaluasi tahunan manajemen.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Pesona Alam Kosmetika
(Tanda Tangan & Stempel)
Drs. Hardi Mulyawan
Lead Internal Auditor
14. Contoh Surat Pemberitahuan PHK
Surat pemberitahuan PHK ini terbilang sangat sensitif dan harus disusun dengan empati tinggi tetapi tetap sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Pastikan kamu menjelaskan alasan pemutusan hubungan kerja dan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan bersangkutan.
Contoh:
PT SINAR SURYA MANUFAKTUR
Kawasan Industri Candi, Blok C-9, Semarang
Telp: (024) 760-5555
Semarang, 5 Februari 2026
Nomor: 115/HRD-SSM/II/2026
Hal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. Saudara Irfan Setiawan
Di Tempat
Dengan hormat, melalui surat ini perusahaan menginformasikan kebijakan efisiensi akibat penutupan unit logistik yang berdampak pada pemutusan hubungan kerja Saudara secara efektif per tanggal 28 Februari 2026. Keputusan ini diambil berdasarkan restrukturisasi organisasi dan bukan karena kinerja personal Saudara.
Perusahaan memastikan Saudara akan menerima seluruh hak pesangon serta uang penghargaan masa kerja sesuai regulasi yang berlaku, yang detailnya akan disampaikan pada pertemuan tanggal 10 Februari 2026.
Kami berterima kasih atas dedikasi Saudara selama 5 tahun terakhir dan siap memberikan surat rekomendasi kerja untuk membantu karier Saudara selanjutnya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dengan penuh rasa hormat.
Hormat kami,
PT Sinar Surya Manufaktur
(Tanda Tangan & Stempel)
Anindya Putri, S.Psi.
HR Manager
Baca Juga: 5 Contoh Surat PHK Karyawan karena Perusahaan Tutup
15. Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja
Contoh surat pemberitahuan diterima kerja memberikan kabar gembira kepada kandidat terbaik dengan menyertakan langkah selanjutnya untuk proses onboarding.
16. Contoh Surat Pemberitahuan Dinas
Tujuan surat ini yaitu menginformasikan mengenai perjalanan bisnis karyawan ke luar kota atau luar negeri untuk kepentingan koordinasi antar cabang.
Contoh:
PT AGRO TECH SOLUTIONS
Gedung Research Tower Lt. 9, Kav. 12, Surabaya
Telp: (031) 555-9090 | Email: [email protected]
Surabaya, 5 Februari 2026
Nomor: 088/EXT/ATS/II/2026
Hal: Pemberitahuan Perjalanan Dinas Luar Negeri
Yth. Seluruh Kepala Divisi Operasional PT Agro Tech Solutions
Dengan hormat, melalui surat ini manajemen menginformasikan penugasan perjalanan dinas dalam rangka koordinasi teknis dan riset pengembangan varietas bibit unggul, dengan detail sebagai berikut:
Nama Personel: Dr. Aris Subagjo (Head of R&D) dan tim terkait.
Tujuan: Pusat Riset Agrikultur Amsterdam, Belanda.
Durasi: 15 Februari s.d. 28 Februari 2026.
Agenda: Sinkronisasi data riset antar cabang internasional dan penandatanganan kerja sama teknologi pengairan otomatis.
Selama masa penugasan tersebut, koordinasi divisi R&D akan diambil alih sementara oleh Wakil Kepala R&D melalui saluran komunikasi digital yang berlaku. Seluruh departemen terkait diminta untuk menyesuaikan jadwal rapat koordinasi yang melibatkan personel bersangkutan.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan untuk diketahui dan menjadi perhatian bersama.
Hormat kami,
PT Agro Tech Solutions
(Tanda Tangan & Stempel)
Maya Sartika
General Manager
17. Contoh Surat Pemberitahuan Evaluasi Kinerja
Pemberitahuan rutin untuk menjadwalkan sesi umpan balik antara atasan dan bawahan demi kemajuan karier. Informasikan format penilaian yang akan digunakan agar karyawan bisa menyiapkan data pencapaian mereka sebelum sesi dimulai.
Contoh:
PT KREATIF VISUAL NUSANTARA
Gedung Idea Hub, Lantai 3, Jl. Kemang Raya No. 10, Jakarta Selatan
Telp: (021) 719-2026 | Email: [email protected]
Jakarta, 5 Februari 2026
Nomor: 033/HR-KVN/II/2026
Hal: Pemberitahuan Jadwal Evaluasi Kinerja Semester I
Yth. Seluruh Karyawan PT Kreatif Visual Nusantara
Di Tempat
Dengan hormat,
Guna mendukung pengembangan karier dan peninjauan produktivitas kerja, manajemen akan menyelenggarakan sesi Evaluasi Kinerja Semester I yang akan dilaksanakan pada tanggal 16 s.d. 20 Februari 2026.
Agar sesi umpan balik berjalan efektif, mohon perhatikan ketentuan berikut:
- Evaluasi menggunakan metode 360-Degree Feedback yang mencakup penilaian mandiri, rekan sejawat, dan atasan langsung.
- Setiap karyawan wajib menyiapkan data pencapaian (Key Results), testimoni kepuasan klien terkait proyek yang ditangani, serta hambatan kerja yang dihadapi selama 6 bulan terakhir.
- Detail waktu pertemuan tatap muka akan dikirimkan oleh masing-masing Kepala Divisi melalui kalender digital paling lambat akhir pekan ini.
Sesi ini merupakan kesempatan bagi rekan-rekan untuk mendiskusikan aspirasi karier dan mendapatkan arahan strategis untuk semester mendatang.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persiapannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Kreatif Visual Nusantara
(Tanda Tangan & Stempel)
Dian Sastro Wardoyo
People & Culture Manager
18. Contoh Surat Pemberitahuan Outing Kantor
Untuk pemberitahuan mengenai kegiatan rekreasi bersama, berikan detail mengenai perlengkapan yang perlu dibawa dan titik kumpul keberangkatan.
19. Contoh Surat Pemberitahuan Libur Tahun Baru
Gunakan surat ini untuk menginformasikan mengenai tanggal merah dan jadwal masuk kembali agar seluruh operasional dapat disesuaikan.
20. Contoh Surat Pemberitahuan Renovasi Gedung
Surat ini memberitahukan gangguan sementara akibat perbaikan infrastruktur gedung demi keamanan dan kenyamanan jangka panjang.
Download Contoh Surat Pemberitahuan
Jika kamu membutuhkan format yang siap diedit kembali, bisa langsung gunakan template kosongan siap pakai yang tersedia di bawah ini.
Kamu bisa memilih contoh surat pemberitahuan PDF maupun Word dari tautan di bawah gambar, lalu tinggal kamu sesuaikan isinya dengan kebutuhan.
Masih Bingung Urus Surat Resmi? Banyak Kandidat Admin Gugur di Tahap Ini
Tahukah kamu bahwa banyak kandidat admin yang gugur di tahap seleksi hanya karena tidak menguasai format surat yang benar?
Tentunya memiliki keahlian ini akan membuat kamu jauh lebih menonjol dibandingkan pelamar lainnya.
Jika kamu sudah merasa siap dan ingin menjajal karir baru, kamu bisa langsung melamar lowongan kerja melalui Dealls!
Dealls menyediakan lebih dari 100.000 loker terbaru dari 7.000 perusahaan ternama yang sudah terverifikasi. Tersedia berbagai pilihan loker admin untuk posisi full-time, part-time, hingga freelance.
Jangan lupa untuk memaksimalkan profilmu dengan melakukan review CV menggunakan AI CV Analyzer gratis dari Dealls. Layanan ini akan membantu membedah CV-mu agar lebih "ramah" di mata HRD.
Ayo, bangun karier impianmu sekarang mulai dari Dealls!
Referensi:
How to Write a Notice Letter | Digital Marketing Institute
What is the Purpose of a Notification Letter? | Mail Invoice & Letter