Contoh internal memo adalah salah satu dokumen komunikasi resmi yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan informasi penting secara cepat, ringkas, dan terstruktur kepada karyawan atau divisi terkait.
Memo internal biasanya dipakai untuk mengumumkan kebijakan baru, perubahan prosedur, pengingat tugas, hingga koordinasi lintas tim agar operasional bisnis berjalan lebih efisien.
Karena sifatnya yang langsung dan formal, memahami seperti apa format dan isi memo yang benar akan membantu kamu menghindari miskomunikasi dan memastikan pesan tersampaikan dengan jelas.
Jika kamu ingin mengetahui contoh internal memo yang baik beserta cara membuatnya, yuk baca artikel ini sampai akhir.
Apa Itu Internal Memo?
Apa yang dimaksud internal memo? Singkatnya, internal memo adalah catatan atau dokumen tertulis ringkas yang berfungsi sebagai alat komunikasi resmi dari satu pihak (bisa individu atau departemen) ke pihak lain dalam lingkup organisasi yang sama.
Menurut panduan dari The Muse, memo atau memorandum adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk komunikasi internal dalam organisasi atau perusahaan.
Tujuannya beragam, seperti memberikan arahan, mengumumkan kebijakan, meminta tindakan, atau sekadar memberikan informasi.
Karena sifatnya yang cepat dan fokus, memo internal menjadi salah satu dokumen penting yang wajib kamu ketahui.
Format Internal Memo
Meskipun terlihat sederhana, internal memo memiliki struktur baku yang menjadikannya dokumen resmi dan profesional.
Menurut panduan dari Adobe, memo dipilih ketika kamu perlu menyampaikan informasi penting secara resmi kepada banyak orang di dalam organisasi misalnya perubahan kebijakan, prosedur baru, instruksi pelaksanaan, atau pengumuman penting.
Oleh karena itu, mengetahui format ini sangat berguna jika suatu hari kamu diminta untuk membuat contoh internal memo dengan format yang baik dan benar.
Berikut adalah format internal memo dengan struktur yang wajib kamu perhatikan.
1. Kop atau Kepala Memo (Header)
Bagian kop atau kepala memo wajib disematkan pada setiap memo resmi. Isinya mencakup detail dasar untuk mengidentifikasi dokumen.
- Kepada (To): Siapa penerima memo ini (contoh: Seluruh Karyawan, Departemen Keuangan, Manajer Pemasaran).
- Dari (From): Siapa pengirim memo ini (contoh: Direktur Utama, Departemen SDM, Manajemen).
- Tanggal (Date): Tanggal memo dibuat atau disebarkan.
- Perihal (Subject/Re): Inti dari pesan memo, ditulis singkat dan jelas (contoh: Pemberitahuan Jadwal Rapat, Perubahan Prosedur Cuti).
2. Pembukaan
Bagian pembukaan adalah sebuah paragraf awal yang berfungsi sebagai hook atau pengantar. Khusus di bagian ini, isinya memuat hal-hal penting seperti:
- Berisi kalimat pengantar singkat tentang konteks memo dan alasan memo tersebut dibuat.
- Bagian ini harus segera memberi tahu pembaca mengapa mereka menerima memo ini dan tindakan apa yang diharapkan.
Contoh penulisan:
“Sehubungan dengan meningkatnya kebutuhan koordinasi antar divisi menjelang penutupan akhir tahun, memo ini disampaikan untuk memberikan informasi mengenai penyesuaian jadwal kerja dan prioritas tugas yang perlu dipenuhi oleh seluruh tim terkait.”
3. Isi Memo
Bagian isi di internal memo adalah inti dari komunikasi yang wajib tersemat di dalamnya, di mana informasi detail wajib disampaikan secara sistematis.
Penjelasan detail mengenai informasi, instruksi, kebijakan, atau pengumuman yang ingin disampaikan. Biasanya berbentuk paragraf pendek untuk konteks, diikuti oleh poin-poin jika rinciannya banyak atau perlu ditekankan.
Poin-poin ini membuat contoh memo singkat lebih mudah dipindai (scannable) oleh pembaca yang sibuk. Pastikan untuk fokus pada satu isu utama dan hindari membahas isu lain yang tidak relevan.
Contoh penulisan:
“Untuk memastikan seluruh proses berjalan lancar, berikut adalah beberapa penyesuaian dan instruksi yang perlu diperhatikan:
- Semua laporan akhir tahun wajib diserahkan paling lambat 20 Desember 2025.
- Setiap divisi diminta menunjuk satu PIC untuk berkoordinasi langsung dengan tim manajemen.
- Penjadwalan meeting evaluasi tahunan akan dilakukan secara bertahap mulai minggu depan.
- Harap memastikan seluruh data yang diserahkan telah diperiksa akurasi dan kelengkapannya.
Mohon fokus hanya pada tugas dan tenggat waktu yang disebutkan, agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan di luar prioritas utama.”
4. Penutup
Paragraf akhir biasanya merangkum atau mengarahkan tindak lanjut berikutnya dari sebuah internal memo.
Biasanya berupa ajakan bertindak (call to action), pengingat, atau tindak lanjut yang diharapkan dari penerima memo.
Sering dilengkapi dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama, atau penawaran untuk memberikan klarifikasi singkat jika ada pertanyaan.
Contoh penulisan:
“Demikian informasi ini disampaikan untuk menjadi perhatian bersama. Mohon seluruh divisi dapat menindaklanjuti instruksi tersebut sesuai jadwal yang telah ditentukan. Terima kasih atas kerja sama dan komitmen Anda. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi tim manajemen.”
5. Tanda Tangan/Nama Pengirim
Bagian tanda tangan diisi nama lengkap, jabatan, atau divisi pengirim (bisa berupa tanda tangan digital, tanda tangan basah, atau sekadar ketikan nama dan jabatan).
Contoh penulisan:
Hormat kami,
Rizky Pratama
Head of Operations
6. Lampiran (Opsional)
Jika internal memo mengacu pada dokumen atau formulir pendukung yang tidak bisa dimuat dalam badan memo seperti prosedur lengkap, formulir pengajuan, daftar harga baru), maka bagian lampiran ini akan mencantumkannya.
Bagaimana Cara Menulis Memo Internal?
Cara menulis memo internal yang efektif membutuhkan keterampilan komunikasi yang ringkas dan terarah. Ini adalah salah satu keahlian komunikasi tertulis yang akan sangat kamu butuhkan di tempat kerja.
Ikuti cara menulis memo internal ini agar kamu bisa membuat contoh memo singkat yang profesional.
1. Tentukan Tujuan Utama
Setiap memo harus memiliki satu tujuan yang jelas dan spesifik. Sebelum mulai menulis, coba tanyakan pada diri sendiri seperti:
- Apa inti pesan yang ingin disampaikan?
- Apa tindakan yang kamu harapkan dari pembaca?
- Apakah ini memo untuk pemberitahuan, instruksi, permintaan persetujuan, permohonan konfirmasi, atau tindak lanjut?
Hindari memasukkan beberapa topik dalam satu internal memo, karena dapat membingungkan penerima dan membuat pesan utama tidak tersampaikan dengan baik. Memo yang fokus dan terarah akan lebih efektif diterima dan ditindaklanjuti.
2. Gunakan Bahasa Formal dan Profesional
Walaupun ada internal memo yang sifatnya lebih kasual antar rekan kerja dekat, sebagian besar memo internal perusahaan menggunakan bahasa yang formal dan sopan, lugas atau tidak bertele-tele, dan bebas dari bahasa gaul atau singkatan yang tidak umum.
Jika harus menggunakan istilah teknis, pastikan pembaca memahami konteksnya. Ingat, memo adalah dokumen resmi yang dapat disimpan, dibagikan, atau dijadikan referensi, sehingga ketepatan bahasa sangat penting.
3. Prioritaskan Keringkasan Tanpa Kehilangan Makna
Kemudian, dikarenakan internal memo berbeda dengan laporan panjang. Oleh karena itu, pada sebuah memo, pembaca mengharapkan pesan yang singkat, langsung pada poinnya, serta mudah dipindai (scannable).
Untuk itu, kamu bisa menggunakan beberapa hal itu:
- Paragraf pendek (2–3 kalimat)
- Bullet points untuk poin yang banyak atau penting
- Bold untuk menonjolkan tanggal, angka, atau poin krusial
Tujuannya adalah agar pembaca yang sibuk dapat menangkap isi memo hanya dalam beberapa detik.
4. Pastikan Semua Detail Akurat
Cara yang keempat, sebelum mengirim memo, periksa kembali semua informasi, seperti:
- Nama orang atau divisi
- Tanggal
- Jadwal kegiatan
- Nomor dokumen
- Angka atau data pendukung
Kesalahan kecil, seperti tanggal meeting yang salah atau nama divisi yang tertukar, dapat memicu miskomunikasi dan menghambat operasional.
5. Sertakan Konteks dan Tindak Lanjut (Call to Action)
Selain menyampaikan informasi, internal memo juga bersifat untuk mengarahkan pembaca bertindak sesuai dengan tujuan yang sedang disampaikan. Karena itu, pastikan memo mencakup dua hal penting:
a. Konteks (Mengapa memo ini ditulis?)
Berisi latar belakang singkat yang membantu pembaca memahami alasan memo dikirim, misalnya:
- Perubahan kebijakan
- Proyek baru
- Permasalahan yang muncul
- Tenggat waktu yang mendesak
b. Tindak Lanjut (Apa yang harus dilakukan penerima?)
Berikan instruksi atau langkah lanjutan dengan jelas, misalnya:
- Mengirim laporan
- Mengisi formulir
- Mengkonfirmasi kehadiran
- Mengikuti prosedur tertentu
- Menghubungi PIC tertentu
Contoh Internal Memo
Untuk membantu kamu lebih memahami variasi penggunaan dokumen ini, berikut adalah 14 contoh internal memo perusahaan yang sering digunakan dalam berbagai kebutuhan.
1. Contoh Internal Memo Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Cuti
Ketika perusahaan melakukan update pada peraturan internalnya, terutama yang berhubungan langsung dengan hak karyawan seperti cuti tahunan, memo ini menjadi alat komunikasi yang ideal.
Contoh internal memo pemberitahuan perubahan kebijakan cuti adalah contoh internal memo pemberitahuan resmi yang memastikan setiap pekerja tahu persis prosedur dan perubahan terbaru agar tidak ada miskomunikasi saat pengajuan.
2. Contoh Internal Memo Permintaan Anggaran Bahasa Inggris
Dalam siklus operasional, terutama menjelang akhir tahun fiskal atau untuk proyek besar, Departemen Keuangan sering menerima permintaan anggaran.
Contoh internal memo permintaan anggaran ini berfungsi sebagai permintaan resmi dari satu divisi ke divisi lain (biasanya Keuangan) agar permintaan tersebut terdokumentasi dengan baik.
3. Contoh Internal Memo Undangan Rapat
Untuk memastikan kehadiran dan kesiapan materi, memo ini digunakan untuk mengundang peserta ke sebuah pertemuan formal.
Di sini, kamu bisa melihat bahwa internal memo adalah cara yang lebih formal dibandingkan dengan undangan via email atau chat, apalagi jika melibatkan level manajemen yang lebih tinggi.
Baca Juga: 25 Contoh Notulen Rapat Perusahaan Download Gratis!
4. Contoh Memo Internal Keuangan Mengenai Reimbursement
Setiap kali ada perubahan pada prosedur yang berkaitan dengan uang perusahaan, seperti cara klaim biaya perjalanan dinas atau pengembalian dana (reimbursement), contoh memo internal keuangan ini akan diedarkan.
Tujuannya adalah memastikan semua karyawan mengikuti prosedur baru untuk menghindari penundaan pembayaran.
5. Contoh Memo Resmi Pengumuman Keamanan Data Baru
Dalam era digital, keamanan data adalah prioritas. Ketika tim IT mengimplementasikan sistem perlindungan baru (misalnya autentikasi dua faktor), mereka akan menggunakan contoh memo resmi ini untuk menginformasikan dan mengedukasi seluruh karyawan tentang langkah-langkah yang harus diambil.
Contoh penulisan:
Kop Surat Perusahaan
INTERNAL MEMORANDUMKepada : Kepala Departemen Teknologi Informasi
Dari : Seluruh Pengguna Sistem PerusahaanJumat, 28 November 2025
Perihal : Implementasi Sistem Keamanan Data Dua Faktor (2FA)
CC : Direktur TeknisDemi menjaga keamanan aset digital perusahaan dari ancaman siber yang terus meningkat dan mematuhi standar keamanan data, kami memutuskan untuk mengimplementasikan sistem Autentikasi Dua Faktor (2FA) untuk semua akun akses internal yang kritis.
Sistem 2FA ini akan diaktifkan secara bertahap mulai tanggal 1 Desember 2025. Semua karyawan diwajibkan melakukan aktivasi dalam waktu 3 hari kerja sejak notifikasi diterima.
Prosedur Aktivasi: Karyawan akan menerima notifikasi di email resmi perusahaan yang berisi tautan untuk menautkan akun dengan aplikasi autentikator yang disarankan (Microsoft Authenticator).
Dampak Akses: Setelah diaktifkan, setiap login ke jaringan utama, VPN, atau server dokumen akan memerlukan password diikuti dengan kode verifikasi yang berubah setiap 60 detik dari aplikasi tersebut.
Pelatihan: Sesi briefing singkat mengenai penggunaan 2FA akan diadakan pada 29 November 2025 (jadwal terpisah).
Penutup: Kegagalan mengaktifkan 2FA akan mengakibatkan pembatasan akses sistem mulai 4 Desember 2025. Silakan hubungi IT Helpdesk (Ext. 500) untuk panduan dan bantuan aktivasi.
Tanda Tangan
(Tanda Tangan)
[Nama Kepala TI]
6. Contoh Internal Memo Word Untuk Pengenalan Karyawan Baru
Membantu karyawan baru merasa disambut dan mengenalkan mereka kepada seluruh tim adalah bagian dari budaya perusahaan yang baik.
Contoh internal memo ini sering disebar dalam format dokumen seperti word, memastikan semua orang tahu siapa karyawan baru tersebut dan peran mereka.
7. Contoh Memo Singkat Peringatan Kedisiplinan
Terkadang, manajemen perlu mengingatkan kembali karyawan tentang aturan dasar, seperti ketepatan waktu atau dress code.
Contoh memo singkat ini harus langsung, sopan, namun tegas, menjadikannya contoh memo singkat yang efektif untuk tujuan korektif.
8. Contoh Memo Internal Perusahaan Doc Mengenai Perubahan Jam Kerja
Ketika terjadi penyesuaian jadwal operasional karena kebutuhan bisnis atau musim tertentu, manajemen akan menggunakan contoh memo internal perusahaan doc ini.
Contoh penulisan:
INTERNAL MEMORANDUM
Kepada : Seluruh Karyawan PT Jaya Abadi
Dari : Manajemen OperasionalJumat, 28 November 2025
Perihal: Perubahan Jadwal Jam Kerja Efektif Bulan Depan CC: Departemen SDM
Pembukaan: Sehubungan dengan penyesuaian kebutuhan operasional perusahaan yang bertujuan meningkatkan efisiensi di pagi hari dan layanan pelanggan, kami memberitahukan adanya perubahan pada jadwal jam kerja reguler.
Perubahan jadwal akan efektif berlaku mulai Senin, 9 Desember 2025.
- Jadwal Lama: 09.00 - 17.00 WIB
- Jadwal Baru: 08.30 - 16.30 WIB (Istirahat tetap 1 jam, Pukul 12.00-13.00 WIB)
- Total Jam Kerja: Tetap 8 jam per hari.
Diharapkan semua karyawan dapat menyesuaikan diri dengan jadwal baru ini. Bagi yang memiliki kendala khusus terkait perubahan transportasi, silakan segera menghubungi Departemen SDM sebelum 5 Desember 2025.
(Tanda Tangan)
[Nama Manajer Operasional]
9. Contoh Internal Memo Template Untuk Penggunaan Fasilitas Bersama
Ruangan kantor dan fasilitas bersama seperti dapur, ruang meeting yang perlu dijaga dan digunakan sesuai aturan.
Contoh internal memo ini sering kali digunakan oleh tim General Affairs (GA) untuk menetapkan etika penggunaan fasilitas agar lingkungan kerja tetap nyaman.
Contoh penulisan:
INTERNAL MEMORANDUM
Kepada : Seluruh Pengguna Fasilitas Kantor
Dari : General Affairs DepartmentJumat, 28 November 2025
Perihal: Pedoman Penggunaan dan Kebersihan Ruang Rapat Utama
Untuk menjaga kenyamanan bersama dan memastikan ketersediaan fasilitas yang optimal bagi semua tim, kami menetapkan kembali pedoman dasar dalam penggunaan Ruang Rapat Utama (RPU).
Diharapkan semua pengguna mematuhi hal-hal berikut:
- Wajib melakukan booking minimal H-1 melalui sistem GA yang terbaru.
- Kebersihan dan kerapihan ruangan (papan tulis, kursi, sampah) harus dikembalikan seperti semula segera setelah rapat selesai.
- Tidak diperbolehkan membawa makanan berat atau beraroma menyengat ke dalam RPU.
Mohon kerjasamanya dalam menjaga aset bersama. Pelanggaran berulang akan dikenakan sanksi sesuai kebijakan perusahaan.
(Tanda Tangan)
[Nama Kepala GA]
10. Contoh Internal Memo Perusahaan Mengenai Acara Internal
Pengumuman acara perusahaan seperti family gathering atau perayaan ulang tahun perusahaan memerlukan komunikasi yang jelas mengenai tanggal, lokasi, dan cara partisipasi. Memo ini menjadi pengumuman resmi agar seluruh tim bisa bersiap.
Baca Juga: 20 Contoh Surat Undangan Rapat Resmi di Perusahaan, Sekolah, & Organisasi
11. Contoh Memo Tidak Resmi (Antar Tim) Permintaan Data
Walaupun mayoritas memo bersifat resmi, ada pula contoh memo tidak resmi yang digunakan antardivisi setara untuk kebutuhan operasional yang mendesak, seperti permintaan data penjualan bulanan untuk keperluan laporan. Meskipun bahasanya lebih santai, strukturnya tetap dijaga.
Contoh penulisan:
INTERNAL MEMORANDUM
Kepada : Tim Sales Regional Barat
Dari : Tim Analisis BisnisJumat, 28 November 2025
Perihal : Permintaan Data Penjualan Terakhir Bulan Oktober
Tim Analisis Bisnis sedang menyusun laporan akhir tahun dan sangat membutuhkan data penjualan Regional Barat bulan Oktober untuk dimasukkan dalam laporan utama yang deadline-nya akhir minggu ini.
Kami meminta bantuan Anda untuk mengirimkan file data penjualan mentah (raw data) yang mencakup volume, nilai transaksi, dan nama client untuk keperluan validasi.
- Format data yang dibutuhkan adalah Excel (.xlsx) dengan kolom data lengkap.
- Kami tunggu datanya paling lambat akhir hari ini pukul 17.00 WIB untuk menghindari penundaan laporan.
Terima kasih banyak atas prioritasnya dan fast response-nya.
(Tanda Tangan)
[Nama Kepala Analisis Bisnis]
12. Contoh Internal Memo Keuangan Pemberitahuan Gajian
Di beberapa perusahaan, Departemen Keuangan biasanya akan mengirim internal memo keuangan pemberitahuan gajian secara resmi sebelum hari gajian, terutama jika ada perubahan tanggal atau jika tanggal gajian bertepatan dengan hari libur nasional.
13. Contoh Internal Memo Template Permintaan Cuti Mendadak
Meskipun pengajuan cuti formal kini sering melalui sistem, kadang kala dibutuhkan memo cepat untuk keperluan cuti mendadak darurat, yang ditujukan kepada atasan langsung atau HRD. Memo ini berfungsi sebagai bukti permintaan tertulis awal.
Contoh penulisan:
INTERNAL MEMORANDUM
Kepada : [Nama Atasan Langsung] dan Departemen SDM
Dari : [Nama Karyawan]Jumat, 28 November 2025
Perihal : Permintaan Cuti Mendesak Tanggal 29 November 2025
Dengan hormat, saya mengajukan permohonan cuti mendesak untuk satu hari kerja, yaitu pada hari Jumat, 29 November 2025, dikarenakan adanya kondisi darurat keluarga yang memerlukan kehadiran saya.
Selama ketidakhadiran saya, seluruh tugas dan tanggung jawab harian terkait proyek X dan Y akan didelegasikan kepada rekan kerja [Nama Rekan Kerja] yang telah menerima briefing singkat.
- Contact Person Tugas selama Cuti: [Nama Rekan Kerja] (Ext. 405)
- Seluruh file kerja penting telah dibagikan melalui Drive tim dan saya dapat dihubungi melalui telepon darurat.
Saya akan segera mengisi formulir cuti resmi di sistem HRIS sesegera mungkin setelah kembali bekerja pada hari Senin. Mohon kiranya permohonan ini dapat disetujui.
(Tanda Tangan)
[Nama Karyawan]
14. Contoh Internal Memo Format Pembaruan Kontak Darurat
Untuk memastikan basis data SDM selalu up-to-date, sering kali diedarkan memo yang meminta seluruh karyawan untuk memperbarui atau memverifikasi ulang data pribadi, termasuk kontak darurat. Ini adalah contoh internal memo format dasar yang fokus pada pengumpulan data.
Contoh penulisan:
INTERNAL MEMORANDUM
Kepada : Seluruh Karyawan
Dari : Departemen Sumber Daya Manusia
Jumat, 28 November 2025
Perihal : Permintaan Verifikasi Ulang Data Kontak Darurat Karyawan
Dalam upaya menjaga akurasi database karyawan dan kepentingan keselamatan kerja, kami meminta semua karyawan untuk memverifikasi dan memperbarui data kontak darurat Anda di sistem.
Verifikasi ini wajib dilakukan untuk memastikan kami memiliki informasi yang akurat dan kontak yang valid jika terjadi keadaan darurat yang tidak terduga di tempat kerja.
- Akses: Silakan login ke portal HRIS Anda pada bagian "Data Pribadi" -> "Kontak Darurat".
- Aksi: Periksa dan perbarui nama, nomor telepon, dan hubungan kontak darurat Anda.
- Batas Waktu: Verifikasi harus selesai paling lambat Jumat, 6 Desember 2025.
Kegagalan memverifikasi data dapat menghambat proses penanganan darurat. Terima kasih atas kerja sama Anda.
(Tanda Tangan)
[Nama Kepala SDM]
15 Contoh Template Internal Memo Format Word
Membuat internal memo yang rapi sangat penting agar pesanmu mudah dicerna. Jika kamu mencari contoh internal memo word yang siap pakai, berikut adalah contoh visual sederhana yang bisa kamu jadikan acuan.
Ingin Resign ke Tempat Kerja Baru? Cari Lokernya di Dealls!
Memahami internal memo hanyalah satu dari sekian banyak bekal yang harus kamu miliki sebelum terjun ke dunia kerja. Sebagai calon pekerja profesional, kamu harus selalu proaktif mencari peluang terbaik.
Jika kamu sedang bersiap untuk langkah karier berikutnya, atau ingin mencari tahu lebih banyak tentang lowongan kerja terbaru dari berbagai industri, kamu bisa mulai melirik Dealls.
Dealls telah dipercaya oleh 7.000+ perusahaan ternama dan tersedia 100.000+ lowongan kerja terbaru yang siap kamu lamar.
Sebelum melamar, apakah kamu ingin memastikan CV-mu sudah yang terbaik? Cek terlebih dahulu kelayakan dokumenmu dengan fitur canggih berupa CV Reviewer berbasis AI dari Dealls.
Tunggu apa lagi? Raih pekerjaan impianmu dan mulai karier yang sukses! Klik Dealls sekarang untuk menemukan tempat kamu berkarya.
Referensi:
Adobe. How to Write a Memo in 5 Steps (with a Free Template).
The Muse. How to Write a Memo: A Step-by-Step Guide (with Examples).