Hampir semua pekerja harus memahami bagaimana cara mengirim email dengan benar. Bahkan, ada beberapa urusan penting yang mengharuskanmu untuk mengirim berkas atau kata-kata lewat email–termasuk kepada atasan.
Kamu harus memastikan email yang dikirimkan sudah memenuhi standar–memakai bahasa yang sopan, berisikan pesan yang efektif, dan yang paling penting menghindari kesalahan-kesalahan penulisan di dalamnya!
Mari kita pahami bagaimana cara beserta contoh mengirim email kepada atasan. Selain itu, kami juga membantu merincikan beberapa kesalahan penulisan email yang harus kamu hindari.
Apa Itu Email Resmi?
Email resmi merupakan email formal yang dikirimkan ke individu yang berwenang maupun ke pihak organisasi. Biasanya, email ini dijadikan sebagai sarana komunikasi yang profesional.
Biasanya, jenis email ini akan kamu temukan di tempat-tempat kerja, lembaga pendidikan, organisasi pemerintah, dan lingkungan profesional lainnya.
Struktur Email Resmi kepada Atasan
Menulis email resmi kepada atasan juga harus terstruktur. Yuk pelajari struktur email resmi yang dilansir dari website Indeed!
1. Subject Email
Penerima email tentu akan melihat subject atau judul email terlebih dahulu sebelum membukanya. Untuk itu, buatlah subject email yang singkat, jelas, dan menggambarkan isi emailmu!
Misalnya: “Permohonan Persetujuan Laporan Mingguan” atau “Konfirmasi Jadwal Meeting Bulanan”. Dengan subject email yang baik, atasan bisa memahami isi email dan tingkat urgent-nya.
Baca juga: Subject Email Lamaran Kerja: Contoh,Cara Menulis, dan Tipsnya
2. Salam Pembuka
Pakailah salam pembuka sopan dan profesional. Kalau sudah mengenal atasan dengan baik, kamu bisa memberikan salam dengan “Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”.
Namun, jika kurang yakin dengan panggilan formalnya, gunakan “Kepada Yth. Bapak/Ibu”. Hindari juga salam yang terlalu santai seperti “Halo” kecuali dalam konteks yang sangat informal!
3. Paragraf Pembuka dan Body Email
Pada paragraf pembuka, jelaskan alasan utamamu menulis email ini. Misalnya, “Saya ingin menginformasikan bahwa laporan mingguan telah selesai disusun dan membutuhkan persetujuan Anda.”
Selanjutnya, manfaatkan bagian body email untuk memberikan detail atau informasi pendukung. Pastikan isi email sudah jelas, padat, dan terstruktur. Gunakan paragraf pendek yang mudah dibaca.
4. Salam Penutup
Selain membukanya dengan baik, sebaiknya email ini juga ditutup dengan cara yang profesional. Misalnya, kamu bisa mencantumkan “Hormat saya”, “Terima kasih”, atau “Salam hormat”. Pilihlah salam penutup yang sesuai dengan konteks email dan hubunganmu dengan atasan.
5. Tanda Tangan
Terakhir, sebaiknya sertakan juga nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak kamu yang bisa dihubungi di bagian akhir email. Sebagai opsi, kamu juga bisa menggunakan template tanda tangan resmi yang disediakan perusahaan!
Dengan tanda tangan ini, atasan kamu bisa mengetahui siapa pengirim email dari sekian banyaknya karyawan yang ditanganinya.
Contoh Email Resmi kepada Atasan
Sudah tidak sabar melihat apa saja template email resmi yang hendak dikirimkan kepada atasan? Berikut inilah 13 contoh email resmi yang kami bagi berdasarkan jenis-jenisnya!
1. Email Permintaan Cuti
Subject: Permohonan Cuti
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin mengajukan permohonan cuti selama [jumlah hari] mulai dari [tanggal mulai] hingga [tanggal selesai] karena [alasan cuti]. Saya telah memastikan bahwa semua tugas saya akan diselesaikan sebelum saya pergi dan akan mengatur pengganti untuk menangani pekerjaan saya selama ketidakhadiran saya.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[Nama Anda]
2. Email Laporan Proyek
Subject: Laporan Proyek [Nama Proyek]
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin melaporkan perkembangan proyek [nama proyek] hingga saat ini. Kami telah menyelesaikan [deskripsi singkat tentang pencapaian]. Saat ini, kami sedang menghadapi beberapa tantangan, yaitu [sebutkan tantangan], dan kami berencana untuk [solusi yang diusulkan].
Saya siap untuk mendiskusikan lebih lanjut jika diperlukan.
Salam,
[Nama Anda]
3. Email Permintaan Pertemuan
Subject: Permintaan Pertemuan
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin meminta waktu Anda untuk membahas [topik yang ingin dibahas]. Apakah Anda tersedia pada [tanggal dan waktu]? Jika tidak, mohon beri tahu waktu yang lebih sesuai bagi Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[Nama Anda]
4. Email Ucapan Terima Kasih
Subject: Terima Kasih
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan dan bimbingan Anda selama proyek terakhir. Bantuan Anda sangat berarti bagi saya dan tim. Saya berharap dapat terus belajar dari pengalaman ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
5. Email Pengunduran Diri
Subject: Pengunduran Diri
Yang terhormat [Nama Atasan],
Dengan berat hati, saya menginformasikan bahwa saya memutuskan untuk mengundurkan diri dari posisi saya di [Nama Perusahaan] efektif mulai [tanggal terakhir bekerja]. Saya sangat menghargai pengalaman yang saya dapatkan di sini dan semua dukungan yang telah diberikan kepada saya.
Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan.
Salam,
[Nama Anda]
6. Email Permintaan Informasi
Subject: Permintaan Informasi
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai [topik yang dimaksud]. Informasi ini akan sangat membantu dalam menyelesaikan tugas saya saat ini. Jika ada dokumen atau sumber daya tertentu yang bisa Anda rekomendasikan, mohon beri tahu saya.
Terima kasih atas bantuan Anda.
Salam,
[Nama Anda]
7. Email Pemberitahuan Ketidakhadiran
Subject: Pemberitahuan Ketidakhadiran
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin memberitahukan bahwa saya tidak dapat hadir di kantor pada tanggal [tanggal] karena [alasan ketidakhadiran]. Saya akan memastikan untuk menyelesaikan semua tugas yang tertunda setelah kembali.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
[Nama Anda]
Baca juga: 10 Cara Meminta Maaf Kepada Atasan Lewat Chat
8. Email Pengingat Rapat
Subject: Pengingat Rapat
Yang terhormat [Nama Atasan],
Ini adalah pengingat untuk rapat kita yang dijadwalkan pada [tanggal dan waktu]. Agenda rapat mencakup [daftar agenda]. Mohon konfirmasi kehadiran Anda.
Terima kasih!
Salam,
[Nama Anda]
9. Email Pengajuan Proposal
Subject: Pengajuan Proposal [Nama Proposal]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],
Dengan hormat, saya mengajukan proposal [Nama Proposal] yang bertujuan untuk [tujuan proposal]. Proposal ini berisi [ringkasan singkat isi proposal].
Bersama email ini, saya lampirkan dokumen proposal untuk dipertimbangkan. Saya berharap mendapatkan masukan dan persetujuan dari Bapak/Ibu.
Terima kasih atas perhatian dan waktunya.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
10. Email Pengajuan Feedback
Subject: Permintaan Feedback Kinerja
Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],
Saya ingin meminta feedback kinerja saya selama [periode waktu]. Saya berharap Bapak/Ibu dapat memberikan masukan yang konstruktif untuk membantu saya meningkatkan kinerja dan kontribusi saya di perusahaan ini.
Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
11. Email Laporan Kinerja
Subject: Laporan Kinerja Bulanan
Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],
Bersama email ini, saya melampirkan laporan kinerja bulanan untuk bulan [nama bulan]. Laporan ini mencakup pencapaian, target yang telah dicapai, serta tantangan yang dihadapi.
Saya berharap laporan ini dapat memberikan gambaran yang jelas tentang perkembangan kerja tim kami.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
12. Email Tindak Lanjut Setelah Rapat
Subject: Tindak Lanjut Rapat
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas waktu yang telah diberikan dalam rapat kemarin. Sebagai tindak lanjut, berikut adalah ringkasan poin-poin penting yang dibahas dan langkah-langkah selanjutnya yang perlu diambil:
1.
2.
3.
Mohon beri tahu jika ada tambahan atau perubahan yang diperlukan.
Salam,
[Nama Anda]
13. Email Ucapan Selamat
Subject: Ucapan Selamat
Yang terhormat [Nama Atasan],
Saya ingin mengucapkan selamat atas pencapaian terbaru Anda dalam [sebutkan pencapaian]. Ini adalah prestasi luar biasa dan mencerminkan dedikasi serta kerja keras Anda. Saya berharap dapat belajar lebih banyak dari pengalaman tersebut.
Salam hormat,
[Nama Anda]
Cara Mengirim Email kepada Atasan
Dilansir dari Text Cortex, sebaiknya ikuti panduan berikut untuk mengirim email kepada atasan dengan tepat!
1. Buat Subject yang Jelas
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, buatlah judul email yang menggambarkan langsung emailnya. Sebagai contohnya, gunakan subject seperti “Permohonan Cuti untuk Tanggal 25-27 Januari 2024” untuk email pengajuan cuti. Sebaiknya jangan memakai subject yang terlalu umum seperti “Permohonan” atau “Informasi” saja.
2. Berikan Pembuka Email yang Tepat
Mulailah email dengan salam dan sapa yang sopan. Sertakan kalimat pembuka dengan hormal, misalnya “Dengan hormat, saya berharap Bapak/Ibu dalam keadaan sehat.” Menyertakan pembuka email yang baik memberikan kesan yang profesional dan menghargai penerima email!
3. Langsung Straight to The Point
Jangan memakai kalimat basa-basi yang panjang. Semakin cepat dan ringkas menyertakan tujuan email, semakin mudah emailmu dibaca oleh atasan! Misalnya saja: “Saya menulis email ini untuk mengajukan revisi pada proposal yang telah disampaikan kemarin.”
4. Usahakan Memakai Bahasa yang Jelas
Gunakan kalimat sederhana dan langsung. Hindari menyertakan jargon atau hal lainnya yang kurang perlu–apalagi menggunakan bahasa yang bertele-tele. Dengan kalimat yang jelas, emailmu tidak akan menimbulkan kesalahpahaman!
5. Sertakan Call to Action di Bagian Akhir
Di bagian akhir email, sertakan tindakan yang kamu harapkan dari atasan. Misalnya, “Mohon konfirmasi Bapak/Ibu mengenai jadwal yang telah diusulkan sebelum hari Jumat, 22 Desember 2024.” Menghadirkan call to action ini membantu atasanmu untuk memahami langkah selanjutnya yang perlu dilakukan.
6. Cek Ulang Sebelum Mengirimkannya
Langkah terakhir, periksa kembali email yang kamu tulis sebelum dikirimkan. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan dan format–serta informasi di dalamnya sudah tepat. Dengan membaca ulang email, kamu akan dicap menjadi pribadi yang perhatian terhadap detail dan serius!
Itulah panduan tentang cara dan contoh mengirim email kepada atasan. Dengan memerhatikan langkah-langkah, struktur, hingga etika yang baik–emailmu bisa diterima dan dipahami dengan baik secara profesional.
Kalau kamu merasa butuh bimbingan lebih lanjut untuk mengembangkan keterampilan profesional, yuk bergabung dengan program career mentor dari Dealls! Di sini, kamu akan diajarkan berbagai ilmu praktis yang dibutuhkan oleh para pekerja–termasuk cara berkomunikasi secara efektif.
Selain itu, kamu juga bisa mempersiapkan peluang karier yang lebih gemilang. Tunggu apalagi? Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan kualitas dirimu bersama Dealls!
Sumber:
How To Write a Formal Email (Format, Template and Examples) | Indeed.com
