Sistem kerja 2 shift sering disebut juga sistem kerja giliran. Contoh jadwal kerja 2 shift yang dimaksud adalah sebuah pengaturan jam kerja saat operasional perusahaan berjalan secara selama 24 jam dan membagi karyawan ke dalam dua kelompok, yaitu shift pagi dan shift malam.
Pola kerja ini sangat umum di industri yang membutuhkan operasional non-stop, seperti manufaktur, rumah sakit, pusat layanan pelanggan, dan sektor keamanan.
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan produktivitas tetap optimal tanpa mengabaikan kesejahteraan karyawan.
Dengan pembagian waktu yang jelas, karyawan bisa memiliki waktu istirahat yang cukup, sementara operasional perusahaan tetap berjalan lancar.
Bagaimana sistem kerja 2 shift? Apakah cocok dilakukan untuk semua jenis pekerjaan? Lantas, bagaimana penerapannya di Indonesia?
Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Regulasi dan Dasar Hukum Jadwal Kerja 2 Shift
Penyusunan jadwal kerja 2 shift yang efektif dan adil tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada beberapa komponen krusial yang harus kamu perhatikan, baik dari sisi regulasi, logistik, maupun budaya perusahaan.
Mengabaikan salah satu dari elemen ini bisa berdampak pada produktivitas yang menurun, tingkat turnover karyawan yang tinggi, dan bahkan masalah hukum.
Memahami regulasi yang berlaku adalah fondasi utama. Di Indonesia, acuan utama kita adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
1. Jam Kerja Normal
Aturan ini membatasi jam kerja normal maksimal 8 jam per hari atau 40 jam per minggu. Namun, dalam sistem kerja shift, ada kelonggaran yang memungkinkan jam kerja lebih dari 8 jam asalkan ada kompensasi lembur yang jelas.
2. Jam Istirahat
Karyawan yang bekerja selama 8 jam berhak atas istirahat minimal 1 jam. Untuk shift 12 jam, durasi istirahat bisa lebih lama atau dibagi menjadi beberapa periode.
Mengabaikan hak istirahat bisa memicu kelelahan ekstrem, yang berisiko menyebabkan kecelakaan kerja.
3. Upah Lembur
Jika jadwal kerja 2 shift mengharuskan karyawan bekerja lebih dari 8 jam sehari atau 40 jam seminggu, perusahaan wajib membayar upah lembur.
Berdasarkan regulasi, upah lembur di hari kerja biasanya dihitung 1.5x upah normal untuk jam pertama dan 2x untuk jam berikutnya. Semantara itu, untuk hari libur, hitungannya bisa lebih tinggi lagi.
Baca Juga: Panduan Lengkap Aturan Jam Kerja Disnaker Sesuai UU Cipta Kerja
Komponen Penyusun Jadwal Kerja 2 Shift
Penyusunan jadwal yang efektif tidak hanya soal angka, tetapi juga tentang memahami dinamika tim dan kebutuhan operasional.
Berikut adalah beberapa komponen penting yang harus kamu pertimbangkan.
Pola Shift dan Rotasi
Pola rotasi yang adil dan konsisten sangat penting untuk menjaga work-life balance karyawan.
1. Rotasi Mingguan
Pola ini umumnya berganti shift setiap minggu (misalnya, minggu ini shift pagi, minggu depan shift malam). Ini memberikan waktu bagi tubuh karyawan untuk beradaptasi dengan ritme kerja baru.
2. Rotasi Harian
Beberapa perusahaan menerapkan rotasi harian, di mana karyawan berganti shift setiap hari.
Pola ini, meskipun jarang, bisa meminimalkan kebosanan tetapi bisa sangat mengganggu ritme sirkadian tubuh, yang dapat memengaruhi kesehatan jangka panjang.
3. Siklus Tetap
Di sisi lain, ada juga perusahaan yang menetapkan karyawan pada shift tetap (misalnya, selalu shift malam).
Hal ini bisa cocok bagi karyawan yang memang lebih produktif di jam tertentu, tetapi bisa jadi kurang adil dari sisi kesempatan dan waktu istirahat.
Durasi Kerja Ideal
Jam kerja dalam 2 shift juga harus didasarkan pada kebutuhan operasional dan kesejahteraan karyawan.
1. Perhitungan 8 Jam/Hari
Perhitungan 8 Jam/Hari adalah durasi yang paling umum dan sesuai dengan aturan pemerintah.
Jika operasional hanya membutuhkan 16 jam, kamu bisa membagi karyawan ke dalam dua tim dengan shift 8 jam.
2. Perhitungan 12 Jam/Hari
Shift 12 jam seperti yang sering diterapkan di pabrik atau layanan keamanan membutuhkan perencanaan yang lebih matang.
Meskipun lebih panjang, sistem ini bisa memberikan hari libur lebih banyak (misalnya, 2 hari kerja, 2 hari libur), yang sering disukai karyawan. Namun, pastikan kompensasi lembur diberikan sesuai aturan.
Alokasi Tenaga Kerja
Jumlah karyawan adalah variabel utama yang menentukan pola jadwal. Kamu harus memastikan jumlahnya memadai untuk setiap shift agar tidak ada kelebihan beban kerja (overburden) pada satu kelompok.
Misalnya, untuk operasional 24/7 dengan 2 shift 12 jam, kamu butuh setidaknya 4 orang per tim. Dengan begitu, ini akan memungkinkan rotasi 2 hari kerja, 2 hari libur.
Data dari Psico Smart juga menunjukkan bahwa perusahaan dengan rasio karyawan-terjadwal yang optimal cenderung memiliki tingkat produktivitas 15-20% lebih tinggi dan tingkat absensi 5-10% lebih rendah.
Baca Juga: Apa Itu Jam Kerja Fleksibel? Ini Kelebihan dan kekurangannya!
Cara Membuat Jadwal Kerja 2 Shift di Excel
Membuat jadwal kerja secara manual di Excel memang terdengar kuno, tetapi ini masih menjadi metode yang populer, terutama untuk tim HR di perusahaan rintisan atau UMKM.
Berikut langkah-langkah praktisnya.
1. Buat Tabel Dasar
Langkah pertama, siapkan kanvas kerjamu. Buka Excel, buat tabel dengan kolom Nama Karyawan, lalu diikuti kolom hari Senin, Selasa, Rabu, dan seterusnya hingga Minggu. Di bawah kolom Nama Karyawan, masukkan nama-nama karyawan.
2. Tentukan Durasi dan Shift
Di baris paling atas, kamu bisa menentukan durasi shift. Contoh: Shift Pagi (08:00 - 20:00) dan Shift Malam (20:00 - 08:00).
3. Terapkan Kode dan Keterangan
Untuk memudahkan pembacaan, gunakan kode sederhana di dalam sel, misalnya: P untuk Shift Pagi, M untuk Shift Malam, dan L untuk Libur.
4. Gunakan Fungsi Sederhana
Untuk mempermudah, kamu bisa menggunakan Conditional Formatting untuk memberi warna berbeda pada setiap jenis shift.
Misalnya, sel dengan kode P berwarna hijau, M berwarna biru, dan L berwarna abu-abu. Ini membuat jadwal lebih mudah dibaca.
Kamu juga bisa menggunakan fungsi COUNTIF untuk menghitung berapa kali seorang karyawan mendapat shift tertentu atau hari libur dalam seminggu.
Contoh rumusnya: =COUNTIF(B2:H2,"P") untuk menghitung jumlah shift pagi karyawan di baris 2.
5. Lakukan Rotasi Secara Manual
Isi tabel secara manual dengan pola rotasi yang sudah kamu tentukan. Pastikan setiap karyawan mendapat jatah libur yang adil dan seimbang.
Selalu cek ulang jadwal yang sudah dibuat untuk menghindari kesalahan seperti ada karyawan yang bekerja 7 hari berturut-turut atau tidak mendapat jatah libur.
Selain Excel, kamu juga bisa menggunakan software KantorKu HRIS yang punya fitur penjadwalan otomatis. Dengan sistem ini, HR akan lebih mudah mengatur jadwal kerja karyawan.
Tak hanya untuk penjadwalan kerja karyawan, KantorKu HRIS juga memiliki fitur-fitur lain yang berguna untuk HR, seperti:
- Memantau absensi secara real-time dengan GPS tracking, sehingga karyawan yang bekerja di lapangan, outlet, kantor cabang, atau proyek di luar kota tetap bisa dipantau kehadirannya tanpa bisa dimanipulasi.
- Mendukung sistem kerja hybrid dan 2 shift, termasuk monitoring 24 jam penuh untuk memastikan karyawan hadir sesuai jadwal.
- Menghitung upah lembur otomatis sesuai regulasi (Pasal 77 & 78 UU Ketenagakerjaan), sehingga HR tidak perlu repot melakukan perhitungan manual.
- Memberikan transparansi data kepada perusahaan maupun karyawan, karena seluruh catatan absensi dan lembur tersimpan rapi dalam sistem.
Dengan fleksibilitas ini, KantorKu HRIS sangat cocok dipakai di perusahaan yang punya tim besar dengan jadwal kerja dinamis, terutama di sektor ritel, manufaktur, konstruksi, maupun layanan lapangan.
Contoh Jadwal Kerja 2 Shift Berdasarkan Jumlah Karyawan
Untuk membantu kamu memvisualisasikan implementasinya, berikut adalah beberapa contoh jadwal kerja 2 shift yang telah dianalisis sesuai dengan jumlah karyawan yang berbeda.
1. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 12 Jam 3 Orang
Skema ini tergolong sangat ketat dan menantang, cocok untuk tim dengan operasional yang tidak terlalu padat namun tetap membutuhkan kehadiran 24 jam. Perencanaan kompensasi lembur harus sangat diperhatikan dalam pola ini.
- Pola Shift: 12 jam (Shift Pagi: 08:00 - 20:00; Shift Malam: 20:00 - 08:00)
- Analisis: Dengan hanya 3 orang, setiap karyawan akan memiliki beban kerja yang lebih berat. Karyawan bisa bekerja 3 hari berturut-turut lalu libur, atau skema kerja lain dengan jam lembur yang masif.
Kamu harus memastikan kompensasi lembur dibayarkan dengan benar sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Tabel:
2. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 12 Jam 4 Orang
Ini adalah pola jadwal yang ideal untuk tim yang beroperasi 24/7 dan bekerja dalam shift 12 jam. Skema ini sangat populer karena memungkinkan rotasi yang seimbang antara kerja dan istirahat.
- Pola Shift: 12 jam (Shift Pagi: 08:00 - 20:00; Shift Malam: 20:00 - 08:00)
- Analisis: Pola ini cocok untuk operasional yang membutuhkan kontinuitas tinggi. Dengan 4 orang, kamu bisa menerapkan sistem rotasi 2 hari kerja, 2 hari libur.
Namun, karena lebih dari jam kerja normal yang diatur dalam undang-undang, pastikan untuk memberikan kompensasi lembur yang layak.
Tabel:
3. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 5 Orang
Pola 8 jam ini lebih sesuai dengan aturan jam kerja normal dan meminimalkan risiko lembur, menjadikannya pilihan yang baik untuk menjaga keseimbangan kerja-hidup karyawan.
- Pola Shift: 8 jam (Shift Pagi: 08:00 - 16:00; Shift Malam: 16:00 - 24:00)
- Analisis: Dengan 5 orang, kamu bisa membuat rotasi yang sangat fleksibel, memungkinkan 1 atau 2 orang libur setiap harinya.
Tabel:
Catatan Penting Sesuai UU Ketenagakerjaan
Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia, jam kerja normal adalah 40 jam per minggu (8 jam per hari untuk 5 hari kerja, atau 7 jam per hari untuk 6 hari kerja).
Jadi:
- Jika perusahaan menerapkan pola kerja 6 hari masuk, 1 hari libur, maka durasi kerja harian seharusnya 7 jam agar total tetap 40 jam per minggu.
- Jika perusahaan tetap meminta karyawan bekerja 8 jam per hari dengan hanya 1 hari libur, maka ada kelebihan jam kerja yang masuk kategori lembur. Dalam hal ini, perusahaan wajib membayar upah lembur sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 6 Orang Excel
Ini adalah salah satu pola yang paling stabil dan adil untuk operasional 2 shift. Dengan jumlah karyawan genap, kamu bisa membagi tim secara merata, memastikan beban kerja tidak menumpuk.
- Pola Shift: 8 jam (Shift Pagi: 08:00 - 16:00; Shift Malam: 16:00 - 24:00)
- Analisis: Pola ini meminimalkan lembur, menjaga produktivitas, dan memberikan waktu istirahat yang cukup.
Kamu bisa membagi karyawan menjadi 2 tim dengan masing-masing 3 orang. Setiap tim bekerja 4 hari, lalu 2 hari libur.
Tabel:
5. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 7 Orang
Sistem kerja 2 shift dengan 7 orang karyawan biasanya dipakai agar jadwal tetap seimbang antara jam kerja dan hari libur.
Dengan dua giliran, yaitu shift pagi (P) dan shift sore/malam (S), pembagian kerja diatur supaya beban tiap orang merata dan tetap ada hari off untuk istirahat.
Berikut contoh jadwal kerja 2 shift untuk 7 orang karyawan dalam format tabel sederhana:
Keterangan:
- P = Pagi (08.00–16.00)
- S = Sore/Malam (16.00–24.00)
- O = Off/Libur
Butuh Rekrut Karyawan Baru Berkualitas? Pasang Loker Gratis di Dealls!
Setelah melihat betapa krusialnya perencanaan SDM dalam sistem kerja 2 shift, kamu pasti menyadari bahwa memiliki tim yang andal dan berkualitas adalah kunci.
Karyawan yang kompeten bukan hanya membuat operasional lancar, tapi juga mengurangi beban HR dalam hal turnover dan re-recruitment.
Jika perusahaanmu sedang mencari kandidat terbaik, baik itu fresh graduate yang penuh potensi maupun profesional berpengalaman, Dealls adalah solusi yang tepat.
Dealls hadir untuk membantu HR menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaanmu.
Dengan ribuan kandidat yang terverifikasi dan fitur pencarian yang canggih, kamu bisa menghemat waktu dan sumber daya.
Fitur dan Keunggulan Pakai Dealls:
- Database besar, jangkauan luas
- Kualitas kandidat tidak terjamin.
- Gratis pasang loker
- Kandidat terkurasi
Pasang Loker Gratis di Dealls sekarang juga dan rasakan kemudahannya! Bersama Dealls, kita bangun tim impian yang produktif.
