Pedoman Cara Mengundurkan Diri dari PNS: Syarat, Prosedur, Contoh Surat

Meskipun sering disebut sebagai pekerjaan impian bagi banyak orang, menjadi PNS tidak selalu cocok untuk semua individu. Ada berbagai alasan yang mungkin membuat seseorang merasa kurang sesuai dengan posisi tersebut. 

Jika kamu salah satunya, tak perlu khawatir—ada cara mengundurkan diri dari PNS yang bisa kamu ikuti.

Tentunya, proses ini berbeda dengan resign dari perusahaan swasta atau instansi lainnya. Oleh karena itu, penting untuk memahami langkah-langkah dan hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum mengambil keputusan.

Tak hanya bermanfaat bagi PNS yang ingin mengundurkan diri, artikel ini juga penting bagi kamu yang sedang mempertimbangkan karier sebagai PNS agar lebih memahami seluk-beluk profesi ini.

Yuk, simak artikelnya sampai selesai!

Aturan Terkait Pengunduran Diri PNS

Mungkin kamu kerap bertanya-tanya apakah PNS boleh resign?

Jawabannya adalah boleh! Seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) diperbolehkan mengundurkan diri, meskipun prosesnya memiliki aturan yang berbeda dibandingkan dengan pegawai di perusahaan swasta atau Badan Usaha Milik Negara (BUMN). 

Namun, sebelum resmi mengundurkan diri, seorang PNS tetap harus menyelesaikan seluruh kewajiban yang melekat pada jabatannya.

Ketentuan terkait pengunduran diri PNS diatur dalam Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 3 Tahun 2020, yang mengatur tentang pemberhentian PNS, baik atas permintaan sendiri maupun karena pemecatan dengan tidak hormat.

Lalu, yang jadi pertanyaan selanjutnya, apakah PNS yang memutuskan untuk resign akan diberhentikan secara tidak terhormat? Apakah permohonannya bisa ditolak?

1. Penolakan Permohonan Pengunduran Diri

Menjawab pertanyaan di atas, PNS yang mengajukan pengunduran diri akan diberhentikan dengan hormat, sebagaimana diatur dalam peraturan Badan Kepegawaian Negara (BKN). Namun, dalam beberapa kondisi, permohonan pengunduran diri dapat ditolak apabila pegawai berada dalam situasi berikut:

• Sedang dalam proses peradilan karena diduga melakukan tindak pidana kejahatan.
• Masih terikat kewajiban bekerja pada instansi pemerintah sesuai ketentuan perundang-undangan.
• Dalam pemeriksaan pejabat berwenang karena dugaan pelanggaran disiplin PNS.
• Mengajukan upaya banding administratif akibat dijatuhi hukuman disiplin berupa pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri.
• Sedang menjalani hukuman disiplin.
• Alasan lain yang dianggap perlu oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK).

Lantas, apakah PNS yang sudah resign bisa mendaftarkan diri kembali di CPNS? Jika ia tidak pernah diberhentikan secara tidak hormat, maka PNS yang sudah resign bisa mengikuti seleksi CPNS kembali apabila memenuhi semua syarat yang ditetapkan.

2. Penundaan Permohonan Pengunduran Diri

Selain ditolak, pengunduran diri PNS juga dapat ditunda dalam kondisi tertentu.

Berbeda dengan aturan resign di perusahaan swasta yang umumnya menerapkan one-month notice atau two-weeks notice, pengunduran diri PNS bisa ditunda hingga maksimal 1 tahun jika pegawai masih memiliki tugas atau kepentingan dinas yang harus diselesaikan.

Namun, sesuai peraturan BKN, keputusan penundaan ini harus ditetapkan secara resmi oleh PPK dengan mencantumkan batas waktu yang jelas.

Baca juga: Apa Itu Tukin PNS: Faktor Penilaian dan Cara Menghitungnya

Syarat Pengunduran Diri PNS

Berdasarkan Pasal 5 Peraturan BKN Tahun 2020, seorang PNS yang ingin mengundurkan diri harus memenuhi beberapa syarat berikut:

• PNS yang mengajukan permohonan pengunduran diri akan diberhentikan dengan hormat.
• Pengunduran diri dapat ditunda hingga maksimal 1 tahun jika pegawai masih dibutuhkan untuk kepentingan dinas.
• Penundaan dihitung sejak penetapan keputusan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dengan batas waktu yang telah ditentukan.
• Permohonan pengunduran diri ditunda apabila pegawai masih memiliki tugas mendesak yang belum diselesaikan atau belum ada pengganti yang ditunjuk.
• Permohonan ditolak apabila pegawai berada dalam salah satu kondisi berikut:
  • Sedang dalam proses peradilan karena tindak pidana hukum.
  • Masih terikat kewajiban bekerja dengan instansi pemerintah.
  • Sedang dalam pemeriksaan akibat pelanggaran disiplin.
  • Mengajukan banding administratif akibat dijatuhi hukuman pemberhentian tidak hormat.
  • Sedang menjalani hukuman disiplin.
  • Alasan lain sesuai pertimbangan PPK.
• Proses peradilan yang dimaksud mencakup status tersangka, baik dalam tahap penyidikan, penuntutan, maupun pemeriksaan di pengadilan, terlepas dari apakah pegawai tersebut ditahan atau tidak.

Dengan memahami aturan ini, PNS yang ingin mengundurkan diri dapat menjalani prosesnya dengan lebih terarah dan sesuai ketentuan.

Prosedur Pengunduran Diri dari PNS

Seperti halnya proses pengunduran diri pada umumnya, CPNS atau PNS yang ingin mengundurkan diri harus mengikuti beberapa tahapan dan prosedur yang telah ditetapkan. Berikut langkah-langkahnya:

1. CPNS mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis melalui atasan langsung secara hierarkis kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK).
2. PPK meneruskan permohonan kepada kepala unit kerja dengan golongan PNS paling rendah Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Pratama.
3. Pimpinan Tinggi Pratama meneruskan permohonan tersebut ke Pejabat yang Berwenang (PyB) melalui kepala unit kerja yang bertanggung jawab dalam kepegawaian.
4. Kepala unit kerja bidang kepegawaian meneruskan permohonan ke PyB untuk ditinjau lebih lanjut.
5. PyB meneruskan permohonan ke PPK dengan rekomendasi persetujuan, penundaan, atau penolakan.
6. Jika PNS berasal dari golongan JPT Utama, JPT Madya, atau Jabatan Fungsional (JF) Keahlian Utama, PyB akan meneruskan permohonan tersebut ke PPK. Selanjutnya, PPK akan meneruskan permohonan ke Presiden dengan rekomendasi persetujuan, penundaan, atau penolakan.
7. Jika permohonan ditolak atau ditunda, PPK akan memberikan alasan penolakan atau penundaan secara tertulis kepada CPNS/PNS yang bersangkutan.
8. Rekomendasi persetujuan, penundaan, atau penolakan diberikan maksimal 14 hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPK.
9. Sebelum keputusan pemberhentian ditetapkan, CPNS/PNS yang bersangkutan tetap wajib menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Jika tidak, maka dapat dikenakan hukuman disiplin.
10. Presiden atau PPK akan menetapkan keputusan pemberhentian, dengan memperhitungkan hak-hak kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan.
11. Jika PNS yang diberhentikan memenuhi syarat untuk mendapatkan jaminan pensiun, maka Presiden atau PPK akan menetapkan keputusan pemberian pensiun setelah mendapatkan pertimbangan teknis dari Kepala BKN atau Kepala Kantor Regional BKN.
12. Keputusan pemberhentian akan berlaku efektif mulai akhir bulan saat keputusan tersebut ditetapkan oleh Presiden atau PPK.

Dengan memahami prosedur ini, CPNS/PNS yang ingin mengundurkan diri dapat mengikuti prosesnya dengan benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Contoh Surat Pengunduran Diri CPNS

Sebelum mengajukan resign, kamu perlu mengetahui gambaran tentang surat pengunduran diri CPNS yang tepat seperti contoh di bawah ini!

Pastikan untuk menyesuaikan dengan data dirimu sendiri. Kamu bisa mengunduh contoh ini secara gratis di sini.

Surabaya, 13 Februari 2025

Kepada Yth.
Bapak Penjabat Gubernur Jawa Timur
Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Drs. Ali Hamdani, M.Si
NIP: 119123456790
Tempat, Tanggal Lahir: Surabaya, 13 Juni 1990
Jabatan: Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Timur
Pangkat/Golongan: Pembina Utama Muda IV/c

Dengan ini, saya mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkungan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur. Pengunduran diri ini berkaitan dengan pencalonan saya sebagai Calon Wali Kota Surabaya, yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan mewajibkan saya untuk mengundurkan diri dari status PNS.

Saya ingin menyampaikan apresiasi yang sebesar-besarnya atas dukungan dan kerja sama yang telah diberikan selama saya bertugas di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Pengalaman serta ilmu yang saya peroleh selama bekerja di lingkungan ini menjadi bekal berharga bagi saya untuk melanjutkan pengabdian kepada masyarakat dalam kapasitas yang berbeda.

Saya juga memohon maaf apabila terdapat kekhilafan atau kesalahan selama masa pengabdian saya. Saya berharap hubungan baik yang telah terjalin dapat tetap terjaga di masa mendatang.

Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Besar harapan saya agar permohonan ini dapat diterima dengan baik. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)
Drs. Ali Hamdani, M.Si
NIP. 119123456790

Tembusan:

1. Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur
2. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Timur

Baca: Cuti Tahunan PNS Berapa Hari? Panduan Lengkap cek disini!

Nah, itu dia beberapa hal tentang cara mengundurkan diri dari PNS, semoga dapat bermanfaat dan bisa menjadi referensi kedepannya, ya!

Jangan lupa untuk mempertimbangkan lagi keputusan untuk resign sebagai PNS ini, apalagi jika kamu belum memiliki backingan pekerjaan yang sesuai dengan passion dan impianmu!

Jika kamu ingin berkarier di bidang lain, kamu bisa menemukan berbagai lowongan kerja terbaru di Dealls!

Di sini ada lebih dari 1000 lowongan kerja dari berbagai bidang yang bisa kamu pilih sesuai dengan passion dan minat kamu. 

Masih ragu dengan keputusan yang akan kamu pilih? Tenang, kamu juga bisa berkonsultasi dengan berbagai mentor berpengalaman di career mentor!

Jelajahi lowongan kerjanya, temukan kesempatan berkarier tebaik!

Sumber:

- Peraturan BKN No. 5 Tahun 2020

- Peraturan BKN Nomor 3 Tahun 2020.pdf