Dalam memulai perjalanan karier, seorang pelamar kerja harus menyebarkan lamaran kerja ke berbagai perusahaan yang dituju.
Nah, ada beberapa cara untuk pengiriman lamaran ini, tentunya menyesuaikan apa yang diminta oleh setiap perusahaan.
Banyak yang lebih suka menggunakan berbagai platform digital seperti email dan website. Namun, di sisi lainnya, masih banyak juga yang lebih suka cara konvensional, yaitu melalui pos.
Bagaimana jika kamu belum pernah mengirimkan surat atau dokumen apapun lewat pos? Jangan khawatir! Di sini, kita akan membahas panduan lengkap terkait cara mengirim lamaran kerja lewat pos!
Baca juga: 5 Contoh Cover Letter yang Ampuh Tarik Perhatian Rekruter
Apakah Boleh Mengirim Lamaran Via Pos?
Mungkin, masih banyak orang-orang yang tidak mengetahui ini. Kenyataannya, mengirim lamaran kerja lewat pos masih diperbolehkan dan diterima.
Kebanyakan perusahaan-perusahaan yang malah mewajibkannya antara lain institusi pemerintahan, BUMN, dan beberapa perusahaan yang mencantumkan alamat fisiknya untuk pengiriman lamaran.
Cara pengiriman lewat pos ini punya kelebihannya sendiri: kamu bisa meninggalkan kesan pertama yang baik secara langsung pada HRD! Dilansir dari Indeed, kamu bisa menunjukkan seberapa profesionalnya dirimu, dimulai dari cara berpakaian dan bersikap.
Nah, ini akan membuka peluang lebih besar supaya mereka bisa merespons langsung apabila menemukan keunikan yang membuatmu berbeda dengan lainnya. Dengan begitu, semakin tinggilah kesempatanmu untuk direkrut oleh perusahaan tersebut!
Struktur dan Isi Surat Lamaran Kerja yang Baik
Beberapa orang berkata, surat lamaran yang baik menunjukkan kepribadian kita sebagai pengirimnya. Untuk itu, kamu harus menyusunnya dengan jelas dan profesional. Jangan lupa untuk menyertakan beberapa elemen penting berikut!
1. Tanggal dan Informasi Kontak
Di bagian kanan atas, berikan tempat dan tanggal penulisan surat lamaran, misalnya saja “Bekasi, 24 November 2024”. Tulislah dengan format seperti itu supaya tampak rapi dan mudah dipahami.
2. Hal dan Lampiran
Sertakan seberapa banyaknya dokumen yang kamu lampirkan di bagian kiri surat, misalnya saja “Lampiran: 3 Dokumen”. Di bawahnya, kamu bisa langsung menuliskan hal (perihal) surat yang spesifik. Contohnya “Hal: Lamaran Pekerjaan”.
“Lampiran: 3 Dokumen
Hal: Lamaran Pekerjaan”
Dengan menyertakan informasi ini, para HRD langsung bisa mengetahui apa maksud dari suratmu sebelum membacanya dengan lengkap!
3. Nama/Jabatan dan Alamat Perusahaan
Di bawah lampiran, tuliskan nama penerima surat dan jabatan yang mereka pegang di perusahaan. Berikan juga alamat lengkap perusahaan, mulai dari nama jalan, nomor gedung, sampai kode posnya juga! Misalnya:
“Kepada Yth,
HRD Perusahaan W
Jalan X No Y
Kota Z “
Nah, bagaimana caranya kalau kamu tidak tau nama dari manajer perekrutan? Mudah saja! Dilansir dari situs Indeed, kamu bisa melihat kembali deskripsi pekerjaan pada lowongan pekerja. Jika tidak tercantum disana, periksalah website resmi perusahaan.
Menuliskan alamat perusahaan tidak hanya menunjukkan bahwa kamu pribadi dengan tingkat profesionalisme tinggi, namun membantu surat lamaran kerja ini bisa diterima oleh tangan yang tepat.
4. Salam Pembuka
Awali surat lamaran kamu dengan salam-salam formal, seperti “Dengan Hormat". Setelah itu, berikan mereka ucapan pembuka singkat tanpa mengurangi rasa hormatmu terhadap si penerima surat.
Memberikan salam dengan sopan akan meninggalkan kesan positif sendiri di mata para rekruter. Mereka sangat mengapresiasi pribadi-pribadi yang sopan!
5. Kata Pengantar
Untuk pembuka artikel, kamu bisa mengutarakan apa maksud dari menulis kamu menulis surat ini. Dalam konteks ini, kita contohkan dengan mengajukan lamaran untuk posisi digital marketing.
Sebagai tambahan, sertakan juga dari mana sumber informasi lowongan tersebut kamu dapatkan. Misalnya dari website resmi mereka atau job portal tertentu.
6. Biodata Pribadi
Di tengah-tengah surat, kamu bisa memperkenalkan informasi pribadimu dengan lengkap. Jangan lupa untuk menuliskan beberapa hal ini:
- Nama
- Tanggal lahir
- Alamat
- Nomor telepon
- Pendidikan terakhir
Sebaiknya, data-data ini ditulis dengan rapi supaya HR bisa lebih mudah melakukan background checking dan menghubungimu secara personal!
7. Maksud dan Tujuan
Selanjutnya, tulislah alasan kenapa kamu tertarik melamar pekerjaan ini. Kamu bisa menyesuaikannya dengan ketertarikanmu dengan visi mereka atau kesesuaian posisi ini dengan latar belakang pendidikan atau kegiatanmu sebelumnya!
Jelaskan alasan Anda melamar pekerjaan tersebut, seperti ketertarikan terhadap visi perusahaan atau kesesuaian posisi dengan latar belakang Anda. Tambahkan poin keunggulan yang Anda miliki untuk meyakinkan perekrut.
8. Pengalaman Kerja dan Keterampilan
Selain menyertakan maksud dan tujuan melamar, sebaiknya sertakan juga pengalaman kerja yang relevan! Jelaskan secara singkat tanggung jawabmu di pekerjaan sebelumnya, keterampilan spesifik yang dikuasai.
Mengapa hal ini penting? Dikutip dari Michael Page, surat lamaran yang kamu kirim harus menyoroti keterampilan dan pengalamanmu untuk menciptakan kesan bahwa kamulah kandidat yang paling cocok untuk mengisi posisi ini!
Bagaimana jika kita belum punya pengalaman kerja? Sebagai gantinya, jelaskan keterampilan atau proyek mandiri relevan yang pernah kamu lakukan selama bersekolah atau menjadi karyawan magang di suatu tempat.
9. Lampiran
Eits, jangan lupa lampirkan daftar dokumen yang kamu sertakan, ya! Inilah contoh daftar lampiran yang bisa kamu tiru
- CV
- Fotokopi Ijazah
- Transkrip Nilai
- Sertifikat Pelatihan
Pastikan semua dokumen ini memang sudah diverifikasi dengan pihak terkait dan dicetak dengan baik dan jelas.
10. Penutup
Untuk menutup surat ini, berikan harapan positif seperti bersedia untuk mengikuti proses diskusi terkait posisi ini secara lebih lanjut melalui interview. Ucapkan juga terima kasih atas perhatian dan waktu yang diberikan karena mereka sudah mau membaca surat lamaranmu!
11. Tanda Tangan dan Nama Terang
Di bagian kanan atau kiri surat, sebaiknya bubuhkan tanda tangan basah untuk menjamin keabsahannya. Di bawahnya, sertakan nama lengkapmu dengan jelas untuk menunjukkan identitas surat lamaran ini.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengirim Lamaran Lewat Pos
Pernah mengalami penolakan pekerjaan atau tidak mendapatkan respons balik dari HRD karena kesalahan kecil? Rasanya pasti begitu sakit.
Nah, supaya hal ini tidak terjadi lagi, kamu perlu memerhatikan beberapa hal di bawah ini untuk bisa mengirimkan surat lamaran yang profesional dan tepat sasaran.
1. Gunakan Amplop yang Sesuai
Supaya surat lamaran kamu bisa dikirim dalam kondisi tidak terlipat, pilihlah amplop coklat tebal ukuran A4 atau folio. Pilihan amplop ini menjadi favorit banyak orang karena terbukti menjaga kualitas dokumen kamu supaya tidak mudah rusak saat dikirimkan.
Dengan menyiapkan amplop yang rapi dan bersih, pihak HRD akan memandang kamu sebagai orang yang profesional dan selalu memperhatikan detail. Dijamin, dirimu punya citra yang positif di mata mereka!
Baca juga: 9 Contoh Penulisan Amplop Lamaran Kerja Beserta Template Formatnya
2. Tulis Alamat dengan Jelas
Selanjutnya, tuliskan alamat tujuan surat yang lengkap dan jelas: dalam konteks ini adalah alamat perusahaan. Jangan lupa untuk menuliskannya dengan awalan huruf kapital dan berikan kode pos supaya lebih akurat.
3. Cek Kembali Isi Surat
Sebelum memasukkan surat kamu ke dalam amplop, pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, bahkan format surat yang kamu gunakan. Sekecil apapun kesalahan yang tidak sengaja dilakukan, bisa saja HRD punya kesan yang negatif kepadamu.
Untuk menghindari hal ini, luangkan sedikit waktu untuk membaca ulang seluruh dokumen sebelum dikirimkan!
4. Sertakan Stempel yang Tepat
Pastikan amplop kamu sudah diberikan stempel atau perangko. Timbanglah dahulu berat dokumen yang kamu ingin kirimkan kepada petugas pos. Nah, tempelkanlah stempel ini dengan nilai yang sesuai dengan tarif pos kamu.
5. Gunakan Klip atau Map Dokumen
Ingin dokumen kamu jauh lebih rapi? Sematkan saja semua dokumen kamu dengan klip kertas! Selain membuatnya tidak mudah bergeser, dokumen-dokumen kamu tidak akan terlipat saat dikirimkan.
Pilihan lainnya, kamu juga bisa menggunakan map dokumen khusus. Rapi atau tidaknya dokumen meninggalkan kesan yang baik lho di mata HRD!
Baca juga: 30 Contoh Surat Lamaran Kerja Berbagai Industri, Lengkap!
Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Pos
Supaya surat lamaranmu bisa terkirim dengan tepat, kamu tentu menerapkan step-by-stepnya dengan lengkap dan terstruktur. Yuk simak panduan lengkap terkait cara mengirim lamaran kerja lewat pos!
1. Siapkan Surat Lamaran
Tulislah surat lamaran dengan benar, sesuai dengan struktur yang tadi kami jelaskan. Nah, cek juga apakah isi surat kamu sudah singkat, padat, menarik, dan mendeskripsikan kualifikasi dirimu yang sesuai dengan kriteria yang mereka inginkan.
Jangan lupa ya untuk pakai bahasa formal dan sopan untuk menonjolkan kesan profesionalmu di depan perusahaan.
2. Siapkan Dokumen Pendukung
Selanjutnya, kumpulkan semua dokumen pendukung yang dibutuhkan. Mulai dari CV, fotokopi ijazah, transkrip nilai, semua sertifikat, dan pas foto terbaru. Periksalah ulang untuk mengirimkan dokumen ini secara lengkap dan tidak ada kekurangan apapun.
3. Cetak Surat dengan Rapi
Cetaklah surat lamaran dan dokumen pendukung ini dengan printer yang berkualitas tinggi. Pilihlah tinta printer yang jelas dan kertas putih berkualitas baik. Hindari mengirimkan dokumen kalau tulisan pada suratnya sedikit pudar atau kertas yang digunakan sedikit tipis karena bisa mengurangi profesionalitas kamu.
4. Masukkan Dokumen ke Dalam Amplop
Kalau kamu hanya punya amplop dengan ukuran standar, lipatlah surat lamaran dengan rapi. Akan tetapi, kami tetap lebih merekomendasikan amplop coklat tebal atau amplop khusus dokumen berukuran A4 supaya dokumen bisa tampak lebih rapi.
5. Tulis Alamat Penerima dengan Jelas
Di depan amplop, tulislah alamat perusahaan serta penerima surat. Gunakan huruf kapital supaya lebih mudah dibaca dan tambahkan juga kodepos supaya pengirimannya lebih akurat! Sebagai langkah opsional, tuliskan juga nama dan alamatmu sebagai pengirimnya di belakang amplop.
6. Kunjungi Kantor Pos
Selanjutnya, bawalah amplop isi lamaran kerja ini ke kantor pos terdekat dari rumahmu. Saat sampai, segera infokan ke daerah mana surat ini dikirimkan.
Pilih juga layanan pengiriman sesuai kebutuhan kamu. Kalau situasinya mendekat, manfaatkan layanan kilat khusus supaya surat kamu bisa cepat sampai!
7. Lacak Pengiriman (Jika Perlu)
Langkah ini sebenarnya juga opsional, tapi kamu bisa menggunakan layanan pengiriman yang dilengkapi dengan nomor pelacakan. Ini membuatmu bisa mengecek status pengiriman kapanpun saja melalui website atau aplikasi tertentu.
8. Simpan Bukti Pengiriman
Setelah mengirimkan surat pengiriman, jangan sampai menghilangkan resi atau bukti pengiriman yang diberikan padamu. Ini bisa digunakan sebagai referensi kalau-kalau proses pengiriman suratmu mengalami sedikit kendala.
Kirim Lamaran dengan Tepat, Wujudkan Impian Karier Anda
Mulai dari pertanyaan dasar tentang apakah boleh mengirimkan lamaran kerja lewat pos hingga panduan lengkapnya, kini kamu sudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Bisa saja, kamu akan membutuhkan cara ini suatu saat!
Meskipun begitu, kami paham kalo pengiriman lamaran kerja ini cenderung sulit. Sebagai solusi yang lebih mudah dan praktis, yuk temukan aneka lowongan kerja terbaru di platform Dealls!
Disini, kamu bisa menemukan berbagai lowongan dengan posisi yang relevan sesuai kebutuhan. Mulai dari tingkatan pemula, pekerjaan kreatif, bahkan sampai besaran gaji yang diinginkan–lamarlah posisi pekerjaan yang cocok dengan kebutuhan dan kecocokan kamu.
Oh iya, jangan lupa juga untuk cek kualitas CV-mu dengan fitur ATS Checker kami. Semakin bagus CV-mu, semakin besar juga peluang untuk bisa bekerja di posisi bahkan perusahaan idemanmu!
Tunggu apalagi? Yuk jelajahi semua peluang karier menjanjikan yang tersedia di Dealls sekarang juga dan wujudkan impian karier kamu!
Sumber:
Applying for Jobs Online vs. in Person: Which Is Better? | Indeed.com
How to structure a cover letter (With example) | Indeed.com UK
What is a cover letter and why are they important? | Michael Page
