Sebagai HRD, kamu harus tahu cara membuat slip gaji sesuai standar dan mudah dipahami.
Dokumen ini penting bagi karyawan sebagai bukti pendapatan, berkas untuk mengajukan kredit hingga visa.
Isinya mencakup rincian gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga total gaji bersih yang diterima.
Kalau belum tahu, mari simak apa saja komponen slip gaji, cara membuatnya dengan Word dan Excel, serta contoh yang bisa langsung kamu tiru!
Apa itu Slip Gaji?
Slip gaji adalah dokumen yang berisi rincian penghasilan karyawan, termasuk rincian gaji pokok, potongan, tunjangan hingga bonus.
Secara hukum, perusahaan tidak wajib memberikan slip gaji. Namun berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah.
Bentuk bukti pembayaran upah bisa berupa nota, mutasi rekening, dan yang paling umum yaitu slip gaji. Slip gaji bisa dibuat dalam bentuk file digital atau cetak kertas.
Namun, apakah slip gaji bisa ditulis tangan? Jawabannya bisa. Ketiganya sah asalkan memuat komponen yang jelas dan transparan.
Baca Juga: 20 Contoh Slip Gaji Karyawan sesuai Standar Profesional (+Template)
Komponen Slip Gaji
Komponen slip gaji adalah komponen yang wajib ada karena fungsinya menggambarkan penyusun gaji itu sendiri.
Setiap perusahaan bisa mempunyai komponen penyusun gaji yang berbeda, sehingga bisa disesuaikan lagi dengan kebutuhan. Umumnya, komponen tersebut meliputi:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah upah dasar yang dibayarkan kepada karyawan. Namanya upah dasar, gaji pokok tidak termasuk tunjangan, upah lembur, atau potongan.
Mengacu pada Pasal 94 UU Ketenagakerjaan, besaran gaji pokok paling sedikit 75% dari total upah, sisanya bisa terdiri dari tunjangan tetap dan tidak tetap.
2. Upah Lembur
Komponen ini tidak selalu ada dalam slip gaji, karena biasanya diberikan untuk posisi tertentu, khususnya pekerja shift seperti perawat, staf gudang, dll.
Berdasarkan Permenaker No. 102/MEN/VI/2004, upah lembur diberikan kepada pekerja yang bekerja melebihi jam kerja normal (lebih dari 7 jam sehari atau 40 jam seminggu).
Nominalnya harus disepakati bersama dan besarannya tergantung waktu kerja lembur yang dilakukan.
3. Tunjangan
Tunjangan dibagi menjadi dua, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Selayaknya upah lembur, komponen slip gaji ini tidak selalu ada, tergantung hak karyawan.
Berikut perbedaan kedua jenis tunjangan ini:
Tunjangan Tetap
Diberikan rutin setiap bulan tanpa tergantung performa atau absen.
Contoh:
- Tunjangan jabatan
- Tunjagan keluarga
- Tunjangan operasional (perangkat, kuota internet, dll)
Tunjangan Tidak Tetap
Diberikan dalam jumlah tergantung performa atau absensi karyawan.
Contoh:
- Tunjangan makan
- Tunjangan transport
- Tunjangan kehadiran
4. Bonus
Dalam panduan cara membuat slip gaji ini, komponen bonus juga harus kamu perhatikan.
Bonus bukan komponen wajib, tetapi jika tercantum dalam kontrak kerja, maka kamu harus mencantumkannya secara wajib.
Bonus diberikan atas kinerja atau pencapaian target karyawan.
5. Potongan
Potongan dalam slip gaji adalah komponen yang mengurangi total penghasilan (gaji kotor) karyawan.
Potongan setiap karyawan bisa berbeda, tergantung hak yang mereka dapat. Namun harus ditulis agar tidak memicu kebingungan.
Berikut beberapa jenis potongan gaji:
- BPJS Kesehatan (4% dari perusahaan & 1% dari gaji karyawan)
- BPJS Ketenagakerjaan (3,7% dari perusahaan & 2% dari gaji karyawan)
- Pajak penghasilan (PPh 21)
- Cicilan pinjaman koperasi
- Denda keterlambatan
- Sanksi pelanggaran
- Dana pensiun (tergantung perusahaan)
Format & Struktur Slip Gaji
Kalau mau tau cara membuat slip gaji yang benar, pahami dulu standar format yang profesional. Format ini berfungsi agar slip gaji mudah dipahami.
Berikut tatanan format slip gaji secara umum:
1. Logo dan Identitas Perusahaan
Bagian paling atas slip gaji biasanya memuat logo dan identitas perusahaan. Fungsinya untuk menunjukkan bahwa slip gaji tersebut resmi dikeluarkan oleh perusahaan.
Identitas perusahaan mencakup:
- Nama perusahaan
- Logo perusahaan
- Alamat kantor
- Nomor kontak
- Nomor NPWP perusahaan
Contoh:
PT Nusantara Teknologi Mandiri
Jl. Sudirman No. 88, Jakarta
Telp. (021) 98765432 | www.nusantarateknologi.co.id
2. Identitas Karyawan
Langkah dalam cara membuat slip gaji selanjutnya yaitu memasukkan identitas karyawan untuk memastikan slip gaji hanya ditujukan ke karyawan tertentu.
Informasi identitas karyawan meliputi:
- Nama lengkap
- Nomor induk karyawan (NIK)
- Jabatan
- Departemen
- NPWP (jika ada)
Contoh:
Nama: Andi Saputra
NIK: 20250123
Jabatan: Staff Marketing
Departemen: Sales & Marketing
NPWP: 12.345.678.9-012.000
3. Periode Pembayaran
Slip gaji harus mencantumkan periode gaji yang dibayarkan serta tanggal pembayaran. Fungsinya agar karyawan bisa mengetahuinya sekaligus memudahkan urusan administrasi.
Contoh:
Periode Gaji: 01 Januari 2023 – 31 Januari 2023
Tanggal Pembayaran: 01 Februari 2023
4. Rincian Komponen Gaji
Bagian ini menunjukkan detail total penghasilan seorang karyawan. Biasanya dipisahkan ke dalam dua kolom, yaitu pendapatan (gaji pokok, tunjangan, bonus, lembur, dsb.) dan potongan (pajak, BPJS, pinjaman, koperasi, dsb.).
Contoh:
5. Total Gaji Bersih (Take Home Pay)
Setelah semua pendapatan dikurang dari potongan, slip gaji perlu menampilkan jumlah gaji bersih dibayarkan perusahaan.
Istilah yang digunakan bisa total dibayarkan, take home pay, dan total gaji bersih.
6. Pernyataan Kerahasiaan
Mengingat slip gaji adalah dokumen sensitif, isinya perlu dijaga agar tidak disalahgunakan. Pernyataan kerahasiaan bisa diletakkan di bagian bawah slip.
Contoh:
- Slip gaji ini bersifat rahasia dan hanya diperuntukkan bagi karyawan yang bersangkutan.
- Informasi dalam slip gaji ini tidak boleh dibagikan kepada pihak lain tanpa persetujuan perusahaan.
- Slip gaji ini merupakan dokumen pribadi. Dilarang memperbanyak atau menyebarluaskan isinya.
7. Informasi Pembayaran
Agar transparan, slip gaji juga sebaiknya mencantumkan informasi nomor rekening, nama bank, dan nama pemilik rekening tempat gaji ditransfer.
Contoh:
Nama Bank: BCA
No. Rekening: 1234567890
Atas Nama: Andi Saputra
8. Tanda Tangan dan Nama Terang
Sebagai bentuk pengesahan, slip gaji biasanya ditandatangani oleh bagian HR atau keuangan, lengkap dengan nama terang dan jabatan. Letaknya ada di bagian bawah slip gaji.
Contoh:
Jakarta, 01 Februari 2023
Hormat Kami,
PT Suka Maju Abadi
(Tanda Tangan)
Rival Santoso
HR Manager
Cara Membuat Slip Gaji Karyawan Sederhana
Bagi yang ingin tau slip gaji dibuat dimana? Jawabannya ada tiga cara, yaitu melalui Word, Excel, dan otomatis pakai aplikasi HRIS seperti KantorKu.
Nah, untuk cara cara membuat slip gaji karyawan manual bisa pakai Excel dan Word. Pastikan perhitungannya benar agar tidak ada salah input data.
Cara Membuat Slip Gaji di Word
Hampir semua orang bisa menggunakan Microsoft Word, sehingga beberapa orang nyaman dengan aplikasi ini.
Hanya saja tidak ada perhitungan otomatis, jadi perhitungan seperti potongan, total gaji bersih, dll, harus dihitung manual. Berikut urutan caranya:
1. Membuat Halaman Baru
Pertama buat dulu halaman baru dengan cara membuka Microsoft Word > Blank Document. Selanjutnya, atur ukuran kertas sesuai kebutuhan melalui Layout > Size, baik menjadi A4, A5, B5, atau lainnya.
2. Melengkapi Informasi Slip Gaji
Masukan logo dan identitas perusahaan pada bagian header dokumen. Lalu, cantumkan identitas karyawan, periode pembayaran dan informasi pembayaran pada badan dokumen.
Untuk pernyataan kerahasiaan bisa diletakkan di footer dokumen. Sesuaikan lagi susunan informasi ini dengan gaya perusahaan.
3. Membuat Tabel beserta Informasi Gaji
Agar lebih mudah memahami isinya, penulisan rincian gaji bisa dimuat dalam bentuk tabel pendapatan dan potongan secara terpisah.
Terakhir, cantumkan nominal take home pay yang didapat dari mengurangi pendapatan dengan potongan.
4. Menyimpan dalam Bentuk PDF
Terakhir, simpan slip gaji dengan klik menu File > Save, lalu beri nama dengan format misalnya (Nama Karyawan)_Slip Gaji (Periode).
Kalau ingin menyimpan dalam bentuk PDF, pilih menu File > Export > Create PDF/XPS.
Download Template Slip Gaji Word
Cara Membuat Slip Gaji Excel
Dengan Excel, slip gaji bisa dibuat secara landscape, sehingga bisa memuat banyak informasi tanpa membuatnya pusing dilihat. Ikuti caranya sebagai berikut:
1. Membuat Blank Workbook di Excel
Jalankan Microsoft Excel pada desktop, lalu buat lembar baru melalui menu File. Kemudian pilih New > Blank Workbook.
Berikut halaman awal ketika kamu membuka Microsoft Excel:
2. Siapkan Format Slip Gaji
Selanjutnya siapkan format slip gaji dengan menambahkan logo perusahaan, identitas perusahaan, identitas karyawan, periode pembayaran dan lainnya.
Format ini bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan perusahaan. Kurang lebih hasilnya seperti berikut:
3. Membuat Tabel Komponen Gaji
Cara membuat slip gaji ketiga adalah langkah terpenting. Buat tabel komponen gaji agar lebih mudah dibaca.
Periksa kembali isinya dan pastikan tidak ada salah tulis, karena bisa memicu kesalahan perhitungan.
4. Sesuaikan Isinya dan Simpan
Sebelum menyimpan, periksa dan sesuaikan lagi isinya dengan ketentuan perusahaan. Jika sudah, simpan dengan mengklik menu File > Save.
Beri nama slip gaji tersebut dengan format seperti (nama karyawan)_Slip Gaji (Periode). Kamu juga bisa menyimpannya dalam format PDF dengan mengklik menu File > Export > Create PDF/XPS.
Jika kamu butuh template slip gaji dengan format Excel/Sheet di atas, klik tombol berikut, ya!
Download Template Slip Gaji Excel
Cara Membuat Slip Gaji Karyawan di KantorKu HRIS
Kalau pakai KantorKu, slip gaji bisa dibuat otomatis tanpa hitung manual. Hasilnya? Lebih akurat dan mengurangi risiko salah hitung.
1. Pergi ke Menu “Run Payroll”
Login KantorKu HRIS menggunakan akun HR, lalu buka menu Run Payroll pada modul Finance.
Pilih opsi Salary di bagian Disbursement Options, kemudian tentukan parameter payroll seperti:
- Periode penggajian
- Periode kerja (cut-off date)
- Tanggal pembayaran
- Daftar karyawan yang akan diproses
2. Edit Komponen Payroll
Sistem akan menampilkan perhitungan gaji untuk seluruh karyawan. HR dapat melakukan validasi serta penyesuaian terhadap komponen berikut:
- Gaji pokok
- Tunjangan tetap dan tidak tetap
- Potongan (pajak, pinjaman, dll.)
- Iuran BPJS
3. Lakukan Pembayaran Payroll
Setelah komponen diverifikasi, periksa total biaya penggajian perusahaan. Pilih metode pembayaran:
- Transfer otomatis melalui virtual account terintegrasi dengan KantorKu HRIS
- Pembayaran manual sesuai kebijakan perusahaan
4. Slip Gaji akan Otomatis Muncul
Setelah payroll berhasil diproses, slip gaji karyawan akan otomatis tersedia di menu Payroll History.
HR dapat mengunduh slip gaji individual dengan klik Download Payslip, lalu sistem akan mengunduh dokumen dalam format digital.
Berikut contoh slip gaji dari KantorKu HRIS yang dibuat secara otomatis. Setiap karyawan juga akan menerima notifikasi pembayaran gaji sekaligus slip gajinya langsung melalui aplikasi KantorKu masing-masing.
Jadi, kamu sebagai HR tidak perlu repot-repot mengirim slip gaji kepada karyawan satu per satu.
Baca Juga: 7 Contoh Slip Gaji Guru Honorer, SD, TK, Yayasan, dll (+Template Word)
Contoh Slip Gaji
Sudah tau cara membuat slip gaji, tetapi masih ragu bagaimana contoh slip gaji yang benar? Tenang, artikel ini sudah menyediakan beberapa contoh slip gaji sederhana yang bisa menjadi acuanmu:
1. Contoh Slip Gaji Sederhana
2. Contoh Slip Gaji Guru
3. Contoh Slip Gaji Karyawan Toko
4. Contoh Slip Gaji Word
5. Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta
Cara membuat slip gaji manual rawan salah hitung, apalagi kalau harus membuat satu per satu untuk banyak karyawan.
Lebih baik buat slip gaji otomatis pakai software payroll seperti KantorKu HRIS!
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dengan KantoKu HRIS, kamu tinggal menentukan komponen gaji yang diinginkan, dari gaji pokok, tunjangan makan, BPJS, PPh 21, dll.
Sistem akan menghimpun otomatis semuanya sampai menjadi take home pay akurat. Slip gaji yang sudah jadi bisa langsung dikirim otomatis ke karyawan tanpa perlu cetak atau tulis tangan.
Hasilnya seperti berikut:
Cari Kandidat Berkualitas untuk Perusahaan Anda? Pasang Loker Gratis di Dealls!
Sudah punya format slip gaji yang rapi? Sekarang saatnya fokus ke hal penting lain yaitu rekrut kandidat terbaik demi kemajuan tim Anda!
Kalau Anda membutuhkan kandidat berkualitas untuk tim, Anda bisa pasang loker gratis di Dealls, lho!
Apa bedanya pasang loker di Dealls?
- Talent pool luas mencakup dari LinkedIn dan Google Job Posting.
- Sistem ATS dan ranking berbasis AI yang bisa merekomendasikan kandidat top match sesuai kebutuhan kualifikasi.
- Fitur filter komprehensif untuk menyaring kandidat berdasarkan ekspektasi gaji, jurusan, lama pengalaman (YoE), dll.
Sistem terintegrasi ini buat proses rekrutmen jauh lebih cepat dan efisien. Jangan tunggu sampai kandidat terbaik direkrut kompetitor!
Cukup isi form singkat ini dulu, dan loker bisa langsung dipasang!
