Mendapat undangan interview tentu terasa menyenangkan karena itu artinya kamu selangkah lebih dekat dengan posisi yang kamu inginkan.
Namun, jangan langsung buru-buru membalas tanpa dipikirkan matang-matang, karena salah memilih kata bisa membuat nilai kamu di mata HR justru berkurang.
Oleh karena itu, kamu harus tahu cara membalas undangan interview yang tepat agar tetap terlihat sopan dan profesional.
Terlebih lagi, cara membalas undangan interview lewat WhatsApp dan email memiliki pendekatan yang berbeda.
Namun tenang saja, artikel ini akan membahas semuanya secara lengkap untuk kamu!
Apa Itu Undangan Interview?
Undangan interview adalah pemberitahuan resmi dari perusahaan kepada kandidat bahwa kamu berhasil lolos tahap awal seleksi dan diajak untuk mengikuti sesi interview untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
Undangan biasanya dikirim melalui email atau WhatsApp. Jika tidak menerima undangan interview setelah tahap screening CV, biasanya perusahaan akan mengirimkan email penolakan atau tidak memberikan kabar lanjutan.
Karena itu, undangan interview merupakansinyal bahwa perusahaan tertarik mengenal kamu lebih dalam.
Umumnya, undangan interview yang baik akan memuat beberapa informasi agar kamu lebih mempersiapkan diri, seperti:
- Subjek email yang jelas, misalnya “Undangan Interview Posisi [Nama Posisi]”
- Waktu dan tanggal interview
- Lokasi interview
- Perkiraan durasi interview
- Informasi tentang siapa yang akan kamu temui
Baca Juga: 12 Ciri-Ciri Panggilan Interview Penipuan dan Contohnya
Cara Balas Undangan Interview
Pastikan kamu tahu cara balas undangan interview kerja yang tepat agar terlihat profesional sejak awal komunikasi dengan HR.
Mari simak langkah demi langkah untuk membalas undangan interview lewat WhatsApp maupun email:
Cara Balas Undangan Interview lewat WhatsApp
Undangan interview lewat WhatsApp umumnya bersifat singkat, tetapi tetap menuntut etika komunikasi yang baik.
Agar tidak salah kata, mari ikuti panduan berikut untuk mengirimkan balasan:
1. Baca Undangan dengan Saksama
Pastikan kamu memahami isi pesan secara utuh, termasuk posisi yang dilamar, nama perusahaan, jadwal, dan metode interview sebelum membalas.
2. Siapkan Informasi Penting sebelum Membalas
Sebelum mengetik pesan, pastikan kamu sudah mengecek ketersediaan jadwal, lokasi interview, hingga kesiapan dokumen atau perangkat jika interview dilakukan secara online.
3. Balas Pesan Secepat Mungkin
Usahakan membalas undangan interview dalam waktu maksimal 24 jam untuk menunjukkan antusiasme dan profesionalisme kamu.
4. Awali Balasan dengan Sapaan yang Profesional
Awali pesan dengan sapaan seperti “Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu [Nama]” agar komunikasi tetap beretika meskipun melalui WhatsApp.
5. Ucapkan Terima Kasih atas Undangan Interview
Sampaikan apresiasi secara singkat sebagai bentuk penghargaan atas kesempatan yang diberikan oleh perusahaan.
Contoh:
Terima kasih atas undangan interview yang telah diberikan kepada saya.
6. Konfirmasi Detail Interview
Sebutkan kembali tanggal, waktu, dan lokasi atau media interview untuk memastikan tidak terjadi kesalahpahaman.
Contoh:
Saya mengonfirmasi dapat hadir pada interview hari Kamis, 22 Februari 2025 pukul 10.00 WIB melalui Google Meet.
7. Tunjukkan Ketertarikan secara Singkat
Kamu juga bisa menyelipkan satu kalimat yang menunjukkan antusiasme terhadap posisi atau perusahaan tanpa perlu berlebihan.
Contoh:
Saya tertarik untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi tersebut dan mengenal perusahaan lebih dalam.
8. Periksa Kembali Pesan sebelum Dikirim
Pastikan tidak ada salah ketik, bahasa terlalu santai, atau penggunaan singkatan yang kurang pantas sebelum menekan tombol kirim.
Cek ulang pesan agar tidak ada typo seperti “trims”, “ya kak”, atau penggunaan emoji yang kurang profesional sebelum mengirim chat ke HR.
Cara Balas Undangan Interview lewat Email
Cara balas email undangan interview cenderung harus lebih terstruktur dan rapi, karena terdapat kolom subjek, badan teks, hingga lampiran. Sebagai panduan awal, mari ikuti langkah berikut agar balasan email terlihat profesional:
1. Gunakan Subjek Email yang Sama dengan Email Undangan
Jika HR mengirim undangan interview melalui email, cukup klik Reply atau Balas tanpa mengubah subjek, jadi kamu tidak perlu membuat email baru.
Dengan begitu subjek tetap dan akan menjadi misalnya Subject: Re: Undangan Interview Posisi Marketing Executive. Hal ini memudahkan HR melacak percakapan.
2. Awali Email dengan Sapaan yang Sopan
Gunakan sapaan formal seperti Yth. Bapak/Ibu [Nama] atau Dear [Name]. Jika HR sebelumnya menggunakan sapaan tertentu, kamu bisa menyesuaikannya.
3. Ucapkan Terima Kasih Atas Undangan Interview
Sampaikan apresiasi di paragraf awal sebagai bentuk penghargaan atas kesempatan interview yang diberikan oleh perusahaan.
Contoh:
Terima kasih atas undangan interview yang diberikan kepada saya untuk posisi Marketing Executive di PT Maju Jaya.
4. Konfirmasi Ketersediaan Jadwal Interview
Sebutkan dengan jelas apakah kamu dapat hadir sesuai jadwal yang ditentukan. Jika diminta memilih waktu, tuliskan ketersediaan hari dan jam secara spesifik.
Contoh:
Melalui email ini, saya mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri interview pada hari Rabu, 21 Februari 2025 pukul 10.00 WIB sesuai jadwal yang diinformasikan.
5. Tunjukkan Ketertarikan secara Profesional
Sisipkan satu atau dua kalimat yang menunjukkan antusiasme terhadap posisi dan perusahaan tanpa terkesan berlebihan.
Contoh:
Saya sangat tertarik untuk mengikuti proses interview lebih lanjut dan berdiskusi mengenai kontribusi yang dapat saya berikan untuk perusahaan.
6. Lampirkan Dokumen yang Diminta (Jika ada)
Jika HR meminta CV, portofolio, atau dokumen lain, pastikan file sudah dilampirkan dengan nama yang rapi dan mudah dikenali sebelum mengirim email.
Untuk melampirkan file, klik ikon klip kertas bernama Lampirkan file atau Attach files pada toolbar bawah. Lalu, pilih file yang diminta oleh HR.
Idealnya, file dikirim dalam format PDF dan diberi nama yang mudah dibaca, misalnya CV_NamaLengkap_Posisi.pdf.
7. Tutup Email secara Formal dan Periksa Ulang
Akhiri email dengan penutup seperti Hormat saya atau Salam hormat, lalu cantumkan nama dan kontak kamu. Sebelum mengirim, cek kembali ejaan, tata bahasa, dan kelengkapan lampiran.
Contoh:
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Saya menantikan kesempatan interview tersebut.
Hormat saya,
Andi Pratama
Baca Juga: 60 Contoh Pertanyaan Interview Kerja dan Jawabannya, Auto Tembus!
Contoh Balasan Undangan Interview
Cara balas undangan interview tergantung situasi yang kamu hadapi, baik ingin konfirmasi kehadiran, permintaan reschedule, hingga permohonan maaf karena tidak bisa hadir.
Kamu bisa langsung menggunakan beberapa contoh di bawah ini, lalu sesuaikan lagi dengan kebutuhanmu agar tidak bingung membuat dari awal:
1. Contoh Balasan Undangan Interview lewat Email
Jika undangan dikirim melalui email, maka kamu juga harus membalasnya lewat email. Adapun contohnya bisa menggunakan format berikut:
2. Contoh Balasan Undangan Interview lewat WhatsApp
Balasan via WhatsApp biasanya terasa lebih singkat dan cepat, tetapi tetap harus menjaga etika komunikasi profesional. Berikut contoh balasan WhatsApp panggilan interview yang bisa kamu gunakan:
3. Contoh Balasan Email Undangan Interview Bahasa Inggris
Beberapa perusahaan menggunakan bahasa Inggris dalam proses rekrutmen sejak awal. Berikut cara balas email undangan interview dalam bahasa Inggris dengan sopan:
4. Contoh Balasan Undangan Interview User
Pada tahap interview user, komunikasi biasanya lebih langsung dan spesifik. Contoh di bawah ini menunjukkan bagaimana membalas undangan interview user dengan tetap profesional:
Contoh:
Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu [Nama],
Terima kasih atas undangan interview user yang diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi]. Saya merasa senang dan tertarik untuk melanjutkan ke tahap interview bersama tim/user terkait di [Nama Perusahaan].
Saya mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri interview pada hari [tanggal], pukul [jam], sesuai dengan jadwal yang telah disampaikan.
Apabila terdapat hal teknis, materi, atau persiapan khusus yang perlu saya siapkan sebelum interview, mohon diinformasikan sebelumnya.
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya menantikan sesi interview tersebut.
Salam hormat,
[Nama Lengkap]
5. Contoh Balasan Undangan Interview Reschedule
Ada kalanya kamu perlu meminta perubahan jadwal interview karena alasan tertentu. Alasan untuk reschedule interview bisa karena bentrok dengan jadwal kerja, urusan keluarga yang mendesak, atau kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan.
Agar permohonan bisa diterima, simak cara reschedule interview berikut agar tetap sopan menghargai waktu HR:
Contoh:
Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu [Nama],
Terima kasih atas undangan interview yang diberikan untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan.
Namun, mohon maaf, pada jadwal interview yang telah ditentukan saya memiliki agenda lain yang tidak dapat ditinggalkan. Oleh karena itu, saya ingin mengajukan permohonan reschedule interview karena [Alasan reschedule].
Apabila memungkinkan, saya bersedia mengikuti interview pada tanggal [opsi tanggal] atau menyesuaikan dengan waktu yang tersedia dari pihak Bapak/Ibu.
Saya tetap sangat tertarik untuk melanjutkan proses rekrutmen ini. Terima kasih atas pengertian dan kesempatannya.
Salam hormat,
[Nama Lengkap]
6. Contoh Balasan Undangan Interview Tidak Bisa Hadir
Jika kamu tidak dapat menghadiri interview, bisa gunakan contoh di bawah agar menolak undangan interview tidak meninggalkan kesan negatif:
7. Cara Membalas Email Panggilan Interview Reschedule dalam Bahasa Inggris
Untuk perusahaan internasional, permintaan reschedule sering kali perlu disampaikan dalam bahasa Inggris. Cara membalas email bahasa Inggris berikut bisa jadi panduan agar pesanmu tetap jelas:
Contoh:
Dear Mr./Ms. [Name],
Thank you very much for the interview invitation for the [Job Position] role at [Company Name]. I truly appreciate the opportunity.
Unfortunately, I have an unavoidable prior commitment on the scheduled interview date. Therefore, I would like to kindly ask if it is possible to reschedule the interview. I am available on [alternative date(s)] or would be happy to adjust to a time that suits your schedule.
I remain very interested in this opportunity and look forward to discussing my qualifications further. Thank you for your understanding.
Kind regards,
[Your Name]
8. Contoh Balasan Undangan Interview yang Antusias
Dengan menunjukkan antusiasme saat membalas undangan interview bisa memberi kesan positif sejak awal. Contoh berikut bisa membantu kamu menyampaikan rasa tertarik tanpa terdengar berlebihan:
Contoh:
Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu [Nama],
Terima kasih atas undangan interview yang diberikan untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya merasa sangat antusias dan tertarik untuk melanjutkan ke tahap interview ini.
Saya mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri interview pada hari [tanggal], pukul [jam], sesuai dengan jadwal yang telah disampaikan.
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya menantikan sesi interview dan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut.
Salam hormat,
[Nama Lengkap]
9. Contoh Balasan Undangan Interview untuk Konfirmasi Kehadiran
Konfirmasi kehadiran menunjukkan bahwa kamu menghargai proses rekrutmen yang berjalan. Berikut cara balas email konfirmasi hadir di undangan interview secara singkat, tetapi tetap sopan:
10. Contoh Balasan Undangan Interview Profesional
Jika kamu ingin memberikan kesan terbaik sejak awal, balasan yang profesional adalah kuncinya. Contoh berikut cocok digunakan untuk berbagai jenis undangan interview:
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Terima kasih atas undangan interview yang diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya menghargai kesempatan ini dan tertarik untuk melanjutkan ke tahap seleksi berikutnya.
Saya mengonfirmasi bahwa saya bersedia mengikuti interview pada hari [tanggal], pukul [jam], sesuai dengan informasi yang telah disampaikan.
Apabila terdapat informasi tambahan atau persiapan khusus yang perlu saya perhatikan sebelum interview, mohon diinformasikan.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Saya menantikan kesempatan untuk mengikuti sesi interview tersebut.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
Baca Juga: 30 Pertanyaan Interview Fresh Graduate dan Cara Menjawabnya!
FAQ Seputar Cara Balas Undangan Interview
Saat menerima undangan interview, ada beberapa pertanyaan yang sering muncul di benak para pencari kerja. Berikut jawabannya agar kamu tidak salah langkah:
1. Berapa lama maksimal membalas undangan interview?
Idealnya, undangan interview dibalas segera setelah kamu menerimanya. Jika kamu belum bisa langsung memastikan jadwal, batas maksimal yang masih bisa diterima adalah 24 jam, dan dalam kondisi tertentu masih dapat ditoleransi hingga 24–48 jam.
2. Apakah boleh membalas interview di luar jam kerja?
Sebaiknya tidak. Membalas undangan interview di luar jam kerja, seperti larut malam atau dini hari, bisa terkesan kurang sopan karena HR kemungkinan sedang tidak aktif. Pesan kamu juga tidak akan langsung dibalas dan berisiko tenggelam di antara chat lain keesokan harinya.
3. Bagaimana jika tidak yakin dengan jadwal interview?
Jika merasa akan bentrok dengan agenda penting lain, kamu boleh mengajukan reschedule selagi menyampaikan alasan yang jelas. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua HR bersedia melakukan reschedule, terutama jika proses rekrutmen sedang dikejar waktu.
4. Apakah balasan interview harus selalu formal?
Ya, balasan undangan interview harus formal. Cara kamu membalas pesan HR merupakan salah satu kesan pertama yang dinilai, bahkan sebelum kamu bertemu langsung saat interview. Jika balasannya terkesan tidak sopan, HR bisa tidak meloloskanmu ke tahap user interview.
Ingin Mendapat Undangan Interview Lagi? Saatnya Lamar Loker di Dealls
Mendapat undangan interview bisa dibilang sebuah keberuntungan, apalagi jika langsung lolos ke tahap selanjutnya.
Namun, jika belum berhasil, bisa jadi ada faktor lain di luar kendali kamu. Oleh karena itu, sebaiknya kamu memperbesar peluang interview dengan melamar lowongan kerja yang sesuai sebanyak mungkin.
Kamu bisa mencari loker lewat Dealls, yang menyediakan 100.000+ lowongan kerja terbaru dari 7.000+ perusahaan besar, seperti MAP, Astra Financial, PwC, Google Indonesia, dan masih banyak lagi, baik untuk posisi full-time, part-time, maupun freelance.
Sebelum melamar, pastikan CV kamu sudah review CV gratis menggunakan AI CV Analyzer agar peluang lolos screening semakin besar.
Dengan CV yang tepat, peluang lamaranmu maju ke interview pun bisa lebih besar. Yuk, dapatkan undangan interview baru lewat Dealls!
