Apakah kamu pernah merasa bingung saat harus menyusun perencanaan kegiatan atau project? Terkadang, semua ide sudah ada di kepala, tapi ketika dieksekusi malah berantakan. Nah, di sinilah Term of Reference atau yang sering disebut TOR hadir sebagai penyelamat. TOR adalah dokumen penting yang bisa membantu kamu merancang, memandu, dan mengevaluasi project dengan lebih terarah.
Bayangkan TOR seperti "peta" untuk perjalananmu. Tanpa peta, kamu mungkin akan tersesat atau membuang waktu untuk mencari jalan. Dengan TOR, semua rencana menjadi lebih terstruktur, dan setiap pihak yang terlibat tahu apa yang harus dilakukan. Jadi, sebenarnya apa itu TOR? Yuk, kita bahas lebih lanjut!
Apa Itu TOR?
TOR (Term of Reference) adalah dokumen penting yang menjelaskan tujuan, lingkup pekerjaan, serta tanggung jawab masing-masing pihak dalam sebuah project atau kegiatan. Dalam TOR, biasanya ada detail tentang apa yang harus dicapai (deliverables), siapa yang bertanggung jawab, dan kapan target tersebut harus selesai.
Dilansir dari MyManagementGuide, dalam project management, TOR adalah dokumen tingkat strategi yang menggambarkan hasil yang diharapkan, tanggung jawab setiap pihak, dan jadwal penyelesaian pekerjaan. TOR bukan sekadar dokumen formalitas, tetapi juga alat yang memandu setiap langkah project agar tetap pada jalurnya.
Selain itu, TOR biasanya mencakup aktivitas yang direncanakan, masukan dan output yang diharapkan, anggaran project, jadwal kerja, hingga deskripsi tugas masing-masing pihak. Dengan begitu, TOR menjadi acuan untuk mengevaluasi kinerja tim project, kontraktor, konsultan, dan pihak-pihak lain yang terlibat.
Apa Fungsi TOR?
Kenapa TOR itu penting? Karena tanpa TOR, sebuah project atau kegiatan bisa berjalan tanpa arah yang jelas. TOR membantu memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dicapai dan bagaimana cara mencapainya.
1. Memberikan Kejelasan Tujuan
Dengan TOR, tujuan project atau kegiatan dijelaskan secara spesifik dan terukur. Hal ini penting agar semua pihak yang terlibat memahami arah yang ingin dicapai. Kejelasan tujuan ini juga membantu tim fokus pada hasil yang diinginkan tanpa terganggu oleh hal-hal yang tidak relevan.
2. Membagi Tanggung Jawab
TOR mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas atau hasil. Hal ini mengurangi kebingungan dalam tim dan memastikan setiap anggota tahu peran mereka. Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, kolaborasi dalam project bisa berjalan lebih lancar dan efisien.
3. Mengelola Ekspektasi
TOR membantu menyelaraskan harapan antara sponsor project, pemangku kepentingan, dan tim pelaksana. Semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dilakukan, kapan selesai, dan bagaimana cara melakukannya. Hal ini mengurangi potensi konflik dan memastikan project berjalan sesuai rencana.
4. Mengontrol Lingkup Pekerjaan
Salah satu masalah umum dalam project adalah meluasnya lingkup pekerjaan yang tidak direncanakan sebelumnya. Dengan TOR, lingkup pekerjaan dibatasi sehingga tim bisa fokus pada hal-hal yang bernilai tinggi. Ini memastikan waktu dan sumber daya digunakan secara efektif untuk mencapai hasil terbaik.
Baca Juga: Tugas Liaison Officer: Peran dan Skill Penting yang Dibutuhkan
Apa Saja Isi TOR?
Sebuah TOR yang baik memiliki elemen-elemen yang jelas dan lengkap. Menurut Australian Public Service Commission, TOR harus menjelaskan ekspektasi dari sponsor project (biasanya eksekutif senior), pemangku kepentingan utama, serta anggota tim terkait apa yang akan dihasilkan, kapan selesai, dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
Berikut beberapa elemen penting dalam TOR:
1. Latar Belakang Project
Bagian ini menjelaskan konteks project, seperti alasan project dijalankan atau masalah yang ingin diselesaikan. Dengan latar belakang yang kuat, semua pihak yang membaca TOR akan memahami pentingnya project dan relevansinya terhadap kebutuhan organisasi.
2. Tujuan dan Sasaran
Tujuan harus dirancang secara spesifik, terukur, dan realistis. Misalnya, jika project bertujuan meningkatkan efisiensi operasional, sasaran bisa berupa pengurangan waktu proses hingga 20%. Penjelasan yang detail membuat semua pihak fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.
3. Lingkup Pekerjaan
Lingkup pekerjaan mendefinisikan batasan project, termasuk apa yang akan dan tidak akan dilakukan. Ini membantu tim menghindari pekerjaan tambahan yang tidak direncanakan dan memastikan fokus tetap pada prioritas utama.
4. Rencana Jadwal
Timeline yang jelas membantu tim memahami tahapan pekerjaan dan kapan setiap tugas harus selesai. Jadwal yang realistis juga memungkinkan tim untuk mengatur prioritas dengan lebih baik dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
5. Anggaran dan Sumber Daya
Elemen ini mencakup dana yang tersedia serta alat atau tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mendukung project. Dengan anggaran yang transparan, semua pihak bisa lebih efisien dalam menggunakan sumber daya yang ada.
6. Tanggung Jawab
Dokumen TOR harus mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas atau hasil. Dengan demikian, setiap anggota tim memiliki panduan yang jelas tentang peran mereka dalam project.
7. Indikator Keberhasilan
Bagian ini menjelaskan bagaimana keberhasilan project akan diukur, misalnya melalui peningkatan produktivitas atau kepuasan pelanggan. Indikator yang terukur memudahkan evaluasi kinerja project setelah selesai.
Cara Membuat TOR yang Efektif
Menyusun TOR memerlukan ketelitian dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan project. Berikut langkah-langkah untuk membuat TOR yang efektif:
1. Pahami Tujuan Project
Sebelum mulai menulis, kamu harus benar-benar memahami tujuan project. Cobalah tanyakan pada dirimu sendiri, “Apa masalah utama yang ingin diselesaikan?” atau “Hasil apa yang diharapkan dari project ini?” Dengan pemahaman yang jelas, kamu bisa merancang TOR yang fokus dan relevan.
2. Susun Kerangka TOR
Buatlah kerangka yang mencakup semua elemen penting seperti latar belakang, tujuan, dan jadwal. Kerangka ini akan membantu kamu tetap terorganisir saat menyusun dokumen. Dengan struktur yang jelas, TOR kamu akan lebih mudah dipahami oleh semua pihak.
3. Diskusikan dengan Tim
Libatkan tim project dalam penyusunan TOR. Dengan berdiskusi, kamu bisa mendapatkan masukan yang relevan dan memastikan setiap anggota tim memahami peran mereka. Selain itu, kolaborasi seperti ini juga membantu membangun komitmen bersama dalam project.
4. Gunakan Bahasa yang Jelas
Hindari penggunaan istilah teknis yang sulit dimengerti, kecuali jika memang diperlukan. Bahasa yang jelas dan sederhana membuat TOR lebih mudah dipahami oleh semua pihak, termasuk yang tidak terlalu akrab dengan bidang project-mu.
5. Revisi dan Finalisasi
Setelah menyusun TOR, luangkan waktu untuk merevisinya. Periksa kembali apakah semua informasi sudah lengkap dan akurat. Pastikan juga tidak ada kesalahan tata bahasa yang bisa mengurangi profesionalitas dokumenmu.
Baca Juga: Job Fair: Apa Itu, Jenis, Manfaat, dan Tips Melamar Kerja
TOR adalah dokumen yang sangat membantu untuk memastikan project atau kegiatan berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Dengan TOR, kamu bisa merancang, memandu, dan mengevaluasi project dengan lebih efektif. Jadi, mulai sekarang, pastikan setiap project yang kamu jalankan dilengkapi dengan TOR yang jelas dan terstruktur ya!
Buat kamu yang sedang mencari peluang karier baru, jangan lupa untuk mengunjungi Dealls. Di sana, kamu bisa menemukan berbagai lowongan kerja terbaru yang sesuai dengan passion kamu, atau bahkan berkonsultasi dengan career mentor untuk memaksimalkan potensi kariermu. Yuk jemput karier impianmu sekarang!
Sumber:
