Pernahkah kamu mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan kantor atau perjalanan dinas?
Jika iya, kemungkinan besar kamu familiar dengan istilah reimburse.
Namun, apakah kamu sudah memahami dengan baik arti, jenis, dan cara melakukan reimburse?
Jika belum, tidak apa. Di artikel kali ini, Dealls akan mengupas tuntas tentang reimburse.
Yuk, kita bahas!
Apa yang Dimaksud dengan Reimburse?
Menurut Cambridge Dictionary, reimburse berarti membayar kembali uang yang telah dikeluarkan oleh seseorang.
Senada dengan itu, Merriam-Webster mendefinisikan reimburse sebagai tindakan mengganti atau membayar kembali.
Secara sederhana, reimburse adalah proses penggantian dana yang telah dikeluarkan oleh seseorang, biasanya karyawan, untuk biaya-biaya yang terkait dengan pekerjaan atau tugas yang diberikan perusahaan.
Dalam konteks bisnis, reimburse menjadi mekanisme penting untuk memastikan karyawan tidak menanggung beban finansial atas pengeluaran yang sebenarnya merupakan tanggung jawab perusahaan.
Kira-kira, pada situasi seperti apa reimburse dapat dilakukan?
Simak poin berikut ini.
Contoh Situasi yang Umum Dilakukan Reimburse
Ada beragam situasi proses reimburse yang lazim dilakukan, di antaranya:
1. Perjalanan Dinas
Ini adalah contoh paling umum. Karyawan yang ditugaskan untuk perjalanan dinas seringkali mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk tiket transportasi, akomodasi, makan, dan biaya-biaya kecil lainnya.
Setelah perjalanan selesai, perusahaan akan mengganti pengeluaran tersebut sesuai dengan bukti dan kebijakan yang berlaku.
2. Pembelian Perlengkapan Kantor
Terkadang, karyawan mungkin perlu membeli sendiri perlengkapan kantor kecil, seperti alat tulis atau kebutuhan mendesak lainnya.
Kemudian, perusahaan akan mengganti uang yang telah dikeluarkan tersebut.
3. Biaya Transportasi Lokal
Beberapa perusahaan memberikan reimburse untuk biaya transportasi lokal karyawan yang digunakan untuk keperluan pekerjaan di luar kantor, seperti bertemu klien atau menghadiri acara tertentu.
4. Klaim Kesehatan
Meskipun beberapa perusahaan memiliki asuransi kesehatan, ada kalanya karyawan perlu mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk biaya pengobatan.
Setelah itu, karyawan dapat mengajukan reimburse sesuai dengan ketentuan perusahaan.
5. Pelatihan dan Pengembangan Diri
Jika karyawan mengikuti pelatihan atau seminar yang disetujui perusahaan, biaya pendaftaran atau biaya lain yang terkait sering kali dapat di-reimburse.
“Oke, sekarang aku paham definisi dan contoh situasi klaim reimburse, tapi bagaimana cara pengajuannya?”
Tenang, kamu akan menemukan jawabannya setelah ini.
Bagaimana Proses Reimburse di Dunia Kerja?
Setelah memahami pengertian dan contoh reimbursement, mungkin kamu akan bertanya-tanya mengenai bagaimana alur proses pengajuan reimburse di dunia kerja.
Meskipun detailnya dapat bervariasi antar perusahaan, umumnya proses reimburse melibatkan beberapa tahapan berikut:
1. Pengeluaran Biaya
Karyawan melakukan pengeluaran untuk keperluan yang telah disetujui atau sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Penting untuk selalu menyimpan bukti pembayaran seperti kuitansi, faktur, atau boarding pass.
2. Pengajuan Reimburse
Karyawan mengisi formulir pengajuan reimburse yang biasanya disediakan oleh perusahaan.
Formulir ini meminta informasi detail mengenai pengeluaran, seperti tanggal, deskripsi, jumlah, dan tujuan pengeluaran.
3. Melampirkan Bukti
Bukti-bukti pembayaran asli harus dilampirkan bersama dengan formulir pengajuan. Jika tidak melampirkan bukti yang valid, besar kemungkinan pengajuan reimburse tidak disetujui..
4. Verifikasi dan Persetujuan
Atasan atau departemen keuangan perusahaan akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan pengajuan serta bukti-bukti yang dilampirkan. Proses ini memastikan bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan dan memang untuk keperluan pekerjaan.
5. Pembayaran Reimburse
Jika pengajuan disetujui, perusahaan akan melakukan pembayaran reimburse kepada karyawan sesuai dengan metode yang telah ditentukan, bisa melalui transfer bank atau pembayaran tunai.
Proses Reimburse Non-Perjalanan Dinas
Di samping itu, Ohio University menyarankan proses reimbursement (non-perjalanan dinas) dilakukan sebagai berikut:
1. Pastikan Kelayakan Pengeluaran
Sebelum mengajukan reimbursement, pastikan bahwa pengeluaran yang kamu lakukan sesuai dengan kebijakan organisasi dan memiliki justifikasi yang jelas.
2. Kumpulkan Bukti Pengeluaran
Simpan semua struk, faktur, atau dokumen lain yang menunjukkan rincian transaksi. Bukti ini harus asli, terbaca dengan jelas, dan menunjukkan tanggal serta jumlah pembayaran.
3. Lengkapi Formulir Pengajuan
Gunakan formulir resmi yang telah ditentukan. Isi semua bagian dengan teliti: mulai dari informasi pribadi, detail pengeluaran, hingga akun biaya yang relevan.
4. Sertakan Dokumen Pendukung Tambahan
Jika ada surat persetujuan atau dokumentasi lain (misalnya email dari atasan), lampirkan bersamaan dengan formulir.
5. Ajukan Tepat Waktu
Ajukan klaim reimbursement sesegera mungkin, idealnya dalam waktu yang telah ditentukan oleh kebijakan perusahaan atau instansi (misalnya 30 hari setelah pengeluaran dilakukan).
6. Cek Status Secara Berkala
Setelah pengajuan, pantau status persetujuan atau proses pencairan. Jika ada penolakan, kamu berhak meminta penjelasan dan memperbaiki dokumen bila diperlukan.
Baca Juga: 5 Contoh Kontrak kerja untuk Semua Status Pegawai [+ Template]
Tips Agar Proses Reimburse Lancar
Agar proses reimburse berjalan tanpa hambatan, ada beberapa tips yang bisa kamu perhatikan:
1. Pahami Kebijakan Reimburse Perusahaan
Penting untuk dicatat bahwa alur reimburse bervariasi tergantung kebijakan perusahaan.
Oleh sebab itu, pelajari dengan seksama jenis pengeluaran yang dapat di-reimburse, batas maksimalnya, dan dokumen pendukung yang dibutuhkan.
2. Simpan Semua Bukti Pembayaran
Ini adalah kunci utama kelancaran proses reimburse.
Pastikan kamu menyimpan semua kuitansi, faktur, boarding pass, dan bukti pembayaran lainnya dengan baik, rapi, dan mudah diakses.
3. Ajukan Reimburse Tepat Waktu
Jangan menunda-nunda pengajuan reimburse.
Biasanya, perusahaan memiliki batas waktu pengajuan setelah pengeluaran terjadi.
4. Isi Formulir dengan Lengkap dan Jelas
Pastikan semua informasi dalam formulir pengajuan terisi dengan benar dan jelas.
Deskripsikan setiap pengeluaran dengan detail agar tidak menimbulkan pertanyaan.
5. Ajukan Sesuai Prosedur
Ikuti alur pengajuan reimburse yang telah ditetapkan perusahaan.
Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya kepada pihak terkait.
6. Gunakan Sistem Reimburse Digital (Jika Ada)
Beberapa perusahaan telah menggunakan sistem reimburse digital yang memudahkan proses pengajuan dan pelacakan status. Manfaatkan sistem ini jika tersedia.
Ingin tahu bagaimana contoh nyata pengajuan reimburse?
Yuk, pelajari simulasi berikut ini.
Simulasi Pengajuan Reimburse Uang Perjalanan Dinas
Bayangkan kamu ditugaskan untuk menghadiri konferensi di Jakarta selama 3 hari. Kamu mengeluarkan uang untuk:
- Tiket pesawat pulang-pergi: Rp800.000
- Akomodasi penginapan (2 malam @ Rp400.000): Rp800.000
- Transportasi lokal (selama 3 hari): Rp150.000
- Makan (sesuai kebijakan perusahaan, maksimal Rp200.000 per hari): Rp600.000
Total pengeluaranmu adalah Rp2.350.000.
Setelah kembali ke kantor, kamu akan mengisi formulir reimburse dengan rincian pengeluaran tersebut.
Selain itu, kamu juga akan diminta untuk melampirkan bukti-bukti pembayaran, seperti tiket pesawat, invoice penginapan, kwitansi transportasi, dan struk makan (jika diperlukan).
Formulir ini kemudian akan diverifikasi dan jika sesuai dengan kebijakan perusahaan, kamu akan menerima penggantian sebesar Rp 2.350.000.
Bentuk dan Jenis Reimburse
Dalam praktik profesional, reimbursement tidak hanya terbatas pada biaya perjalanan dinas atau pembelian perlengkapan kantor.
Proses reimburse atau penggantian dana kepada karyawan dapat dilakukan dalam beragam bentuk.
Beberapa di antaranya adalah pembayaran langsung menggunakan uang tunai, pengiriman dana melalui transfer bank ke rekening karyawan, penerbitan cek oleh perusahaan, hingga pengkreditan dana langsung ke kartu kredit perusahaan yang digunakan untuk keperluan bisnis.
Selain berdasarkan bentuknya, reimburse juga dapat diklasifikasikan berdasarkan kategori pengeluaran yang diajukan.
Misalnya, penggantian biaya perjalanan dinas, penggantian biaya operasional kantor, penggantian biaya kesehatan, dan berbagai jenis pengeluaran lainnya yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Di samping itu, Carbon Collective menyebutkan ada beberapa jenis reimbursement lain yang juga penting untuk diketahui, tergantung pada konteks penggunaannya.
Berikut di antaranya:
1. Reimbursement Asuransi
Jenis ini umum digunakan di industri asuransi.
Ketika seseorang harus menjalani perawatan medis mendesak dan membayarnya dari kantong pribadi, perusahaan asuransi akan mengganti biaya tersebut sesuai ketentuan polis.
Proses ini penting karena memungkinkan nasabah mendapatkan penanganan cepat tanpa menunggu persetujuan awal.
2. Reimbursement Pajak
Pemerintah dapat mengembalikan kelebihan pembayaran pajak kepada wajib pajak dalam bentuk pengembalian pajak atau tax refund.
Ini terjadi karena dalam proses pemotongan berkala, nominal pajak yang dibayar kadang melebihi jumlah seharusnya setelah dikurangi kredit atau potongan pajak tertentu.
3. Reimbursement Hukum (Alimony)
Dalam dunia hukum, reimbursement juga muncul dalam bentuk kompensasi antara mantan pasangan setelah perceraian.
Contohnya, seseorang yang mendukung finansial pasangannya selama masa studi dapat menerima kompensasi finansial karena kontribusinya tersebut dianggap sebagai investasi dalam karir mantan pasangannya.
Kekurangan Sistem Reimburse
Meskipun reimbursement merupakan sistem penting dalam mendukung operasional perusahaan, proses ini tidak luput dari sejumlah tantangan.
Beberapa kelemahan yang sering ditemukan antara lain:
1. Memakan Waktu
Proses reimbursement bisa berlangsung lama, mulai dari pengajuan, verifikasi dokumen, hingga pencairan dana.
Hal ini terutama terjadi jika sistem masih dilakukan secara manual tanpa bantuan teknologi.
Alur yang panjang dapat menghambat efisiensi kerja, baik dari sisi karyawan maupun tim keuangan.
2. Beban Administrasi Tinggi
Pengumpulan bukti transaksi, pengisian formulir, hingga pengecekan satu per satu oleh tim keuangan membutuhkan waktu dan tenaga ekstra.
Dalam skala perusahaan besar, pengelolaan klaim reimburse yang masif dapat menambah beban administratif yang signifikan.
3. Ketergantungan pada Kebijakan Internal
Setiap perusahaan memiliki kebijakan reimbursement yang berbeda, baik dari sisi jenis pengeluaran yang dapat diklaim, batas maksimum, maupun jangka waktu pengajuan.
Hal ini bisa menimbulkan ketidakpastian atau ketidaksesuaian ekspektasi antara karyawan dan perusahaan.
4. Potensi Kesalahan Administratif
Kesalahan dalam pengisian data, duplikasi entri, atau hilangnya bukti pembayaran bisa menjadi penghambat proses reimbursement.
Kendati demikian, jika tidak cermat, klaim dapat ditolak atau mengalami keterlambatan pencairan.
5. Risiko Penyalahgunaan Sistem
Meskipun bukan hal yang umum, sistem reimbursement juga memiliki celah bagi potensi penyalahgunaan.
Misalnya, pengajuan klaim fiktif atau mark-up biaya oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem audit internal yang baik.
Setelah mengetahui seluk-beluk reimburse, berikut ini adalah contoh formulir reimburse yang bisa kamu jadikan referensi.
Contoh Formulir Reimburse
Baca Juga: 10 Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya
Setelah memahami seluk-beluk reimburse, kini saatnya fokus pada karir impianmu.
Jika kamu sedang mencari peluang kerja yang menarik dan sesuai dengan keahlianmu, jangan ragu untuk mengunjungi Dealls!
Di Dealls, kamu bisa menemukan berbagai lowongan kerja dari perusahaan-perusahaan terkemuka.
Yuk, segera kunjungi Dealls dan temukan pekerjaan yang tepat untukmu!
Sumber:
Asuransi ASTRA - Formulir Klaim Reimburse
