10 Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

Dalam sebuah perusahaan atau instansi, kelancaran operasional bergantung pada aturan yang jelas dan terstruktur. Tanpa pedoman yang jelas, setiap orang bisa bekerja dengan cara berbeda-beda dan berisiko menurunkan efisiensi dan kualitas kerja.

Agar proses berjalan sesuai standar, diperlukan panduan yang mengatur setiap langkah secara sistematis. Dengan adanya aturan ini, pekerjaan menjadi lebih terarah, mudah dipahami, dan dapat dijalankan dengan lebih konsisten.

Aturan ini biasanya disebut dengan SOP (Standard Operating Procedure). Umumnya, SOP dibuat oleh General Affair dengan bantuan tim dari divisi terkait.

Apa Itu SOP Perusahaan?

contoh sop perusahaan — SOP Perusahaan I Sumber : Shutterstock

Mengutip Helpjuice, SOP adalah panduan tertulis yang menjelaskan langkah-langkah kerja dalam suatu organisasi.

Prosedur yang ada harus dijalankan agar pekerjaan menghasilkan hasil yang diinginkan, serta memastikan setiap proses berjalan rapi, efisien, dan sesuai standar.

Dengan adanya SOP, karyawan dapat memahami tugasnya dengan jelas dan menghindari kesalahan yang tidak perlu. Selain itu, SOP juga membantu perusahaan dalam menjaga kualitas layanan dan meningkatkan produktivitas.

Setiap perusahaan memiliki SOP yang disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis industrinya. SOP biasanya mencakup prosedur operasional, tanggung jawab masing-masing tim, serta langkah-langkah penanganan masalah.

Fungsi SOP bagi Perusahaan

SOP bukan sekadar aturan tertulis, tetapi panduan yang membuat pekerjaan lebih terarah dan mudah dijalankan. Dengan adanya SOP, setiap karyawan tahu apa yang harus dilakukan tanpa harus menebak-nebak atau menunggu instruksi terus-menerus.

Dalam situasi tertentu, SOP bisa menjadi acuan utama dalam mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah di tempat kerja.

Berikut beberapa fungsi SOP bagi perusahaan:

1. Standarisasi Proses

Jika setiap orang punya cara sendiri, hasilnya bisa berantakan dan tidak sesuai standar. SOP memastikan semua karyawan bekerja dengan cara yang sama dan menjaga kualitas tetap stabil.

Selain itu, standarisasi proses membuat pekerjaan lebih mudah dipahami dan diterapkan kembali. Saat ada karyawan baru, mereka juga bisa langsung mengikuti SOP tanpa harus belajar dari awal lagi.

2. Efisiensi dan Produktivitas

Panduan kerja yang jelas membantu karyawan menyelesaikan tugas lebih cepat tanpa kebingungan. Mereka tidak perlu bolak-balik bertanya atau mencari cara sendiri.

Selain menghemat waktu, produktivitas juga meningkat karena pekerjaan lebih terstruktur. Hambatan bisa dikurangi karena semua orang sudah tahu langkah-langkah yang harus diikuti.

3. Mengurangi Kesalahan dan Risiko

Kesalahan kerja bisa diminimalkan karena setiap tugas punya prosedur yang harus diikuti. Di bidang yang berisiko tinggi, seperti manufaktur atau kesehatan, SOP sangat penting untuk keselamatan kerja. Dengan mengikuti prosedur yang ada, kecelakaan atau kesalahan fatal bisa dicegah.

4. Mempermudah Karyawan Baru

Karyawan baru bisa belajar lebih cepat karena ada panduan kerja yang jelas. Mereka tidak perlu selalu bergantung pada atasan atau rekan kerja untuk memahami tugasnya.

Proses pelatihan juga jadi lebih efisien karena perusahaan tidak perlu menjelaskan hal yang sama berulang kali. Karyawan bisa langsung mengikuti prosedur yang sudah ada.

5. Mempermudah Evaluasi Kinerja

Dengan SOP, perusahaan lebih mudah menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan sesuai standar. Jika ada yang tidak sesuai, perbaikan bisa segera dilakukan.

Evaluasi kinerja juga jadi lebih objektif karena ada patokan yang jelas. Karyawan bisa mendapat feedback yang lebih terarah untuk meningkatkan kualitas kerja.

6. Dasar Hukum

SOP juga mengatur hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan. Jika ada pelanggaran, sanksi yang diberikan harus sesuai dengan aturan yang tertulis dalam SOP.

Selain itu, SOP memudahkan perusahaan dalam mencari penyebab kesalahan. Pihak manajemen hanya perlu mengecek apakah ada pihak yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

Cara Membuat SOP Kerja untuk Perusahaan

Pembuatan SOP memerlukan langkah-langkah yang terstruktur agar dapat diterapkan secara efektif. Berikut adalah tahapan dalam menyusun SOP yang bisa dijadikan acuan bagi perusahaan.

1. Membentuk Tim Penyusun SOP

Perusahaan perlu membentuk tim yang terdiri dari individu berpengalaman dan memiliki pemahaman mendalam tentang proses bisnis. Keberadaan tim ini memastikan bahwa SOP yang dibuat relevan, efektif, dan mampu menjadi pedoman kerja yang jelas.

2. Mengidentifikasi Proses Bisnis

Tim penyusun harus memahami seluruh alur kerja di dalam perusahaan sebelum menyusun SOP. Pemahaman ini membantu dalam merancang prosedur yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan meningkatkan efisiensi kerja.

3. Menentukan Format SOP

Tahap berikutnya adalah memilih format yang sesuai untuk SOP. Format yang tepat membantu menyajikan SOP dengan cara yang lebih jelas, sehingga mudah dipahami oleh siapa pun yang membacanya. Selama informasi dapat disampaikan dengan baik, tidak ada aturan baku mengenai cara penyusunan alur kerja.

Beberapa format SOP yang umum digunakan antara lain dokumen berisi langkah-langkah tertulis, diagram alur kerja, bagan organisasi, instruksi detail, dan daftar periksa (checklist).

4. Menyusun Diagram Alur Kerja

Format SOP yang paling umum digunakan oleh profesional adalah diagram alur kerja. Alur kerja perusahaan disajikan dalam diagram yang dibuat berdasarkan data operasional yang telah dikumpulkan.

Diagram ini memudahkan karyawan memahami setiap tahapan yang harus diselesaikan secara berurutan. Penyusunannya membutuhkan ketelitian, waktu, dan evaluasi bertahap untuk memastikan keakuratan prosedur.

5. Melakukan Simulasi SOP

SOP yang telah disusun perlu diuji melalui simulasi agar dapat dievaluasi sebelum diterapkan secara resmi. Tahap ini memberikan gambaran apakah prosedur sudah sesuai dengan kondisi di lapangan atau masih membutuhkan perbaikan.

6. Evaluasi dan Penyempurnaan SOP

Hasil simulasi menjadi dasar untuk menilai efektivitas SOP yang telah dibuat. Koreksi dan penyesuaian tetap perlu dilakukan agar prosedur benar-benar sesuai dengan praktik kerja sehari-hari dan dapat meningkatkan produktivitas.

7. Persetujuan dari Pimpinan

SOP yang telah diperbaiki selanjutnya diajukan kepada pimpinan atau manajemen perusahaan untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disahkan, dokumen ini resmi menjadi pedoman yang harus diikuti oleh seluruh karyawan.

8. Sosialisasi ke Karyawan

Penyebarluasan SOP dilakukan agar seluruh karyawan memahami dan menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari. Sosialisasi bisa dilakukan melalui pelatihan, pertemuan internal, atau penyebaran dokumen secara langsung.

Contoh SOP Kerja Perusahaan

1. Contoh SOP Perusahaan Jam Kerja

Judul: Standar Operasional Prosedur Jam Kerja
Nomor: HRD.II/SOP/JK/2024
Tanggal: 17 Agustus 2024
Tanggal Berlaku: 24 Agustus 2024
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan aturan yang jelas mengenai jam kerja untuk meningkatkan kedisiplinan, efisiensi, dan efektivitas operasional perusahaan.
Tujuan: Menetapkan standar jam kerja bagi seluruh karyawan agar operasional perusahaan berjalan optimal sesuai ketentuan yang berlaku.
Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan perusahaan, kecuali yang memiliki perjanjian kerja khusus terkait jam kerja.
Tanggung Jawab:
Karyawan bertanggung jawab mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan.
Supervisor memastikan kehadiran dan kepatuhan karyawan.
Manager departemen mengawasi serta menindaklanjuti pelanggaran jam kerja jika diperlukan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian Personalia/HRD, Bagian Keamanan/Sekuriti, serta seluruh divisi operasional.
Prosedur Jam Kerja:
Jam kerja reguler berlangsung selama 8 jam per hari, dengan waktu istirahat yang telah ditentukan.
Hari kerja mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dengan jadwal sebagai berikut:
Senin–Jumat: 08.00–17.00 WIB (termasuk 1 jam istirahat).
Sabtu–Minggu: Libur (jika tidak ada ketentuan khusus).
Karyawan wajib melakukan absensi masuk dan keluar sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Keterlambatan lebih dari 15 menit tanpa pemberitahuan akan dicatat sebagai pelanggaran disiplin.
Karyawan yang membutuhkan penyesuaian jam kerja harus mengajukan izin tertulis kepada atasan.
Pelanggaran terhadap ketentuan jam kerja akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.
Rekaman Dokumen: Daftar Kehadiran/Absensi Karyawan.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Tim HRD
Diperiksa oleh: Manager HRD
Disetujui oleh: Direktur

2. Contoh SOP Produksi

Judul: Standar Operasional Prosedur Produksi
Nomor: PRD.I/SOP/PROD/2021
Tanggal: 17 Agustus 2021
Tanggal Berlaku: 24 Agustus 2021
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan standar operasional yang jelas dalam proses produksi untuk memastikan efisiensi, kualitas, dan keselamatan kerja dalam setiap tahapan produksi.
Tujuan: Menetapkan prosedur kerja yang sistematis guna meningkatkan kualitas, produktivitas, dan keselamatan kerja dalam proses produksi.
Ruang Lingkup: SOP ini berlaku bagi seluruh karyawan yang terlibat dalam kegiatan produksi di lingkungan perusahaan.
Tanggung Jawab
Operator produksi bertanggung jawab menjalankan proses produksi sesuai prosedur.
Supervisor produksi memastikan pelaksanaan kerja sesuai standar dan menyelesaikan kendala operasional.
Manager produksi mengawasi keseluruhan kegiatan produksi serta mengevaluasi efektivitas prosedur yang diterapkan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian Produksi, Bagian Quality Control, Bagian Gudang, dan Bagian Maintenance.
Prosedur Produksi
Operator memastikan bahan baku dan peralatan siap digunakan sebelum memulai produksi.
Proses produksi dilakukan sesuai dengan standar kualitas dan keselamatan yang telah ditetapkan.
Produk jadi diperiksa oleh Quality Control sebelum disimpan di gudang atau dikirim ke pelanggan.
Rekaman Dokumen: Laporan Harian Produksi, Formulir Pemeriksaan Mesin, Formulir Quality Control.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager Produksi
Diperiksa oleh: Kepala Bagian Quality Control
Disetujui oleh: Direktur

3. Contoh SOP Rekrutmen Karyawan

Judul: Standar Operasional Prosedur Rekrutmen Karyawan
Nomor: HRD.I/SOP/RK/2021
Tanggal: 17 Agustus 2021
Tanggal Berlaku: 24 Agustus 2021
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan prosedur yang sistematis dalam proses rekrutmen untuk memastikan bahwa karyawan yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan budaya kerja di Agensi XYZ.
Tujuan: Memastikan proses penerimaan karyawan baru dilakukan secara sistematis dan efektif sehingga mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya kerja di Agensi XYZ.
Ruang Lingkup: Proses perekrutan berlaku untuk seluruh posisi yang dibutuhkan oleh Agensi XYZ.
Tanggung Jawab:
Tim User bertanggung jawab mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja di divisinya serta melakukan evaluasi terhadap kandidat yang direkomendasikan oleh HR.
HR bertanggung jawab dalam keseluruhan proses rekrutmen, mulai dari pembuatan pengumuman, seleksi berkas, hingga proses wawancara.
Pimpinan Agensi berperan dalam pengambilan keputusan terkait kandidat yang akan diterima.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian HR, Pimpinan Agensi, dan Divisi yang membutuhkan karyawan baru.
Prosedur Rekrutmen:
Pengajuan Kebutuhan Karyawan
Tim internal mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja dan menyampaikan kepada HR atau pimpinan agensi.
Pembuatan dan Pengumuman Lowongan
HR membuat pengumuman lowongan yang mencantumkan kualifikasi dan tugas utama, lalu menyebarkannya melalui media sosial, grup komunitas, website lowongan, atau platform yang relevan.
Seleksi dan Onboarding
HR akan melakukan seleksi berkas dan wawancara awal, kemudian user melakukan evaluasi terhadap kandidat sebelum memberikan penawaran kerja. Kandidat yang diterima akan menjalani proses onboarding untuk memperkenalkan budaya dan sistem kerja di Agensi XYZ.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengajuan Kebutuhan Karyawan, CV Kandidat, Hasil Seleksi, Surat Perjanjian Kerja.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager HRD
Diperiksa oleh: Pimpinan Agensi
Disetujui oleh: Direktur

4. Contoh SOP Peminjaman Barang

Judul: Standar Operasional Prosedur Peminjaman Barang Perusahaan
Nomor: GA.I/SOP/PB/2024
Tanggal: 17 Agustus 2024
Tanggal Berlaku: 24 Agustus 2024
Revisi: -
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan pengaturan yang jelas dalam proses peminjaman barang perusahaan untuk memastikan penggunaan yang tertib, terkontrol, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Tujuan: Menetapkan prosedur yang sistematis dan terdokumentasi dalam peminjaman barang milik perusahaan agar barang dapat digunakan dengan baik dan dikembalikan sesuai ketentuan.
Ruang Lingkup: Proses peminjaman barang ini berlaku untuk seluruh karyawan yang membutuhkan barang milik perusahaan untuk keperluan pekerjaan.
Tanggung Jawab
Karyawan (Peminjam) bertanggung jawab atas penggunaan dan pengembalian barang yang dipinjam dalam kondisi baik sesuai jangka waktu yang ditentukan.
Bagian General Affairs (GA) atau Admin bertugas mencatat peminjaman, mengawasi ketersediaan barang, serta memastikan barang dikembalikan dalam kondisi baik.
Atasan atau Supervisor menyetujui permohonan peminjaman barang sesuai kebutuhan kerja karyawan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian General Affairs (GA), Admin, Supervisor, dan seluruh karyawan yang membutuhkan barang untuk keperluan pekerjaan.
Prosedur Peminjaman
Karyawan mengajukan permohonan peminjaman barang kepada GA atau Admin dengan mengisi formulir yang mencantumkan jenis barang, keperluan, dan estimasi waktu pengembalian.
GA atau Admin mengecek ketersediaan barang, meminta persetujuan atasan, dan mencatat peminjaman sebelum menyerahkan barang kepada karyawan.
Karyawan wajib mengembalikan barang sesuai jadwal dalam kondisi baik, dan jika terjadi kerusakan atau kehilangan, karyawan bertanggung jawab sesuai kebijakan perusahaan.
Rekaman Dokumen: Formulir Peminjaman Barang, Daftar Peminjaman Barang, dan Berita Acara Serah Terima (jika diperlukan).
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager General Affairs
Diperiksa oleh: Kepala Bagian Administrasi
Disetujui oleh: Direktur

5. Contoh SOP Reimbursement

Judul: Standar Operasional Prosedur Reimbursement
Nomor: FIN.I/SOP/RB/2024
Tanggal: 13 Agustus 2024
Tanggal Berlaku: 26 Agustus 2024
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan prosedur yang jelas dan terdokumentasi dalam proses reimburse untuk memastikan penggantian biaya dilakukan secara transparan, akurat, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tujuan: Menjamin bahwa setiap pengajuan reimburse dilakukan dengan benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga karyawan mendapatkan penggantian biaya secara tepat waktu.
Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan yang mengajukan klaim reimburse terkait keperluan dinas atau operasional perusahaan.
Tanggung Jawab:
Karyawan (Pemohon) bertanggung jawab mengajukan klaim reimburse dengan bukti yang valid dan sesuai ketentuan.
Atasan Langsung bertugas memverifikasi pengajuan reimburse sebelum diteruskan ke bagian keuangan.
Bagian Keuangan bertanggung jawab mengecek kelengkapan dokumen, memproses pembayaran, dan mencatat transaksi reimburse.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian Keuangan, Atasan Langsung, dan Karyawan Pemohon.
Prosedur:
Karyawan mengisi formulir pengajuan reimburse dengan melampirkan bukti transaksi yang sah dan menyerahkannya ke atasan langsung untuk diverifikasi.
Atasan langsung memeriksa kelayakan pengajuan dan memberikan persetujuan sebelum mengirimkan formulir ke bagian keuangan.
Bagian keuangan mengecek kelengkapan dokumen, memproses pembayaran, dan mencatat transaksi sesuai kebijakan perusahaan.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengajuan Reimburse, Bukti Transaksi, dan Bukti Pembayaran.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager Keuangan
Diperiksa oleh: Kepala Bagian Keuangan
Disetujui oleh: Direktur

6. Contoh SOP Pengajuan Cuti Karyawan

Judul: Standar Operasional Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan
Nomor: HRD.I/SOP/PC/2024
Tanggal: 21 Agustus 2024
Tanggal Berlaku: 29 Agustus 2024
Revisi: 1
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan prosedur yang jelas dan terdokumentasi dalam pengajuan cuti karyawan untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan serta pemenuhan hak karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tujuan: Menetapkan sistem pengajuan cuti yang terstruktur agar karyawan dapat mengajukan cuti dengan tertib dan perusahaan tetap dapat mengatur kebutuhan operasional dengan baik.
Ruang Lingkup: Proses ini berlaku untuk seluruh karyawan tetap dan kontrak di perusahaan sesuai dengan kebijakan cuti yang berlaku.
Tanggung Jawab:
Karyawan (Pemohon) bertanggung jawab mengajukan cuti sesuai dengan ketentuan dan memastikan pekerjaan telah dikoordinasikan sebelum cuti berlangsung.
Atasan Langsung bertugas meninjau dan menyetujui atau menolak pengajuan cuti berdasarkan kebutuhan operasional.
Bagian HRD bertanggung jawab mencatat cuti yang telah disetujui dan memperbarui data kehadiran karyawan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian HRD, Atasan Langsung, dan Karyawan Pemohon.
Prosedur:
Karyawan mengajukan permohonan cuti dengan mengisi formulir cuti dan menyerahkannya kepada atasan langsung minimal tiga puluh hari sebelum tanggal cuti.
Atasan langsung meninjau permohonan cuti berdasarkan jadwal kerja tim dan kebutuhan operasional sebelum memberikan persetujuan.
Bagian HRD mencatat cuti yang telah disetujui dan memperbarui data kehadiran karyawan dalam sistem administrasi perusahaan.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengajuan Cuti dan Data Rekapitulasi Cuti Karyawan.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager HRD
Diperiksa oleh: Kepala Bagian HRD
Disetujui oleh: Direktur

7. Contoh SOP Perjalanan Dinas Karyawan

Judul: Standar Operasional Prosedur Perjalanan Dinas Karyawan
Nomor: HRD.I/SOP/PDK/2024
Tanggal: 12 Februari 2024
Tanggal Berlaku: 19 Februari 2024
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan prosedur yang jelas dalam perjalanan dinas untuk memastikan kelancaran, efisiensi biaya, serta pertanggungjawaban karyawan selama melaksanakan tugas di luar kantor.
Tujuan: Menetapkan sistem perjalanan dinas yang efektif agar karyawan dapat melaksanakan tugas dengan optimal dan perusahaan dapat mengelola anggaran perjalanan dengan baik.
Ruang Lingkup: Proses perjalanan dinas ini berlaku bagi seluruh karyawan yang ditugaskan ke luar kota atau luar negeri atas kepentingan perusahaan.
Tanggung Jawab:
Karyawan (Pelaksana Perjalanan Dinas) bertanggung jawab menjalankan tugas dinas sesuai agenda yang telah ditetapkan dan membuat laporan setelah perjalanan selesai.
Atasan Langsung bertugas menyetujui dan memastikan perjalanan dinas relevan dengan kepentingan perusahaan.
Bagian HRD & Keuangan bertanggung jawab mengelola administrasi perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, serta penggantian biaya perjalanan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian HRD, Keuangan, Atasan Langsung, dan Karyawan yang melakukan perjalanan dinas.
Prosedur:
Karyawan mengajukan permohonan perjalanan dinas dengan mengisi formulir dan mendapatkan persetujuan dari atasan langsung.
HRD dan Keuangan mengurus kebutuhan perjalanan seperti tiket, akomodasi, dan uang saku sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Karyawan melaksanakan perjalanan dinas, menyelesaikan tugas, dan menyerahkan laporan perjalanan serta bukti pengeluaran kepada bagian Keuangan setelah kembali.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengajuan Perjalanan Dinas, Tiket dan Bukti Pembayaran Akomodasi, serta Laporan Perjalanan Dinas.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager HRD
Diperiksa oleh: Kepala Bagian Keuangan
Disetujui oleh: Direktur

8. Contoh SOP Pengajuan Anggaran

Judul: Standar Operasional Prosedur Pengajuan Anggaran
Nomor: FIN.I/SOP/PA/2024
Tanggal: 5 Maret 2024
Tanggal Berlaku: 12 Maret 2024
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Diperlukan prosedur yang jelas dalam pengajuan anggaran untuk memastikan penggunaan dana yang efektif, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tujuan: Menetapkan sistem pengajuan anggaran yang terstruktur agar perusahaan dapat mengelola keuangan dengan baik serta memastikan setiap pengeluaran sesuai dengan rencana bisnis dan operasional.
Ruang Lingkup: Proses ini berlaku untuk seluruh departemen yang membutuhkan alokasi dana untuk keperluan operasional, proyek, atau investasi dalam perusahaan.
Tanggung Jawab:
Karyawan (Pemohon Anggaran) bertanggung jawab mengajukan anggaran dengan perencanaan yang matang dan sesuai kebutuhan.
Atasan Langsung bertugas meninjau dan menyetujui pengajuan anggaran berdasarkan prioritas dan kepentingan perusahaan.
Bagian Keuangan bertanggung jawab menganalisis dan menyetujui anggaran sesuai dengan kebijakan keuangan perusahaan.
Unit Kerja yang Terkait: Bagian Keuangan, Atasan Langsung, dan Departemen yang mengajukan anggaran.
Prosedur:
Karyawan atau departemen mengajukan permohonan anggaran dengan mengisi formulir yang mencantumkan kebutuhan dan justifikasi penggunaan dana.
Atasan langsung meninjau dan menyetujui pengajuan anggaran berdasarkan urgensi dan kepentingan perusahaan sebelum diteruskan ke Bagian Keuangan.
Bagian Keuangan menganalisis dan menyetujui atau menyesuaikan anggaran sebelum mengalokasikan dana sesuai ketentuan perusahaan.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengajuan Anggaran, Laporan Persetujuan Anggaran, serta Bukti Penggunaan Dana.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Manager Keuangan
Diperiksa oleh: Kepala Bagian Keuangan
Disetujui oleh: Direktur Keuangan

9. Contoh SOP Penerimaan Tamu

Judul: Standar Operasional Prosedur Penerimaan Tamu
Nomor: ADM.I/SOP/PT/2024
Tanggal: 26 Februari 2024
Tanggal Berlaku: 4 Maret 2024
Revisi: 1
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Penerimaan tamu yang baik dan profesional mencerminkan citra perusahaan serta menciptakan suasana ramah bagi pihak eksternal yang berkunjung.
Tujuan: Memberikan panduan kepada petugas penerima tamu agar proses penyambutan dan penanganan tamu berlangsung tertib, sopan, dan efisien.
Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku untuk seluruh tamu eksternal yang datang ke lingkungan kantor, baik untuk keperluan bisnis, kunjungan resmi, maupun kebutuhan lainnya.
Tanggung Jawab:
Resepsionis/Security bertanggung jawab menyambut tamu dengan ramah, mencatat identitas, dan menginformasikan kedatangan tamu kepada pihak terkait.
User (Divisi yang menerima tamu) bertanggung jawab menerima dan melayani tamu sesuai keperluan kunjungan.
HRD atau Bagian Umum bertanggung jawab menyediakan fasilitas pendukung dan memastikan kenyamanan ruang tamu.
Unit Kerja yang Terkait: Resepsionis, Security, Divisi Terkait, HRD, dan Bagian Umum.
Prosedur:
Tamu disambut oleh resepsionis atau security, diminta menunjukkan identitas, dan diminta mengisi buku tamu atau daftar kunjungan.
Setelah keperluan kunjungan dikonfirmasi, pihak terkait dihubungi untuk menjemput tamu atau memberikan arahan lebih lanjut.
Setelah kunjungan selesai, tamu mengisi form keluar dan resepsionis mencatat waktu kepulangan serta mengarahkan tamu menuju pintu keluar dengan sopan.
Rekaman Dokumen: Buku Tamu/Daftar Kunjungan, Form Log Masuk-Keluar Tamu.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Staf Administrasi Umum
Diperiksa oleh: Manager Operasional
Disetujui oleh: Direktur Operasional

10. Contoh SOP Penanganan Komplain Pelanggan

Judul: Standar Operasional Prosedur Penanganan Komplain Pelanggan
Nomor: CS.I/SOP/PK/2024
Tanggal: 18 Maret 2024
Tanggal Berlaku: 25 Maret 2024
Revisi: –
Halaman: 1/1
Latar Belakang: Penanganan komplain secara cepat dan tepat dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan serta memperbaiki kualitas layanan perusahaan.
Tujuan: Memberikan panduan dalam menangani komplain dari pelanggan atau pihak eksternal agar proses penyelesaian berjalan profesional, efisien, dan solutif.
Ruang Lingkup: Berlaku untuk seluruh bentuk komplain yang disampaikan oleh pelanggan, mitra, atau pihak eksternal lainnya terkait produk, layanan, maupun operasional perusahaan.
Tanggung Jawab:
Customer Service (CS) bertanggung jawab menerima, mencatat, dan menindaklanjuti komplain pelanggan.
User (Tim Terkait) bertugas menindaklanjuti masalah teknis/operasional sesuai jenis komplain yang diterima.
Manajer Terkait bertanggung jawab mengevaluasi dan memastikan komplain ditangani dengan tuntas dan tepat waktu.
Unit Kerja yang Terkait: Customer Service, Tim Terkait, dan Manajemen.
Prosedur Penanganan:
Komplain diterima oleh CS melalui media yang tersedia (telepon, email, media sosial, atau form pengaduan), lalu dicatat dalam sistem pelaporan.
CS meneruskan komplain kepada user atau tim terkait untuk ditindaklanjuti sesuai kategori masalah yang dilaporkan.
Setelah ditangani, CS mengonfirmasi penyelesaian kepada pihak yang mengajukan komplain dan mencatat status penyelesaian dalam sistem.
Rekaman Dokumen: Formulir Pengaduan, Laporan Penanganan Komplain, dan Tindak Lanjut Komplain.
Persetujuan:
Dibuat oleh: Supervisor Customer Service
Diperiksa oleh: Manajer Operasional
Disetujui oleh: Direktur Pelayanan

Itulah pembahasan mengenai apa itu SOP, cara membuatnya, dan beberapa contohnya yang bisa kamu adaptasi sesuai kebutuhan perusahaan.

Nah, setelah memastikan proses internal berjalan rapi lewat SOP, kini saatnya memperkuat tim dengan talenta terbaik.

Jika kamu sedang mencari cara efektif untuk menjangkau lebih banyak calon karyawan berkualitas, coba pasang lowongan kerja gratis di Dealls!

Dengan berbagai fitur unggulan, Dealls mempermudah proses rekrutmen, mulai dari penyaringan kandidat otomatis hingga integrasi dengan ATS untuk memastikan kamu mendapatkan talenta terbaik.

Tak hanya itu, platform ini juga punya ribuan pencari kerja aktif yang siap bergabung dengan tim kamu. Jadi, jangan ragu untuk mulai proses rekrutmen yang lebih cepat, mudah, dan efisien bersama Dealls!

Sumber:

How to Create a Standard Operating Procedure (SOP)