Pernahkah kamu bertanya-tanya bagaimana perusahaan mengelola pembayaran gaji karyawan secara efektif? Di balik setiap slip gaji yang kita terima, ada proses payroll yang kompleks dan penting. Payroll, atau penggajian, tidak hanya sekadar memberikan gaji kepada karyawan. Proses ini mencakup berbagai tahapan penting yang memastikan bahwa semua perhitungan, pemotongan, dan pembayaran dilakukan dengan akurat.
Dalam artikel ini, Dealls membahas apa itu payroll, fungsinya, komponen-komponen yang terlibat, serta proses pengelolaan payroll. Dengan memahami hal ini, kamu akan mendapatkan wawasan lebih dalam tentang bagaimana manajemen payroll dapat mempengaruhi efisiensi dan kepuasan di tempat kerja.
Apa Itu Payroll?
Menurut Indeed, payroll lebih dari sekadar membayar gaji karyawan untuk periode kerja tertentu. Payroll mencakup seluruh proses pengelolaan gaji, mulai dari mengumpulkan data karyawan, menghitung jam kerja, upah, potongan, hingga menentukan gaji bersih dan kotor.
Biasanya, freelance atau kontraktor tidak masuk dalam payroll. Selain itu, perusahaan perlu menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola payroll dan memilih sistem payroll yang digunakan.
Sedangkan menurut Investopedia, payroll adalah pembayaran yang harus dilakukan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam periode tertentu. Biasanya, ini diatur oleh bagian akuntansi atau HR, namun di bisnis kecil, pemilik atau staf bisa langsung mengurusnya. Banyak perusahaan kini mengalihdayakan proses payroll ke penyedia layanan khusus yang menangani penggajian, tunjangan, dan pemotongan pajak.
Menurut Xero, payroll adalah proses membayar karyawan dan bisa juga merujuk pada total uang yang dibayarkan kepada mereka. Sistem payroll memastikan pembayaran dilakukan dengan benar dan sesuai waktu, termasuk menghitung gaji, memotong pajak, dan menyimpan catatan payroll untuk kebutuhan hukum.
Fungsi dan Tujuan Payroll
Payroll berperan besar dalam menjaga keseimbangan operasional perusahaan, memastikan keuangan tetap teratur, serta mendukung kepuasan karyawan. Berikut fungsi dan tujuan utama dari sistem payroll.
1. Menghitung Gaji Karyawan
Payroll membantu perusahaan menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jam kerja, upah, bonus, dan tunjangan. Dengan sistem payroll yang tepat, perusahaan dapat memastikan setiap karyawan menerima bayaran yang akurat.
Baca Juga: Apa Itu Take Home Pay? Ini Cara Menghitungnya
2. Memastikan Kepatuhan Pajak
Payroll juga berperan penting dalam memotong pajak penghasilan karyawan dan memastikan pembayaran pajak dilakukan tepat waktu kepada otoritas yang berwenang. Ini penting untuk menghindari masalah hukum dan penalti.
3. Mencatat dan Melacak Pembayaran
Payroll berfungsi sebagai sistem pencatatan yang menyimpan data pembayaran karyawan, tunjangan, dan potongan lain secara terorganisir. Ini memudahkan perusahaan untuk melacak pengeluaran gaji dan memastikan transparansi dalam pengelolaan keuangan.
4. Menyederhanakan Proses Administrasi
Dengan payroll, perusahaan dapat menyederhanakan berbagai proses administratif terkait pembayaran gaji, termasuk perhitungan lembur, cuti sakit, dan tunjangan lainnya. Hal ini membantu menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manual.
5. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Karyawan
Pembayaran gaji yang tepat waktu dan akurat melalui sistem payroll membantu menjaga kepercayaan dan kepuasan karyawan. Ini juga berkontribusi pada peningkatan motivasi kerja dan loyalitas terhadap perusahaan.
Komponen dalam Payroll
Memahami komponen dalam payroll sangat penting, baik bagi perusahaan maupun karyawan, untuk memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Berikut beberapa komponen penting yang harus diperhitungkan untuk memastikan pembayaran yang adil dan akurat kepada karyawan.
1. Gaji Pokok
Merupakan upah dasar yang diterima karyawan sesuai dengan kesepakatan awal antara perusahaan dan karyawan.
Baca Juga: Apa Itu Gaji Kotor? Ini Komponen Serta Cara Menghitungnya
2. Tunjangan
Berbagai tambahan gaji yang diberikan sebagai bentuk apresiasi, seperti tunjangan makan, transportasi, atau tunjangan kesehatan.
3. Potongan Pajak
Jumlah uang yang harus dipotong dari gaji karyawan untuk membayar pajak penghasilan sesuai dengan aturan yang berlaku.
4. Potongan Asuransi dan Jaminan Sosial
Potongan yang digunakan untuk membayar iuran asuransi kesehatan, ketenagakerjaan, atau dana pensiun.
5. Bonus dan Insentif
Tambahan penghasilan yang diberikan berdasarkan kinerja atau pencapaian tertentu dalam periode waktu tertentu.
6. Lembur
Upah tambahan yang diberikan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja yang sudah ditentukan.
7. Potongan Pinjaman atau Utang Karyawan
Jika karyawan memiliki pinjaman dari perusahaan, biasanya akan dipotong secara langsung dari gaji mereka.
Proses Payroll: Langkah-langkah dan Tahapan
Dilansir dari Indeed, proses payroll melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan karyawan menerima gaji secara tepat waktu dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah dan tahapan dalam proses payroll:
1. Pengumpulan Data Karyawan
Informasi dasar karyawan seperti jam kerja, gaji pokok, dan tunjangan dikumpulkan dan diverifikasi sebelum proses penggajian dimulai.
2. Perhitungan Gaji Karyawan
Gaji karyawan dihitung berdasarkan jam kerja, gaji pokok, bonus, dan tunjangan lainnya. Selain itu, pemotongan seperti pajak, asuransi, dan kontribusi lainnya juga dilakukan.
3. Pemrosesan dan Pengeluaran Gaji
Setelah gaji dihitung, perusahaan melakukan transfer pembayaran ke rekening karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
4. Pelaporan dan Dokumentasi
Semua data terkait gaji disimpan dan didokumentasikan untuk kepentingan audit serta pelaporan pajak ke instansi pemerintah.
Sekian pembahasan mengenai payroll, dari fungsinya hingga proses dan teknologi yang terlibat. Semoga informasi ini membantu kamu memahami bagaimana sistem pembayaran karyawan bekerja dan bagaimana pentingnya manajemen payroll yang efektif.
Sambil menunggu kesempatan baru, kamu bisa menjelajahi berbagai peluang karier di perusahaan swasta dengan melamar ke lowongan kerja terbaru setiap harinya di Dealls.
Jangan lupa juga untuk mengikuti sesi mentoring dengan career mentor profesional ataupun menggunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker yang bisa membantu kamu mempersiapkan diri dengan lebih baik.
Ayo tingkatkan keterampilan dan raih peluang karier impianmu dengan Dealls!
Sumber:
What is Payroll? | Definition | Xero UK
What Is Payroll, With Step-by-Step Calculation of Payroll Taxes
