Mengajukan diri dari pekerjaan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarang. Ada beberapa hal yang perlu kamu persiapkan, salah satunya adalah amplop surat resign yang sesuai dengan standar.
Jika kamu berpikir bahwa amplop surat resign akan terlihat sama seperti amplop pada umumnya, maka kamu keliru.
Sebab, beberapa perusahaan memiliki SOP dan standar khusus dalam hal administrasi pengunduran diri, termasuk format surat hingga tampilan amplop yang digunakan.
Lalu, bagaimana amplop surat resign yang baik dan tepat? Yuk, temukan jawabannya lewat artikel di bawah ini!
Standar Amplop Surat Resign
Meskipun terlihat sepele, pemilihan amplop untuk surat pengunduran diri ternyata penting, lho! Selain untuk melindungi surat, amplop yang tepat juga mencerminkan sikap profesional kamu sebagai karyawan.
Umumnya, surat resign diserahkan dalam amplop putih polos berukuran standar, seperti C6, DL, atau A4, sesuai dengan ukuran dari kertas suratnya. Hal ini penting untuk diperhatikan, terutama untuk menjaga kerapian dan kebersihan dokumen saat diterima oleh atasan atau HRD.
Selain amplop berwarna putih, kamu juga bisa memilih amplop coklat polos yang biasa digunakan saat melamar pekerjaan. Amplop jenis ini memberikan kesan formal dan sopan ketika digunakan.
Sebaliknya, hindari penggunaan amplop bermotif atau berwarna mencolok, ya! Meskipun terlihat lucu dan unik, hal tersebut justru bisa meninggalkan kesan tidak profesional di mata perusahaan.
Format Amplop Surat Resign
Sebelum menyerahkan surat pengunduran diri, ada satu hal penting yang tidak boleh kamu lewatkan, yaitu penulisan keterangan pada bagian depan amplop.
Hal ini mungkin terlihat sederhana, tetapi sangat berpengaruh terhadap kesan profesional yang kamu tunjukkan.
Jika kamu memilih untuk menggunakan amplop coklat polos, kamu perlu menambahkan berbagai informasi penting di bagian luar amplop tersebut, berikut adalah rinciannya.
- Kiri atas:
Di bagian kiri atas, tulis keterangan nama, posisi, dan nama karyawan, misalnya seperti:
Dari:
Nama: Latifah Fadhila
Posisi: Social Media Specialist
Nomor Karyawan: 123456
- Kanan atas:
Selanjutnya, kamu juga perlu mencantumkan keterangan “Perihal: Surat Pengunduran Diri” di sebelah pojok kanan.
Keterangan ini penting untuk dicantumkan agar HRD atau atasan bisa mengetahui alasan kamu menyerahkan surat tersebut. Misalnya, seperti:
Perihal:
Surat Pengunduran Diri
- Kiri bawah:
Terakhir di bagian kiri bawah, kamu bisa mencantumkan informasi perusahaan, termasuk alamat dan nama lengkap perusahaan, misalnya
“Yth. HRD PT ABCD
Jl. Mangga Dua Depok “
Contoh Surat Resign yang Baik
Jika kamu sudah menyiapkan amplop surat resign dengan baik dan benar, selanjutnya kamu bisa mulai menulis surat resign yang sesuai dengan standar.
Bagi kamu yang masih bingung dalam menulis surat resign yang tepat, kamu bisa melihat contohnya di bawah ini!
Karawang, 12 April 2025
Yth. Ibu Setianingsih
PT ABCD
Jl. Mercusuar, Kalibata
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya Indah Kusumawati, bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari PT ABCD sebagai Software Engineer terhitung sejak tanggal 10 April 2025.
Adapun alasan pengunduran diri saya adalah karena ingin melanjutkan studi S2 di luar negeri, kondisi ini membuat saya tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan optimal. Peluang ini sangat berarti bagi saya untuk mengembangkan diri dan mencapai tujuan karier.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di perusahaan ini. Banyak pelajaran dan pengalaman berharga yang saya dapatkan di dalam perusahaan.
Saya bersedia untuk membantu dalam proses transisi dan memastikan semua tugas dan tanggung jawab dapat diserahkan dengan baik kepada pengganti saya. Saya berharap agar proses pengunduran diri ini dapat berjalan dengan lancar dan saya siap untuk memberikan bantuan selama masa transisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
Indah Kusumawati
Baca juga: 17 Contoh Surat Resign yang Sopan dan Profesional
Etika Menyerahkan Surat Resign
Menyerahkan surat pengunduran diri bukan sekadar formalitas. Terdapat beberapa etika penting yang perlu kamu perhatikan agar proses resign berjalan lancar dan tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa hal yang wajib kamu ingat:
1. Hindari Menyerahkan Surat Secara Mendadak
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah memberikan surat resign secara tiba-tiba. Padahal, setiap perusahaan biasanya memiliki aturan soal batas waktu pengajuan surat pengunduran diri.
Idealnya, kamu bisa mengajukan surat resign minimal 1 bulan sebelum tanggal keluar yang kamu rencanakan.
Hal ini bertujuan agar atasan memiliki waktu yang cukup untuk mencari pengganti dan memastikan proses serah terima tugas berjalan lancar.
2. Tetap Bekerja Setelah Mengajukan Surat Resign
Meskipun sudah mengajukan surat pengunduran diri, bukan berarti kamu boleh lepas dari tanggung jawab dan bekerja secara sembarang. Tetaplah bekerja sebaik mungkin hingga hari terakhir di perusahaan.
Sikap ini akan meninggalkan kesan positif di mata atasan dan teman-teman kantor, yang bisa sangat berguna untuk reputasimu di dunia kerja kedepannya.
3. Atasan Harus Menjadi Orang Pertama yang Tahu
Ketika melakukan pengunduran diri, atasan berhak menjadi orang pertama yang tahu tentang niat pengunduran dirimu. Hindari membuat kabar ini menjadi rumor yang terdengar dari orang lain lebih dulu.
Oleh sebab itu, sebaiknya, kamu memberitahukan secara langsung melalui obrolan tatap muka, atau jika tidak memungkinkan, kamu juga bisa menyampaikannya melalui email dengan sopan dan jelas.
4. Kembalikan Seluruh Properti Kantor
Setelah resmi mengundurkan diri, jangan lupa untuk mengembalikan seluruh aset dan properti kantor yang pernah kamu gunakan, termasuk laptop, handphone, atau bahkan kendaraan.
Tindakan ini tidak hanya mencerminkan integritasmu, tetapi juga menunjukkan bahwa kamu keluar secara baik-baik dan bertanggung jawab.
Baca juga: Begini Cara Ngomong Resign ke Atasan Tanpa Canggung
Nah, itu dia beberapa hal tentang amplop surat resign yang harus kamu ketahui. Semoga informasi tadi bermanfaat untuk perjalanan kariermu selanjutnya, ya!
Jika kamu mempertimbangkan untuk memperoleh peluang karier dan pekerjaan terbaru, jangan ragu untuk menjelajahi lowongan kerja terbaru di Dealls.com!
Di sini, ada lebih dari 2.000 lowongan kerja dari perusahaan ternama yang bisa kamu lamar sesuai dengan passion dan minat karier yang kamu miliki.
Siapkan CV terbaikmu agar HRD semakin tertarik dengan pengalaman kerja yang kamu miliki lewat CV ATS Checker.
Jika masih ragu dengan peluang karier yang kamu pilih, kamu juga bisa berdiskusi dengan berbagai mentor profesional di career mentor.
Yuk, kembangkan perjalanan karier terbaik bersama Dealls!
