Dalam dunia kerja yang semakin kompetitif, perusahaan harus memiliki strategi yang tepat untuk mengelola sumber daya manusia mereka. Salah satu metode yang banyak digunakan oleh perusahaan besar adalah 9 Box Talent Management. Dengan metode ini, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi, mengembangkan, dan mempertahankan talenta terbaik.
Tapi, bagaimana cara kerja 9 Box Matrix ini? Dan bagaimana cara menggunakannya secara efektif? Yuk, kita bahas lebih dalam!
Apa Itu 9 Box Talent Management?
Dalam dunia manajemen sumber daya manusia, 9 Box Talent Management atau yang sering disebut 9 Box Matrix adalah salah satu alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelola talenta dalam suatu organisasi.
Konsep ini membagi karyawan ke dalam sembilan kategori berdasarkan dua faktor utama, yaitu kinerja (performance) dan potensi (potential). Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat dengan mudah menentukan strategi pengembangan dan suksesi bagi setiap individu di dalam tim.
Tujuan 9 Box Talent Management
Menggunakan 9 Box Matrix tidak hanya membantu dalam mengelompokkan karyawan, tetapi juga memiliki berbagai tujuan strategis. Berikut beberapa tujuan penggunaan 9 Box Talent Management.
Menentukan Strategi Pengembangan Karyawan
Dengan memahami posisi karyawan dalam matriks, perusahaan dapat menyesuaikan strategi pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan individu dan tim.
Meningkatkan Efektivitas Perencanaan Suksesi
Matriks ini membantu perusahaan mengidentifikasi kandidat potensial untuk posisi kepemimpinan di masa depan, memastikan kelangsungan bisnis.
Mengoptimalkan Alokasi Sumber Daya Manusia
Perusahaan dapat menempatkan karyawan di posisi yang sesuai dengan potensi dan kinerjanya, meningkatkan produktivitas organisasi.
Memudahkan Pengambilan Keputusan dalam Promosi dan Pelatihan
HR dan manajemen dapat lebih objektif dalam menentukan siapa yang layak dipromosikan atau diberikan pelatihan lebih lanjut.
Mengidentifikasi Kebutuhan Pengembangan Keterampilan Individu
Dengan pemetaan yang jelas, perusahaan dapat mengidentifikasi keterampilan yang perlu ditingkatkan agar karyawan dapat berkembang lebih optimal.
Baca juga: Apa itu HRBP? Pengertian, Tugas, Peran dan Skill di Perusahaan
Manfaat 9 Box Talent Management
Setelah memahami tujuan dari 9 Box Talent Management, penting untuk mengetahui manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan dalam menerapkannya. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan 9 Box Talent Management.
Identifikasi Talenta dengan Akurat
Membantu HR mengelompokkan karyawan berdasarkan kinerja dan potensi, sehingga lebih mudah menentukan langkah pengembangan selanjutnya.
Meningkatkan Retensi Karyawan
Karyawan yang merasa dihargai dan diberikan pengembangan sesuai potensinya cenderung lebih loyal terhadap perusahaan.
Membantu Perencanaan Suksesi
Perusahaan dapat memiliki pipeline kandidat yang siap mengisi posisi strategis ketika dibutuhkan.
Efektivitas Pengambilan Keputusan
Keputusan terkait promosi, rotasi, dan pengembangan karyawan menjadi lebih terarah dan berbasis data.
Tantangan Penerapan 9 Box Talent
Meskipun 9 Box Talent Management menawarkan banyak manfaat, penerapannya tidak selalu berjalan mulus. Terdapat beberapa tantangan yang dapat menghambat efektivitas metode ini jika tidak dikelola dengan baik. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang perlu diperhatikan oleh perusahaan saat menerapkan 9 Box Matrix.
Subjektivitas dalam Penilaian
Tanpa standar yang jelas, penilaian bisa dipengaruhi oleh opini pribadi, mengurangi objektivitas sistem.
Kurangnya Data Akurat
Keakuratan data menjadi tantangan, karena keputusan yang bias dapat terjadi jika tidak ada bukti yang mendukung.
Kesulitan dalam Implementasi
Menerapkan metode ini membutuhkan komitmen dari seluruh pihak dalam organisasi agar berjalan efektif.
Cara Membuat 9 Box Talent Management
Setelah memahami manfaat serta tantangan dalam penerapan 9 Box Talent Management, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara menyusunnya dengan efektif. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat 9 Box Talent Management yang optimal. Untuk mempermudah Dealls berikan contoh yang merujuk pada Pratithi Widnyanadita, Ayu & Syarifah, Dewi. (2023) 9 Box Model Talent Management:Asesmen Potential Reviewpada Karyawan Bank
1. Menentukan Kriteria Penilaian
Perusahaan perlu menetapkan parameter yang jelas untuk mengukur kinerja dan potensi karyawan secara objektif.
Pada jurnal diatas Subjek pada penelitian adalah seorang laki-laki berusia 34 tahun dengan pendidikan terakhir S2 Ilmu Hukum. Subjek telah bekerja di PT Bank X selama kurang lebih 10 tahun. Saat ini subjek baru saja terkena rotasi jabatan sebagai Penyelia Corporate Culture pada PT Bank X
Berdasarkan data uraian jobdesc Penyelia Corporate Culture, peneliti menetapkan kriteria inti dan pendukung beserta level minimal yang harus dipenuhi. Kriteria inti wajib dimiliki agar individu dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sementara kriteria pendukung bersifat tambahan untuk mendukung kinerja. Penentuan kriteria ini dilakukan melalui wawancara dengan Subject Matter Expert (SME). Berikut hasil penentuan kriteria penilaian.
2. Melakukan Evaluasi Karyawan
Pada Jurnal ini dijelaskan untuk menerapkan skema 9 Box Talent Management terdapat 2 parameter yang harus diukur:
Performance Review
Performance review dilakukan berdasarkan data KPI, umpan balik, dan hasil evaluasi kinerja untuk menilai sejauh mana individu mampu mencapai target yang telah ditetapkan dalam pekerjaannya. Skala yang digunakan dalam 9-box model sebagai berikut:
- Poor (0,00 – 1,49) dan Below Expectation (1,50 – 2,99) masuk kategori Low Performance.
- Meet Expectation (3,00 – 3,50) masuk kategori Moderate Performer.
- Exceed Expectation (3,61 – 4,25) dan Outstanding (4,26 – 5,00) masuk kategori High Performance.
Performance assessment diukur berdasarkan hasil KPI subjek di tempat kerja. Wawancara dengan subjek dan atasan menunjukkan bahwa subjek memiliki nilai KPI "meet expectation" dalam rentang 3,00 – 3,50 (skala 1,00 – 5,00). Oleh karena itu, subjek dikategorikan sebagai Moderate Performer.
Contoh pada jurnal di atas jika diukur melalui KPI, subjek mendapatkan hasil 3-3.5 yang menunjukkan bahwa subjek berada di kategori moderate performer.
Potential Review
Potential review dapat dilakukan dengan berbagai metode untuk mengidentifikasi potensi karir seseorang. Dalam jurnal ini, metode tes yang digunakan mencakup IST, Kraepelin, PAPI Kostick, DISC, Work Sample, dan SJT. Sementara itu, metode non-tes dilakukan melalui wawancara semi-terstruktur dengan pendekatan Behavioral Event Interview (BEI). Berikut hasil potential review pada jurnal diatas.
Berdasarkan hasil tersebut subjek dikategorikan sebagai High Potential.
3. Menyusun Matriks 9 Box
Setelah evaluasi, karyawan dapat dikelompokkan ke dalam kategori yang sesuai dengan potensi dan performa mereka.
Dengan kategori Moderate Performer dan High Potential, subjek masuk ke dalam kategori “Future Star” dalam 9-box model. Individu dalam kategori ini memiliki performa kerja rata-rata tetapi memiliki potensi tinggi untuk berkembang. Mereka cenderung mencari tantangan baru, belajar dengan cepat, dan menerapkan pelajaran dalam situasi kerja yang kompleks
Klasifikasi Karyawan berdasarkan 9 Tool Box
Terdapat beberapa istilah berbeda dalam penyebutan tiap kelompok pada klasifikasi 9 tool box. Maka dari itu penting untuk memperhatikan parameter Low-high pada potential maupun performance review/ assessment pada tiap kelompok klasifikasi. Berikut analisis masing-masing kelompok klasifikasi 9 tool box.
Sumber: Nine Box Grids for Talent Management
Enigma/ Rough Diamond (Low Performer High Potential)
Kategori ini mencakup karyawan dengan potensi tinggi tetapi kinerja rendah. Mereka mungkin ditempatkan di posisi yang tidak sesuai atau berada di bawah manajer yang kurang mampu memaksimalkan potensi mereka.
Situasi ini membutuhkan intervensi eksternal, seperti diskusi terbuka antara karyawan dan manajer untuk mencari solusi terbaik.
Dilemma/ Inconsistent Player (Low Performer Moderate Potential)
Karyawan dalam kategori ini memiliki potensi rata-rata tetapi menunjukkan kinerja rendah. Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya peningkatan keterampilan sesuai dengan tuntutan pekerjaan atau ketidaksesuaian dengan perubahan di perusahaan.
Karyawan golongan ini membutuhkan kesempatan dan motivasi yang tepat, dengan begitu mereka masih bisa meningkatkan performa mereka.
Under Performer/ Talent Risk (Low Performer Low Potential)
Kategori ini mencakup karyawan dengan potensi dan kinerja rendah. Mereka gagal memenuhi ekspektasi kerja dan tidak menunjukkan perkembangan yang signifikan.
Manajemen perlu mengambil keputusan sulit, yaitu memberi mereka waktu untuk memperbaiki kinerja atau meminta mereka meninggalkan perusahaan.
Growth Employees/ Future Star (Moderate Performer High Potential)
Karyawan dalam kelompok ini memiliki potensi tinggi, tetapi kinerjanya belum optimal. Kurangnya motivasi atau inspirasi bisa menjadi penyebab utama.
Perusahaan harus menghargai bakat mereka dengan memberikan tantangan serta apresiasi atas pencapaian mereka. Hal ini dapat meningkatkan rasa percaya diri dan mendorong kinerja yang lebih baik.
Core Employees/ Key Player (Moderate Performer Moderate Potential)
Karyawan dalam kategori ini umumnya menunjukkan kinerja sesuai dengan potensinya, tetapi masih memiliki ruang untuk peningkatan. Dengan dorongan yang tepat, mereka bisa mencapai hasil yang lebih baik. Mereka mirip dengan kategori Dilemma tetapi lebih menjanjikan dalam jangka panjang.
Effective/ Solid Professional (Moderate Performer Low Potential)
Kategori ini mencakup karyawan dengan keterampilan khusus yang memungkinkan mereka berkinerja lebih tinggi dibandingkan potensinya.
Karyawan golongan ini mungkin telah mencapai puncak karier mereka, sehingga tim manajemen talenta perlu menjaga keterlibatan, fokus, dan motivasi mereka agar tetap memberikan hasil yang optimal.
Future Leaders/ Consistent Star (High Performer High Potential)
Karyawan dalam kategori ini adalah pemimpin masa depan yang berpotensi menduduki posisi senior. Mereka memiliki kemampuan kepemimpinan yang kuat dan mampu mencapai hasil yang diinginkan.
Perusahaan harus mengenali kontribusi mereka, memberi penghargaan yang layak, serta menawarkan peluang pengembangan untuk mendukung pertumbuhan mereka sebagai individu dan bagian dari organisasi.
High Impact Performers/ Current Star (High Performer Moderate Potential)
Kategori ini mencakup karyawan yang, dengan sedikit pembinaan dan motivasi, dapat menjadi pemimpin masa depan.
Karyawan golongan ini mungkin mengalami kesulitan menyesuaikan diri dengan perubahan organisasi seperti karyawan dalam kategori Dilemma dan Core Employees, tetapi tetap berpotensi menjadi talenta unggulan.
Trusted Professionals/ High Professional (High Performer Low Potential)
Karyawan dalam kategori ini menunjukkan kinerja yang jauh melampaui potensinya berkat keterampilan khusus yang mereka miliki. Perusahaan harus berupaya mempertahankan mereka dengan memberikan penghargaan dan pengakuan atas kontribusi mereka.
Karyawan golongan ini juga dapat dilibatkan dalam pengembangan karyawan lain agar lebih berprestasi.
Model sembilan kotak ini membantu perusahaan dalam mengelola talenta secara efektif dengan mengenali kategori karyawan dan menerapkan strategi yang tepat untuk mempertahankan serta mengembangkan karyawan.
Baca juga: Apa Itu Talent Acquisition? Tips Memulai Karier di Bidang HR
Langkah-Langkah dalam Menginterpretasikan 9 Box Talent Management
Setelah 9 Box Matrix dibuat, langkah selanjutnya adalah menginterpretasikan data tersebut untuk pengambilan keputusan. Berikut langkah-langkahnya:
1. Identifikasi Karyawan Berpotensi Tinggi
Fokus pada mereka yang berada di kategori High Potential – High Performance.
2. Kembangkan Talenta di Kategori Menengah
Berikan pelatihan dan mentoring bagi mereka yang berada di level menengah agar dapat naik ke kategori yang lebih tinggi.
3. Tentukan Tindakan untuk Karyawan Berkinerja Rendah
Berikan pendampingan atau pelatihan tambahan bagi mereka yang memiliki performa rendah.
4. Gunakan Data untuk Perencanaan Suksesi
Pastikan perusahaan memiliki kandidat potensial yang siap menggantikan posisi penting jika terjadi kekosongan.
Dengan memahami 9 Box Talent Management secara mendalam, perusahaan dapat lebih efektif dalam mengelola dan mengembangkan karyawan mereka.
Mengelola talenta dengan strategi yang tepat adalah kunci keberhasilan bisnis. Maksimalkan pengelolaan tim dengan HRIS dari Kantorku.id! Kelola absensi, payroll, dan performa karyawan dalam satu platform yang praktis. Coba Sekarang!
Jika kamu ingin mendapatkan kandidat terbaik untuk perusahaanmu, pasang loker gratis sekarang di Dealls dan temukan talenta terbaik dengan mudah!
Sumber:
9-Box Grid: What It Is and How To Use It
Nine Box Grids for Talent Management
