Buat Kamu yang lagi cari pekerjaan atau mau membangun karier yang solid! Kalau kamu suka tantangan dan senang dengan proses negosiasi, pekerjaan di bidang procurement bisa jadi pilihan yang pas! Tugas procurement adalah memastikan semua kebutuhan perusahaan terpenuhi, mulai dari bahan baku hingga layanan pendukung. Dalam artikel ini, kita akan membahas detail tentang procurement, mulai dari definisi hingga prospek kariernya. Yuk,simak hingga akhir!
Apa itu Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan operasionalnya. Ini bukan cuma soal belanja, lho. Procurement melibatkan strategi, riset, hingga pengelolaan hubungan dengan vendor untuk mendapatkan kualitas terbaik dengan harga yang masuk akal.
Misalnya, bayangkan perusahaan manufaktur yang butuh bahan baku seperti besi atau plastik. Tim procurement akan memastikan bahan itu tersedia, harganya sesuai anggaran, dan dikirim tepat waktu. Jadi, tanpa procurement, operasional perusahaan bisa berantakan.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Banyak yang mengira procurement dan purchasing itu sama, padahal sebenarnya berbeda. Procurement mencakup semua aspek strategis, termasuk negosiasi, analisis pasar, dan pengelolaan vendor. Sedangkan purchasing lebih fokus pada transaksi pembelian itu sendiri, seperti memesan barang atau jasa berdasarkan kebutuhan yang sudah ditentukan.
Procurement itu seperti otak dari proses pengadaan, sedangkan purchasing adalah tangan yang mengeksekusi. Jadi, kalau kamu ingin karier yang lebih strategis, procurement adalah jalan yang tepat!
Jenis-Jenis Procurement
Procurement tidak selalu sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Menurut Investopedia, ada 4 jenis procurement dapat dibedakan berdasarkan apa yang dibeli atau layanan yang dibutuhkan. Berikut adalah penjelasan lebih detail:
1. Direct Procurement
Jenis ini mencakup barang-barang yang digunakan langsung dalam produksi atau operasi utama perusahaan. Misalnya, untuk perusahaan manufaktur, bahan baku seperti baja, plastik, atau komponen elektronik adalah bagian dari direct procurement. Direct procurement sangat penting karena langsung mempengaruhi produk akhir perusahaan.
2. Indirect Procurement
Berbeda dengan direct procurement, jenis ini mencakup barang dan jasa pendukung yang tidak langsung masuk ke dalam proses produksi. Contohnya adalah alat tulis kantor, layanan kebersihan, atau perangkat lunak untuk karyawan. Meskipun sifatnya pendukung, indirect procurement tetap vital untuk memastikan operasi perusahaan berjalan lancar.
3. Goods Procurement
Pengadaan barang fisik adalah inti dari goods procurement. Ini meliputi barang-barang seperti komputer, kendaraan operasional, atau peralatan kantor. Fokusnya adalah memastikan barang memiliki kualitas sesuai spesifikasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Services Procurement
Dalam dunia bisnis modern, layanan atau jasa juga menjadi kebutuhan utama. Services procurement mencakup pengadaan jasa seperti konsultasi hukum, teknologi informasi, keamanan, atau pelatihan karyawan. Mengelola jenis procurement ini membutuhkan keterampilan negosiasi dan pemahaman kontrak yang baik.
Setiap jenis procurement membutuhkan pendekatan yang berbeda, tergantung pada kebutuhan dan prioritas perusahaan.
Baca juga: Apa Itu Project Manager? Ini Peran dan Skill yang Wajib Dimiliki!
Proses Procurement
Proses procurement tidak sesederhana membeli barang di pasar. Ada berbagai langkah yang harus dilalui untuk memastikan pengadaan barang dan jasa berjalan efektif dan efisien. Berikut tahapannya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Proses dimulai dengan menentukan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tim procurement harus bekerja sama dengan berbagai departemen untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka, baik barang fisik maupun jasa.
2. Riset Pasar dan Pemilihan Vendor
Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah mencari vendor yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Ini melibatkan riset pasar untuk memahami harga, kualitas, dan reputasi vendor. Pemilihan vendor biasanya dilakukan melalui tender atau negosiasi langsung.
3. Negosiasi Kontrak
Negosiasi adalah bagian inti dari procurement. Tim procurement harus memastikan harga yang disepakati wajar dan syarat-syarat kontrak menguntungkan perusahaan. Selain itu, aspek seperti jadwal pengiriman, kualitas barang, dan layanan purna jual juga dibahas di tahap ini.
4. Pengadaan dan Pengawasan Pengiriman
Setelah kontrak ditandatangani, proses pengadaan dimulai. Tim procurement akan memantau pengiriman barang atau pelaksanaan jasa untuk memastikan semuanya sesuai dengan spesifikasi dan jadwal yang telah disepakati.
5. Evaluasi Vendor
Setelah transaksi selesai, vendor dievaluasi berdasarkan kinerjanya. Penilaian ini digunakan untuk menentukan apakah vendor tersebut layak menjadi mitra jangka panjang perusahaan.
Setiap langkah dalam proses ini membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari risiko, seperti keterlambatan atau pengadaan barang yang tidak sesuai.
Prinsip-Prinsip Procurement
Dalam setiap proses procurement, ada prinsip-prinsip dasar yang harus diikuti untuk memastikan pengadaan berjalan profesional, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah prinsip-prinsip tersebut:
1. Akuntabilitas
Semua keputusan yang diambil selama proses procurement harus dapat dipertanggungjawabkan. Ini berarti setiap langkah harus dicatat dan diaudit untuk memastikan tidak ada penyimpangan.
2. Konsistensi
Proses procurement harus konsisten, artinya setiap vendor diperlakukan sama, dan standar yang sama diterapkan di semua transaksi. Ini membantu perusahaan membangun reputasi sebagai mitra yang adil dan profesional.
3. Value for Money
Procurement harus fokus pada mendapatkan manfaat terbaik dengan biaya yang dikeluarkan. Ini tidak selalu berarti harga termurah, tetapi lebih kepada keseimbangan antara harga, kualitas, dan layanan yang diterima.
4. Fair Trading
Vendor harus diperlakukan dengan adil dan tanpa diskriminasi. Setiap vendor yang memenuhi kualifikasi harus diberi kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan.
5. Informed Decision Making
Keputusan procurement harus didasarkan pada data dan informasi yang valid. Ini mencakup riset pasar, analisis risiko, dan evaluasi vendor secara menyeluruh.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, perusahaan dapat menjalankan procurement dengan lebih efisien dan transparan.
Tugas dan Tanggung Jawab Procurement
Tugas procurement adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan tepat waktu. Berikut adalah penjabaran rinci tugas dan tanggung jawabnya:
1. Mencari dan Menyeleksi Vendor
Procurement bertanggung jawab untuk menemukan vendor yang memiliki kemampuan memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses ini melibatkan riset pasar, meminta proposal, dan mengevaluasi vendor berdasarkan kriteria tertentu.
2. Bernegosiasi dengan Vendor
Negosiasi adalah seni penting dalam procurement. Procurement harus bernegosiasi untuk mendapatkan harga terbaik, syarat pembayaran yang fleksibel, dan layanan tambahan yang menguntungkan perusahaan.
3. Mengelola Kontrak
Setelah vendor dipilih, procurement harus memastikan kontrak pengadaan dibuat dengan detail yang lengkap. Kontrak ini mencakup spesifikasi barang atau jasa, jadwal pengiriman, dan syarat-syarat lain yang melindungi kepentingan perusahaan.
4. Memantau Pengiriman
Tugas procurement tidak berhenti setelah kontrak ditandatangani. Mereka harus memastikan barang atau jasa dikirim sesuai jadwal, spesifikasi, dan kualitas yang telah disepakati.
5. Melakukan Evaluasi Vendor
Evaluasi kinerja vendor adalah bagian penting dari tanggung jawab procurement. Hal ini memastikan hanya vendor terbaik yang diajak bekerja sama di masa depan..
Tugas ini membutuhkan kombinasi kemampuan analitis, komunikasi, dan manajemen waktu yang baik.
Kualifikasi untuk Posisi Procurement
Kalau kamu tertarik untuk berkarier di bidang procurement, ada beberapa kualifikasi yang wajib kamu miliki. Ini tidak hanya soal pendidikan, tetapi juga kemampuan dan karakter yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Yuk, kita bahas lebih rinci!
1. Pendidikan Minimal S1
Biasanya, posisi procurement membutuhkan latar belakang pendidikan minimal Sarjana (S1). Program studi yang sering dicari antara lain:
- Manajemen atau Administrasi Bisnis: Untuk memahami pengelolaan operasional dan strategi pengadaan.
- Teknik Industri: Berguna untuk menganalisis efisiensi proses pengadaan barang atau jasa.
- Logistik atau Supply Chain Management: Sangat relevan untuk memahami proses pengadaan secara holistik.
Meski begitu, perusahaan juga menghargai pengalaman kerja yang relevan meskipun latar belakang pendidikanmu tidak spesifik. Jadi, jangan ragu untuk melamar jika kamu merasa punya keterampilan yang sesuai.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Procurement adalah pekerjaan yang melibatkan banyak interaksi dengan vendor, tim internal, dan pemangku kepentingan lainnya. Kamu perlu memiliki kemampuan komunikasi yang kuat untuk:
- Menyampaikan kebutuhan perusahaan dengan jelas kepada vendor.
- Bernegosiasi agar perusahaan mendapatkan keuntungan terbaik.
- Menjembatani kepentingan berbagai pihak dengan cara yang profesional.
Komunikasi yang baik juga membantu membangun hubungan jangka panjang dengan supplier, yang penting untuk keberlanjutan bisnis.
3. Kemampuan Analitis
Proses procurement membutuhkan banyak keputusan berbasis data. Oleh karena itu, kemampuan analitis sangat penting untuk:
- Membandingkan harga, kualitas, dan syarat dari berbagai vendor.
- Menganalisis tren pasar untuk mendapatkan peluang pengadaan terbaik.
- Menilai risiko yang mungkin muncul selama proses pengadaan.
Dengan kemampuan analitis yang baik, kamu bisa membuat keputusan yang strategis dan menguntungkan perusahaan.
4. Kemampuan Manajemen Waktu
Deadline adalah bagian dari pekerjaan di bidang procurement. Mulai dari memantau pengiriman barang hingga memenuhi tenggat waktu kontrak, semuanya membutuhkan pengelolaan waktu yang baik. Jika kamu bisa bekerja dengan efisien tanpa mengorbankan kualitas, kamu akan menjadi aset berharga bagi tim procurement.
5. Familiar dengan Software Procurement
Dunia procurement modern tidak lepas dari teknologi. Banyak perusahaan menggunakan software khusus untuk mengelola pengadaan barang dan jasa, seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau aplikasi procurement lainnya. Memahami cara menggunakan alat-alat ini akan membuatmu lebih kompetitif di pasar kerja.
6. Kemampuan Negosiasi yang Kuat
Negosiasi adalah inti dari pekerjaan procurement. Kamu perlu memastikan perusahaan mendapatkan:
- Harga terbaik sesuai anggaran.
- Syarat pembayaran yang fleksibel.
- Jaminan kualitas dan layanan purna jual.
Negosiasi yang efektif membutuhkan kepercayaan diri, kemampuan persuasif, dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan perusahaan.
7. Ketelitian dan Detail-Oriented
Procurement tidak bisa lepas dari dokumen seperti kontrak, faktur, dan laporan pengadaan. Salah membaca dokumen bisa berujung pada masalah besar, seperti pembayaran yang salah atau pengiriman barang yang tidak sesuai spesifikasi. Ketelitian adalah kunci agar semuanya berjalan lancar.
8. Kemampuan Beradaptasi dengan Cepat
Procurement adalah bidang yang dinamis. Harga pasar bisa berubah sewaktu-waktu, teknologi terus berkembang, dan kebutuhan perusahaan pun bisa bergeser. Kamu perlu siap beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan ini.
9. Pemahaman Dasar Hukum dan Kontrak
Menangani kontrak pengadaan membutuhkan pemahaman dasar tentang aspek hukum. Meski perusahaan biasanya memiliki tim legal, kamu tetap perlu tahu bagaimana cara membaca kontrak dan memastikan tidak ada pasal yang merugikan perusahaan.
Skill yang Dibutuhkan untuk Bagian Procurement
Supaya sukses di bidang ini, kamu butuh skill berikut:
- Manajemen Risiko: Bisa memprediksi dan mengelola risiko yang mungkin muncul dalam proses pengadaan.
- Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier: Hubungan yang baik dengan vendor bisa memberikan banyak keuntungan, seperti diskon atau prioritas pengiriman.
- Pemahaman Finansial: Penting untuk mengelola anggaran dan memahami laporan keuangan vendor.
- Adaptasi dengan Teknologi: Procurement modern banyak menggunakan software khusus, jadi kamu harus siap belajar teknologi baru.
Skill ini tidak hanya membantumu bekerja dengan lebih efektif, tetapi juga membuatmu lebih berharga di mata perusahaan.
Baca juga: 10 Tugas Assistant Manager yang Wajib Kamu Tahu!
Gaji dan Prospek Karier Procurement
Gaji di bidang procurement cukup menggiurkan. Untuk posisi entry-level, biasanya berkisar antara Rp5 juta hingga Rp8 juta per bulan. Kalau sudah berpengalaman atau menduduki posisi manajerial, gajinya bisa mencapai Rp20 juta ke atas.
Prospek kariernya juga sangat cerah. Procurement adalah salah satu fungsi yang penting di hampir semua perusahaan, dari startup hingga korporasi besar. Dengan pengalaman yang cukup, kamu bisa naik ke posisi strategis seperti Procurement Manager atau bahkan Chief Procurement Officer.
Dengan semua informasi ini, tugas procurement adalah lebih dari sekadar belanja barang. Ini adalah pekerjaan yang strategis, menantang, dan penuh peluang untuk berkembang. Jadi, apakah kamu siap menjajal karier di bidang procurement? Kalau kamu mencari lowongan kerja terbaru Procurement, pastikan kamu mencarinya di Dealls! Pastikan juga kamu memliki CV yang mampu menarik perhatian HRD agar kamu bisa menjadi kandidat terpilih melalui CV ATS Checker hanya di Dealls, ya!
Sumber:
What Is Procurement? Definition, Types, vs. Purchasing - Investopedia
What is procurement? A comprehensive guide - SAP
What Is Procurement? An In-Depth Guide to Its Basics - Tipalti
