Kamu lagi nyari pekerjaan yang seru dan dinamis? Pekerjaan admin hotel bisa jadi pilihan yang pas buat kamu! Admin hotel adalah salah satu posisi penting dalam operasional hotel. Kamu bakal berurusan langsung dengan tamu sekaligus memastikan semua hal di balik layar berjalan lancar. Di artikel ini, kita akan membahas lengkap apa saja tugas admin hotel, skill yang dibutuhkan, hingga tips buat kamu yang ingin berkembang di karier ini. Yuk, simak sampai habis!
Tugas dan Tanggung Jawab Utama Admin Hotel
Sebagai admin hotel, kamu bertanggung jawab atas berbagai tugas yang berkaitan dengan tamu dan operasional hotel. Pekerjaan ini menuntut keterampilan multitasking dan perhatian terhadap detail. Berikut ini beberapa tanggung jawab utama admin hotel:
1. Garda Terdepan Melayani Tamu (Guest Services)
Pelayanan tamu adalah jantung dari pekerjaan admin hotel. Kamu akan jadi orang pertama yang menyambut tamu, baik itu secara langsung atau melalui telepon. Sikap ramah dan sopan wajib banget kamu miliki, karena kesan pertama itu penting. Tamu biasanya akan bertanya tentang fasilitas hotel, tempat wisata di sekitar, atau mungkin meminta bantuan terkait kebutuhan khusus. Di sinilah peran kamu sebagai admin hotel bikin tamu merasa nyaman selama menginap.
Misalnya, ada tamu yang baru datang dari penerbangan panjang. Mereka capek, mungkin jet lag, dan cuma ingin langsung masuk ke kamar. Di sinilah kamu bisa berperan dengan memberikan pengalaman check-in yang cepat dan ramah, sekaligus memberikan informasi penting seperti akses Wi-Fi dan jadwal sarapan.
2. Mengisi Administrasi (Administrative Duties)
Selain melayani tamu, ada banyak tugas administratif yang perlu kamu kelola setiap hari. Mulai dari mencatat data tamu, mengelola reservasi, hingga memproses pembayaran. Kamu juga perlu memastikan semua dokumen hotel tersimpan dengan rapi dan bisa diakses kapan saja dibutuhkan. Di sinilah akurasi sangat penting, karena kesalahan kecil bisa menimbulkan masalah besar, seperti overbooking atau salah informasi pembayaran.
Mungkin kamu berpikir, "Ah, ini kan cuma soal ngetik dan masukin data." Tapi jangan salah, tugas administratif ini sebenarnya cukup krusial karena kamu berurusan langsung dengan data tamu dan transaksi yang tidak boleh salah.
3. Menjadi Bagian Keamanan dan Keselamatan (Security and Safety)
Sebagai admin hotel, kamu juga bertanggung jawab memastikan keamanan dan keselamatan tamu. Kamu harus tahu prosedur-prosedur penting, seperti apa yang harus dilakukan jika terjadi kebakaran atau keadaan darurat lainnya. Selain itu, kamu juga perlu menjaga keamanan akses ke kamar tamu, termasuk mengelola kunci kamar dengan hati-hati. Tamu harus merasa aman selama menginap di hotel, dan itu sebagian adalah tanggung jawab kamu.
Misalnya, kamu perlu memastikan bahwa kunci kamar tidak sembarangan diberikan kepada orang yang tidak berhak. Atau, ketika ada keadaan darurat seperti kebakaran, kamu harus bisa menenangkan tamu dan memandu mereka sesuai prosedur evakuasi.
4. Melakukan Proses Check-in dan Check-out
Proses check-in dan check-out mungkin kelihatan simpel, tapi ini adalah momen penting bagi tamu. Saat check-in, kamu memastikan semua data tamu sudah lengkap, memberikan kunci kamar, dan menjelaskan aturan-aturan penting. Di akhir masa menginap, kamu juga yang akan mengurus pembayaran, mengambil kunci kamar, dan mungkin menjawab pertanyaan tambahan dari tamu. Proses ini harus berjalan lancar untuk memberikan kesan positif pada tamu.
Pernah nggak sih kamu kebayang, kalau proses check-in berantakan, tamu bisa merasa jengkel dan itu bakal merusak keseluruhan pengalaman mereka di hotel? Jadi, kamu harus cekatan, tapi tetap ramah dalam proses ini.
Baca juga: Berapa Rata-Rata Gaji Resepsionis Hotel? Cek Disini!
5. Menangani Keluhan Tamu
Dalam dunia perhotelan, keluhan tamu sudah pasti ada. Mulai dari hal sederhana seperti kamar yang kurang bersih, sampai masalah yang lebih serius seperti AC rusak atau kebisingan. Sebagai admin hotel, kamu harus bisa menangani keluhan dengan cepat dan tepat. Mendengarkan keluhan dengan empati, mencari solusi terbaik, dan memastikan tamu tetap merasa dihargai adalah bagian dari tugas kamu.
Bayangkan ada tamu yang komplain soal keran yang bocor di kamar mereka. Kamu harus segera menghubungi tim maintenance dan memastikan masalah tersebut diatasi secepat mungkin. Jangan lupa, setelah masalah selesai, kamu juga perlu menindaklanjuti apakah tamu sudah puas dengan solusi yang diberikan.
6. Manajemen Reservasi
Tugas admin hotel juga mencakup pengelolaan reservasi. Kamu harus memastikan ketersediaan kamar, menerima dan memproses pemesanan, serta menangani pembatalan atau perubahan reservasi. Manajemen reservasi ini penting banget, apalagi kalau hotel kamu sering penuh atau punya tamu yang suka last-minute booking. Kesalahan dalam reservasi bisa bikin tamu kecewa dan meninggalkan kesan buruk.
7. Koordinasi dengan Housekeeping
Housekeeping adalah salah satu departemen yang paling sering berkoordinasi dengan admin hotel. Kamu harus memastikan kamar siap sebelum tamu check-in, mengatur permintaan tamu seperti tambahan handuk atau bantal, hingga memastikan kamar sudah bersih setelah tamu check-out. Komunikasi yang baik antara admin hotel dan housekeeping sangat penting agar semua kebutuhan tamu bisa terpenuhi tepat waktu.
Kualifikasi dan Keterampilan yang Dibutuhkan Admin Hotel
Nah, setelah tahu tugas-tugasnya, apa aja sih keterampilan dan kualifikasi yang kamu butuhkan buat jadi admin hotel? Yuk, kita bahas satu per satu!
1. Keterampilan Komunikasi (Soft Skills)
Komunikasi yang baik adalah kunci di pekerjaan ini. Kamu akan berinteraksi dengan tamu dari berbagai latar belakang dan budaya, jadi kemampuan untuk berbicara dengan jelas dan sopan sangat penting. Selain itu, kamu juga perlu mendengarkan dengan baik, terutama saat menangani keluhan tamu.
2. Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Admin hotel juga harus paham teknologi, lho. Kamu akan menggunakan perangkat lunak manajemen hotel untuk mengelola reservasi, mencatat transaksi, dan banyak lagi. Selain itu, kemampuan dasar komputer seperti mengetik cepat dan mengelola dokumen juga sangat dibutuhkan.
3. Latar Belakang Pendidikan (Educational Background)
Biasanya, untuk menjadi admin hotel, minimal lulusan SMA sudah cukup. Namun, kalau kamu punya gelar atau sertifikat di bidang perhotelan atau manajemen, itu bisa jadi nilai tambah yang bikin kamu lebih unggul di mata calon pemberi kerja.
Cara Meningkatkan Skill Admin Hotel
Sudah jadi admin hotel atau baru mau mulai? Nggak ada salahnya buat terus meningkatkan keterampilan kamu. Ini beberapa tips yang bisa kamu coba:
1. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
Banyak kursus atau pelatihan yang bisa kamu ikuti, baik secara online maupun offline. Pelatihan ini bisa ngebantu kamu memahami lebih dalam tentang operasional hotel, keterampilan manajemen, hingga cara menangani tamu dengan lebih efektif.
2. Penggunaan Teknologi untuk Efisiensi
Teknologi bisa jadi sahabat kamu di pekerjaan ini. Pelajari bagaimana menggunakan software manajemen hotel dengan optimal. Dengan begitu, pekerjaan kamu jadi lebih efisien dan kamu bisa meminimalisir kesalahan.
3. Membangun Hubungan Baik dengan Tamu (Guest Relations)
Jangan lupa untuk selalu bersikap ramah dan membantu tamu dengan sepenuh hati. Tamu yang puas dengan pelayananmu kemungkinan besar bakal kembali ke hotel. Jadi, jalinlah hubungan yang baik dengan tamu dan buat mereka merasa spesial.
Gaji Admin Hotel
Pasti kamu penasaran kan soal gajinya? Rata-rata gaji admin hotel di Indonesia berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan. Namun, di hotel-hotel besar atau yang berada di kota besar, gaji bisa lebih tinggi. Gaji ini juga bisa naik kalau kamu punya pengalaman lebih banyak atau keterampilan khusus yang dibutuhkan hotel.
Baca juga: 20 Jenis Pekerjaan di Hotel dan Tugasnya yang Wajib Diketahui
Itulah penjelasan mengenai tugas admin hotel. Pekerjaan ini bukan hanya soal ngurus tamu, tapi juga memastikan semua operasional hotel berjalan lancar. Kalau kamu tertarik dengan pekerjaan yang dinamis dan penuh tantangan ini, jangan ragu buat terus belajar dan meningkatkan keterampilan kamu.
Dengan pengalaman dan kemampuan yang baik, peluang untuk berkembang di karier ini akan semakin besar. Pastikan kamu mempersiapkan diri lebih awal dan lebih baik agar kmau siap terjun ke dunia pekerjaan. Kalau kamu butuh mentoring gratis bersama mentor berpengalaman di bidangnya untuk mengembangkan karier di bidang yang diinginkan, kamu bisa langsung ke Dealls, ya.
Sumber:
What is a Front Desk Associate - EHL Insight
