Apa itu ruang meeting? Menurut website Conferences UK, ruang meeting merupakan tempat orang-orang berkumpul untuk rapat, baik secara formal maupun informal. Tujuannya biasanya membahas masalah, menetapkan prioritas, sampai mengambil keputusan penting.
Biasanya, beberapa company tidak selalu memiliki ruang meeting-nya sendiri. Untuk itu, mereka perlu mematuhi tata tertib penggunaan ruang meeting yang ditetapkan. Ini akan membuat rapat tetap berjalan secara efisien dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan profesional.
Nah, kira-kira apa saja tata tertib yang biasanya diterapkan saat menggunakan ruang ini? Yuk simak panduan lengkapnya pada artikel ini beserta fasilitas yang tersedia!
Baca juga: Mengenal 7 Jenis-Jenis Meeting dalam Dunia Kerja
Kriteria Ruang Meeting yang Baik
Dilansir dari website White Space, ada beberapa kriteria ruang meeting yang bagus. Mari kita bahas satu per satu!
1. Mengakomodasi Berbagai Ukuran Kelompok
Ruang meeting yang bagus harus tersedia dalam berbagai ukuran, baik untuk kumpulan orang berjumlah kecil maupun besar. Ini akan menghindari ketidaknyamanan akibat ruangan yang terlalu sempit maupun kosong!
2. Peralatan Konferensi Video yang Lengkap
Sistem kerja saat ini yang seringnya remote atau hybrid biasanya menggunakan fasilitas video conference seperti Zoom atau Google Meet. Nah, untuk mengakomodasi kebutuhan ini, ruang meeting harus menyediakan kamera, mikrofon, dan speaker berkualitas.
3. Tempat Duduk yang Nyaman
Ruang meeting harus menyediakan kursi yang ergonomis supaya semua tetap fokus dan terasa nyaman selama rapat, apalagi jika berlangsung lama.
4. Pencahayaan yang Tepat
Dengan pencahayaan ruang yang baik, produktivitas dan suasana rapat juga akan meningkat. Ini juga akan mengurangi kemungkinan kelelahan mata dan menjaga konsentrasi.
5. Dekorasi Profesional
Desain dan dekorasi ruang meeting harus mencerminkan profesionalisme. Pilihlah ruang meeting yang didekorasi dengan warna-warna netral, furnitur modern, dan ditata dengan rapi supaya diskusi berjalan dengan kondusif.
Apa Saja Fasilitas Ruang Meeting?
Supaya mendukung kolaborasi tim, sebuah meeting room harus memiliki beberapa fasilitas pendukung. Berikut adalah beberapa fasilitas tersebut menurut Voffice!
1. Meja dan Kursi
Meja ini harus cukup besar supaya menampung semua peserta rapat dengan nyaman. Jangan lupa sertakan juga kursi ergonomis untuk kenyamanan duduk selama rapat.
2. Proyektor atau Layar
Baik proyektor maupun layar, keduanya diperlukan untuk menampilkan materi yang dipresentasikan supaya bisa terlihat dengan jelas.
3. Papan Tulis
Papan tulis bisa digunakan untuk mencatat ide-ide atau catatan penting selama rapat supaya semuanya bisa mengikuti diskusi dengan baik.
4. Sistem Audio
Dengan sistem audio berkualitas tinggi, suara dari setiap presenter bisa terdengar jelas oleh semua peserta rapat yang terlibat, terutama di ruangan besar.
5. Koneksi Internet yang Stabil
Koneksi internet yang cepat dan stabil sangat penting jika kamu melakukan presentasi online atau mengakses informasi secara online selama rapat.
6. Peralatan Presentasi
Selain presentasi proyektor, adanya alat presentasi seperti remote control untuk membantu kamu mengganti-ganti slide juga sangat membantu penyampaian materi secara lancar.
7. Alat Tulis dan Kertas
Sebuah ruang meeting harus menyediakan alat tulis serta kertas supaya setiap peserta bisa mencatat poin-poin penting selama rapat.
8. Pencahayaan yang Baik
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, pencahayaan ruang meeting harus cukup terang agar semua peserta dapat melihat dengan jelas tanpa mengalami kelelahan mata.
9. Stop Kontak Listrik yang Memadai
Pastikan jumlah stop kontak yang tersedia sudah cukup untuk mengisi daya semua alat elektronik yang digunakan, seperti laptop atau handphone selama rapat berlangsung.
10. Ketersediaan Papan Tulis dan Spidol
Terakhir, ruang meeting juga harus menyertakan papan tulis dan spidol harus untuk mendukung brainstorming atau diskusi interaktif selama pertemuan.
Baca juga: Kenali Apa itu One on One, Manfaat, dan Topik yang Dibahas!
Tata Tertib Penggunaan Ruang Meeting
Saat memakai ruang meeting tertentu, tentu ada etika penggunaan yang perlu kita ikuti. Yuk kita bahas satu per satu informasi yang dilansir dari website Deskbird:
1. Pesanlah Ruang Meeting Dahulu
Pastikan kamu atau rekan kerjamu sudah memesan ruang meeting melalui sistem atau kalender yang disediakan. Dengan begitu, tidak ada lagi bentrok atau jadwal dengan tim lain yang akan menggunakan ruang yang sama.
2. Pilihlah Ruang Meeting yang Sesuai dengan Kebutuhanmu
Usahakan supaya ukuran dan fasilitas yang tersedia dalam ruang meeting sudah mencukupi kebutuhan rapatmu. Hindari menggunakan ruang yang terlalu besar kalau kamu hanya mengadakan meeting dengan sejumlah orang saja!
3. Datanglah ke Ruang Ini dalam Keadaan Siap
Siapkan materi dan alat presentasi sebelumnya. Hindari membuang-buang waktu kepada peserta lain karena kamu sibuk mempersiapkan presentasi secara mendadak.
4. Matikan Handphonemu atau Nyalakan Mode Pesawat
Supaya tidak terdistraksi selama rapat, kamu perlu mematikan handphone atau menyalakan mode pesawat. Ini juga mendukung penghormatan kamu terhadap peserta lainnya.
5. Jalinlah Komunikasi yang Saling Percaya, Transparan, dan Inklusif
Pastikan semua peserta rapat didengar dan dilibatkan dalam diskusi. Sebaiknya, jangan pernah mendominasi atau mengabaikan pendapat yang mereka kemukakan!
6. Tinggalkan Ruang dalam Keadaan Rapi dan Bersih
Setelah rapat selesai, buanglah semua sampah dan tatalah ruangan supaya kembali ke kondisinya yang rapi. Ruang yang rapi dan bersih sudah siap digunakan oleh tim lain.
7. Kembalikan Semua Perlengkapan pada Tempatnya
Kalau kamu menggunakan proyektor, papan tulis, atau peralatan lainnya, jangan lupa untuk mengembalikannya ke tempat semula ya!
8. Laporkan Apabila Ada Masalah
Kalau kamu menemukan adanya kerusakan pada peralatan atau fasilitas, jangan lupa untuk laporkan kepada pihak terkait agar bisa segera diperbaiki.
Dengan mengetahui tata tertib penggunaan ruang meeting yang tepat, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bisa bukanlah menjadi kesulitan lagi! Dengan mengikuti semua tata tertib berikut, meeting kamu bisa berjalan dengan produktif dan menyenangkan.
Apakah kamu siap untuk mengembangkan kariermu? Temukan lowongan kerja terbaru dan upgrade skill-mu dengan program career mentor yang tersedia di Dealls. Dengan bimbingan para mentor terpercaya dan berpengalaman sesuai bidangnya, kamu bisa mencapai tujuan profesional yang diidamkan.
Yuk percayakan Dealls sebagai pendampingmu untuk berkarier di dunia kerja yang kompetitif!
Sumber:
What is the definition of a Meeting room
10 Must-Have Meeting Room Facilities for Seamless Collaboration
